Fremdwährungsgeschäfte sind für international agierende Unternehmen Alltag. Doch insbesondere für Kleinunternehmer oder Freiberufler, die ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen und Waren aus Drittländern beziehen, kann die korrekte Buchung von Eingangsrechnungen in fremder Währung eine echte Herausforderung darstellen. Wann ist der richtige Buchungszeitpunkt? Welchen Wechselkurs muss man anwenden, wenn Bundesbank, EZB und die eigene Hausbank unterschiedliche Kurse ausweisen? Und welche Rolle spielen Zoll und Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) dabei? Dieser Artikel beleuchtet die entscheidenden Aspekte, die es bei der Fremdwährungsbuchung im Rahmen der EÜR zu beachten gilt, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden und die Finanzamt-Prüfung zu bestehen.
Die Materie der Fremdwährungsbuchung ist vielschichtig, besonders wenn man, wie im vorliegenden Fall, als Ist-Versteuerter mit einer EÜR agiert und Produkte aus einem Drittland wie Russland bezieht. Die Abfolge der Ereignisse – Rechnungsdatum, E-Mail-Empfang, Bezahlung per Vorkasse und die spätere Verzollung – schafft eine Reihe von Fragestellungen bezüglich des korrekten Buchungszeitpunkts und des anzuwendenden Wechselkurses. Unternehmen, die mit komplexen Geschäftsprozessen oder internationalen Lieferketten arbeiten, könnten von der Integration umfassender Managementsysteme profitieren, beispielsweise durch die Nutzung von sap 6.0 zur effizienten Abbildung und Verwaltung ihrer Prozesse.
Der richtige Zeitpunkt der Buchung: Rechnungsdatum oder Zahlungsdatum?
Für Ist-Versteuerer, die ihre Gewinnermittlung mittels EÜR vornehmen, gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 11 EStG). Das bedeutet, dass Betriebsausgaben in dem Zeitpunkt zu erfassen sind, in dem sie tatsächlich geleistet wurden, also das Geld abfließt. Eine Eingangsrechnung allein führt noch nicht zu einer Betriebsausgabe. Erst mit der Bezahlung der Rechnung entsteht der wirtschaftliche Abfluss.
Im konkreten Beispiel liegt die Eingangsrechnung vom 22.01.2019 vor, wurde aber erst am 28.01.2019 per Banküberweisung bezahlt. Da es sich um eine Vorkasse-Lieferung handelte, ist das Datum der Bezahlung, der 28.01.2019, der maßgebliche Zeitpunkt für die Buchung der Betriebsausgabe. Das Rechnungsdatum oder das Datum des E-Mail-Empfangs sind für die umsatzsteuerliche Erfassung bei der Ist-Versteuerung nicht relevant, da es sich um einen Drittlandseinkauf handelt, der nicht der deutschen Umsatzsteuer unterliegt, sondern erst bei der Einfuhr die Einfuhrumsatzsteuer anfällt.
Die Wahl des passenden Wechselkurses
Eine der größten Unsicherheiten bei Fremdwährungsgeschäften ist die Bestimmung des korrekten Wechselkurses. Es existieren oft verschiedene Kurse: der Kurs der Bundesbank, der der Europäischen Zentralbank (EZB) und der individuelle Kurs der Hausbank. Die Kernfrage ist: Welcher dieser Kurse ist für die Umrechnung des Rubel-Betrags in Euro verbindlich?
Grundsätzlich gilt: Für die Ermittlung des Betriebsausgabenbetrags ist der tatsächliche Euro-Betrag maßgeblich, der vom Konto abgebucht wurde. Wenn die Bank am Tag der Überweisung (hier 28.01.2019) einen Kurs von 74,8644 RUB für 1€ angewendet hat, ist dies der Wert, der für die Umrechnung des Rechnungsbetrags in Euro zu verwenden ist. Die Bank verrechnet den Fremdwährungsbetrag basierend auf ihrem Ankaufskurs zum Zeitpunkt der Transaktion. Dieser Kurs beinhaltet oft eine Marge für die Bank, weshalb er von den offiziellen Referenzkursen der Bundesbank (z.B. 75,3804 RUB am 28.01.2019) oder der EZB (z.B. Gegenkurs 0,0133€ für 1 RUB) abweichen kann.
Das Finanzamt akzeptiert in der Regel den tatsächlich bezahlten Euro-Betrag als Betriebsausgabe. Eine Differenz von beispielsweise 70,81 € oder 143,84 € zwischen verschiedenen Kursquellen ist ein Ausdruck der realen Marktbedingungen und der individuellen Bankkonditionen. Es ist wichtig, den Bankbeleg der Überweisung als Nachweis für den tatsächlich verwendeten Kurs aufzubewahren.
Kursdifferenzen und ihre Bedeutung für die EÜR
Wechselkursschwankungen sind unvermeidlich. Wenn zwischen dem Rechnungsdatum (22.01.2019) und dem Zahlungsdatum (28.01.2019) der Wechselkurs variiert, entstehen sogenannte Kursdifferenzen. Im Kontext der EÜR werden diese Differenzen als zusätzlicher Ertrag oder Aufwand behandelt.
Nehmen wir an, der Rechnungsbetrag in Rubel war zum Rechnungsdatum umgerechnet 1.000 € wert, aber zum Zahlungsdatum mussten Sie aufgrund eines ungünstigeren Kurses 1.050 € dafür aufwenden. Die 50 € Differenz stellen einen Kursverlust dar, der als zusätzliche Betriebsausgabe in der EÜR zu berücksichtigen ist. Wäre der Kurs hingegen günstiger gewesen und Sie hätten nur 950 € aufwenden müssen, wären die 50 € ein Kursgewinn und somit eine Betriebseinnahme. Die detaillierte Verwaltung und Nachverfolgung solcher Finanzströme kann durch spezifische ehsm sap Lösungen unterstützt werden, die Finanzprozesse integrieren und transparenter machen.
Für die Prüfung durch das Finanzamt ist es relevant, dass diese Kursdifferenzen nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Umrechnung der Eingangsrechnung zum Kurs der Zahlung ist hier der einfachste und korrekteste Weg, da er den tatsächlichen Mittelabfluss widerspiegelt.
Besonderheiten bei der Verzollung und EUSt
Der Einkauf aus einem Drittland wie Russland zieht unweigerlich Zoll und Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) nach sich. Diese Abgaben werden vom Zollamt erhoben und basieren auf dem sogenannten Zollwert der Ware. Dieser Zollwert wird vom Zoll mit eigenen, amtlichen Umrechnungskursen ermittelt, die wiederum von den Kursen der Bundesbank oder der Hausbank abweichen können.
Die Höhe der EUSt (aktuell 19 % oder 7 %) und eventueller Zölle wird durch einen gesonderten Abgabenbescheid des Zolls mitgeteilt, der hier noch aussteht. Sobald dieser Bescheid vorliegt, sind die darin ausgewiesene Einfuhrumsatzsteuer und die Zollgebühren als separate Betriebsausgaben zu buchen. Sie sind unabhängig von der ursprünglichen Warenrechnung. Es ist wichtig zu beachten, dass die EUSt in der EÜR nicht als Vorsteuer abgezogen werden kann, sondern eine Betriebsausgabe darstellt. Ein effizientes sap lagerverwaltung System könnte hier helfen, den Warenfluss und die damit verbundenen Abgaben transparent zu dokumentieren, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Der Warenwert, der für die Zollberechnung herangezogen wird, muss nicht identisch sein mit dem Wert, den Sie für die Ware bezahlt haben. Dies kann zu Verwirrung führen, ist aber aus zollrechtlicher Sicht korrekt. Konzentrieren Sie sich bei der Buchung der Ware auf den tatsächlichen Zahlungsbetrag in Euro und buchen Sie Zoll und EUSt separat nach Erhalt des Abgabenbescheids. Die Implementierung von modernen Schnittstellen und Prozessen, beispielsweise mit neptune sap für mobile Datenerfassung, kann die Effizienz bei der Erfassung solcher Vorgänge erheblich steigern.
Fazit und Empfehlung
Die Buchung von Fremdwährungsrechnungen bei EÜR und Drittlandseinkäufen ist ein komplexes Feld, das Präzision und genaue Dokumentation erfordert. Für Ist-Versteuerer ist der Zahlungszeitpunkt mit dem tatsächlich gezahlten Euro-Betrag der entscheidende Faktor. Kursdifferenzen sind als Aufwand oder Ertrag zu erfassen, und Zoll sowie EUSt sind separate Betriebsausgaben, die auf Basis des Zollbescheids zu buchen sind. Die Kenntnis der genauen Abläufe innerhalb Ihres ERP-Systems, vielleicht unter Einbeziehung von Prozessen aus klassischen sap r3 module, kann hier von großem Vorteil sein.
Angesichts der unterschiedlichen Kurse und der möglichen Auswirkungen auf die Steuerlast ist es ratsam, im Zweifelsfall stets professionellen steuerlichen Rat einzuholen. Ein Steuerberater kann die spezifische Situation analysieren und sicherstellen, dass alle Buchungen finanzamtskonform erfolgen und Sie keine unnötigen Risiken eingehen. Die sorgfältige Belegführung und die genaue Zuordnung der Transaktionen sind dabei das A und O, um bei einer späteren Prüfung keine Beanstandungen zu erhalten.