In der modernen Arbeitswelt ist die digitale Bereitstellung wichtiger Dokumente nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch ein entscheidender Faktor für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Die Lexware Office Self Services bieten hierfür eine ideale Lösung, um Lohndokumente sicher und zugänglich zu machen. Als Arbeitgeber stehen Sie oft vor der Herausforderung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und andere wichtige Unterlagen fristgerecht an Ihr Personal zu übermitteln. Mit den Lexware Office Self Services automatisieren Sie diesen Prozess vollständig, entlasten Ihre Verwaltung und bieten Ihren Mitarbeiter:innen einen bequemen, jederzeit verfügbaren Zugang zu ihren persönlichen Dokumenten. Dieser Artikel führt Sie detailliert durch die Funktionsweise und die Schritte zur Nutzung dieser praktischen Funktion, die Ihnen hilft, Ihre Prozesse zu optimieren und den Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden. Nutzen Sie die Vorteile einer fortschrittlichen Lohnbuchhaltung, die nicht nur Ihnen, sondern auch Ihrem Team zugutekommt. So wird die Organisation und der Zugriff auf wichtige Unterlagen einfacher und effizienter. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen lexware pro Lösungen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern können.
Was sind die Lexware Office Self Services und welche Dokumente werden unterstützt?
Die Self Services von Lexware Office Lohn & Gehalt sind eine integrierte Funktion, die es Ihnen ermöglicht, relevante Lohndokumente digital und automatisiert an Ihre Mitarbeiter:innen zu übermitteln. Dieser Prozess erfolgt automatisch nach jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
Über die Self Services können Sie folgende wichtige Dokumente sicher und digital zur Verfügung stellen:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Lohnsteuerbescheinigungen
- Sofortmeldungen
- Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung
Diese digitale Bereitstellung stellt sicher, dass alle Mitarbeiter:innen ihre Unterlagen pünktlich und komfortabel erhalten, ohne dass manueller Versand oder Druck notwendig ist.
Sicherer Zugriff und Datenschutz für Ihre Mitarbeiter:innen
Ihre Mitarbeiter:innen erhalten einen persönlichen, passwortgeschützten Zugang zu einem sicheren Online-Bereich. Hier sind alle ihre Lohndokumente übersichtlich und jederzeit abrufbar hinterlegt. Sobald Sie neue Dokumente bereitstellen, wird Ihr Personal automatisch per E-Mail darüber informiert.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die Self Services für eine:n Mitarbeiter:in aktivieren, werden auch alle bisher erstellten Lohndokumente rückwirkend in dessen persönlichem Bereich verfügbar gemacht. Dies gewährleistet eine vollständige Historie der Unterlagen.
Die Sicherheit der bereitgestellten Lohndokumente hat höchste Priorität. Alle Unterlagen werden nach den strengen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verschlüsselt und umfassend geschützt. Dies stellt sicher, dass sensible persönliche Daten jederzeit vertraulich behandelt werden.
Schritt-für-Schritt: Mitarbeiter:innen zu den Lexware Self Services einladen
Um die Lexware Office Self Services nutzen zu können, müssen Sie Ihre Mitarbeiter:innen einmalig einladen. Hierfür stehen Ihnen drei einfache und direkte Wege zur Verfügung, die wir Ihnen im Folgenden detailliert erläutern.
Option 1: Einladung über die Mitarbeiterübersicht
Dies ist der schnellste und direkteste Weg, um einzelne Mitarbeiter:innen gezielt einzuladen.
- Klicken Sie in der oberen schwarzen Menüleiste auf den Punkt “Mitarbeiter”, um zur Mitarbeiterübersicht zu gelangen.
- Suchen Sie die gewünschte Person, die Sie einladen möchten. In der Spalte “Self Services” finden Sie einen Link mit der Bezeichnung “jetzt einladen”. Klicken Sie darauf.
- Ein neues Fenster öffnet sich. Geben Sie hier die persönliche E-Mail-Adresse der Person ein.
- Bestätigen Sie die Einladung, indem Sie auf “Jetzt einladen” klicken. Die Einladung wird anschließend per E-Mail versendet.
Einladung von Mitarbeitern über die Übersicht in Lexware Office
Option 2: Einladung über die Dokumentenliste
Sie können die Einladung auch direkt aus der Dokumentenliste heraus versenden, was besonders praktisch ist, wenn Sie gerade an der Dokumentenverwaltung arbeiten.
- Navigieren Sie zur Seite “Dokumente”.
- Im Bereich “Dokumente für Ihre Mitarbeiter” finden Sie neben dem Namen der Person einen grünen Link mit der Beschriftung “digital bereitstellen”. Klicken Sie darauf, um den Einladungsprozess zu starten.
Falls Sie eine:n Mitarbeiter:in bereits eingeladen haben, zeigt Ihnen die Dokumentenliste an, dass die entsprechenden Dokumente bereits digital bereitgestellt sind (grau hinterlegt), was für eine klare Übersicht sorgt.
Digitale Bereitstellung von Dokumenten aus der Lexware Dokumentenliste
Option 3: Einladung über das Mitarbeiter-Datenblatt
Die Aktivierung der Self Services ist auch direkt in den Stammdaten der jeweiligen Person möglich.
- Gehen Sie zur Mitarbeiterübersicht, indem Sie auf “Mitarbeiter” in der oberen Menüleiste klicken.
- Wählen Sie die Person aus, die Sie einladen möchten, um deren Datenblatt zu öffnen.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt “Self Services”.
- Setzen Sie ein Häkchen bei “Zu den Self Services einladen”.
- Tragen Sie die E-Mail-Adresse der Person in das dafür vorgesehene Feld ein.
- Klicken Sie unten rechts auf “Speichern”, um die Änderungen zu sichern und die Einladung zu versenden.
Self Services im Mitarbeiter-Datenblatt von Lexware aktivieren
Wichtige Hinweise zur E-Mail-Adresse für die Self Services
Da Sie mit der Einladung Zugriff auf sensible, persönliche Daten gewähren, ist die korrekte Handhabung der E-Mail-Adressen von größter Bedeutung. Beachten Sie daher bitte folgende Punkte, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten:
- Korrektheit prüfen: Stellen Sie unbedingt sicher, dass die eingegebene E-Mail-Adresse absolut korrekt ist. Ein Tippfehler könnte dazu führen, dass die Einladung an die falsche Person gesendet wird oder gar nicht ankommt.
- Keine Sammel-Adressen: Verwenden Sie niemals allgemeine E-Mail-Adressen (z.B. info@beispiel-firma.de), auf die möglicherweise mehrere Personen Zugriff haben. Jede:r Mitarbeiter:in benötigt eine eigene, persönliche E-Mail-Adresse, um den individuellen und sicheren Zugang zu gewährleisten.
Nach der Einladung: Status verfolgen und nächste Schritte
Nachdem Sie eine Einladung versendet haben, ist es wichtig, den Status im Auge zu behalten und die weiteren Schritte zu verstehen, die auf Ihre Mitarbeiter:innen zukommen.
Wie sehe ich den Status der Einladung?
Den aktuellen Status der Einladung können Sie an zwei zentralen Stellen in Ihrem Lexware-Programm einsehen:
- In der Mitarbeiterübersicht: In der Spalte “Self Services” wird Ihnen der aktuelle Status übersichtlich angezeigt.
- Im Mitarbeiter-Datenblatt: Im Abschnitt “Self Services” sehen Sie nicht nur den Status, sondern auch die für die Einladung verwendete E-Mail-Adresse.
Es gibt zwei mögliche Statusanzeigen:
- Eingeladen: Dieser Status bedeutet, dass Sie die Einladung erfolgreich versendet haben. Die Person hat diese jedoch noch nicht angenommen oder sich registriert.
- Aktiv: Dieser Status zeigt an, dass die Person die Einladung angenommen, sich erfolgreich registriert hat und nun vollen Zugriff auf ihre Dokumente besitzt. Zukünftige Abrechnungen werden ab diesem Zeitpunkt automatisch digital bereitgestellt.
Status der Einladung zu den Self Services in Lexware
Was passiert bei meinen Mitarbeiter:innen nach der Einladung?
Ihre Mitarbeiter:innen erhalten eine E-Mail, deren Absender Ihr Firmenname in Kombination mit der allgemeinen Lexware Office E-Mail-Adresse ist (z.B. Ihr Firmenname – lexoffice@haufe-lexware.net). Es gibt zwei mögliche Szenarien, je nachdem, ob die Person bereits einen Lexware-Zugang besitzt:
- Person hat noch keinen Lexware-Zugang: Die E-Mail enthält einen Registrierungslink. Über diesen Link kann die Person ein sicheres, persönliches Passwort für ihren persönlichen Bereich festlegen und somit den Zugang aktivieren.
- Person hat bereits einen Lexware-Zugang: Wenn Sie die gleiche E-Mail-Adresse verwenden, die bereits für einen bestehenden Lexware-Login genutzt wird, erhält die Person lediglich eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Zugriff auf die Self Services wird in diesem Fall direkt freigeschaltet, ohne dass eine erneute Registrierung erforderlich ist.
Beispiel einer Einladungs-E-Mail für Lexware Self Services
Wie kann ich die E-Mail-Adresse für die Self Services ändern?
Sollte eine E-Mail-Adresse korrigiert oder geändert werden müssen, etwa aufgrund eines Tippfehlers oder einer Adressänderung des Mitarbeiters, gehen Sie wie folgt vor:
Schritt 1: Zugang entziehen:
- Öffnen Sie die Mitarbeiterübersicht.
- Klicken Sie bei der betreffenden Person auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) auf der rechten Seite.
- Wählen Sie die Option „Self Service entziehen“.
Schritt 2: Erneut einladen:
- Laden Sie die Person anschließend sofort wieder mit der korrekten E-Mail-Adresse ein, indem Sie eine der oben beschriebenen Methoden verwenden (Mitarbeiterübersicht, Dokumentenliste oder Mitarbeiter-Datenblatt).
Wie kann ich den Zugang zu den Self Services wieder entziehen?
Sie können den Zugang zu den Self Services jederzeit widerrufen. Dies ist besonders wichtig und notwendig, wenn eine Person das Unternehmen verlässt oder der Zugriff aus anderen Gründen nicht mehr bestehen soll.
- Öffnen Sie die Mitarbeiterübersicht.
- Klicken Sie bei der entsprechenden Person auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) ganz rechts in der Zeile.
- Wählen Sie die Option „Self Service entziehen“.
Wie lade ich eine:n Mitarbeiter:in erneut zu den Self Services ein?
Um eine Person erneut zu den Self Services einzuladen, müssen Sie zuerst den bestehenden Zugang entziehen und sie dann neu einladen. Ein direkter “erneut einladen”-Button ohne vorherigen Entzug existiert nicht, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
- Gehen Sie in die Mitarbeiterübersicht.
- Entziehen Sie den Zugang wie oben beschrieben über das Drei-Punkte-Menü (⋮).
- Laden Sie die Person direkt im Anschluss erneut ein, indem Sie eine der drei Einladungsoptionen nutzen.
Sonderfälle und Tipps für die Nutzung der Self Services
Es gibt bestimmte Situationen, in denen die Verwaltung der Self Services besondere Aufmerksamkeit erfordert. Hier finden Sie wichtige Hinweise und Lösungen für häufige Fragestellungen. Die genaue Verwaltung des Lohnsteuerjahresausgleich Lexware ist ein weiterer wichtiger Aspekt, der durch digitale Lösungen erheblich vereinfacht wird.
Kann eine E-Mail-Adresse für Self Services in mehreren Firmenkonten verwendet werden?
Nein, eine E-Mail-Adresse kann immer nur in einem Lexware Office Account für die Self Services registriert sein. Eine doppelte Verwendung ist aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nicht möglich.
Tipp für Mitarbeiter:innen mit mehreren Jobs: Einige E-Mail-Anbieter (z.B. Gmail) erlauben die Erstellung von Alias-Adressen, die alle in dasselbe Postfach führen. Man kann beispielsweise die eigentliche Adresse mit einem Pluszeichen und einer beliebigen Ergänzung erweitern (z.B. “max.mustermann+firmaB@mail.de”). Bitte klären Sie mit Ihrem E-Mail-Provider, ob diese Funktion unterstützt wird, um diese Möglichkeit optimal zu nutzen. Für tiefergehende Unterstützung können Sie auch die Angebote von lexware vor ort de in Anspruch nehmen.
Wie mache ich E-Mail-Adressen für einen neuen Lexware Account wieder nutzbar?
Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen in einen neuen Lexware Account umziehen, können E-Mail-Adressen nicht sofort neu eingeladen werden, da sie noch mit dem alten Account verknüpft sind. Dies erfordert einen spezifischen Prozess:
Schritt 1: Zugang im alten Account entziehen:
- Loggen Sie sich zunächst in Ihren alten Lexware Account ein.
- Gehen Sie zur Mitarbeiterübersicht und entziehen Sie allen aktiven Mitarbeiter:innen den Self-Service-Zugang.
- Wichtig: Wechseln Sie auch in den Reiter „Ehemalige Mitarbeiter“ und entziehen Sie dort ebenfalls allen Personen den Zugang, um sicherzustellen, dass keine Verknüpfungen mehr bestehen.
Schritt 2: E-Mail-Adresse im neuen Account verwenden:
- Nachdem der Zugang im alten Account vollständig entzogen wurde, können Sie die E-Mail-Adressen im neuen Account für die Self Services einladen. Beachten Sie auch die Unterschiede zwischen lexware oder lexoffice für Ihre spezifischen Bedürfnisse.
Kann ich ausgeschiedene Mitarbeiter:innen nachträglich zum Self Service einladen?
Nein, ausgeschiedene Mitarbeiter:innen haben nach ihrem Ausscheiden keinen Zugriff mehr auf die Self Services. Wenn eine ausgeschiedene Person nachträglich Dokumente benötigt, stellen Sie ihr diese bitte auf einem anderen, sicheren Weg zur Verfügung, zum Beispiel als Ausdruck per Post oder über einen verschlüsselten E-Mail-Anhang, falls dies internen Richtlinien entspricht. Für Fragen rund um die lexware steuererklärung 2018 oder andere Steuerjahre ist es wichtig, die korrekten Dokumente bereitzuhalten.
Fazit: Digitale Effizienz mit Lexware Self Services
Die Lexware Office Self Services sind ein leistungsstarkes Tool, das die Verwaltung von Lohndokumenten erheblich vereinfacht und modernisiert. Durch die digitale Bereitstellung profitieren Sie von einer signifikanten Zeitersparnis, reduzierten Druck- und Versandkosten sowie einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit durch den jederzeitigen Zugriff auf wichtige Unterlagen. Die Einhaltung strenger Datenschutzstandards (DSGVO) gewährleistet dabei stets die Sicherheit sensibler Daten. Die einfache Handhabung der Einladungs- und Verwaltungsfunktionen macht die Integration in Ihren Arbeitsalltag nahtlos und effizient. Nutzen Sie die Vorteile dieser fortschrittlichen Lösung, um Ihre Lohnbuchhaltung zu optimieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Entlasten Sie Ihre Verwaltung und bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen den Komfort, den sie in der heutigen digitalen Welt erwarten.