Als Unternehmer, der umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielt, ist die korrekte Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt unerlässlich. Die Lexoffice Umsatzsteuererklärung – oder genauer gesagt die Umsatzsteuervoranmeldung – ist dabei ein zentraler Bestandteil Ihrer unternehmerischen Pflichten. Wenn Sie Ihre Buchhaltung bisher an einen Steuerberater ausgelagert haben, übernimmt dieser in der Regel die Erstellung und Übermittlung. Doch was, wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst in die Hand nehmen, beispielsweise mit der Buchhaltungssoftware lexoffice? Dieser Artikel erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice erstellen und übermitteln. Wir beleuchten auch die wichtige Zusammenfassende Meldung und geben Ihnen praktische Tipps zur Fehlervermeidung.
Ihre Umsatzsteuererklärung mit lexoffice – Effizienz und Überblick
lexoffice ist weit mehr als nur ein Buchhaltungsprogramm; es ist eine digitale Lösung, die darauf abzielt, Ihre betriebswirtschaftlichen Abläufe zu optimieren. Die Software ermöglicht die Automatisierung zahlreicher Aufgaben, was Ihnen wertvolle Zeit spart und gleichzeitig eine ordnungsgemäße Buchhaltung sicherstellt. Durch die nahtlose Integration mit Schnittstellen können Meldungen nicht nur an das Finanzamt, sondern auch an Steuerberater oder das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt werden.
Die Funktionen von lexoffice sind vielfältig und auf die Bedürfnisse von Selbstständigen und kleinen Unternehmen zugeschnitten. Während der Artikel Buchhaltungsprogramm: Wie funktioniert lexoffice? eine umfassende Übersicht über die Kernfunktionen bietet, konzentriert sich dieser Beitrag auf die Erstellung und Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung. Die gute Nachricht vorweg: Die Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice zu erstellen und an das Finanzamt zu übermitteln, ist unkompliziert und effizient möglich.
Erfassung von Belegen in lexoffice
Das Fundament: Korrekte Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
Die Grundlage für jede korrekte Umsatzsteuervoranmeldung ist die sorgfältige Erfassung all Ihrer Einnahmen und Ausgaben in lexoffice. Jedem Beleg ordnen Sie dabei ein entsprechendes betriebswirtschaftliches Konto zu, dem wiederum ein spezifischer Steuerschlüssel (z.B. 19%, 7% oder 0%) zugeordnet ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Dienstleistungen und Produkte in lexoffice mit dem korrekten Steuerschlüssel hinterlegt sind.
Ein Praxisbeispiel aus dem Handwerk: Ein Metallbauer kauft für seine Werkstatt Gewindestangen ein. Der Lieferant berechnet ihm 19% Umsatzsteuer. Diese Ausgabe verbucht der Metallbauer auf seinem Konto “Wareneinkauf” mit dem Steuerschlüssel 19%. Für die Erstellung von Werbetexten für seine neue Website, bei denen die Agentur 7% Umsatzsteuer berechnet, ordnet er diese Aufwendungen einem Konto für “Werbung” mit dem Steuerschlüssel 7% zu.
Die Daten für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice gelangen durch diese konsequente Erfassung in die Software. lexoffice automatisiert dabei viele Buchungsschritte, sodass Sie nicht jede einzelne Transaktion manuell eingeben müssen. Durch die Anbindung nützlicher Tools können Sie den Import und die Verbuchung von Belegen weiter optimieren. Eine Auswahl empfehlenswerter Tools für Unternehmer finden Sie im Artikel Sinnvolle Tools für Unternehmer: Was du wirklich brauchst.
lexoffice: Smarte Automatisierung für maximale Effizienz
Wenn Sie Belege in lexoffice erfassen, übernimmt die Software bereits viele Arbeitsschritte für Sie. Dazu gehört insbesondere die fortlaufende Ermittlung Ihrer Umsatzsteuerlast. Sobald einem Beleg ein Konto zugewiesen wird, weiß das Programm automatisch:
- Diese Einnahme enthält Umsatzsteuer in Höhe von X €.
- Diese Aufwendung enthält Vorsteuer in Höhe von XX €.
Diese ständigen Hintergrundberechnungen sind eine enorme Erleichterung, wenn Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice erstellen möchten – und das oft ganz ohne Steuerberater.
Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice erstellen – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die korrekte und vollständige Erfassung Ihrer Geschäftsvorfälle ist das A und O für die Erstellung Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice. Vergessen Sie nicht: Eine lückenlose Dokumentation schützt Sie nicht nur vor Problemen mit dem Finanzamt, sondern kann Ihnen auch bares Geld sparen. Viele Unternehmer neigen dazu, Ausgangsrechnungen zwar zu erfassen, Eingangsrechnungen jedoch zu vernachlässigen. Dies führt zu unvollständigen Buchhaltungen und unnötig hohen Steuerzahlungen, da die abziehbare Vorsteuer für betriebliche Aufwendungen nur geltend gemacht werden kann, wenn die entsprechenden Belege vorliegen und erfasst sind.
So gehen Sie vor, um Ihre Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice zu erstellen und an das Finanzamt zu übermitteln:
1. Alle relevanten Belege erfassen
Importieren Sie alle für Ihre Buchhaltung notwendigen Belege in lexoffice. Dies ermöglicht der Software, die fortlaufende Berechnung Ihrer Umsatzsteuer zu gewährleisten und somit die Grundlage für Ihre Voranmeldung zu schaffen.
2. Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice erstellen
Die Erstellung Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung direkt in lexoffice ist denkbar einfach:
- Navigieren Sie im lexoffice Dashboard zum Menüpunkt „Buchhaltung“.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „ELSTER“.
- In der Maske für die Umsatzsteuervoranmeldung wählen Sie oben rechts den gewünschten Abrechnungszeitraum aus. lexoffice unterstützt sowohl monatliche als auch quartalsweise Meldungen.
- Das Programm zeigt Ihnen nun Ihre Zahllast an, indem es die zu zahlende Umsatzsteuer den abziehbaren Vorsteuern gegenüberstellt.
- Über den Pfeil neben den Beträgen für Umsatzsteuer oder Vorsteuer können Sie detaillierte Informationen zu den zugrundeliegenden Buchungen einsehen.
3. Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice übermitteln
lexoffice bietet Ihnen praktische Schnittstellen für die direkte Übermittlung Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt – und das oft sogar ohne separates ELSTER-Zertifikat.
- Klicken Sie in der Maske rechts unten auf die Schaltfläche „übermitteln“.
- Folgen Sie den automatischen Aufforderungen von lexoffice, falls noch Informationen fehlen sollten.
- Schließen Sie den Vorgang durch die finale Übermittlung Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung ab.
- Sie erhalten umgehend eine Bestätigung über die erfolgreiche Übermittlung.
- Alle bereits übermittelten Umsatzsteuervoranmeldungen können Sie jederzeit über den Menüpunkt „Protokolle“ auf der linken Seite einsehen.
4. Umsatzsteuerlast beim Finanzamt begleichen
Wenn Sie die entsprechenden Einstellungen in lexoffice vornehmen, kann die Software sogar die automatische Abwicklung Ihrer Überweisungen an das Finanzamt übernehmen. Alternativ können Sie Ihrem Finanzamt auch ein Lastschriftmandat erteilen. Eine automatisierte Zahlungsabwicklung kann Ihnen jedoch mehr Kontrolle über Ihre Finanzen verschaffen.
Achtung: Häufige Fehler bei der Umsatzsteuer in lexoffice vermeiden!
Als erfahrener Anwender von lexoffice kenne ich typische Fehlerquellen. Besonders im Bereich der Umsatzsteuer können Fehlannahmen zu Problemen führen. Ein häufiger Fehler sind falsche Einstellungen der Besteuerungsmethode. Dies kann zu einer fehlerhaften Berechnung und Ausweisung Ihrer Umsatzsteuerlast führen, was wiederum zu Nachzahlungen und weiteren Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Stellen Sie daher sicher, dass Sie die mit Ihrem Finanzamt vereinbarte Besteuerungsmethode korrekt in lexoffice hinterlegt haben. Unterscheiden Sie zwischen:
- Soll-Besteuerung: Hier müssen Sie die Umsatzsteuer für den jeweiligen Abrechnungszeitraum abführen, die auf Ihren Ausgangsbelegen ausgewiesen ist – unabhängig davon, ob die Zahlung bereits eingegangen ist.
- Ist-Besteuerung: Bei dieser Methode führen Sie die Umsatzsteuer für Ausgangsrechnungen erst ab, sobald der entsprechende Zahlungseingang verbucht wurde.
Weitere häufige Fehler und deren Vermeidung werden im Artikel 3 größten Fehler in lexoffice detailliert erläutert.
Zusammenfassende Meldung in lexoffice erstellen
Verkaufen Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen auch an Kunden im EU-Ausland? Für diese grenzüberschreitenden Leistungen, die oft dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, weisen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen genügt die Angabe des Nettobetrags und ein Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung.
In solchen Fällen sind Sie jedoch verpflichtet, eine sogenannte Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu übermitteln. Auch diese Meldung lässt sich komfortabel in lexoffice erledigen:
- Wählen Sie im Menü „Buchhaltung“ und anschließend „ELSTER“.
- Links im Menü finden Sie die Option, die Maske für die Zusammenfassende Meldung zu öffnen.
- Prüfen Sie alle Angaben sorgfältig und übermitteln Sie das Formular. Der Prozess ähnelt der Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice.
Es ist essenziell, dass Sie innergemeinschaftliche Lieferungen korrekt in Ihrem System verbuchen. Fehler hierbei können weitreichende Auswirkungen auf Ihre gesamte Buchhaltung haben.
Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice
Selbst mit der besten Software können Fehler passieren. Grundlegende Kenntnisse in der Buchführung und ein gut organisiertes Ablagesystem sind unerlässlich, um Fehler bei der Umsatzsteuervoranmeldung zu minimieren.
Das Finanzamt zeigt sich seit 2014 bei Korrekturen innerhalb gesetzlich festgelegter Fristen in der Regel kulant und betrachtet diese als strafbefreiende Selbstanzeige. Eine Korrektur ist also grundsätzlich möglich. Jedoch ist der Aufwand dafür oft erheblich, und jede Korrektur bedeutet auch einen Zeitverlust. Die Erstattung von Überzahlungen kann beispielsweise erst nach Ablauf des Korrekturzeitraums erfolgen. Fehler in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung können somit Ihren Cashflow direkt gefährden. Daher ist es ratsam, bei der Buchführung auf Sorgfalt und ggf. professionelle Unterstützung zu setzen.
Die Vorteile von professioneller Buchhaltungsunterstützung
Es gibt spezialisierte Dienstleister, die Ihre vorbereitende Buchhaltung in lexoffice übernehmen und Ihnen dadurch nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparen können. Dies ist besonders empfehlenswert, wenn Sie:
- Unsicher sind und Angst vor Fehlern haben.
- Bereits Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt, dem BZSt oder Ihrem Steuerberater hatten.
- Unsicher im Umgang mit betriebswirtschaftlichen Konten sind.
- Kein solides Ablagesystem etabliert haben.
- Besondere Geschäftsvorfälle verbuchen müssen, wie z.B. Einkäufe aus dem Ausland, Abschlagszahlungen oder Finanzierungen.
Wenn Sie Fragen zu Ihrer lexoffice Umsatzsteuererklärung haben oder allgemeine Fragen zur Buchhaltung, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. In einem kostenlosen Kennenlerngespräch biete ich Ihnen wertvolle Impulse, um fundierte Entscheidungen zu treffen und das Beste aus Ihrer Buchhaltung herauszuholen.
Ihr Termin für ein kostenloses Gespräch.
Digitale Grüße,
Ihre Sabine