Der Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber ist ein wichtiger Prozess im deutschen Steuerrecht, der in § 42b des Einkommensteuergesetzes (EStG) verankert ist. Er dient dazu, die im Laufe des Jahres monatlich einbehaltene Lohnsteuer an die tatsächlich geschuldete Jahreslohnsteuer anzupassen. Oftmals weichen diese Beträge voneinander ab, sei es aufgrund von Änderungen in den persönlichen Verhältnissen eines Arbeitnehmers, wie zum Beispiel Heirat, Geburt eines Kindes oder Wechsel der Steuerklasse, oder durch Lohnschwankungen im Jahresverlauf. Dieser Ausgleich kann für viele Arbeitnehmer eine willkommene Steuererstattung bedeuten, ohne dass sie selbst eine Einkommensteuererklärung abgeben müssen.
Arbeitgeber mit mindestens zehn steuerpflichtigen Arbeitnehmern zum Stichtag 31. Dezember sind gesetzlich verpflichtet, diesen Ausgleich durchzuführen. Für kleinere Unternehmen mit weniger als zehn Arbeitnehmern ist die Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs optional. Im Kern wird die gesamte Jahreslohnsteuer mit der Summe der bereits abgeführten monatlichen Lohnsteuerbeträge verglichen. Ergibt sich dabei ein Überschuss zugunsten des Arbeitnehmers, erstattet der Arbeitgeber die zu viel gezahlten Steuerabzugsbeträge. Entsteht hingegen ein Lohnsteuer-Fehlbetrag, muss der Arbeitgeber keinen sogenannten „negativen Jahresausgleich“ vornehmen; die Nachforderung der zu wenig einbehaltenen Lohnsteuer erfolgt in diesem Fall direkt durch das Finanzamt. Um die reibungslose Funktionsweise Ihrer gesamten IT-Umgebung, einschließlich der Software für Lohn- und Gehaltsabrechnung, zu gewährleisten, ist es zudem ratsam, aktuelle Sicherheitslösungen wie kaspersky windows 11 zu nutzen.
Voraussetzungen für den Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber
Obwohl der Arbeitgeber unter bestimmten Umständen zum Lohnsteuer-Jahresausgleich verpflichtet ist, kann dieser nicht für jeden einzelnen Mitarbeiter durchgeführt werden. § 42b Abs. 1 Satz 3 EStG listet eine Reihe von Ausschlusskriterien auf, die die Durchführung verhindern. Es ist essenziell, diese Kriterien genau zu prüfen, um Fehler und Haftungsrisiken für den Arbeitgeber zu vermeiden.
Typische Ausschlusskriterien, die den Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber unzulässig machen, sind beispielsweise:
- Der Arbeitnehmer war im Kalenderjahr nicht ununterbrochen bei demselben Arbeitgeber beschäftigt.
- Es gab im Kalenderjahr Bezüge, die dem Progressionsvorbehalt unterliegen (z.B. Elterngeld, Krankengeld), sofern diese nicht durch den Arbeitgeber selbst gezahlt wurden.
- Die Lohnsteuerklasse IV mit Faktor oder die Lohnsteuerklasse II oder III wurde angewendet.
- Es wurde ein Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte eingetragen (z.B. für Werbungskosten oder Sonderausgaben).
- Die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder in der Pflegeversicherung hat sich geändert.
- Der Arbeitnehmer ist beschränkt einkommensteuerpflichtig (obwohl der Ausgleich für diese Gruppe unter Umständen durchgeführt werden kann, gelten hier spezielle Regeln).
Es ist wichtig zu beachten, dass der Ausgleich nur dann für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer durchgeführt werden kann, wenn keine anderen Ausschlusskriterien vorliegen. Für eine korrekte Abwicklung ist zudem entscheidend, dass – insbesondere bei der Nutzung von Software wie Lexware lohn+gehalt – die Abrechnungen für das gesamte relevante Jahr mit dem gleichen Programm erstellt wurden. Für den Abrechnungsmonat Dezember 2024 sind ferner Neuerungen in der Steuerberechnung relevant, die unter anderem einen höheren Grundfreibetrag und höhere Kinderfreibeträge berücksichtigen.
Vorgehen im Programm: So gelingt der Lohnsteuer-Jahresausgleich mit Lexware
Die Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs ist in der Regel im Abrechnungsmonat Dezember vorgesehen. Moderne Lohnabrechnungssoftware wie Lexware lohn+gehalt vereinfacht diesen Prozess erheblich, indem sie die gesetzlichen Voraussetzungen prüft und die in Frage kommenden Mitarbeiter automatisch markiert.
Um den Ausgleich in Lexware durchzuführen, navigieren Sie zum Menüpunkt ‚Extras – Lohnsteuer-Jahresausgleich‘. Das Programm zeigt Ihnen eine übersichtliche Liste Ihrer Mitarbeiter. Dabei sind jene, welche die Voraussetzungen für den Ausgleich erfüllen und bei denen keine Ausschlusskriterien festgestellt wurden, in der Regel grün markiert. Mitarbeiter, für die aufgrund eines oder mehrerer Ausschlusskriterien kein Jahresausgleich durchgeführt werden darf, sind entsprechend grau hinterlegt.
Screenshot der Lexware Benutzeroberfläche zur Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs
Es besteht die Möglichkeit, die vom Programm getroffene Vorauswahl manuell anzupassen. Sollten Sie für einzelne grün markierte Mitarbeiter keinen Jahresausgleich wünschen, können Sie die Markierung durch Anklicken der Checkbox entfernen. Umgekehrt können Sie auch Mitarbeiter auswählen, die vom Programm nicht automatisch aktiviert wurden, müssen hierbei jedoch eigenverantwortlich und sorgfältig alle Ausschlusskriterien prüfen. Es ist von größter Bedeutung zu beachten, dass der Arbeitgeber für alle zu Unrecht erstatteten Steuerabzugsbeträge haftet. Daher ist eine genaue Überprüfung unerlässlich, um nachträgliche Korrekturen und mögliche Sanktionen zu vermeiden.
Dokumentation auf der Lohnabrechnung und dem Lohnkonto
Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Lohnsteuer-Jahresausgleichs ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen wichtig. Die Ergebnisse des Ausgleichs werden daher detailliert auf den relevanten Dokumenten festgehalten.
Ergibt die Berechnung eine Erstattung oder eine Nachzahlung der Lohnsteuer, werden die entsprechenden Differenzen mit den regulären Steuerabzügen des Monats Dezember verrechnet. Auf der Lohnabrechnung des Mitarbeiters wird ein klarer Vermerk angebracht: „Der Lohnsteuer-Jahresausgleich wurde durchgeführt.“ Dies bietet dem Arbeitnehmer eine direkte Information über die erfolgte Anpassung seiner Lohnsteuer.
Parallel dazu findet sich auf der letzten Seite des Lohnkontos eine detaillierte Aufschlüsselung aller Beträge für Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Das Lohnkonto enthält ebenfalls einen entsprechenden Vermerk: „Der Lohnsteuer-Jahresausgleich wurde durchgeführt. Der Unterschiedsbetrag ist einbehalten/erstattet.“ Diese umfassende Dokumentation dient als wichtiger Nachweis für Finanzamt und Arbeitnehmer und gewährleistet die rechtliche Konformität der Lohnabrechnung.
Lohnsteuer-Jahresausgleich rückgängig machen: Fristen und Möglichkeiten
Ein Lohnsteuer-Jahresausgleich kann unter Umständen korrigiert werden, allerdings sind hierbei strikte Fristen und Bedingungen zu beachten.
Sollten Sie im Abrechnungsmonat Dezember versehentlich einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt oder versäumt haben, können Sie die Auswahl der Mitarbeiter noch innerhalb desselben Monats korrigieren. Rufen Sie dazu erneut das Menü ‚Extras – Lohnsteuer-Jahresausgleich‘ in Ihrer Lexware-Software auf und ändern Sie die Markierung der betroffenen Mitarbeiter entsprechend.
Eine Korrektur im Folgejahr ist jedoch nur unter sehr eingeschränkten Bedingungen möglich. Sobald die Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt übermittelt wurde, ist eine Rückgängigmachung der Auswahl zum Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht mehr zulässig. Die Programmfunktion zur Änderung steht in der Regel nur bis Ende Januar des Folgejahres zur Verfügung, und auch dies nur unter der Voraussetzung, dass der Versand der Lohnsteuerbescheinigung noch nicht vorgenommen oder verneint wurde. Im Februar wird der Versand der Lohnsteuerbescheinigung durch das Programm regelmäßig als erfolgt angenommen, wodurch eine nachträgliche Änderung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs für das Vorjahr dann endgültig ausgeschlossen ist. Diese strikte Regelung unterstreicht die Notwendigkeit einer sorgfältigen Prüfung vor der endgültigen Durchführung.
Vorschaubild für ein Erklärvideo zum Lohnsteuer-Jahresausgleich in Lexware
Fazit
Der Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber ist ein komplexes, aber wichtiges Instrument zur korrekten Abrechnung der Lohnsteuer und kann für Arbeitnehmer eine wertvolle Erstattung bedeuten. Für Arbeitgeber ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gemäß § 42b EStG sowie die präzise Umsetzung in der Lohnabrechnungssoftware, wie Lexware lohn+gehalt, unerlässlich. Eine sorgfältige Prüfung der Voraussetzungen und Ausschlusskriterien für jeden einzelnen Mitarbeiter ist dabei entscheidend, um Haftungsrisiken zu vermeiden und die Richtigkeit der Abrechnungen sicherzustellen. Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihrer Software und bleiben Sie stets informiert über aktuelle Gesetzesänderungen, um den Lohnsteuer-Jahresausgleich effizient und fehlerfrei durchzuführen.