Medizinprodukte Verwaltungssoftware: Compliance und Effizienz im Griff

Die Verwaltung von Medizinprodukten ist eine komplexe Aufgabe, die höchste Präzision und die Einhaltung strenger gesetzlicher Vorgaben erfordert. Für Betreiber von medizinischen Einrichtungen, von Krankenhäusern bis hin zu Arztpraxen, ist es unerlässlich, jederzeit den Überblick über den gesamten Lebenszyklus ihrer Geräte zu behalten – von der Beschaffung über die regelmäßige Wartung und Prüfung bis hin zur Dokumentation von Einweisungen und eventuellen Vorkommnissen. Hier setzt eine spezialisierte Medizinprodukte Verwaltungssoftware an, die nicht nur die täglichen Abläufe vereinfacht, sondern auch die lückenlose Erfüllung der Anforderungen nach Medizinproduktegesetz (MPG) und Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV) sicherstellt. Unsere Software wurde entwickelt, um Ihnen eine zentrale, standortübergreifende Lösung zu bieten, die Planung, Dokumentation und Auswertung von Geräteprüfungen und Einweisungen intelligent miteinander verbindet.

Warum eine spezielle Software für Medizinprodukteverwaltung?

Im Gesundheitswesen ist die Sicherheit der Patienten und des Personals oberstes Gebot. Medizinprodukte müssen nicht nur einwandfrei funktionieren, sondern auch gemäß den Herstellerangaben und gesetzlichen Vorschriften betrieben und gewartet werden. Die manuelle Verwaltung von Gerätebüchern, Prüfprotokollen und Einweisungsnachweisen ist zeitaufwendig, fehleranfällig und birgt das Risiko von Compliance-Verstößen. Eine moderne Medizinprodukte Verwaltungssoftware digitalisiert diese Prozesse vollständig. Sie bietet eine transparente, nachvollziehbare und revisionssichere Dokumentation, automatisiert Erinnerungen an fällige Maßnahmen und entlastet Ihr Team von administrativen Aufgaben. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: die optimale Versorgung Ihrer Patienten.

Die Kernfunktionen unserer Medizinprodukte Verwaltungssoftware

Unsere Software bietet Ihnen eine umfassende Palette an Funktionen, die speziell auf die Anforderungen der Medizinprodukteverwaltung zugeschnitten sind. Diese Funktionen gewährleisten, dass Sie alle regulatorischen Auflagen erfüllen und gleichzeitig die Effizienz Ihrer internen Prozesse maximieren.

Umfassende Klassifizierung von Gerätetypen

Die effiziente Verwaltung beginnt mit einer klaren Struktur. Unsere Medizinprodukte Verwaltungssoftware ermöglicht Ihnen das Anlegen verschiedener Gerätetypen und deren Zuordnung zu individuellen Gerätekategorien sowie MPG-Klassen. Für jeden Gerätetyp können Sie relevante Angaben wie CE-Kennzeichnung, UMDNS/DIMDI-Code und MPG-Klasse hinterlegen. Das Besondere: Sie definieren für jeden Gerätetyp maßgeschneiderte Maßnahmen wie Sichtprüfungen, Sicherheitstechnische Kontrollen (STK) und Messtechnische Kontrollen (MTK) und legen deren Wiederholungsintervalle fest. Verantwortliche Mitarbeiter werden so automatisch über anstehende Kontrollen informiert. Bei der Neuanlage von Geräten werden die hinterlegten Stammdaten automatisch übernommen, wodurch nur noch gerätespezifische Details wie Seriennummer, Inventarnummer, Standort und verantwortliche Mitarbeiter ergänzt werden müssen.
Bildschirmansicht der Funktion zur Klassifizierung von Gerätetypen in der Medizinprodukte Verwaltungssoftware

Standortübergreifendes Gerätemanagement

In Unternehmen mit mehreren Standorten ist eine zentrale Verwaltung unerlässlich. Unsere Medizinprodukte Verwaltungssoftware ist standortübergreifend nutzbar – überall dort, wo eine Internet- oder Netzwerkverbindung besteht. Gerätetypen können spezifischen Mitarbeitergruppen zugewiesen werden, sodass jeder Nutzer nur die für ihn relevanten Geräte in seiner Übersicht sieht. Geräte- oder Medizinproduktverantwortliche haben jederzeit Zugriff auf Gerätedaten, können durchgeführte Maßnahmen dokumentieren und sich über den Einweisungsstatus der Mitarbeiter informieren. Für alle Mitarbeiter steht das rechtlich geforderte Gerätebuch, das alle Angaben gemäß § 12 Abs. 2 MPBetreibV enthält, jederzeit digital bereit.
Übersicht der standortübergreifenden Geräteverwaltung von Medizinprodukten in der Software

Automatisiertes Gerätebuch nach MPBetreibV §12

Als Betreiber von Medizinprodukten sind Sie zur Führung von Gerätebüchern nach § 12 MPBetreibV verpflichtet. Diese müssen dem Anwender während der Arbeitszeit jederzeit zugänglich sein. Unser Modul Geräte erfüllt diese Anforderung vollautomatisch: Für jedes Gerät wird ein digitales Gerätebuch angelegt und kontinuierlich aktualisiert. Dies sichert nicht nur die Compliance im laufenden Betrieb, sondern auch die gesetzliche Nachweispflicht nach der Außerbetriebnahme von Medizinprodukten.
Digitales Gerätebuch für Medizinprodukte gemäß MPBetreibV §12 in der Verwaltungssoftware

Intelligente Erinnerungsfunktionen für Maßnahmen

Regelmäßige Prüffristen sind bei medizinischen Geräten unverzichtbar. Unsere Software ermöglicht es Ihnen, für jeden Gerätetyp individuelle Maßnahmen und Prüfintervalle festzulegen. Beauftragte Personen werden frühzeitig und direkt auf der Startseite über anstehende Maßnahmen informiert. Diese Benachrichtigung bleibt bestehen, bis die Maßnahme durchgeführt und dokumentiert wurde. Nach Abschluss der Dokumentation startet das Wiederholungsintervall neu. So behalten Sie stets den Überblick über fällige oder offene Maßnahmen und verfügen über eine lückenlose, nachweisbare Dokumentation – ein zentraler Aspekt der Medizinprodukte Verwaltungssoftware.
Dashboard mit Erinnerungen an offene Maßnahmen und Prüffristen für Medizinprodukte

Nahtlose Einweisungsplanung und -dokumentation

Viele Medizinprodukte dürfen erst nach einer nachweislich dokumentierten Einweisung durch den Anwender verwendet werden. Unsere Medizinprodukte Verwaltungssoftware unterstützt Sie umfassend bei der Planung, Durchführung und Dokumentation dieser Einweisungstermine für verschiedene Gerätetypen. Nach erfolgter und dokumentierter Teilnahme werden Einweisungsbestätigungen automatisch generiert, die als PDF gespeichert oder direkt ausgedruckt werden können. Zur Überprüfung des Einweisungsstatus aller Mitarbeiter stehen Ihnen übersichtliche Auswertungsmöglichkeiten und eine intuitive Einweisungsmatrix zur Verfügung.
Einweisungsmatrix zur Planung und Dokumentation von Anwenderschulungen für Medizinprodukte

Präzise Dokumentation aller Prüfungen

Verantwortliche Personen werden über Ihr qualido-Portal automatisch über anstehende Gerätemaßnahmen benachrichtigt. Nach erfolgreicher Durchführung einer Prüfung oder Kontrolle kann diese direkt in der Geräteverwaltung dokumentiert werden. Bei Bedarf können zusätzlich Prüfprotokolle oder ähnliche Nachweise von externen Dienstleistern angehängt werden. Alle dokumentierten Maßnahmen werden automatisch im digitalen Gerätebuch archiviert, sodass auch Ihre Mitarbeiter jederzeit Einblick in den aktuellen Gerätestatus erhalten.
Formular zur Dokumentation von Geräteprüfungen und Kontrollen von Medizinprodukten

Integriertes BfArM-Meldeformular für Vorkommnisse

Die Meldung besonderer Vorkommnisse an das Bundesamt für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) gemäß § 3 Abs. 2 bis 4 der Medizinprodukte-Sicherheitsplanverordnung ist eine Pflicht für Inverkehrbringer, Betreiber und Anwender. Unsere Medizinprodukte Verwaltungssoftware verfügt über eine integrierte Schnittstelle, die diese Meldepflicht erheblich vereinfacht. Im Bedarfsfall werden alle gerätespezifischen Angaben automatisch in das BfArM-Formular übertragen und können auf Knopfdruck direkt an das BfArM übermittelt werden. Das ausgefüllte und gesendete Meldeformular wird anschließend automatisch im Logbuch des betreffenden Gerätes archiviert, was eine lückenlose Dokumentation gewährleistet.
Integriertes BfArM-Meldeformular für Vorkommnisse mit Medizinprodukten in der Software

Flexible Filter- und Auswertungsfunktionen

Um Ihr Gerätemanagement sicher und effizient zu gestalten, bietet unsere Software vielfältige Auswertungsmöglichkeiten. Sie können beispielsweise schnell überprüfen, ob alle Ihre Mitarbeiter in die relevanten Geräte eingewiesen wurden, oder sich eine übersichtliche Einweisungsmatrix anzeigen lassen. Alle offenen oder bereits durchgeführten Maßnahmen können ebenfalls auf Knopfdruck detailliert dargestellt und analysiert werden. Diese intelligenten Filter- und Auswertungsfunktionen sind ein Kernstück jeder modernen Medizinprodukte Verwaltungssoftware.
Übersicht der Filter- und Auswertungsfunktionen für umfassendes Medizinprodukte-Reporting

Erfolgreicher Einsatz bei unseren Kunden

Die Praxistauglichkeit und der Mehrwert unserer Medizinprodukte Verwaltungssoftware werden durch das positive Feedback unserer Kunden bestätigt. Sie profitieren von einer deutlichen Vereinfachung ihrer täglichen Arbeit und einer spürbaren Verbesserung ihrer Qualitätsmanagementprozesse.

Der qualido manager wird schon seit vielen Jahren erfolgreich in der Geschäftsstelle und an den vier Rettungswachen genutzt. Mittlerweile wurde auch die Kreiswasserwacht und Kreisbereitschaft im System integriert. Der zunehmend wachsende Funktionsumfang in Kombination mit den verschiedenen Modulen wie qualido.IO und die Geräteverwaltung hat unsere tägliche Arbeit sehr erleichtert. Mittlerweile können wir unser gesamtes Qualitätsmanagementsystem in qualido abbilden und in der täglichen Praxis umsetzen.

Valentin Clemente, Managementkoordinator der BRK Lehrrettungswache Waldkraiburg, zufriedener Nutzer der Medizinprodukte VerwaltungssoftwareValentin Clemente
Managementkoordinator
BRK Lehrrettungswache Waldkraiburg

Mit dem Umstieg auf qualido gelang uns erstmals die Verbindung zwischen QM und Mitarbeiterkommunikation, was zu einer Verbesserung des gesamten QM-Prozesses geführt hat. Außerdem lassen sich wichtige Schnittstellen wie z.B. MPG-Einweisung und Fehlermanagement in den QM-Prozess perfekt einbinden. Unsere Mitarbeiter sind begeistert und die qualido-Kundenbetreuung ist hervorragend.

Dr. Heiner Hamm
Oberarzt
Krankenhaus Barmherzige Brüder München

Weiterführende Informationen und Downloads

Für detailliertere Einblicke in unsere Medizinprodukte Verwaltungssoftware und zur Unterstützung Ihrer Systemeinführung stellen wir Ihnen nützliche Materialien zum Download bereit:

• Gerätemanagement – Modulblatt

• Gerätemanagement – Checkliste zur Systemeinführung

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Ihr Weg zur optimierten Medizinprodukteverwaltung

Sind Sie interessiert an unserer Medizinprodukte Verwaltungssoftware oder möchten Sie eine persönliche Demo buchen, um die Funktionen im Detail kennenzulernen? Unser Sales-Team steht Ihnen gerne zur Verfügung, um all Ihre Fragen zu beantworten und Sie umfassend zu beraten.

Kontaktieren Sie uns unter:

08052/9959-000
info@qualido.com

Sicherheit und Verlässlichkeit: Ihre Daten in besten Händen

Der Schutz Ihrer sensiblen Daten hat für uns höchste Priorität. Egal ob im eigenen Rechenzentrum oder auf unseren Servern – Ihre Informationen sind bei uns sicher. Alle Daten verbleiben im EU-Datenraum und werden selbstverständlich DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet. Vertrauen Sie auf eine sichere und benutzerorientierte Technik, die in Aschau im Chiemgau entwickelt und programmiert wird.

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