Willkommen bei einer effizienten Lösung, um Ihre bevorzugte Buchhaltungssoftware nahtlos in Bitrix24 zu integrieren! Die Lexoffice Integration ermöglicht es Ihnen, Kunden und Rechnungen, die Sie in Lexoffice erstellen, mit Ihrem Bitrix24 CRM zu synchronisieren. Diese App wurde entwickelt, um Lexoffice-Kunden in Bitrix24 zu importieren und eine Verknüpfung zu den neu erstellten Rechnungen herzustellen. So können Sie Ihre Rechnungen weiterhin wie gewohnt in Lexoffice verwalten und gleichzeitig die leistungsstarken CRM-Funktionen sowie Kommunikationswerkzeuge von Bitrix24 nutzen. Bitte beachten Sie, dass diese Integration ausschließlich mit der Lexoffice XL-Version kompatibel ist.
Installation und Einrichtung der Lexoffice Integration
Die Einrichtung der Lexoffice Integration in Bitrix24 ist unkompliziert. Folgen Sie einfach der standardmäßigen Installationsprozedur über den Bitrix24 Market. Der zentrale Schritt ist die Generierung eines neuen API-Zugangstokens in Ihrem Lexoffice-Konto, den Sie anschließend in Bitrix24 hinterlegen.
Lexoffice Einstellungen für Public API Zugang
Zugangstoken generieren
Navigieren Sie in Ihrem Lexoffice-Konto zu den Einstellungen für die Public API. Dort können Sie einen neuen Zugangstoken erstellen. Dieser Token ist der Schlüssel für die sichere Kommunikation zwischen Lexoffice und Bitrix24.
Lexoffice Public API Token erstellen
Sobald der Token generiert wurde, kopieren Sie ihn.
Generierter Lexoffice API-Schlüssel
Fügen Sie diesen Token anschließend in das entsprechende Feld “Access Token” in Ihrer Bitrix24-Anwendung ein.
Lexoffice API Token in Bitrix24 Konfiguration einfügen
Synchronisationseinstellungen vornehmen
Nachdem der API-Token hinterlegt ist, können Sie die Synchronisationseinstellungen festlegen. Hier definieren Sie, wie Daten zwischen den beiden Systemen abgeglichen werden sollen.
Synchronisationseinstellungen für Lexoffice und Bitrix24 festlegen
Zu den wichtigen Einstellungen gehören:
- Kundenadressen: Legen Sie fest, welche Adressen (Rechnungs- und Lieferadresse) synchronisiert werden sollen.
- Detailvorlagen: Bestimmen Sie die Vorlagen für Unternehmen und Kontakte, um eine konsistente Datenstruktur zu gewährleisten.
- Mitarbeiter: Weisen Sie einen Standard-Verantwortlichen für importierte Kontakte und Unternehmen zu. Dieser Mitarbeiter in Bitrix24 wird automatisch als Ansprechpartner hinterlegt. Weitere Informationen zur lexoffice automatische rechnung finden Sie auf unserer Webseite.
Wichtige Hinweise vor dem Start der Synchronisation
Bevor Sie den Importvorgang starten, beachten Sie bitte folgende wichtige Punkte:
- Einweg-Synchronisation: Die Synchronisation ist ausschließlich einseitig. Ihre Lexoffice-Datenbank wird als primäre Quelle behandelt und bleibt von Änderungen in Bitrix24 unberührt. Das bedeutet, dass keine Ihrer bestehenden Bitrix24 Kontakte, Unternehmen oder Rechnungen nach Lexoffice importiert werden.
- Kein Pausieren oder Stoppen: Sobald Sie den Import gestartet haben, kann der Vorgang nicht pausiert oder gestoppt werden, bis er vollständig abgeschlossen ist.
- Zeitaufwand: Der Synchronisationsprozess kann je nach Anzahl der zu importierenden Datensätze eine erhebliche Zeit in Anspruch nehmen. Planen Sie dies entsprechend ein.
- Keine Duplikatsprüfung: Die App führt keine Duplikatsprüfung durch. Sie ist darauf ausgelegt, Datensätze in ein CRM zu importieren, das noch keine dieser Einträge enthält. Stellen Sie sicher, dass Ihr Bitrix24 CRM für den initialen Import leer oder bereinigt ist, um unnötige Duplikate zu vermeiden.
Sind Sie bereit, den Prozess zu starten, klicken Sie auf den entsprechenden Button.
Synchronisationsprozess für Lexoffice starten
Der Import ist ein Hintergrundprozess, sodass Sie den Tab schließen oder verlassen können. Sie werden benachrichtigt, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Die Ergebnisse des Imports werden nach Abschluss auf der Präferenzseite angezeigt.
Ergebnisse der Lexoffice Import-Synchronisation in Bitrix24
Kundenverwaltung: Lexoffice und Bitrix24 im Einklang
Die App führt einen initialen Kundenimport von Lexoffice nach Bitrix24 durch. Lexoffice-Personen und -Firmen werden dabei als Kontakte und Unternehmen in Bitrix24 importiert. Solange die Integration aktiv ist, werden auch alle neuen Kunden, die in Lexoffice erstellt werden, automatisch zu Bitrix24 hinzugefügt.
Um einen Kunden direkt aus Bitrix24 heraus zu erstellen, klicken Sie einfach auf den Button zur Rechnungserstellung.
Kunden aus Bitrix24 in Lexoffice erstellen und Rechnungsstellung starten
Dies führt zur Erstellung eines Lexoffice-Kunden mit den Kontaktdaten aus Ihrem Bitrix24 CRM, und Sie können direkt mit der Rechnungserstellung fortfahren. Erwägen Sie auch, ob lexware oder lexoffice die bessere Wahl für Ihre Anforderungen ist.
Effiziente Rechnungsstellung und CRM-Verknüpfung
Alle Ihre Lexoffice-Rechnungen werden weiterhin direkt in Lexoffice erstellt. Dieser Prozess bleibt unverändert.
Rechnungserstellung direkt in Lexoffice
Fügen Sie Produkte oder Dienstleistungen zu einer Rechnung in Lexoffice hinzu, wie Sie es gewohnt sind.
Produkte und Dienstleistungen zur Lexoffice Rechnung hinzufügen
Speichern Sie die Rechnung.
Speicheroptionen für Lexoffice Rechnungen
Nach dem Speichern der Rechnung in Lexoffice werden zwei Einträge in der CRM-Timeline des entsprechenden Bitrix24-Datensatzes generiert.
Bestätigung der erfolgreichen Lexoffice Rechnungsstellung
Der erste Eintrag ist ein direkter Link zur Rechnung in Lexoffice, während der zweite Eintrag zu einem Dokument in Bitrix24 führt.
Lexoffice Rechnungslinks in der Bitrix24 CRM Zeitleiste
Von dort aus haben Sie die Möglichkeit, die Datei zu drucken, herunterzuladen, per E-Mail zu versenden oder einen öffentlichen Link zu generieren.
Rechnungsdokument in Bitrix24 anzeigen und Optionen
Beachten Sie, dass Lexoffice-Rechnungen in Bitrix24 nicht bidirektional miteinander verknüpft sind. Falls Sie sich für lexware webshop interessieren, finden Sie dazu ebenfalls Informationen bei uns.
Produktsynchronisation (Limitierung)
Es ist wichtig zu wissen, dass die App keine Produktsynchronisation unterstützt. Da der Prozess der Rechnungserstellung vollständig in Lexoffice stattfindet, wird erwartet, dass Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen in diesem System verwalten und pflegen. Dies bedeutet, dass Produktstammdaten manuell in beiden Systemen aktuell gehalten werden müssen, wenn Sie diese auch in Bitrix24 benötigen. Für umfassende Warenwirtschaftslösungen könnte lexware warenwirtschaft pro eine Option sein.
Automatisierungsmöglichkeiten mit Bitrix24
Die Integration erweitert die Funktionalitäten von Bitrix24, indem sie spezielle Trigger-Optionen in die Automatisierungsregeln einbettet.
Automatisierungsregeln in Bitrix24 mit Lexoffice-Triggern
Dadurch können Sie automatisierte Workflows in Bitrix24 erstellen, die auf Ereignisse in Verbindung mit Lexoffice reagieren. Beispielsweise könnten Sie eine Benachrichtigung senden, wenn eine neue Rechnung in Lexoffice erstellt wurde oder eine Aufgabe in Bitrix24 auslösen. Dies eröffnet neue Wege für effizientes Prozessmanagement und spart wertvolle Arbeitszeit. Entdecken Sie auch unsere Artikel zu auftrag faktura für weitere Einblicke in die Rechnungsverwaltung.
Fazit
Die Lexoffice Integration mit Bitrix24 bietet Unternehmen eine wertvolle Möglichkeit, ihre Buchhaltungsprozesse effizient mit dem Kundenbeziehungsmanagement zu verknüpfen. Durch die einseitige Synchronisation von Kunden und Rechnungen profitieren Sie von der Stärke beider Systeme: detaillierte Rechnungsstellung in Lexoffice und umfassende CRM-Funktionen in Bitrix24. Obwohl es Einschränkungen wie die fehlende Produktsynchronisation und die Einweg-Übertragung gibt, überwiegen die Vorteile einer zentralen Kundenhistorie und erweiterten Automatisierungsmöglichkeiten. Nutzen Sie diese Integration, um Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren und die Effizienz in Ihrem Unternehmen spürbar zu steigern. Starten Sie noch heute mit der Einrichtung und erleben Sie, wie Buchhaltung und CRM nahtlos Hand in Hand arbeiten können!