Jedes Unternehmen in Deutschland, ob groß oder klein, ist gesetzlich dazu verpflichtet, seine Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß zu dokumentieren. Im Zentrum dieser Pflicht steht die Verfahrensdokumentation. Vereinfacht ausgedrückt hält sie schriftlich fest, wie Belege und andere wichtige Unterlagen in Ihrem Unternehmen von der Entstehung über die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung bis hin zur Vernichtung behandelt werden. Ohne eine korrekt geführte Verfahrensdokumentation können bei einer Betriebsprüfung erhebliche Probleme entstehen, die bis zur Verwerfung der Buchführung führen können. Es ist daher unerlässlich, sich diesem Thema proaktiv zu widmen.
Was genau ist eine Verfahrensdokumentation und wofür wird sie benötigt?
Eine Verfahrensdokumentation ist die detaillierte Beschreibung aller organisatorischen und technischen Prozesse, die für die Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Archivierung von steuerlich relevanten Daten und Unterlagen im Unternehmen relevant sind. Sie dient dazu, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der gesamten Buchführung zu gewährleisten. Insbesondere im Kontext der “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) ist die Verfahrensdokumentation ein Kernstück der steuerrechtlichen Compliance. Sie schafft Transparenz über die internen Abläufe und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Für Unternehmen ist sie ein wichtiges Instrument zur Risikominimierung und zur Vermeidung von Schwierigkeiten bei externen Prüfungen.
Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen und welche Form ist vorgeschrieben?
Grundsätzlich ist jedes Unternehmen, das nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) zur Buchführung verpflichtet ist, auch zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation angehalten. Dies betrifft nahezu alle Unternehmer, Selbstständigen und Freiberufler, die steuerrelevante Daten verarbeiten. Die GoBD schreiben vor, dass die Dokumentation in einer verständlichen, nachvollziehbaren und vollständigen Form vorliegen muss. Sie sollte in deutscher Sprache verfasst sein und jederzeit aktuell gehalten werden. Es gibt keine starre Vorgabe für das Layout, jedoch muss die Dokumentation die Systematik der Prozesse klar abbilden und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften belegen können. Sie ist ein lebendiges Dokument, das bei Änderungen der Prozesse oder eingesetzten IT-Systeme angepasst werden muss.
Der Aufbau und die Inhalte einer umfassenden Verfahrensdokumentation
Eine vollständige Verfahrensdokumentation gliedert sich typischerweise in mehrere Hauptabschnitte, die detailliert die verschiedenen Aspekte der Beleg- und Datenverarbeitung beleuchten.
- Allgemeine Beschreibung: Dieser Teil stellt das Unternehmen und die verwendeten IT-Systeme kurz vor. Er gibt einen Überblick über die Organisation der Buchführung und die relevanten Verantwortlichkeiten.
- Dokumentation der Prozesse: Hier werden die spezifischen Abläufe beschrieben, beginnend mit der Entstehung eines Beleges bis zu seiner Archivierung. Dies umfasst:
- Belegfluss: Wie gelangen eingehende und ausgehende Belege in das System?
- Datenerfassung: Welche Daten werden erfasst, von wem und wie? (z. B. manuelle Eingabe, Scan-Vorgänge, automatischer Import).
- Datenverarbeitung: Wie werden die Daten verarbeitet (z. B. Kontierung, Buchung, Erstellung von Auswertungen)?
- Datenarchivierung: Wie und wo werden die Daten und Belege revisionssicher aufbewahrt? (physikalisch und digital).
- IT-Systeme: Dieser Abschnitt beschreibt die eingesetzten Hardware- und Softwarelösungen. Dazu gehören Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und alle anderen relevanten Anwendungen. Hier ist es entscheidend, auch die Schnittstellen und den Datenaustausch detailliert zu beschreiben. Dies beinhaltet oft komplexe Datenflüsse, die durch Technologien wie odata service sap realisiert werden können, um eine nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen zu gewährleisten. Die Beschreibung der IT-Infrastruktur sorgt für Transparenz bei der digitalen Verarbeitung.
- Internes Kontrollsystem (IKS): Die Verfahrensdokumentation muss auch aufzeigen, welche Maßnahmen ergriffen werden, um Fehler und Manipulationen zu vermeiden. Beispiele hierfür sind Funktionstrennung, Zugriffsberechtigungen, Plausibilitätsprüfungen und Protokollierungen.
- Datensicherheit und -schutz: Wie werden die Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff und Veränderung geschützt? Hier sind Aspekte wie Datensicherungen, Virenschutz und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erläutern.
- Migration und Vernichtung von Daten: Prozesse zur Datenmigration bei Systemwechseln und die kontrollierte, revisionssichere Vernichtung von Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen ebenfalls dokumentiert werden.
Praktische Hinweise zur Erstellung und Nutzung von Mustervorlagen
Viele Unternehmer stehen zunächst vor einem Rätsel, wenn eine Verfahrensdokumentation gefordert wird, weil sie nicht genau wissen, was verlangt wird und wie sie beginnen sollen. Glücklicherweise müssen Sie das Rad nicht neu erfinden. Es gibt zahlreiche frei zugängliche Musterverfahrensdokumentationen, die eine hervorragende Grundlage bieten. Institutionen wie die DATEV oder verschiedene Steuerberaterverbände stellen oft detaillierte Vorlagen zur Verfügung.
Der Schlüssel liegt darin, eine solche Mustervorlage nicht blind zu übernehmen, sondern diese sorgfältig an die spezifischen Gegebenheiten und Prozesse Ihres eigenen Unternehmens anzupassen. Nehmen Sie sich die Zeit, die einzelnen Abschnitte durchzugehen und die Beschreibungen präzise auf Ihre tatsächlichen Abläufe und eingesetzten Systeme abzustimmen. Dokumentieren Sie jeden Schritt nachvollziehbar und achten Sie auf eine klare Sprache. Im Zweifel ist es ratsam, die erstellte Dokumentation von einem Steuerberater prüfen zu lassen, um die Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Eine gut geführte Verfahrensdokumentation ist somit nicht nur eine lästige Pflicht, sondern ein wertvolles Tool für die interne Prozessoptimierung und eine solide Grundlage für den Erfolg Ihres Unternehmens.
Fazit
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist eine grundlegende Anforderung für jedes moderne Unternehmen in Deutschland. Sie sichert nicht nur die Einhaltung der GoBD und schützt vor unangenehmen Überraschungen bei Betriebsprüfungen, sondern schafft auch Transparenz und Effizienz in Ihren internen Prozessen. Beginnen Sie noch heute mit der Erstellung oder Aktualisierung Ihrer Dokumentation – Ihre rechtssicheren Unternehmensprozesse werden es Ihnen danken. Zögern Sie nicht, verfügbare Mustervorlagen als Ausgangspunkt zu nutzen und diese sorgfältig an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.