Sie stehen vor der Wahl der richtigen Software für Ihr Unternehmen und fragen sich: Welches Lexware Programm ist das passende für mich? Angesichts von über zehn verschiedenen Programmserien und zahlreichen Optionen kann diese Entscheidung schnell überwältigend wirken. Doch keine Sorge, dieser Leitfaden hilft Ihnen, Klarheit zu schaffen.
Wir beleuchten die Cloud-Lösung lexoffice und die klassischen, lokal installierbaren Lexware Programme (oft als „On-Premise“- oder „Classic“-Versionen bezeichnet). Erfahren Sie mehr über deren Vor- und Nachteile, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Ziel ist es, dass Sie am Ende mit der für Sie bestmöglichen Version arbeiten, denn oft steckt der Teufel im Detail.
Um die Auswahl einzugrenzen, sollten Sie sich vorab einige grundlegende Fragen stellen. Im Folgenden beschreiben wir die wichtigsten Funktionen der Classic-Versionen in den drei Hauptbereichen Buchhaltung, Lohn & Gehalt sowie Faktura & Auftrag/Warenwirtschaft. Für einen detaillierteren Punkt-für-Punkt-Vergleich verweisen wir Sie auf die offiziellen Lexware Produktvergleiche, die weiter unten in diesem Artikel als Download zur Verfügung stehen. Dort erhalten Sie umfassende Informationen zu allen Programmfunktionen.
Eine wohlüberlegte Entscheidung wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie sich möglichst genau vor Augen führen, was Sie tatsächlich wollen und brauchen. In den allermeisten Fällen finden sowohl Selbstständige, Freiberufler als auch kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) bei Lexware oder lexoffice eine sehr gute Lösung. Sie befinden sich damit in bester Gesellschaft: rund 300.000 KMUs setzen Lexware Classic-Versionen ein und über 200.000 KMUs arbeiten erfolgreich mit lexoffice.
Die Serien der Lexware Classic-Versionen sind strukturell ähnlich aufgebaut. Pro Sparte gibt es vier Versionen: die Einzelplatzversionen Standard und Plus sowie die Mehrplatzversionen Pro und Premium. Pro-Versionen beinhalten standardmäßig drei Benutzer, Premium-Versionen fünf Benutzer. Spezielle Module wie Fehlzeiten, Reisekosten, Anlagen-Verwaltung und Handwerk sind jeweils in den Editionen Standard oder Pro (Handwerk auch in Plus oder Pro) erhältlich. Ein großer Vorteil einer Lexware Classic Lizenz ist die Möglichkeit, mehrere Firmen zu verwalten.
lexoffice hingegen wird in den Funktionsgrößen S, M, L, XL sowie als separates Modul für Lohn & Gehalt angeboten. Bei lexoffice benötigen Sie pro Firma einen eigenen Account. Sollten Sie beispielsweise auch spezialisierte Softwarelösungen wie Creative Cloud Adobe Premiere Pro für Ihre Marketing- oder Kreativabteilung nutzen, ist es wichtig, dass Ihre Unternehmenssoftware flexibel genug ist, um verschiedene Geschäftsbereiche zu unterstützen.
In wenigen Schritten zum passenden Programm:
1. Grundlegende Fragen vorab
Um das Spektrum der möglichen Lösungen einzugrenzen, stellen Sie sich folgende Fragen:
In welchem Bereich wollen Sie das Programm einsetzen?
Benötigen Sie eine Software für nur einen Unternehmensbereich, lesen Sie den jeweiligen Abschnitt zu Buchhaltung, Lohn oder Faktura/Warenwirtschaft. Möchten Sie hingegen die kaufmännischen Abläufe in Ihrem Unternehmen umfassend automatisieren und dadurch signifikant Zeit sparen, dann sind die bewährten Komplett-Lösungen von Lexware (siehe Tabelle unten) die richtige Wahl.
| Programm / Funktion | Buchhaltung | Lohn & Gehalt | Auftragsbearbeitung |
|---|---|---|---|
| Lexware financial office | ✅ | ✅ | ✅ |
| Lexware business | ✅ | ❌ | ✅ |
| Lexware büroservice komplett | ✅ | ✅ | ❌ |
| lexoffice | ✅ | ✅ | ✅ |
| Lexware handwerk | ❌ | ❌ | ✅ |
| Lexware financial office handwerk | ✅ | ✅ | ✅ |
Welche Funktionen benötigen Sie (wirklich)?
Denken Sie daran, dass Sie mit Lexware die Arbeit abteilungsübergreifend vereinfachen und beschleunigen können. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld! Die Komplett-Lösungen von Lexware sind das sprichwörtliche Schweizer Taschenmesser für Ihr Unternehmen. Ein Beispiel: Wenn Sie bisher mit Lexware lediglich Rechnungen schreiben, wäre eine direkte Verbindung zur Lexware Buchhaltung ideal. Die Rechnungen verbuchen sich dann automatisch. Das bedeutet eine enorme Effizienzsteigerung.
Wie viele Mitarbeiter arbeiten (gleichzeitig) im Programm?
Arbeiten zwei oder mehr Mitarbeiter gleichzeitig mit der Software, beginnt der Einstieg in die “Profi-Liga”, also die Pro- und Premium-Versionen. Dies ist ein entscheidendes Kriterium für die Skalierbarkeit Ihrer Lösung.
Wie stellen Sie sich die Arbeit mit dem neuen Programm vor? Was soll sich in Ihrem Unternehmen verbessern?
Was soll in Ihrem Unternehmen einfacher oder organisierter ablaufen? Bei diesen Fragen dürfen Sie ruhig groß denken und „träumen“ – das sollten Sie sogar! Moderne Software kann heute mehr leisten, als Sie vielleicht erwarten.
- Möchten Sie einen besseren Überblick über Ihre Betriebszahlen erhalten, um fundiertere Entscheidungen treffen zu können? Dann benötigen Sie Zugang zu einer aktuellen und laufenden Buchhaltung.
- Möchten Sie beim Schreiben von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen von Automatisierung profitieren, um mehr Zeit für den persönlichen Kontakt zu Ihren Kunden zu gewinnen?
- Möchten Sie auf dem Weg zum Kunden die Historie einsehen oder unterwegs mobil Aufträge erfassen?
Wie schätzen Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens ein?
- Wo steht das Unternehmen jetzt, z.B. bezüglich der Mitarbeiterzahl?
- Wie ist die weitere Entwicklung geplant, z.B. hinsichtlich Standorten oder der Integration eines Online-Shops?
- Wie groß ist das aktuelle Auftragsvolumen, z.B. Aufträge pro Monat?
- Wie umfassend ist Ihre Buchhaltung, z.B. Belege pro Monat?
- Und wohin werden sich diese Größen in 1, 3 und 5 Jahren entwickeln?
Wenn Ihnen ein Programm bereits jetzt limitiert erscheint, weil Sie absehen können, dass sich Ihr Unternehmen weiterentwickeln wird, sollten Sie über eine höhere Version nachdenken. Es ist immer kostengünstiger, Abläufe von einer Software automatisch erledigen zu lassen, als sie mühsam und teuer von Hand zu verwalten. Investieren Sie in gutes Werkzeug und in Ihre Fähigkeit, damit effektiv umzugehen!
Wie hoch ist Ihr Budget?
Falsche Frage! Die richtige Frage muss lauten: Welchen Nutzen in Euro (€) gewinnt mein Unternehmen durch den Einsatz der Software?
Sie können Einsparungen durch schlanke Arbeitsabläufe erzielen. Manche Aufgaben lassen sich ohne großen Mehraufwand nebenbei erledigen, statt eine zusätzliche Arbeitskraft zu benötigen. Ein klassisches Beispiel: Rechnungen werden ausgedruckt, um sie dann in der Buchhaltung oder beim Steuerberater wieder von Hand zu verbuchen. Das ist pure Verschwendung!
Erst wenn Sie abschätzen können, wie viel Nutzen eine Software Ihnen in Euro bringt, können Sie entscheiden, ob die Software ihren Preis wert ist. Am besten ist die Software preiswert! Entscheiden Sie, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis für Sie stimmt. Ich persönlich habe noch nie an gutem Werkzeug gespart. Das lohnt sich nämlich nicht. Wenn Sie beispielsweise bereits für grafische Anwendungen wie Illustrator CS 5 investiert haben, wissen Sie, dass hochwertige Tools sich langfristig auszahlen.
lexoffice-cloud-software
2. lexoffice – Die Cloud-Software
lexoffice, ebenfalls aus dem Hause Haufe Lexware, deckt als Cloud-Lösung einen anderen Bedarf ab als die klassischen Lexware Programme, die seit Jahrzehnten existieren und lokal auf Ihrem Rechner installiert werden. Bei lexoffice gibt es die vier Varianten S bis XL, die stets die Auftragsbearbeitung und Buchhaltung umfassen. Die Lohnabrechnung können Sie optional dazubestellen.
lexoffice-startups
Der große Vorteil von lexoffice ist zweifellos die Ortsunabhängigkeit. Sie können mit jedem Betriebssystem, also auch mit macOS von Apple oder mit Linux, in lexoffice arbeiten. Dies bietet maximale Flexibilität für Sie und Ihre Mitarbeiter.
Die Funktionen des Lohnmoduls sind in jeder der vier Versionen identisch. Der Preisunterschied ergibt sich hier lediglich aus der Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter. In allen vier Versionen bleiben die grundlegenden Funktionen gleich. Je nach Größe des Pakets (S, M, L, XL) erhalten Sie Zusatzfunktionen wie Umsatzstatistiken oder die Möglichkeit zur Meldung der Umsatzsteuer-Voranmeldung (erst ab der L-Version).
Sollten Sie in der Buchhaltung lediglich Ihre Belege erfassen wollen, um sie Ihrem Steuerberater zur Verfügung zu stellen, reicht meist die S-Version aus. Wollen Sie aber zusätzlich Rechnungen mit lexoffice schreiben, steigen Sie mit der M-Version ein. Für umfangreichere Möglichkeiten kommen dann nur noch die L- und XL-Version in Frage, z.B. wenn Sie Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) selbst erstellen wollen. In der XL-Version ist vor allem das CRM erweitert, und es stehen Ihnen besondere Rechnungstypen zur Verfügung (englische Texte, X-Rechnung, Abschlagsrechnung usw.).
lexoffice Versionen und Funktionen im Vergleich
(Für eine detaillierte Ansicht der gesamten Tabelle einfach anklicken)
lexoffice-preise-versionen
Mit Ihrem lexoffice Account können Sie lediglich eine Firma verwalten. Möchten Sie mehrere Bereiche separat buchen und abrechnen, wäre dies nur über weitere, separate Accounts möglich.
Wenn Sie bereits Erfahrung in der Buchhaltung haben, sollten Sie in einem kostenlosen Test-Account prüfen, ob Ihnen der Umfang des Kontenplans ausreicht. Dieser ist nämlich elementar „abgespeckt“, und Sie haben keine Möglichkeit, Konten selbst anzulegen. Dies ist ein wichtiger Punkt für erfahrene Buchhalter.
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Sind Sie ein Neuling beim Thema Buchhaltung, dann ist lexoffice eine perfekte Wahl, denn Sie müssen keinerlei Vorkenntnisse besitzen, um die Buchhaltung korrekt zu erledigen. Das Programm schlägt Ihnen meist bei der Belegerfassung bereits ein in Frage kommendes Konto vor. Alternativ können Sie auch über ein Stichwort, wie z.B. „Diesel“, Ihren Tankbeleg buchen – und brauchen immer noch nicht zu wissen, wie das Sachkonto dazu korrekt lautet.
Die Belegerfassung bei lexoffice ist besonders benutzerfreundlich. Per App können Sie alle Papierbelege scannen und gleich hochladen. Belege, die Sie digital per E-Mail oder Download erhalten, können Sie direkt in lexoffice importieren. Im Programm lassen sich diese Belege dann buchen, und Ihr Steuerberater kann sich mit einem eigenen Zugriff sämtliche Belege und Buchungsdaten herunterladen und verarbeiten. Flexibilität für verschiedene Anwendungsfälle, wie zum Beispiel beim Download von Illustrator CS5 für Kreativprojekte, ist zwar nicht direkt vergleichbar, aber die einfache Handhabung ist ein klares Plus von lexoffice.
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In erster Linie richtet sich lexoffice an Start-ups, Freiberufler und Kleinunternehmer. Aber auch wenn Sie Ihre Abläufe vereinfachen wollen und die Vorteile von lexoffice nutzen möchten, sollten Sie sich mit den Funktionen und Möglichkeiten der „kleinen“ Cloud-Lösung beschäftigen.
Zusammenfassung: Alle Funktionen in einem Programm, online in der Cloud, orts- und betriebssystemunabhängig
lexoffice vereint alle wichtigen kaufmännischen Funktionen für den Unternehmensalltag: Online-Buchhaltung, automatisierte Lohnabrechnung, Kundenverwaltung und Auftragsbearbeitung mit Online-Angeboten und Online-Rechnungen.
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Was kostet lexoffice? Starthilfe für KMUs: 3 Monate gratis
(Für weitere Details einfach Tabelle anklicken)
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- Erfolgskontrolle und Rollout.
Lexware – Die Classic-Software
3. Lexware Buchhaltung
In allen Versionen der Lexware Buchhaltung können Sie eine rechtssichere und GoBD-konforme Buchhaltung erledigen. Ebenso ist es möglich, mit allen Versionen einen DATEV-Export für Ihren Steuerberater zu erstellen und die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst zu übermitteln.
Für die Details der Funktionen siehe die Übersicht der Buchhaltungsprogramme.
Erst ab der Plus-Version stehen Ihnen der Mobil-Modus, eine Kassenbuchfunktion, die Umsatzsteuer-Jahreserklärung und das DATEV-Kontenzuordnungsmodul zur Verfügung. In den Mehrplatz-Versionen können Sie Benutzer- und Programmrechte verwalten, Ihnen steht die Zusammenfassende Meldung (ZM) zur Verfügung, Sie können innergemeinschaftliche Erwerbe (ieG) verbuchen und OSS (One-Stop-Shop) Vorgänge buchen – um nur einige wichtige Funktionen zu nennen.
Die Premium-Version unterscheidet sich von der Pro-Version, abgesehen von der höheren Benutzeranzahl, nur darin, dass das Programm Anlagenverwaltung pro enthalten ist.
Sprechen Sie sich gegebenenfalls mit Ihrem Steuerberater ab, wenn Sie unsicher sind, welche Funktionen für Sie wirklich notwendig sind (benötigen Sie beispielsweise eine 13. + 14. Buchungsperiode?). Anhand Ihrer Voraussetzungen und der Geschäftsvorgänge, die Sie buchen müssen, können Sie beurteilen, welche Funktionen unverzichtbar sind.
4. Lexware Lohn & Gehalt
Die Programme der Lexware Lohn & Gehalt Reihe unterscheiden sich in ihren Funktionen nicht ganz so elementar – kein Wunder, denn die gesetzlichen Anforderungen an die Lohnabrechnung sind vom Gesetzgeber sehr starr geregelt.
Wichtig zu wissen ist, dass es erst ab der Plus-Version möglich ist, Kurzarbeit abzurechnen und das maschinelle Bescheinigungswesen (z.B. Verdienstbescheinigungen) zu nutzen. Die empfohlene Anzahl der zu bearbeitenden Mitarbeiter unterscheidet sich ebenfalls: bis zu 50 in den Einzelplatz-Versionen und bis zu 200 Mitarbeitern in den Mehrplatz-Versionen.
Ab der Pro-Version ist vielleicht interessant zu wissen, dass erst dann eine Schwerbehindertenverwaltung möglich ist und es eine DATEV-Schnittstelle für die Übermittlung der laufenden Buchungen an Ihren Steuerberater gibt. Lohn & Gehalt Premium beinhaltet zusätzlich die Module Reisekosten, Fehlzeiten und Lohnauskunft. In der Tabellenübersicht können Sie sich ein genaues Bild über die Funktionen machen.
Hier existieren also nicht so viele Unterschiede. Sollten Sie sich dazu entscheiden, die Lohnabrechnung selbst zu machen, sollten Sie sich mit den grundlegenden Anforderungen auseinandersetzen. Fehler werden bei der Lohnabrechnung nicht gern verziehen, und da kann schnell das größte Chaos angerichtet werden, was dann mit Krankenkasse, Finanzamt und den Mitarbeitern wieder geklärt werden muss. Auch bei flexiblen Arbeitsweisen durch Illustrator Portable Download mag die Freiheit im Vordergrund stehen, doch bei der Lohnabrechnung ist Präzision unerlässlich.
5. Lexware Auftragsbearbeitung / Warenwirtschaft
In dieser Programmreihe heißen die Einzelplatz-Versionen Faktura & Auftrag, die Mehrplatz-Versionen Warenwirtschaft. Beide befassen sich umfassend mit Ihrer Auftragsverwaltung, Rechnungserstellung sowie Kunden- und Lieferantenlisten.
Der Unterschied zwischen der Standard- und der Plus-Version besteht lediglich darin, dass in der Plus-Version der Formular-Editor erweitert ist und es das DATANORM-Modul gibt, das den Artikelimport in diesem Format ermöglicht. Schauen Sie sich alle Funktionen direkt im Vergleich an, um entscheiden zu können, mit welchem Programm Sie arbeiten möchten.
Besonders interessant sind die erweiterten Funktionen in der Warenwirtschaft Premium-Version: Kassenmodul, Serien-/Chargennummernverwaltung, Mehrlagerfähigkeit und Vertreterprovisionsabrechnung sind nur in dieser Version möglich. Sollten Sie also z.B. im Lebensmittelbereich produzieren, müssen Sie eine Premium-Version nehmen, um die Chargen revisionssicher im Programm zu verwalten.
In der Professional-Serie haben Sie z.B. die Möglichkeit, einen Online-Shop anzubinden, einen Datenexport nach UPS und GLS für Versandinformationen vorzunehmen und One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) abzurechnen. Beachten Sie bei Ihrer Wahl, welche Besonderheiten Sie abrechnen müssen und welche Funktionen für Ihre alltäglichen Geschäftsvorfälle elementar sind. In der Übersicht sehen Sie alles auf einen Blick und können entscheiden, welche Version für Sie in Frage kommt.
6. Lexware Komplettlösungen
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In allen Komplettlösungen sind die einzelnen Komponenten identisch mit den Einzelversionen. Hier müssen Sie entscheiden, ob Sie mehrere Bereiche abdecken wollen und es dafür eine kompakte Lösung gibt. Mit business / financial office können Sie z.B. Ihre Rechnungen gleich in die Buchhaltung übertragen und haben damit Ihre Ausgangsrechnungen bereits gebucht.
Ab der Pro-Version steht Ihnen zusätzlich die Anlagenverwaltung zur Verfügung. Bei Premium kommen dann noch Fehlzeiten und Reisekosten dazu. In der Übersicht sehen Sie, was Ihnen alles genau zur Verfügung steht.
Je mehr Sie abdecken möchten, desto sinnvoller ist es, sich die Komplettlösungen genauer anzuschauen. Natürlich geht es auch mit den Einzelversionen, allerdings können hier keine Buchungslisten direkt übergeben werden (immer nur über DATEV Ex- und Import) oder übergreifend Funktionen verwaltet werden, wie z.B. Fehlzeiten <—> Lohn. Um ein stimmiges Gesamtbild zu erhalten, ist die Integration entscheidend, ähnlich wie bei der Gestaltung von Printmedien mit Desktop-Publishing-Software wie InDesign CS5 für Mac.
7. Lexware Handwerk Versionen
Eine Ausnahme bieten die Handwerksversionen: In handwerk plus und premium gibt es nur die Auftragsverarbeitung, die in einigen Teilen der Professional-Serie der Warenwirtschaft entspricht – auch bereits in der handwerk Plus Version.
Hervorzuheben sind die speziellen Handwerksfunktionen wie die separate Auflistung von Lohnleistungen, Abrechnung von Bauleistung und Zahlung nach VOB/B, BGB und Aufmaßrechnung sowie die gängigen Schnittstellen Datanorm, Eldanorm, ZVEH-Norm und GAEB – um nur einige zu nennen.
In der Premium-Version sind z.B. zusätzlich Teil- und Schlussrechnung möglich, Projekt-Nachkalkulation und Berücksichtigung von Fremdleistungen. In der Tabelle können Sie sich die genauen Zusatzfunktionen im Bereich Handwerk ansehen.
financial office handwerk kombiniert die komplette Produktpalette mit den Handwerksfunktionen in der Auftragsbearbeitung. Auch hier ist die Plus-Version allerdings etwas umfangreicher in ihren Funktionen als die normalen Plus-Versionen. Zusätzlich haben Sie in der Premium-Variante das komplette Reisekosten- und Fehlzeiten-Modul sowie die Anlagenverwaltung.
Fazit: lexoffice oder Lexware – Die richtige Wahl für Ihr Unternehmen
Sie haben nun einen ersten umfassenden Überblick über die Produktpalette der Lexware Programme erhalten. Die eingangs gestellten Fragen sollen Ihnen helfen, die passende Kategorie zu wählen. Mithilfe der detaillierten Übersichtstabellen können Sie dann anhand der Funktionen bestimmen, welche Version die richtige für Ihr Unternehmen ist.
Mit allen genannten Lösungen sind Sie rechtlich stets auf der sicheren Seite, insbesondere hinsichtlich der GoBD-Konformität. Die Entscheidung liegt bei Ihnen, ob eine Cloud-Lösung wie lexoffice oder eine Classic-Software von Lexware besser zu Ihnen passt. Überlegen Sie genau, welchen Funktionsumfang Sie tatsächlich brauchen oder sich wünschen. Welche Version hilft Ihnen dabei, Ihre Abläufe zu verbessern und effizienter zu gestalten?
Ich wünsche Ihnen eine glückliche Entscheidung und stehe Ihnen bei weiteren Fragen gerne zur Verfügung.