In einer zunehmend vernetzten Arbeitswelt ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Obwohl Video-Meetings zur Norm geworden sind, gibt es Situationen, in denen eine klassische Telefoneinwahl unerlässlich ist. Ob bei schlechter Internetverbindung, für Teilnehmer ohne Zugriff auf die App oder für die einfache Teilnahme von unterwegs – die Audiokonferenz in Microsoft Teams ist die professionelle Lösung. Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen als Administrator, wie Sie dieses wichtige Feature für Ihr Unternehmen einrichten und optimal nutzen.
Was genau ist die Audiokonferenz-Funktion in Teams?
Die Audiokonferenz-Funktion erweitert Microsoft Teams-Besprechungen um eine klassische Telefonkonferenzbrücke. Das bedeutet, dass zusätzlich zum Beitritt per App oder Webbrowser eine Einwahl über eine normale Telefonnummer möglich ist.
Jeder Meeting-Organisator mit der entsprechenden Lizenz erhält automatisch eine dedizierte Konferenz-ID und eine Liste von globalen Einwahlnummern, die in jede Besprechungseinladung integriert werden. Teilnehmer können dann diese Nummer anrufen, die Konferenz-ID eingeben und so am Meeting teilnehmen, als wären sie über die App verbunden.
Der entscheidende Vorteil: Nur der Organisator der Besprechung benötigt eine Lizenz. Die Teilnehmer, die sich per Telefon einwählen, benötigen keinerlei spezielle Lizenzierung oder Konfiguration.
Schritt-für-Schritt: Audiokonferenzen erfolgreich einrichten
Die Implementierung der Audiokonferenz-Funktion ist unkompliziert und lässt sich in wenigen Schritten im Microsoft 365 Admin Center durchführen.
Schritt 1: Die richtige Lizenz erwerben und zuweisen
Um die Funktion zu aktivieren, müssen Sie den entsprechenden Benutzern eine Add-On-Lizenz zuweisen. Microsoft bietet hierfür zwei primäre Modelle an. Sie müssen ein Abrechnungsadministrator sein, um diese Schritte ausführen zu können.
Standard-Lizenz “Audiokonferenz”:
Dies ist die gängigste Option. Es handelt sich um eine nutzerbasierte Monatslizenz, die Sie denjenigen Mitarbeitern zuweisen, die regelmäßig Besprechungen planen und leiten.
Lizenzen mit minutenbasierter Bezahlung (Pay-per-Minute):
Für Unternehmen mit Volumenlizenzverträgen oder nur gelegentlichem Bedarf kann dieses Modell kosteneffizienter sein. Hierbei fallen nur dann Kosten an, wenn die Funktion aktiv genutzt wird. Dies ist ideal, um die Funktion für eine größere Gruppe von Benutzern zu aktivieren, ohne für jeden eine feste Monatslizenz zu buchen.
Die Zuweisung erfolgt wie bei anderen Lizenzen über das Microsoft 365 Admin Center unter “Benutzer” > “Aktive Benutzer”.
Schritt 2: Konferenzanbieter überprüfen
Sobald Sie einem Benutzer eine Audiokonferenz-Lizenz von Microsoft zugewiesen haben, ist die Konfiguration im Grunde abgeschlossen. Microsoft wird automatisch als Audiokonferenzanbieter für diesen Benutzer festgelegt. Alle Einladungen enthalten ab sofort die notwendigen Einwahlinformationen. Es ist kein manuelles Eingreifen mehr erforderlich.
Falls Ihr Unternehmen zuvor einen Drittanbieter für Audiokonferenzen genutzt hat, müssen Sie sicherstellen, dass der Anbieter in den Benutzereinstellungen auf “Microsoft” umgestellt wird, damit die Integration nahtlos funktioniert.
Schritt 3: Wichtige administrative Einstellungen verwalten
Obwohl die Grundfunktion automatisch bereitsteht, bieten sich einige optionale Konfigurationen an, um das Erlebnis zu optimieren:
- Standard-Einwahlnummern festlegen: Sie können definieren, welche Telefonnummern (z. B. eine deutsche und eine englische Nummer) standardmäßig in den Einladungen Ihrer Benutzer angezeigt werden.
- PIN-Richtlinien: Organisatoren benötigen eine PIN, um ein Meeting per Telefon als Leiter zu starten. Sie können die Sicherheitsanforderungen für diese PIN im Teams Admin Center festlegen.
- Benachrichtigungen bei Ein- und Austritt: Legen Sie fest, ob ein Ton abgespielt oder der Name des Teilnehmers angesagt werden soll, wenn jemand die Konferenz per Telefon betritt oder verlässt.
- Anpassung der Einladung: Sie können den Fußzeilentext der Meeting-Einladungen bearbeiten, um beispielsweise einen Link zu Ihrer internen Hilfe-Seite oder rechtliche Hinweise hinzuzufügen.
Die Vorteile für Ihr Unternehmen auf einen Blick
Die Integration von Audiokonferenzen ist mehr als nur eine technische Erweiterung. Sie bietet handfeste Vorteile für die moderne Zusammenarbeit:
- Maximale Flexibilität: Mitarbeiter im Außendienst, auf Reisen oder im Homeoffice mit instabilem Internet können sich jederzeit zuverlässig einwählen.
- Erhöhte Inklusion: Binden Sie externe Partner, Kunden oder Berater unkompliziert ein, die kein Teams-Konto besitzen oder die App nicht installieren können.
- Professioneller Auftritt: Eine feste Einwahlnummer signalisiert Stabilität und Zuverlässigkeit und stellt eine professionelle Alternative bei technischen Problemen dar.
Fazit
Die Einrichtung von Audiokonferenzen in Microsoft Teams ist ein unkomplizierter Prozess, der die Kommunikationsmöglichkeiten Ihres Unternehmens signifikant erweitert. Der Schlüssel liegt in der korrekten Lizenzierung der Meeting-Organisatoren. Mit nur wenigen administrativen Anpassungen schaffen Sie eine flexible, inklusive und professionelle Meeting-Umgebung, die für jede Situation gewappnet ist. Warten Sie nicht länger und aktivieren Sie diese wertvolle Funktion, um die Effizienz Ihrer Teams-Besprechungen weiter zu steigern.