Die Wahl der richtigen Software für Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Warenwirtschaft ist eine zentrale Entscheidung für jedes Unternehmen. Sie kann den Arbeitsalltag erheblich vereinfachen oder unnötig verkomplizieren. Besonders bei Lexware, einem der führenden Anbieter in Deutschland, stehen viele vor der Frage: Soll es die flexiblere Cloud-Lösung lexoffice sein oder doch die funktionsreicheren Classic-Versionen? Diese Entscheidung ist selten einfach, denn der Teufel steckt oft im Detail.
Vorab lässt sich festhalten: Lexware Classic-Versionen bieten einen größeren Funktionsumfang und sind daher oft komplexer, ideal für gewachsene Strukturen und spezielle Anforderungen. lexoffice hingegen punktet mit seiner Benutzerfreundlichkeit und Cloud-Zugänglichkeit, was es zur bevorzugten Wahl für Start-ups, Freiberufler und Kleinunternehmen macht. In diesem Artikel beleuchten wir die Vor- und Nachteile beider Systeme detailliert, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, die optimal zu Ihrem Unternehmen passt.
Um die Auswahl zu erleichtern und mit der bestmöglichen Version zu arbeiten, sollten Sie sich zunächst einige grundlegende Fragen stellen. Eine präzise Bedarfsanalyse ist der erste Schritt zur passenden Softwarelösung. Für eine tiefergehende Betrachtung und spezifische Anwendungsfälle, erfahren Sie mehr über lexoffice oder lexware auf unserer Website.
Lexware ist mit rund 300.000 KMUs, die die Classic-Versionen nutzen, und über 200.000 KMUs, die erfolgreich mit lexoffice arbeiten, eine feste Größe im deutschen Markt.
Die Serien der Lexware Classic-Versionen sind modular aufgebaut und bieten je Sparte (Buchhaltung, Lohn & Gehalt, Faktura & Auftrag) vier Versionen: Standard und Plus für Einzelplatzlösungen, sowie Pro und Premium für Mehrplatzumgebungen (Pro inkl. 3 Benutzer, Premium inkl. 5 Benutzer). Speziallösungen wie Fehlzeiten, Reisekosten, Anlagen-Verwaltung und Handwerk sind in Standard oder Pro bzw. Plus oder Pro erhältlich. Ein großer Vorteil der Classic-Lizenzen ist die Möglichkeit, mehrere Firmen zu verwalten.
lexoffice hingegen wird in den Funktions-Größen S, M, L, XL und einem separaten Lohn & Gehalt Modul angeboten. Hier benötigt jede Firma einen eigenen Account, was die Verwaltung mehrerer Mandanten anders strukturiert.
Den Weg zur passenden Software ebnen: Grundlegende Fragen
Bevor Sie sich in die Details der einzelnen Programme vertiefen, helfen Ihnen die folgenden Fragen, das Spektrum der möglichen Lösungen einzugrenzen und Ihre Bedürfnisse klar zu definieren:
1. In welchem Unternehmensbereich soll die Software zum Einsatz kommen?
Benötigen Sie eine Lösung für einen spezifischen Bereich wie Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Auftragsverwaltung? Oder streben Sie eine umfassende Automatisierung Ihrer kaufmännischen Abläufe an, um Effizienz und Zeitersparnis zu maximieren? Die bewährten Komplettlösungen von Lexware agieren hier als wahre Schweizer Taschenmesser für Ihr Unternehmen. Eine detaillierte Übersicht über die Abdeckung der Funktionen in den verschiedenen Programm-Typen gibt Ihnen die folgende Tabelle:
| Programm // Funktion | Buchhaltung | Lohn & Gehalt | Auftragsbearbeitung |
|---|---|---|---|
| Lexware financial office | ✅ | ✅ | ✅ |
| Lexware business | ✅ | ❌ | ✅ |
| Lexware büroservice komplett | ✅ | ✅ | ❌ |
| lexoffice | ✅ | ✅ | ✅ |
| Lexware handwerk | ❌ | ❌ | ✅ |
| Lexware financial office handwerk | ✅ | ✅ | ✅ |
2. Welche Funktionen sind für Ihr Unternehmen wirklich notwendig?
Es ist entscheidend, über den reinen Rechnungsversand hinaus zu denken. Moderne Software wie Lexware kann abteilungsübergreifend arbeiten, was erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen ermöglicht. Denken Sie beispielsweise an die direkte Verknüpfung von Rechnungsstellung und Buchhaltung – Rechnungen werden automatisch verbucht, was den Workflow erheblich beschleunigt.
3. Wie viele Mitarbeiter arbeiten gleichzeitig mit dem Programm?
Ab zwei gleichzeitig arbeitenden Nutzern im Programm treten Sie in die “Profi-Liga” ein, sprich, die Pro- und Premium-Versionen von Lexware werden relevant, da diese für Mehrplatzumgebungen konzipiert sind.
4. Welche Verbesserungen erwarten Sie durch die neue Software?
Wagen Sie es, groß zu denken! Was soll in Ihrem Unternehmen einfacher, organisierter oder effizienter werden?
- Möchten Sie einen besseren Überblick über Ihre Betriebszahlen, um fundiertere Entscheidungen treffen zu können? Ein Zugriff auf eine aktuelle Buchhaltung ist hierfür unerlässlich.
- Wünschen Sie sich mehr Automatisierung bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen, um mehr Zeit für den direkten Kundenkontakt zu haben?
- Sollten Sie unterwegs auf Kundendaten zugreifen oder mobile Aufträge erfassen können?
5. Wie schätzen Sie die zukünftige Entwicklung Ihres Unternehmens ein?
Betrachten Sie den aktuellen Stand Ihres Unternehmens (Mitarbeiterzahl, Auftragsvolumen, Belegaufkommen) und projizieren Sie dessen Entwicklung in den nächsten ein, drei und fünf Jahren. Wenn eine Software schon jetzt limitiert erscheint, ist es ratsam, über eine höhere Version nachzudenken. Die Automatisierung von Abläufen durch Software ist in der Regel kostengünstiger und effizienter als manuelle Prozesse.
6. Welches Budget steht zur Verfügung?
Die Frage sollte nicht lauten, wie viel Sie ausgeben wollen, sondern welchen Nutzen in Euro Ihr Unternehmen durch den Einsatz der Software gewinnt. Berechnen Sie mögliche Einsparungen durch schlankere Arbeitsabläufe oder die Vermeidung zusätzlicher Personalkosten. Erst wenn Sie den potenziellen Mehrwert kennen, können Sie beurteilen, ob der Preis der Software gerechtfertigt ist. Eine Investition in gutes Werkzeug, das Ihre Prozesse optimiert, zahlt sich langfristig immer aus.
lexoffice – Die Cloud-Lösung für maximale Flexibilität
Grafik, die lexoffice als moderne Cloud-Software darstellt, zugänglich von überall
lexoffice, ebenfalls aus dem Hause Haufe Lexware, ist eine Cloud-Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von Start-ups, Freiberuflern und Kleinunternehmen zugeschnitten ist. Sie bietet in den Varianten S bis XL eine Kombination aus Auftragsbearbeitung und Buchhaltung. Optional kann ein Lohnabrechnungsmodul hinzugebucht werden.
Junge Unternehmer, die an Laptops arbeiten, symbolisieren Start-ups und Freiberufler, die lexoffice nutzen
Der entscheidende Vorteil von lexoffice ist die Orts- und Betriebssystemunabhängigkeit. Egal ob Windows, macOS oder Linux – Sie können von überall aus arbeiten.
Die Funktionen des Lohnmoduls sind in allen lexoffice-Versionen identisch und unterscheiden sich lediglich im Preis, der sich nach der Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter richtet. Auch die grundlegenden Funktionen in den Paketgrößen S bis XL bleiben gleich, wobei größere Pakete zusätzliche Features wie Umsatzstatistiken oder die Meldung der Umsatzsteuer-Voranmeldung (ab L-Version) bieten.
Für die einfache Beleg-Erfassung zur Weitergabe an den Steuerberater genügt oft die S-Version. Wer zusätzlich Rechnungen mit lexoffice schreiben möchte, steigt mit der M-Version ein. Umfangreichere Möglichkeiten, etwa die eigenständige Erstellung von EÜR und GuV, erfordern die L- oder XL-Version. Die XL-Version erweitert zudem das CRM und bietet spezielle Rechnungstypen (z.B. englische Texte, X-Rechnung, Abschlagsrechnung).
Ein wichtiger Punkt: Mit einem lexoffice-Account können Sie nur eine Firma verwalten. Für die separate Buchung und Abrechnung mehrerer Geschäftsbereiche benötigen Sie entsprechend weitere Accounts. Für spezifische Fragen zur Steuererklärung mit lexoffice und deren Integration in Ihre Buchhaltung, finden Sie detaillierte Informationen auf unserer Themenseite.
Wenn Sie bereits Erfahrung in der Buchhaltung haben, sollten Sie in einem kostenlosen Test-Account prüfen, ob der eher “abgespeckte” Kontenplan von lexoffice Ihren Anforderungen genügt, da die manuelle Anlage von Konten hier nicht möglich ist.
Screenshot des lexoffice Unternehmer-Cockpits mit Finanzübersicht und Kennzahlen zur Entscheidungsfindung
Für Buchhaltungsneulinge ist lexoffice eine ausgezeichnete Wahl, da es keinerlei Vorkenntnisse erfordert. Das Programm schlägt bei der Belegerfassung automatisch passende Konten vor. Selbst über Stichworte wie “Diesel” lassen sich Tankbelege buchen, ohne das korrekte Sachkonto kennen zu müssen.
Die Beleg-Erfassung in lexoffice ist besonders benutzerfreundlich: Papierbelege können per App gescannt und hochgeladen werden, digitale Belege direkt integriert werden. Ihr Steuerberater kann über einen eigenen Zugriff sämtliche Belege und Buchungsdaten herunterladen und verarbeiten.
Hand, die ein Smartphone hält und einen Beleg scannt, zeigt die mobile Belegerfassung mit der lexoffice App
Zusammenfassend vereint lexoffice alle wichtigen kaufmännischen Funktionen für den Unternehmensalltag in einem Programm: Online-Buchhaltung, automatisierte Lohnabrechnung, Kundenverwaltung und Auftragsbearbeitung mit Online-Angeboten und -Rechnungen.
Grafik, die verschiedene lexoffice Funktionen wie Buchhaltung, Rechnungsstellung und Kundenverwaltung in einem Programm vereint
lexoffice bietet flexible Lizenzen, die monatlich kündbar sind, und ermöglicht einen kostenlosen Testzugang. Zudem gibt es oft Starthilfe-Angebote für KMUs, wie zum Beispiel 3 Monate kostenlose Nutzung.
Werbebanner für lexoffice: 3 Monate gratis für KMUs und Gründer zum Start
Sie können lexoffice auf eigene Faust testen, unterstützt von Video-Tutorials und der lexoffice Wissenswelt. Alternativ bieten LX Experten auch ein Onboarding mit gemeinsamer Einrichtung per TeamViewer und Begleitung bei der Erprobung an.
Zufriedener lexoffice Kunde arbeitet am Laptop, symbolisiert eigenständiges Testen der Software
Testen Sie lexoffice auf eigene Faust
- Kostenlosen Zugang erstellen und direkt loslegen
- Unterstützung durch Video-Tutorials und Wissenswelt
- Flexible Lizenzen, monatlich kündbar
Zwei Personen bei einem Online-Meeting, das das Onboarding und die Einrichtung von lexoffice durch Experten darstellt
Onboarding mit Experten
- Gemeinsame Einrichtung online per TeamViewer
- Begleitung bei der Erprobung
- Erfolgskontrolle und Rollout
Lexware – Die Classic-Software für umfassende Kontrolle
Die Lexware Classic-Programme werden lokal auf Ihrem PC installiert (“on premise”) und sind seit Jahrzehnten bewährte Lösungen für eine Vielzahl von Unternehmensgrößen und -strukturen.
Lexware Buchhaltung
Alle Versionen von Lexware Buchhaltung ermöglichen eine rechtssichere und GoBD-konforme Buchhaltung sowie den DATEV-Export für Ihren Steuerberater und die eigenständige Meldung der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Erst ab der Plus-Version stehen Ihnen erweiterte Funktionen wie ein Mobil-Modus, eine Kassenbuchfunktion, die Umsatzsteuer-Jahreserklärung und das DATEV Kontenzuordnungsmodul zur Verfügung.
Die Mehrplatz-Versionen (Pro und Premium) bieten darüber hinaus die Verwaltung von Benutzer- und Programmrechten, die Möglichkeit zur Zusammenfassenden Meldung, die Verbuchung von innergemeinschaftlichen Erwerben (ieG) und die Buchung von OSS-Vorgängen (One-Stop-Shop). Die Premium-Version unterscheidet sich von Pro primär durch die Anzahl der Nutzer und die Integration der Anlagenverwaltung pro.
Eine Absprache mit Ihrem Steuerberater kann hilfreich sein, um zu ermitteln, welche spezifischen Funktionen für Ihre Geschäftsvorgänge unverzichtbar sind. Für eine detaillierte Betrachtung der Funktionen zur Buchhaltung mit Lexware empfehlen wir unsere spezialisierte Übersichtsseite.
Lexware Lohn & Gehalt
Produktbox von Lexware Lohn & Gehalt, eine Classic-Software für die professionelle Gehaltsabrechnung
Die Programme der Lexware Lohn & Gehalt Reihe weisen aufgrund der strengen gesetzlichen Anforderungen an die Lohnabrechnung weniger elementare Funktionsunterschiede auf.
Wichtig zu wissen ist, dass erst ab der Plus-Version die Abrechnung von Kurzarbeit und die Nutzung des maschinellen Bescheinigungswesens (z.B. Verdienstbescheinigungen) möglich sind. Die empfohlene Mitarbeiterzahl variiert ebenfalls: bis zu 50 in den Einzelplatz-Versionen und bis zu 200 in den Mehrplatz-Versionen.
Ab der Pro-Version sind Funktionen wie die Schwerbehindertenverwaltung und eine DATEV-Schnittstelle für die Übermittlung von Buchungen an den Steuerberater verfügbar. Die Lohn & Gehalt Premium-Version enthält zusätzlich die Module Reisekosten, Fehlzeiten und Lohnauskunft.
Die Lohnabrechnung ist ein sensibles Thema, und Fehler können schnell zu Problemen mit Krankenkassen, Finanzamt und Mitarbeitern führen. Daher ist es unerlässlich, sich vorab mit den grundlegenden Anforderungen vertraut zu machen oder sich von Experten beraten zu lassen.
Lexware Auftragsbearbeitung / Warenwirtschaft
In dieser Programmreihe heißen die Einzelplatz-Versionen “Faktura & Auftrag” und die Mehrplatz-Versionen “Warenwirtschaft”. Beide decken Ihre Auftragsverwaltung, Rechnungserstellung sowie Kunden- und Lieferantenlisten ab.
Der Hauptunterschied zwischen der Standard- und Plus-Version von Faktura & Auftrag liegt in einem erweiterten Formular-Editor und dem DATANORM-Modul, das den Artikelimport in diesem Format ermöglicht.
Besonders umfangreich sind die Premium-Versionen der Warenwirtschaft, die Funktionen wie ein Kassenmodul, Serien-/Chargennummernverwaltung, Mehrlagerfähigkeit und Vertreterprovisionsabrechnung bieten. Für Unternehmen, die beispielsweise im Lebensmittelbereich produzieren, ist eine Premium-Version zur revisionssicheren Chargenverwaltung unerlässlich.
Die Professional-Serie ermöglicht zudem die Anbindung eines Online-Shops, Datenexporte an Versanddienstleister wie UPS und GLS sowie die Abrechnung von One-Stop-Shop (OSS)-Verfahren. Für eine tiefere Einsicht in die Funktionalität und Möglichkeiten, besuchen Sie unsere Seite über Lexware Warenwirtschaft Pro. Hier finden Sie alle Details, um zu entscheiden, welche Funktionen für Ihre alltäglichen Geschäftsvorfälle elementar sind. Für die Anbindung Ihres E-Commerce, bietet sich die Integration mit dem Lexware Webshop an.
Lexware Komplettlösungen
Produktbox von Lexware Financial Office, eine umfassende Komplettlösung für Buchhaltung, Lohn und Auftragsbearbeitung
Die Komplettlösungen wie “business” und “financial office” integrieren die einzelnen Komponenten (Buchhaltung, Lohn & Gehalt, Auftragsbearbeitung) nahtlos miteinander. Dies ermöglicht es beispielsweise, Rechnungen direkt in die Buchhaltung zu übertragen und somit Ausgangsrechnungen automatisch zu verbuchen.
Ab der Pro-Version ist zusätzlich die Anlagenverwaltung enthalten. In der Premium-Variante kommen noch die Module Fehlzeiten und Reisekosten hinzu. Je mehr Unternehmensbereiche Sie abdecken möchten, desto sinnvoller ist die Betrachtung einer Komplettlösung. Während Einzelversionen zwar auch funktionieren, erfordern sie oft manuelle Datenübergaben (z.B. über DATEV Ex- und Import) und eine separate Verwaltung übergreifender Funktionen.
Lexware Handwerk – Spezielle Lösungen für das Handwerk
Die Handwerksversionen “handwerk plus” und “premium” sind eine Ausnahme in der Produktpalette. Sie konzentrieren sich auf die Auftragsverarbeitung und entsprechen in vielen Teilen der Professional-Serie der Warenwirtschaft, sogar bereits in der handwerk Plus-Version.
Besondere Merkmale sind hier spezifische Handwerksfunktionen wie die separate Auflistung von Lohnleistungen, die Abrechnung von Bauleistungen, Zahlungen nach VOB/B und BGB sowie Aufmaßrechnungen. Wichtige Schnittstellen wie Datanorm, Eldanorm, ZVEH-Norm und GAEB sind ebenfalls vorhanden.
In der Premium-Version sind zusätzlich Teil- und Schlussrechnungen, Projekt-Nachkalkulation und die Berücksichtigung von Fremdleistungen möglich.
Die “financial office handwerk”-Reihe kombiniert die komplette Lexware-Produktpalette mit den spezialisierten Handwerksfunktionen in der Auftragsbearbeitung. Hier ist die Plus-Version funktionsreicher als die regulären Plus-Versionen. Die Premium-Variante umfasst zusätzlich das komplette Reisekosten- und Fehlzeiten-Modul sowie die Anlagenverwaltung.
Fazit: Treffen Sie die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen
Nach diesem umfassenden Überblick über die Produktpalette von Lexware und lexoffice sollten Sie besser gerüstet sein, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Die initialen Fragen helfen Ihnen, die passende Kategorie zu identifizieren, und die detaillierte Betrachtung der Funktionen ermöglicht es Ihnen, die ideale Version für Ihr Unternehmen zu wählen.
Egal, ob Sie sich für die Cloud-Lösung lexoffice oder eine der Classic-Versionen von Lexware entscheiden: Beide Optionen bieten eine rechtlich sichere und GoBD-konforme Arbeitsweise. Die Kernfrage ist, welchen Funktionsumfang Sie tatsächlich benötigen und wünschen und welche Software Ihnen dabei hilft, Ihre Abläufe zu optimieren und effizienter zu gestalten.
Die Investition in eine passende Software ist eine Investition in die Zukunft und Effizienz Ihres Unternehmens. Ich wünsche Ihnen eine glückliche Entscheidung!
Haben Sie noch Fragen oder konnten wir Ihnen mit diesem Vergleich einen ersten Einblick verschaffen? Teilen Sie uns gerne Ihre Anregungen mit. Unser Team steht Ihnen jederzeit für eine kostenfreie Produktberatung zur Verfügung, um gemeinsam Ihre Anforderungen zu besprechen und das Programm zu finden, das optimal zu Ihnen passt.
Porträtfoto von Katja Michels, einer LX Expertin, die kostenlose Produktberatung zu Lexware und lexoffice anbietet
Häufige Fragen
Was ist der Hauptunterschied zwischen Lexware und lexoffice?
Lexware (Classic-Versionen) ist eine lokal installierte Software mit einem sehr breiten Funktionsumfang, ideal für Unternehmen mit komplexeren Strukturen und speziellen Anforderungen. lexoffice ist eine Cloud-Lösung, die einfacher zu bedienen ist, ortsunabhängig funktioniert und primär auf die Bedürfnisse von Start-ups, Freiberuflern und Kleinunternehmen zugeschnitten ist.
Kann ich mit lexoffice auch die Lohnabrechnung machen?
Ja, lexoffice bietet ein optionales Lohn & Gehalt Modul an, dessen Funktionen in allen lexoffice-Versionen identisch sind. Der Preis richtet sich nach der Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter.
Ist Lexware GoBD-konform?
Ja, sowohl die Lexware Classic-Versionen als auch lexoffice sind GoBD-konform und gewährleisten eine rechtssichere Buchhaltung.
Benötige ich Vorkenntnisse in der Buchhaltung, um lexoffice zu nutzen?
Nein, lexoffice ist sehr benutzerfreundlich gestaltet und erfordert keinerlei Vorkenntnisse in der Buchhaltung. Das Programm unterstützt Sie aktiv bei der Belegerfassung und Kontierung.
Wie viele Firmen kann ich mit einer Lexware Classic Lizenz verwalten?
Mit einer Lexware Classic Lizenz können Sie in der Regel mehrere Firmen verwalten. Bei lexoffice benötigen Sie pro Firma einen eigenen Account.
Kann ich meine Daten von Lexware an meinen Steuerberater übermitteln?
Ja, sowohl Lexware Classic-Versionen als auch lexoffice bieten Schnittstellen (z.B. DATEV-Export), um Daten einfach an Ihren Steuerberater zu übermitteln.
Was ist, wenn mein Unternehmen wächst? Muss ich dann die Software wechseln?
Lexware bietet skalierbare Lösungen. Sowohl bei Lexware Classic als auch bei lexoffice gibt es verschiedene Versionen, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. Eine vorausschauende Planung bei der Erstauswahl ist jedoch empfehlenswert, um spätere Wechselkosten zu minimieren.