Das Einrichten einer E-Mail-Adresse in einem E-Mail-Client wie Thunderbird, Outlook oder Apple Mail ist ein grundlegender Schritt, um Ihre digitale Kommunikation effizient zu verwalten. Auch wenn sich die genauen Schritte je nach Programm unterscheiden, basieren alle auf denselben grundlegenden Einstellungen. Die meisten modernen E-Mail-Clients sind intelligent genug, um die korrekten Ports automatisch zu finden. Sollte dies jedoch nicht der Fall sein oder Sie möchten eine präzisere Kontrolle, können Sie die Ports auch manuell konfigurieren. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Ihr E-Mail-Konto erfolgreich einzurichten und häufig auftretende Probleme zu beheben.
Unabhängig davon, welchen E-Mail-Client Sie bevorzugen, sind folgende grundlegende Einstellungen für die Konfiguration Ihres E-Mail-Kontos entscheidend:
Benutzername: Ihre vollständige E-Mail-Adresse (z.B.
info@ihre-domain.de)Passwort: Das Passwort für Ihr E-Mail-Postfach
Posteingangsserver:
mail.your-server.de(wörtlich!)- IMAP (Empfohlen für den E-Mail-Empfang): Bei dieser Methode bleiben alle E-Mails auf dem Server gespeichert, sodass Sie von verschiedenen Geräten aus darauf zugreifen können.
- STARTTLS/TLS: 143
- SSL: 993
- POP3 (E-Mail-Empfang): E-Mails werden nach dem Abrufen vom Server gelöscht und nur lokal gespeichert. Dies ist weniger flexibel als IMAP.
- STARTTLS/TLS: 110
- SSL: 995
- IMAP (Empfohlen für den E-Mail-Empfang): Bei dieser Methode bleiben alle E-Mails auf dem Server gespeichert, sodass Sie von verschiedenen Geräten aus darauf zugreifen können.
Postausgangsserver (SMTP):
mail.your-server.de(wörtlich!)- SMTP (E-Mails senden):
- STARTTLS/TLS: 587
- SSL: 465
- (Veraltet) STARTTLS/TLS: 25
- SMTP (E-Mails senden):
Häufige Fragen, Probleme und deren Lösungen
Bei der Einrichtung eines E-Mail-Kontos können verschiedene Herausforderungen auftreten. Hier finden Sie Lösungen für die gängigsten Probleme, die Ihnen bei der Nutzung Ihres E-Mail-Clients begegnen könnten.
Meine Ordnerstruktur wird nicht korrekt angezeigt.
Microsoft Outlook – Stammordnerpfad
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, müssen Sie möglicherweise den Stammordner für IMAP manuell festlegen. Dies ist besonders wichtig, um eine korrekte Synchronisierung Ihrer E-Mail-Ordner mit dem Server zu gewährleisten.
In älteren Outlook-Versionen finden Sie die Einstellung unter “POP- und IMAP-Kontoeinstellungen”, wo Sie “Weitere Einstellungen; Erweitert; Ordner” auswählen. Dort können Sie “INBOX” in das Feld “Stammordnerpfad” eingeben.
Für neuere Outlook-Versionen ist der Stammordnerpfad über die Übertragungseinstellungen zu konfigurieren. Drücken Sie dazu die Tastenkombination STRG + ALT + S; wählen Sie die Gruppe (standardmäßig “Alle Konten”); Bearbeiten; Postfach auswählen; Kontoeigenschaften; Erweitert”. Hier geben Sie ebenfalls INBOX in das Feld “Stammordnerpfad” ein. Sollten Sie Schwierigkeiten beim Zugriff auf Ihre E-Mails haben, ist es hilfreich zu wissen, wie Sie Outlook offline starten können, um grundlegende Einstellungen zu überprüfen oder zu ändern.
Ich habe Verbindungsprobleme.
Router-Konfiguration
Einige Router verwenden sogenannte “vertrauenswürdige Mailserver”-Listen, auch bekannt als ‘Whitelisted’ oder ‘zulässige Mailserver’. Wenn Sie Verbindungsprobleme feststellen, überprüfen Sie bitte die Konfiguration Ihres Routers. Möglicherweise müssen Sie unseren Mailserver dort hinzufügen, um eine reibungslose Kommunikation zu ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass keine Firewall-Regeln oder Sicherheitsfunktionen des Routers den Zugriff auf die Mailserver blockieren.
Ich weiß nicht, welchen SMTP-Port ich verwenden soll.
Die Wahl des richtigen SMTP-Ports ist entscheidend für das reibungslose Senden Ihrer E-Mails. Hier eine detaillierte Erklärung der gängigen Ports:
Port 587: Dieser Port ist für E-Mail-Clients wie Thunderbird, Outlook oder Apple Mail vorgesehen, um E-Mails an den Mailserver zu senden. Es ist der offizielle Port für die Client-zu-Server-Kommunikation und erfordert in der Regel eine Authentifizierung (Benutzername und Passwort). Dies unterscheidet ihn von der Server-zu-Server-Kommunikation, die oft keine Authentifizierung benötigt. Port 587 mit STARTTLS/TLS-Verschlüsselung ist die empfohlene Einstellung für den sicheren E-Mail-Versand.
Port 465: Ursprünglich für SMTPS (SMTP über SSL) verwendet, wurde dieser Port bereits 1998 als Standard obsolet erklärt. Dennoch wird er von einigen Servern immer noch für Übertragungen mit einer sicheren TLS-Verbindung genutzt. Da Port 465 nicht mehr als Standard gilt, unterstützen ihn möglicherweise nicht alle Mailserver und Clients, was zu Verbindungsproblemen führen kann. Wir raten daher dringend zur Verwendung von Port 587.
Port 25: Dies ist der Standardport für die Server-zu-Server-Kommunikation (Mail-Relay) im SMTP-Protokoll. Er wird von empfangenden Mailservern erwartet und normalerweise zum Empfangen von E-Mails von anderen Mailservern verwendet. Viele Internetdienstanbieter (ISPs) und Netzwerke blockieren oder überwachen den Datenverkehr auf Port 25, um Spam und Missbrauch zu verhindern. Für das Versenden von E-Mails von Ihrem lokalen E-Mail-Client sollten Sie diesen Port nicht verwenden.
Sind meine E-Mails E2E-verschlüsselt (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung)?
Obwohl E-Mails über verschlüsselte Verbindungen an den Mailserver gesendet werden, erfordert eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E), dass der Inhalt der E-Mail für den Empfänger verschlüsselt wird. Diese Einrichtung muss in dem von Ihnen verwendeten E-Mail-Programm vorgenommen werden und ist unabhängig vom sendenden Server. Wenn Sie E-Mail-Programme wie Thunderbird, Apple Mail oder Outlook nutzen, finden Sie dort die entsprechenden Einstellungen für Technologien wie OpenPGP oder S/MIME. Für Nutzer unseres Webmails finden Sie die notwendigen Anweisungen in unserer Webmail FAQ zur Aktivierung der E2E-Verschlüsselung.
Ich möchte E-Mails von den PHP-Skripten meiner Website (z.B. WordPress) senden.
Wenn Sie E-Mails direkt von PHP-Skripten Ihrer Website senden, ist es entscheidend, alle Header korrekt zu setzen. Andernfalls könnten die E-Mails als Spam eingestuft werden. Externe Server akzeptieren E-Mail-Übertragungen nur über Port 587. Alternativ kann der lokale MTA (Mail Transfer Agent) verwendet werden.
Besonders wichtig ist dies, wenn die E-Mails direkt von den Skripten Ihrer Website generiert werden. Falls Sie die PHP-Funktion mail() verwenden, achten Sie bitte besonders auf deren 4. und 5. optionale Parameter zum Setzen zusätzlicher Header (insbesondere das “envelope-from” im 5. Parameter).
Ein Beispiel hierfür wäre: