Die nahtlose Zusammenarbeit mit Arbeitsmappen, die in verschiedenen Excel-Versionen erstellt wurden, ist für viele Nutzer unerlässlich. Dieser Leitfaden befasst sich mit den Herausforderungen und Lösungen, um die Kompatibilität zwischen älteren und neueren Excel-Versionen zu gewährleisten, insbesondere im Hinblick auf die Beibehaltung von Datenintegrität und Funktionalität. Ziel ist es, Nutzern die notwendigen Werkzeuge an die Hand zu geben, um sicherzustellen, dass ihre Arbeitsmappen sowohl in modernen als auch in älteren Excel-Umgebungen zugänglich und funktionsfähig bleiben.
Kompatibilität von Arbeitsmappen in Excel
Wenn Sie eine Arbeitsmappe erstellen oder bearbeiten, die für frühere Excel-Versionen wie Excel 97-2003 bestimmt ist, stehen Ihnen zwei Hauptansätze zur Verfügung:
Arbeiten im Kompatibilitätsmodus: Dies ermöglicht es Ihnen, eine Arbeitsmappe im Dateiformat einer früheren Version zu öffnen und zu bearbeiten. Alle neuen oder verbesserten Funktionen, die in neueren Versionen verfügbar sind, werden deaktiviert, um sicherzustellen, dass die Arbeitsmappe ohne Datenverlust oder Beeinträchtigung der Darstellung in älteren Versionen geöffnet werden kann.
Überprüfen der Kompatibilität einer Arbeitsmappe: Wenn Sie in der aktuellen Dateiformatversion arbeiten möchten, aber eine Arbeitsmappe mit Benutzern teilen müssen, die ältere Excel-Versionen verwenden, können Sie die Kompatibilität überprüfen. Dieser Prozess hilft dabei, potenzielle Probleme zu identifizieren, die zu einem Verlust von Daten oder Funktionalität führen könnten, und ermöglicht es Ihnen, notwendige Anpassungen vorzunehmen.
Der Kompatibilitätsmodus in Excel
Ab Excel 2010 wird eine Arbeitsmappe, die in einer früheren Version erstellt wurde (z. B. Excel 97-2003), automatisch im Kompatibilitätsmodus geöffnet. Dies wird durch die Anzeige von “Kompatibilitätsmodus” in eckigen Klammern neben dem Dateinamen in der Titelleiste von Excel signalisiert.
Dateiformat im Kompatibilitätsmodus
Im Kompatibilitätsmodus sind alle neuen oder erweiterten Excel-Funktionen nicht verfügbar. Dies schützt vor Datenverlust und Beeinträchtigungen der Darstellung, wenn die Arbeitsmappe in einer älteren Version geöffnet wird. Anstatt eines aktuellen Dateiformats (.xlsx, .xlsb, .xlsm usw.) wird die Arbeitsmappe im Excel 97-2003-Dateiformat (.xls) gespeichert, das von früheren Versionen problemlos geöffnet werden kann. Im Gegensatz zu anderen Office-Programmen wie Word kann der Kompatibilitätsmodus in Excel nicht manuell aktiviert oder deaktiviert werden.
Beenden des Kompatibilitätsmodus
Wenn Sie nicht mehr im Kompatibilitätsmodus arbeiten müssen, können Sie die Arbeitsmappe in das aktuelle Dateiformat konvertieren. Informationen hierzu finden Sie unter “Konvertieren einer Arbeitsmappe in ein neues Dateiformat”.
Neue Funktionen, die in früheren Excel-Versionen nicht unterstützt werden
Nicht alle neuen Funktionen sind in älteren Excel-Versionen kompatibel. Wenn Sie im Kompatibilitätsmodus arbeiten oder eine Arbeitsmappe im .xls-Format speichern möchten, hilft der Kompatibilitätsprüfer dabei, Probleme zu erkennen, die zu einem erheblichen Funktionsverlust oder einer geringfügigen Beeinträchtigung der Wiedergabetreue führen können.
Der Kompatibilitätsprüfer wird automatisch ausgeführt, wenn Sie eine Arbeitsmappe im Excel 97-2003-Format speichern. Es ist jedoch ratsam, ihn manuell auszuführen, um sicherzustellen, dass die Arbeitsmappe mit Ihrer aktuellen Excel-Version kompatibel ist. Der Prüfer listet gefundene Kompatibilitätsprobleme auf und bietet für viele davon Schaltflächen wie “Finden” und “Hilfe”, um das Problem zu lokalisieren und Lösungswege zu finden.
Nicht unterstützte Tabellenblattfunktionen
Nicht unterstützte Tabellenblattfunktionen können zu folgenden Kompatibilitätsproblemen führen:
- Verlust von Label-Informationen: Beim Speichern im .xls-Format gehen Labels dauerhaft verloren. Wenn Sie eine Arbeitsmappe in .xlsx-Format speichern, bleiben Labels erhalten, werden aber in Excel 2016 und früheren Versionen nicht angezeigt. Die Lösung besteht darin, das Speichern im .xls-Format zu vermeiden oder die Arbeitsmappe über Excel for the web zu teilen.
- Daten außerhalb von Zeilen- und Spaltenlimits: Excel 97-2003 hat ein Limit von 65.536 Zeilen und 256 Spalten. Daten darüber hinaus gehen verloren. Diese müssen manuell innerhalb der Limits platziert werden.
- Szenarien mit Verweisen außerhalb von Limits: Szenarien, die auf Zellen außerhalb der älteren Limits verweisen, werden nicht gespeichert. Die Verweise müssen innerhalb der Grenzen angepasst werden.
- Datumsformate: Benutzerdefinierte internationale Kalenderformate (z. B. Hebräisch, Japanisch, Chinesisch) werden in Excel 97-2003 nicht unterstützt und als gregorianische Daten angezeigt. Es empfiehlt sich, auf unterstützte Formate umzusteigen.
- Mehr Zellen mit Daten als unterstützt: Excel 97-2003 ist auf 64.000 Zellblockeinheiten (CLBs) beschränkt. Bei Überschreitung müssen Daten auf andere Arbeitsblätter verschoben oder im Kompatibilitätsmodus gearbeitet werden.
- Sparklines: Sparklines werden in Excel 97-2007 nicht angezeigt, bleiben aber in der Arbeitsmappe erhalten und werden in neueren Versionen wieder angewendet.
Nicht unterstützte Tabellenfunktionen
Bei der Arbeit mit Tabellen können folgende Kompatibilitätsprobleme auftreten:
- Benutzerdefinierte Formeln oder Text in der Gesamtsummenzeile: Die Daten werden in früheren Versionen ohne Tabellenformatierung angezeigt.
- Tabellen ohne Kopfzeile: Tabellen können in Excel 97-2003 nicht ohne Kopfzeile angezeigt werden.
- Tabellenstile: Tabellenstile, die auf Themen basieren, sind in früheren Versionen nicht verfügbar.
- Verbindung zu externen Datenquellen: Die Tabellenfunktionalität geht verloren, die Daten bleiben jedoch verbunden.
- Schreibgeschützte Verbindung zu SharePoint-Listen: Die Tabellenfunktionalität geht verloren, ebenso die Möglichkeit, die Verbindung zu aktualisieren oder zu bearbeiten.
Nicht unterstützte PivotTable-Funktionen
Bei PivotTables können folgende Probleme auftreten:
- Überschreitung früherer Limits: PivotTables, die mehr als 32.500 Elemente pro Feld enthalten, werden in älteren Versionen nicht unterstützt.
- Bedingte Formatierungsregeln in zusammengeklappten Zeilen/Spalten: Diese Regeln gehen in älteren Versionen verloren und müssen vor dem Speichern erweitert werden.
- Nicht mit PivotTable verknüpfte benannte Sätze: Diese Sätze werden in Excel 97-2007 entfernt.
- What-If-Analyse: Nicht veröffentlichte What-If-Änderungen gehen in früheren Versionen verloren.
- Datacharts mit doppelten Messwerten: Diese PivotTables werden nicht gespeichert.
- Servereinstellungen: Einige Servereinstellungen sind in früheren Versionen nicht verfügbar.
- “Werte anzeigen als”-Funktion: Benutzerdefinierte Ausgaben wie “% der Gesamtsumme” werden nicht gespeichert und durch die ursprünglichen Werte ersetzt.
- Alternative Texte für PivotTables: Diese werden in Versionen vor Excel 2010 entfernt.
Nicht unterstützte Sortier- und Filterfunktionen
- Mehr als drei Sortierbedingungen: Diese Information geht in früheren Versionen verloren.
- Sortierung nach benutzerdefinierter Liste oder Formatierung: Diese Optionen sind in älteren Versionen nicht verfügbar.
- Filterung, die nicht unterstützt wird: Zeilen, die durch den Filter ausgeblendet sind, bleiben ausgeblendet, aber der Filter selbst wird in früheren Versionen nicht korrekt angezeigt.
Nicht unterstützte Formelfunktionen
- Array-Formeln, die auf andere Arbeitsblätter verweisen: Bei Überschreitung des Limits werden diese zu #WERT!-Fehlern.
- Formeln mit zu vielen Werten, Verweisen oder Namen: Diese Formeln werden nicht gespeichert und führen zu #WERT!-Fehlern.
- Verschachtelungsstufen von Formeln: Formeln mit mehr als sieben Verschachtelungsstufen werden zu #WERT!-Fehlern.
- Funktionen mit zu vielen Argumenten: Formeln mit mehr als 30 Argumenten pro Funktion führen zu #WERT!-Fehlern.
- Operanden in Formeln: Formeln mit mehr als 40 Operanden führen zu #WERT!-Fehlern.
- Nicht verfügbare Funktionen: Funktionen, die erst in neueren Versionen eingeführt wurden, führen zu #NAME?-Fehlern.
- Tabellenverweise in Formeln: Strukturierte Verweise auf Tabellen werden in Zellverweise umgewandelt.
- Datenvalidierungsregeln: Regeln, die auf mehr als 8192 diskontinuierliche Bereiche oder Werte auf anderen Arbeitsblättern verweisen, werden nicht unterstützt.
Nicht unterstützte bedingte Formatierungsfunktionen
- Mehr als drei bedingte Formate: Nur die ersten drei Bedingungen werden angezeigt.
- Überlappende bedingte Formatierungsbereiche: Werden nicht wie erwartet dargestellt.
- Neue bedingte Formatierungstypen: Datenelemente, Farbskalen oder Symbole werden nicht angezeigt.
- “Stop if True”-Option: Wird in früheren Versionen nicht erkannt und stoppt nach der ersten wahren Bedingung.
- Bedingte Formatierung auf nicht benachbarten Bereichen: Wird nicht angezeigt.
- Bedingte Formatierung, die auf andere Arbeitsblätter verweist: Wird nicht unterstützt.
Nicht unterstützte Diagrammfunktionen
- Titel oder Datenbeschriftungen mit mehr als 255 Zeichen: Zeichen darüber hinaus gehen verloren.
- Formatierungen, die nicht unterstützt werden: Benutzerdefinierte Füllungen, Rahmen und Effekte werden nicht angezeigt.
- Farben: Farben, die nicht zur Farbpalette gehören, werden der nächstgelegenen Palette zugeordnet.
- Datenpunkte pro Serie: Bei 2D-Diagrammen sind 32.000 und bei 3D-Diagrammen 4.000 Datenpunkte das Limit.
Konvertieren einer Arbeitsmappe aus dem .xls-Format
Wenn Sie eine Arbeitsmappe, die in Excel 97-2003 erstellt wurde, nicht mehr für diese ältere Version benötigen, können Sie sie in das aktuelle XML-basierte Dateiformat (.xlsx, .xlsb, .xlsm usw.) konvertieren. Dies gibt Ihnen Zugriff auf alle neuen Funktionen und führt in der Regel zu einer kleineren Dateigröße.
Konvertieren der Arbeitsmappe
- Öffnen Sie die Arbeitsmappe (sie wird im Kompatibilitätsmodus geöffnet).
- Gehen Sie zu Datei > Info > Kompatibilitätsmodus > Konvertieren.
- Klicken Sie auf OK, wenn eine Meldung zur Konvertierung erscheint.
- Um im aktuellen Format zu arbeiten, klicken Sie auf Ja, um die Arbeitsmappe zu schließen und neu zu öffnen.
Speichern der Arbeitsmappe im aktuellen Dateiformat
Alternativ können Sie eine Kopie der Arbeitsmappe im gewünschten aktuellen Format speichern, ohne die Originaldatei zu ändern:
- Gehen Sie zu Datei > Speichern unter.
- Wählen Sie den Dateinamen und den Dateityp (.xlsx, .xlsb, .xlsm, .xltx, .xltm).
- Klicken Sie auf Speichern.
Excel 97-2003-Funktionen, die in neueren Versionen nicht unterstützt werden
Wenn Sie eine Arbeitsmappe, die in Excel 97-2003 erstellt wurde, in Excel 2007 oder neuer öffnen, sind einige Funktionen möglicherweise anders oder wurden entfernt.
Nicht unterstützte Tabellenblattfunktionen
- AutoFormat: Wurde durch Stilgalerien für Tabellen, Zellen und PivotTables ersetzt. Das AutoFormat-Befehl kann aber zur Schnellzugriffsleiste hinzugefügt werden.
Nicht unterstützte Tabellenfunktionen
- Excel-Listen: Werden jetzt als Excel-Tabellen bezeichnet.
- Einfügezeile: Nicht mehr verfügbar. Daten werden durch Drücken von TAB oder Einfügen hinzugefügt.
- Namen für Listen: Werden bei der Erstellung einer Tabelle automatisch erstellt und können für die Strukturierte Referenzierung verwendet werden.
- Zwei-Wege-Synchronisierung mit SharePoint: Nicht mehr unterstützt. Es wird nur eine Einwegverbindung zum Datenabruf angeboten.
Nicht unterstützte Formelfunktionen
- Vollständige Zeilen- und Spaltenverweise: Berücksichtigen automatisch die größeren Rastergrößen neuerer Versionen, was zu Problemen führen kann, wenn Daten außerhalb der alten Limits liegen.
- Spezifische Namen: Namen wie “USA1” können mit Zellbezügen kollidieren und erhalten einen Unterstrich-Präfix. VBA-Code muss angepasst werden.
Nicht unterstützte Diagrammfunktionen
- Diagrammerstellung: Erfolgt über die Registerkarte “Einfügen”.
- Größenänderung mehrerer Diagramme: Muss einzeln erfolgen.
- Diagrammblatt duplizieren (F11): Funktioniert nicht mehr wie zuvor.
- 3D-Diagrammrotation: Nur über Dialogfeld möglich, nicht per Maus.
- Musterfüllungen: Ersetzt durch Bild- und Texturfüllungen.
- “Mit Fenster skalieren”: Ersetzt durch “Auswahl einpassen”.
- Textfelder auf Diagrammen: Müssen über “Textfeld einfügen” erstellt werden.
- Kopiertes Diagramm einfügen: Standardmäßig als Objekt, das mit dem Excel-Diagramm verknüpft ist.
- Word-Tabelle als Diagrammdaten: Nicht direkt möglich; Daten müssen in ein Arbeitsblatt kopiert werden.
- Diagrammgröße und Skalierungsoptionen: Nicht mehr im Dialogfeld “Seite einrichten” verfügbar.
- Daten zum Diagramm hinzufügen: Ziehen von Daten auf das Diagramm nicht mehr möglich.
- Datenpunkte auf Diagramm ziehen: Nicht mehr unterstützt.
- Formate von Formen: Können nicht mit Formen aus früheren Versionen gruppiert werden.
Nicht unterstützte PivotTable-Funktionen
- Namen für PivotTable-Berichte: Müssen möglicherweise angepasst werden.
- Berechnete Elemente: Werden nicht mehr standardmäßig angezeigt.
- OLAP-PivotTable-Berichte: Erfordern neuere SQL Server Analysis Services Versionen für volle Funktionalität.
- OLAP-Cube-Assistent: Nicht mehr verfügbar.
- PivotTable- und PivotChart-Assistent: Nicht mehr auf dem Menüband, aber über Schnellzugriff oder benutzerdefinierte Gruppen erreichbar.
- Benutzerdefinierte Bezeichnungen und Elementformatierung: Bleiben erhalten, auch wenn Felder zusammengeklappt werden.
Nicht unterstützte Dateiformate
Bestimmte ältere Dateiformate (z. B. WK1, WJ1, DBF 2) werden in Excel 2007 und neuer nicht mehr unterstützt. Formate wie HTML und MHTML können zwar geöffnet, aber nur zu Veröffentlichungszwecken gespeichert werden, ohne Excel-spezifische Informationen.
Überprüfen einer Excel-Arbeitsmappe auf Kompatibilität mit früheren Versionen
Um sicherzustellen, dass eine Arbeitsmappe keine Kompatibilitätsprobleme aufweist, die zu Funktionsverlusten führen könnten, sollten Sie den Kompatibilitätsprüfer verwenden.
- Öffnen Sie die Arbeitsmappe in Excel 2007 oder neuer.
- Gehen Sie zu Datei > Info.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Probleme überprüfen und dann auf Kompatibilität überprüfen.
- Wählen Sie die Option “Kompatibilität beim Speichern dieser Arbeitsmappe prüfen”, wenn Sie dies wünschen.
- Klicken Sie auf “Nach neuem Blatt kopieren”, um einen Bericht über alle gefundenen Probleme zu erstellen.
Der Kompatibilitätsprüfer ist ein unverzichtbares Werkzeug, um sicherzustellen, dass Ihre Excel-Arbeitsmappen über verschiedene Versionen hinweg reibungslos funktionieren und alle Benutzer auf ihre Daten und Funktionen zugreifen können. Durch das Verständnis und die Anwendung dieser Kompatibilitätsprinzipien können Sie die Zusammenarbeit verbessern und potenzielle Datenverluste vermeiden.