Die digitale Transformation hat längst auch die Buchhaltung erreicht. Mit Lexware Office können Sie papierhafte Belege rechtskonform scannen und archivieren, um die Vorteile einer digitalen Buchführung voll auszuschöpfen. Dieser Prozess ermöglicht nicht nur eine effizientere Verwaltung, sondern stellt auch die Einhaltung der GoBD-Grundsätze sicher, ein entscheidender Faktor für jede Betriebsprüfung. Die Vorteile der digitalen Buchhaltung sind vielfältig und reichen von schnellerem Zugriff bis zur Reduzierung von Lagerkosten für physische Dokumente.
Digitale Buchführung und GoBD-Konformität
Das Hochladen von Belegen in Lexware Office und die anschließende Erfassung im System gewährleisten eine digitale und GoBD-konforme Speicherung. Dies bedeutet, dass Ihre Buchführungsdaten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dennoch ist es wichtig zu verstehen, dass der Originalbeleg auf Papier weiterhin aufbewahrt werden muss, sofern kein “ersetzendes Scannen” durchgeführt wird. Eine einfache Ablage der Originalbelege in zeitlicher Reihenfolge in einem Ordner ist hierfür ausreichend.
Ersetzendes Scannen: Wann es sich lohnt
Das sogenannte “ersetzende Scannen”, bei dem der Originalbeleg nach dem Scannen vernichtet werden darf, unterliegt strengen und komplexen Anforderungen. Unternehmen mit einem sehr hohen Belegaufkommen sollten diesen Weg in Erwägung ziehen. Für die Mehrheit der Betriebe ist die Beibehaltung der papierhaften Originalbelege jedoch die sicherste Variante, um negativen Konsequenzen bei einer Betriebsprüfung vorzubeugen.
Sollten Sie sich dennoch für das ersetzende Scannen entscheiden, sind folgende Punkte unerlässlich:
1. Erstellung einer schriftlichen Verfahrensdokumentation
Eine detaillierte, schriftliche Verfahrensdokumentation zur Belegablage ist zwingend erforderlich. Diese muss klar darlegen, wer im Unternehmen wann und wie Belege verarbeitet. Zudem sind Kontrollmechanismen, wie das Vier-Augen-Prinzip, zu beschreiben, um die Übereinstimmung zwischen gescanntem Beleg und Original sicherzustellen. Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. bietet hierfür Musterdokumentationen an, die als Vorlage dienen können.
2. Unmittelbare Prüfung des Scan-Ergebnisses
Nach dem Scannen jedes Belegs muss das elektronische Bild sofort auf Vollständigkeit, Korrektheit und Lesbarkeit überprüft werden. Sind alle Seiten erfasst? Stimmen Zahlen und Texte? Ist der Scan scharf und kontrastreich genug, um auch wichtige Farbinformationen wie negative Beträge (roter Text) zu erkennen?
3. Zeitnahe Erfassung und Festschreibung in Lexware Office
Nach dem Hochladen des Scans in Lexware Office sollte dieser zeitnah erfasst und festgeschrieben werden. Spätestens mit der Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung müssen die Belege finalisiert sein. Die Erfassung kann direkt über die Funktion Belegerfassung in Lexware Office erfolgen.
4. Aufbewahrungspflicht für bestimmte Originalbelege
Unabhängig vom Scannen müssen bestimmte Belege stets im Original aufbewahrt werden. Dazu zählen Spendenbelege, Verträge (insbesondere notariell beurkundete), Steuerbescheinigungen sowie Dokumente mit Beweiskraft für gerichtliche Verfahren. Diese können zusätzlich gescannt und in Lexware Office archiviert werden, um jederzeitigen Zugriff zu gewährleisten.
5. Eigenverantwortung für Buchführung und Belegablage
Als Nutzer von Lexware Office tragen Sie die alleinige Verantwortung für Ihre Buchführung und die damit verbundene Belegablage. Weder die Software noch Ihr Steuerberater können diese Verantwortung übernehmen. Dies gilt unabhängig von der eingesetzten Technologie oder der gewählten Organisationsform der Buchführung. Sie sind als gesetzlicher Vertreter dafür verantwortlich, die gesetzlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen einzuhalten.
Dies umfasst die Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (§ 239 Abs. 4 HGB), die Anforderungen an die Sicherheit IT-gestützter Rechnungslegung, die Nachvollziehbarkeit der Buchführungsverfahren (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB) sowie die Abbildung von Geschäftsvorfällen in ihrer Entstehung und Abwicklung (§ 238 Abs. 1 Satz 3 HGB) und die Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften (§ 239 Abs. 4, § 257 HGB). Die Sicherstellung einer korrekten und vollständigen Buchführung ist essenziell, um Risiken im Rahmen von steuerlichen Überprüfungen zu minimieren.
Fazit
Die Digitalisierung der Belegablage mit Lexware Office bietet eine effiziente und GoBD-konforme Lösung. Durch die Beachtung der genannten Anforderungen, insbesondere bei der Entscheidung für das ersetzende Scannen, stellen Sie sicher, dass Ihre Buchführung stets den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Eine sorgfältige Dokumentation und regelmäßige Prüfung der Scans sind dabei unerlässlich für eine revisionssichere Archivierung.