Der Lohnsteuerjahresausgleich ist ein zentraler Prozess für deutsche Arbeitgeber und Arbeitnehmer, der die korrekte Abführung der Lohnsteuer am Jahresende sicherstellt. Insbesondere für Unternehmen, die ihre Gehaltsabrechnung selbst verwalten, bietet die Nutzung von Software wie Lexware Lohn+Gehalt entscheidende Vorteile. Dieser Artikel beleuchtet die Bedeutung, Funktionsweise und die gesetzlichen Rahmenbedingungen des Lohnsteuerjahresausgleichs und zeigt auf, wie Lexware diesen Prozess für Sie vereinfacht und rechtssicher gestaltet.
Was bedeutet Lohnsteuerjahresausgleich für Arbeitgeber?
Der Lohnsteuerjahresausgleich stellt eine Korrektur der unterjährig tatsächlich abgeführten Lohnsteuer am Ende eines Ausgleichsjahres dar. Arbeitgeber behalten üblicherweise monatlich bei der Lohnabrechnung ihrer steuerpflichtigen Mitarbeiter bestimmte Abzüge ein, darunter die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag, die Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Diese führt der Arbeitgeber monatlich an das Finanzamt ab.
Kommt es jedoch im Laufe des Kalenderjahres zu Abweichungen bei den Einkünften der Mitarbeiter, beispielsweise durch Gehaltserhöhungen, Einmalzahlungen, Weihnachts- oder Urlaubsgeld, kann es vorkommen, dass die unterjährig abgeführte Lohnsteuer am Jahresende zu hoch ausfällt. Im Rahmen des Lohnsteuerjahresausgleichs wird die Jahreslohnsteuer mit den monatlich abgeführten Lohnsteuerabzügen verglichen und die Lohnabrechnung rückwirkend korrigiert. Dies kann zu einer Lohnsteuerrückvergütung für den Arbeitnehmer führen, wodurch der Lohnsteuerabzug im Dezember geringer ausfallen kann als in den Vormonaten.
Lexware-Software wie Lexware Lohn+Gehalt automatisiert diese komplexen Berechnungen und Vergleiche. Sie identifiziert automatisch die Notwendigkeit eines Lohnsteuerjahresausgleichs für berechtigte Mitarbeiter und führt die erforderlichen Korrekturen präzise durch, um sicherzustellen, dass die Lohnsteuer korrekt abgeführt und gegebenenfalls erstattet wird.
Abgabefristen: Lohnsteuerjahresausgleich versus Steuererklärung
Sowohl der Lohnsteuerjahresausgleich als auch die Einkommensteuererklärung sind an bestimmte Fristen gebunden.
Fristen Lohnsteuerjahresausgleich (Arbeitgeberpflicht):
- Idealerweise sollte der Lohnsteuerjahresausgleich bereits im Dezember des Ausgleichsjahres durchgeführt werden.
- Die maximale Abgabefrist für den Lohnsteuerjahresausgleich ist spätestens der letzte Februartag des Folgejahres. Das bedeutet, für den Lohnsteuerjahresausgleich 2022 war der 28. Februar 2023 die letztmögliche Frist.
Fristen Einkommensteuererklärung (Arbeitnehmeroption):
- Die Steuererklärung kann bis zum 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden.
- Wer einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein beauftragt, erhält eine Fristverlängerung bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres.
- Das Versäumen der Fristen kann Sanktionen wie Verspätungszuschläge, Zwangsgelder oder Steuerschätzungen nach sich ziehen.
Lexware unterstützt Sie dabei, diese Fristen einzuhalten, indem es die notwendigen Daten zeitgerecht für die Übermittlung vorbereitet und Ihnen einen klaren Überblick über anstehende Aufgaben bietet.
Pflicht zum Lohnsteuerjahresausgleich: Wer ist betroffen?
Die Durchführung eines Lohnsteuerjahresausgleichs ist für Arbeitgeber unter bestimmten Bedingungen verpflichtend. Wenn Sie als Arbeitgeber im Ausgleichsjahr mindestens 10 Mitarbeiter beschäftigen, von denen einige in der Steuerklasse I sind, sind Sie zur Durchführung verpflichtet. Übersteigt der Arbeitslohn dieser Mitarbeiter den aktuellen Grundfreibetrag, fallen Lohnsteuerzahlungen an. Dies kann auch Werkstudenten, Auszubildende und Rentner betreffen, sofern ihre Einkünfte die entsprechenden Grenzen überschreiten.
Lexware Lohn+Gehalt hilft Ihnen, diese Kriterien zu überwachen und stellt sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter korrekt erfasst und in den Lohnsteuerjahresausgleich einbezogen werden. Die Software identifiziert automatisch die Mitarbeiter, für die ein Ausgleich durchzuführen ist, und bereitet die notwendigen Schritte vor.
Wann wird kein Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt?
Es gibt bestimmte Situationen, in denen ein Lohnsteuerjahresausgleich durch den Arbeitgeber nicht erfolgt:
- Bei einem Zuschlag für Schlechtwetter- oder Winterausfallgeld.
- Bei einem Zuschuss zum Mutterschaftsgeld oder zur Kurzarbeit.
- Für Mitarbeiter, die kein ganzes Jahr im Unternehmen beschäftigt waren.
- Für Mitarbeiter, die einen Großteil des Jahres im Ausland verbracht haben (Steuerausländer).
- Für Mitarbeiter, die im betreffenden Jahr – zumindest zeitweilig – nach der Steuerklasse II, III, IV oder Steuerklasse IV mit Faktor V oder VI besteuert wurden.
- Wenn Mitarbeiter keinen Lohnsteuerausgleich wünschen.
- Bei Mitarbeitern, bei deren Lohnsteuerberechnung ein individueller Freibetrag berücksichtigt wurde.
Die intelligente Logik in Lexware-Software berücksichtigt all diese Ausnahmen automatisch und schließt unberechtigte Fälle vom Lohnsteuerjahresausgleich aus, was manuelle Fehler minimiert und Zeit spart.
Der Unterschied zwischen Steuererklärung und Lohnsteuerjahresausgleich
Früher wurde die jährliche freiwillige Steuererklärung als Lohnsteuerjahresausgleich bezeichnet. Heute spricht man von der freiwilligen Einkommensteuererklärung. Bis Anfang der 1990er-Jahre führte das Finanzamt am Ende des Jahres automatisch einen Lohnsteuerjahresausgleich durch. Seit dieser Prozess abgeschafft wurde, können Arbeitnehmer durch die freiwillige Steuererklärung Lohnsteuer zurückerstattet bekommen.
Der wesentliche Unterschied liegt im Umfang der berücksichtigten Einkünfte:
- Steuererklärung: Umfasst alle Einkünfte, wie zum Beispiel aus Vermietung, Kapitaleinkünften oder selbstständiger Arbeit, zusätzlich zu den Lohneinkünften.
- Lohnsteuerjahresausgleich: Beschränkt sich ausschließlich auf die Lohneinkünfte und die darauf entrichteten Steuern.
Die Abgabe der Steuererklärung ist für Arbeitnehmer freiwillig, sofern keine gesetzliche Pflicht besteht. Sie lohnt sich, wenn beispielsweise hohe Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen angefallen sind oder eine Heirat stattgefunden hat, da dadurch rückwirkend Steuern erstattet werden können. Für die freiwillige Steuererklärung gilt eine Abgabefrist von vier Jahren.
So funktioniert der Lohnsteuerjahresausgleich – Die Rolle von Lexware
Die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs erfordert präzise Berechnungen. Hier ist der grundlegende Ablauf und wie Lexware-Lösungen diesen Prozess optimieren:
Ermittlung des steuerpflichtigen Bruttojahresarbeitslohns:
Zunächst muss der steuerpflichtige Bruttojahresarbeitslohn des Arbeitnehmers ermittelt werden. Dabei sind mögliche Steuerfreibeträge wie der Altersentlastungsfreibetrag (für Arbeitnehmer ab 64 Jahren) oder der Versorgungsfreibetrag zu berücksichtigen, die vom Bruttojahreslohn abgezogen werden.- Formel: Bruttojahresarbeitslohn – Freibeträge = Maßgebender Jahresarbeitslohn
- Lexware Vorteil: Die Software erfasst alle relevanten Lohnbestandteile und Freibeträge automatisch und berechnet den maßgebenden Jahresarbeitslohn fehlerfrei.
Abgleich mit der Jahreslohnsteuertabelle:
Für den maßgebenden Jahresarbeitslohn werden die abzugebenden Steuerbeträge aus der Jahreslohnsteuertabelle abgelesen. Dabei müssen die Lohnsteuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge des Mitarbeiters berücksichtigt werden. Von diesen Beträgen sind die beim laufenden Lohnsteuerabzug bereits einbehaltenen Beträge abzuziehen.- Formel: Jahreslohnsteuer – Gesamtbetrag der laufenden Lohnsteuerabzüge = Differenzbetrag
- Lexware Vorteil: Lexware Lohn+Gehalt greift auf aktuelle Lohnsteuertabellen zu und führt den Abgleich vollautomatisch durch. Die manuelle Suche und der damit verbundene Aufwand entfallen vollständig, was die Genauigkeit und Geschwindigkeit erheblich steigert.
Erstattung des Differenzbetrags:
Der sich daraus ergebende Differenzbetrag muss dem Arbeitnehmer bei der nächsten Lohnabrechnung erstattet werden.- Lexware Vorteil: Der Differenzbetrag wird von der Software automatisch berechnet und in die Dezember-Lohnabrechnung integriert, sodass die Erstattung reibungslos und pünktlich erfolgt.
Die Nutzung von Software wie Lexware macht den Lohnsteuerjahresausgleich nicht nur einfacher, sondern auch sicherer. Anstatt mühevoll Lohnsteuerabzugsmerkmale manuell zu ermitteln, werden diese von der Finanzverwaltung elektronisch bereitgestellt. Für den Abruf benötigen Sie lediglich das Geburtsdatum und die Steueridentifikationsnummer Ihres Mitarbeiters. Voraussetzung für den elektronischen Abruf ist eine Registrierung bei Mein ELSTER. Alle notwendigen Formulare und Vordrucke für den Lohnsteuerjahresausgleich finden sich online auf den Seiten des örtlichen Finanzamtes oder auf der Website von ELSTER.
Arbeitsplatz mit Notebook und Smartphone für die digitale Lohnsteuerabrechnung mit Lexware
ELSTER und Lexware: Eine starke Kombination
ELSTER (Elektronische Steuererklärung) wurde 1996 als Projekt der Steuerverwaltung ins Leben gerufen, um die Steuerabwicklung für Steuerpflichtige zu erleichtern. Dieses “Online-Finanzamt” ermöglicht eine schnelle und einfache Abwicklung sämtlicher Prozesse der Steuerverwaltung. Um Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) schnell abrufen zu können, müssen Sie sich bei ELSTER registrieren.
Lexware Lohn+Gehalt ist vollständig ELSTER-konform. Das bedeutet, Sie können:
- ELStAM-Daten direkt abrufen: Integrierte Funktionen ermöglichen den einfachen und sicheren Abruf der ELStAM-Daten Ihrer Mitarbeiter über die ELSTER-Schnittstelle.
- Meldungen digital übermitteln: Lohnsteueranmeldungen, Jahreslohnsteuermeldungen und andere relevante Daten können direkt aus Lexware an das Finanzamt gesendet werden.
- Zeit und Fehlerquellen sparen: Die nahtlose Integration von Lexware mit ELSTER minimiert den manuellen Aufwand, reduziert Übertragungsfehler und stellt sicher, dass Ihre Daten korrekt und fristgerecht übermittelt werden.
Diese Kombination aus professioneller Lohnabrechnungssoftware und der offiziellen ELSTER-Plattform spart Ihnen als Arbeitgeber nicht nur viel Zeit bei Ihrer Steuerverwaltung, sondern gewährleistet auch höchste Rechtssicherheit.
Der Lohnsteuerjahresausgleich mit Lexware – Alles Wichtige auf einen Blick
Der Lohnsteuerjahresausgleich ist eine unverzichtbare Pflicht für viele Arbeitgeber, um die korrekte Besteuerung der Löhne sicherzustellen. Er wird immer dann durchgeführt, wenn ein Unternehmen mindestens 10 Mitarbeiter in Steuerklasse I beschäftigt. Dabei handelt es sich um eine Korrektur der unterjährig abgeführten Lohnsteuer, die spätestens bis Ende Februar des Folgejahres abgeschlossen sein muss.
Während die Steuererklärung des Arbeitnehmers alle Einkünfte umfasst, konzentriert sich der Lohnsteuerjahresausgleich auf die Lohneinkünfte und die darauf entrichteten Steuern. Für Arbeitgeber ist die präzise Durchführung entscheidend.
Die Nutzung von Lexware Lohn+Gehalt vereinfacht diesen komplexen Prozess erheblich:
- Automatisierte Berechnungen: Lexware führt alle notwendigen Vergleiche und Berechnungen eigenständig durch, inklusive der Berücksichtigung von Freibeträgen und Lohnsteuertabellen.
- Fristenmanagement: Die Software hilft Ihnen, wichtige Abgabefristen im Blick zu behalten.
- ELStAM-Abruf: Direkter und sicherer Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale über die integrierte ELSTER-Schnittstelle.
- Rechtssicherheit: Aktuelle Gesetzesänderungen werden automatisch berücksichtigt, um die Konformität Ihrer Lohnabrechnung zu gewährleisten.
- Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung der Prozesse reduzieren Sie den manuellen Aufwand und minimieren Fehlerquellen.
Vordrucke für den Lohnsteuerjahresausgleich sowie die Lohnsteueranmeldung oder den Lohnsteuerbescheid finden Sie weiterhin auf der Website des örtlichen Finanzamtes und über ELSTER. Mit einer Lösung wie Lexware haben Sie jedoch ein leistungsstarkes Werkzeug an der Hand, das diese Prozesse weitestgehend automatisiert und Ihnen maximale Sicherheit und Effizienz bei der Lohnabrechnung bietet. Entdecken Sie die Vorteile von Lexware für Ihren Lohnsteuerjahresausgleich und gestalten Sie Ihre Lohnbuchhaltung einfacher und rechtssicher.