Ein kleines Unternehmen wächst schnell – oft schneller, als man denkt. Was gestern noch mit Notizzetteln und einem einfachen System funktionierte, kann heute schon überfordern. Wenn mehr Sales Leads eingehen, als bewältigt werden können, fallen wichtige Informationen durchs Raster, und schlimmstenfalls leidet die Kundenzufriedenheit. In solchen Momenten kann eine Microsoft Excel-basierte Customer Relationship Management (CRM)-Lösung eine Rettung sein. Heute ist Ihr Glückstag, denn wir stellen Ihnen unsere bewährte, kostenlose CRM Excel-Vorlage vor, die Sie hier herunterladen können.
Erfahren Sie, wie Sie Microsoft Excel als CRM-Tool einsetzen können und ob dies die ideale Lösung für Ihr Unternehmen ist.
Ihre kostenlose Excel CRM Vorlage: Effizienz auf Knopfdruck
Obwohl wir Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie eine CRM-Tabelle in Microsoft Excel erstellen können, empfiehlt sich zur weiteren Prozessoptimierung die Verwendung unserer kostenlosen Vorlage. Sie bietet Ihnen alles, was Sie für den sofortigen Start benötigen. Warum wir sie empfehlen?
- Kostenlos: Diese Vorlage kostet Sie keinen Cent. Ein unschlagbarer Vorteil für jedes Budget.
- Flexibel anpassbar: Jedes Sales-Team ist einzigartig. Passen Sie diese Vorlage mühelos an Ihre spezifischen Anforderungen an.
- Optimiert für Excel: Vergessen Sie Formatierungsfehler. Diese Vorlage wurde speziell für Microsoft Excel entwickelt und funktioniert garantiert reibungslos.
- Wichtige Sales-Informationen im Überblick: Sie möchten Ihre Kontaktliste einsehen? Den Lead-Status für “Potenziellen Kunden ABC” prüfen? Das Abschlussdatum für “Bestandskunden XYZ” erfahren? Mit dieser Vorlage erhalten Sie die Antworten, die Sie brauchen, wann Sie sie brauchen.
- Effektives Management Ihres Sales-Teams: Analysieren Sie nicht nur Verkaufsdaten, sondern handeln Sie auch danach! Diese Vorlage ermöglicht es Ihnen, neue Leads den am besten qualifizierten Teammitgliedern zuzuweisen. Nutzen Sie die gespeicherten Daten für präzise Verkaufsforecasts und zur Ressourcenplanung.
Verwaltung von Kundeninformationen in einer Excel-Tabelle
Sie bevorzugen Google Sheets anstelle von Microsoft Excel? Kein Problem! Lesen Sie dazu unseren Artikel für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und eine kostenlose Google Sheets CRM-Vorlage.
Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie ein benutzerfreundliches Interface für Ihr Sales CRM gestalten, um die User Experience zu verbessern, empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag dazu.
Ist ein einfaches Spreadsheet-CRM die richtige Lösung für Ihr Kleinunternehmen in Deutschland?
Sie benötigen dringend eine bessere Methode zur Speicherung von Kundeninformationen und zur Lead-Verfolgung. Aber ist ein Excel CRM wirklich die beste Wahl für Ihr Unternehmen? Vielleicht benötigen Sie doch etwas mehr Leistung.
Prüfen Sie anhand dieser Liste, ob ein Excel-basiertes CRM für Sie geeignet ist oder ob Sie eine vollwertige CRM-Software benötigen:
- Ihr Unternehmen ist sehr klein und hat nur eine überschaubare Kundenbasis.
- Ihre Sales-Pipeline ist nicht überfüllt mit neuen Leads.
- Ihr Verkaufsprozess ist einfach gehalten – und das gefällt Ihnen so.
- Sie müssen primär Kontaktdaten speichern und Umsätze verfolgen, aber nicht viel mehr.
- Sie haben kein Budget für eine voll ausgestattete CRM-Software wie HubSpot.
Sollten Sie unsicher sein, welche Lösung am besten passt, empfehlen wir einen Kompromiss: Testen Sie beide Optionen. Erstellen Sie ein CRM in Excel und melden Sie sich dann für eine kostenlose 14-tägige Testversion von Close an. Unsere Plattform ist einfach zu bedienen und bietet alle Tools, die Sie zum Abschließen von Geschäften benötigen – zu einem erschwinglichen Preis.
Vergleichen Sie anschließend beide Ansätze, um herauszufinden, welcher am besten zu Ihren Vertriebsabläufen und Ihrem Projektmanagement passt.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, warum Close perfekt für Kleinunternehmen ist, lesen Sie unseren entsprechenden Artikel.
Vorteile der Nutzung von Excel als Ihr Sales CRM
Microsoft Excel kann zwar nicht mit einem dedizierten CRM-System konkurrieren, aber es kann Ihnen dennoch dabei helfen, einen effektiven Sales Funnel aufzubauen. Hier sind vier Vorteile dieses Ansatzes:
- Kostenlos: Sie können ein Excel CRM für exakt 0 € erstellen. Dies macht es zu einem hervorragenden Ausgangspunkt für die Wahl Ihrer Sales-Software, insbesondere für neue oder finanziell eingeschränkte Unternehmen.
- Lead- und Kundendaten in einer einzigen Ansicht: Sie möchten nicht ständig nach wichtigen Geschäftsdaten suchen müssen. Nutzen Sie diese Daten vielmehr, um Verkäufe zu tätigen. Die übersichtliche Auflistung von Leads und Kunden in Excel erleichtert das Kontaktmanagement enorm.
- Fokussierung auf aktuelle Deals: Die Möglichkeit, Ihre CRM-Datenbank in Excel schnell zu filtern und zu organisieren, ermöglicht es Ihnen, sich auf die richtigen Deals zur richtigen Zeit zu konzentrieren, anstatt Aktenordner auf Ihrem Schreibtisch zu durchwühlen. (Dies setzt voraus, dass Sie ein geringes Lead-Aufkommen haben und alle relevanten Fakten leicht im Gedächtnis behalten können.)
- Schneller Start mit Ihrem Excel CRM: Excel ist ein Standardwerkzeug in der Geschäftswelt. Die meisten Anwender sind damit vertraut. Wenn Sie mit der Software vertraut sind, können Sie sie ohne oder mit minimalem Schulungsaufwand für CRM-Zwecke nutzen. Sind Sie ein Excel-Profi, können Sie sogar eigene benutzerdefinierte Felder und Pivot-Tabellen hinzufügen, um Daten noch besser zu analysieren und auszuwerten.
Vorteile eines Excel CRMs für Vertriebsteams
Nachteile der Nutzung von Excel als Ihr Sales CRM
Leider gibt es bei einem Excel-basierten CRM auch einige Einschränkungen, die Sie bedenken sollten, bevor Sie sich für diese Lösung für Ihr Kundenbeziehungsmanagement entscheiden.
Wenn Sie befürchten, dass ein Excel CRM Sie zurückhält, sollten Sie die Investition in ein echtes CRM-System in Erwägung ziehen.
Starten Sie jetzt mit der kostenlosen Testversion von Close, um automatische E-Mail-Synchronisation, integrierte SMS- und Anruffunktionen sowie einfache Berichterstattung zu nutzen – alles zu einem realistischen und erschwinglichen Preis.
Dieses System ist das perfekte Verkaufswerkzeug für Immobilienprofis, SaaS-Start-ups, B2B-Unternehmen und jede andere Firma, die ein Qualitätsprodukt zu einem fairen Preis sucht.
Erstellen Sie Ihr Excel CRM in 4 Schritten
Sind Sie bereit, Ihre eigene CRM-Datenbank in Excel zu erstellen? Dieser vierstufige Prozess wird Ihnen dabei helfen:
Schritt 1: Laden Sie unsere kostenlose CRM Excel Vorlage herunter
Obwohl optional, spart unsere kostenlose Vorlage Stunden an Einrichtungszeit und stellt sicher, dass bewährte Felder bereits integriert sind. Wenn Sie unser Angebot annehmen, melden Sie sich unten an. Anschließend erhalten Sie den Download-Link per E-Mail. Öffnen Sie die Datei und folgen Sie den enthaltenen Anweisungen, um zu beginnen.
Schritt 2: Fügen Sie Ihre Daten zu Ihrem Excel CRM hinzu
Nun, da Sie sich in Microsoft Excel befinden, ist es an der Zeit, Ihre Vertriebsdaten einzugeben. Beginnen Sie damit, zu entscheiden, welche Art von Kundeninformationen Sie erfassen möchten. Wir empfehlen, mindestens 13 verschiedene Details für jeden Kontakt zu speichern, die in separaten Feldern abgelegt werden können:
- Firmenname
- Erstellungsdatum
- Zuständiger Mitarbeiter
- Opportunity-Status
- Opportunity-Phase
- Wert (€)
- Website
- Adresse
- Hauptansprechpartner
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- LinkedIn-Profil
- Notizen
Wenn Sie sich für unsere bereitgestellte Vorlage entscheiden, werden Sie feststellen, dass diese 13 Felder bereits enthalten sind. Alles, was Sie tun müssen, ist, zum Reiter “Opportunities” zu navigieren, die Beispieldaten zu löschen und Ihre eigenen hinzuzufügen. (Sie können der Vorlage auch zusätzliche Felder hinzufügen. Möchten Sie beispielsweise die Lead-Quelle verfolgen? Fügen Sie einfach ein neues Feld hinzu und geben Sie die Details ein.)
Beispiel für eine CRM-Vorlage in Excel
Wir raten dazu, so viele Informationen wie möglich in jedes Feld einzugeben. Dies wird Ihnen bei zukünftigen Lead-Tracking-Aufgaben helfen und sicherstellen, dass Sie im Laufe der Zeit mehr Deals abschließen.
Schritt 3: Definieren Sie Ihren Verkaufsprozess
Nachdem Sie eine grundlegende CRM-Excel-Vorlage erstellt haben, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um den Verkaufsprozess Ihres Unternehmens zu definieren. Dies hilft Ihnen, Ihre CRM-Vorlage so anzupassen, dass sie Ihre tatsächlichen Verkaufsphasen und Arbeitsabläufe widerspiegelt.
Schreiben Sie zunächst die Schritte auf, die Sie aktuell nutzen (oder nutzen möchten), um Deals abzuschließen. Suchen Sie dann nach Möglichkeiten, diesen Prozess zu verbessern. (Hinweis: Wir empfehlen, all diese Details in einer Art “Workbook” zu dokumentieren, damit neue Mitarbeiter einfach darauf zugreifen können.)
In der von uns bereitgestellten herunterladbaren Vorlage gibt es sieben vordefinierte Opportunity-Phasen:
- Qualifiziert
- Nachverfolgung
- Demo
- Verhandlung
- Gewonnen
- Verloren
- Nicht qualifiziert
Es gibt auch drei vordefinierte Opportunity-Status:
- Offen
- Geschlossen
- Gewonnen
Sobald Sie Ihren Verkaufsprozess definiert haben, können Sie prüfen, ob er mit den vordefinierten Optionen in der Vorlage übereinstimmt. Wenn nicht, hilft Ihnen Schritt vier bei der effektiven Anpassung der Vorlage.
Schritt 4: Passen Sie Ihre Excel CRM Software an
Jetzt ist es an der Zeit, diese Excel-Tabelle zu Ihrer eigenen zu machen. Tun Sie dies, indem Sie Prospects in verschiedene Opportunity-Phasen verschieben. Passen Sie dabei auch die Opportunity-Status an.
So funktioniert dieser Prozess mit der von uns bereitgestellten kostenlosen Vorlage:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Reiter am unteren Rand Ihres Excel CRMs.
- Wählen Sie im erscheinenden Drop-down-Menü “Unhide” (Ausblenden aufheben). Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auswählen können, welche Reiter in der Tabelle angezeigt werden sollen.
- Wählen Sie “Settings” (Einstellungen) und klicken Sie dann auf “OK”. Dadurch wird der Reiter “Settings” am unteren Rand sichtbar. Hier finden Sie die vordefinierten Opportunity Stages und Opportunity Statuses.
- Schließlich können Sie diese Listen an Ihren eigenen, einzigartigen Verkaufsprozess anpassen. Alles, was Sie hinzufügen, wird automatisch im Reiter “Opportunities” verfügbar sein.
Anpassung einer CRM Excel Vorlage
Das ist alles! Mit diesen vier einfachen Schritten erstellen Sie ein einfaches CRM in Excel.
Werden Sie zum Experten für Kundenbeziehungsmanagement: So verwalten (und verbessern) Sie Ihr CRM in Excel
Nachdem Sie Ihr eigenes CRM in Excel erstellt haben, müssen Sie es aktiv verwalten, um produktiv zu bleiben und Ihren Verkaufsprozess gesund zu halten. Hier sind vier schnelle Tipps, die Ihnen dabei helfen:
1. Bereinigen Sie Ihre CRM-Daten regelmäßig
Ihr Excel CRM ist ein enormer Fortschritt gegenüber dem früheren System mit Stift und Papier. Aber Tabellenkalkulationsdatenbanken können schnell außer Kontrolle geraten, daher ist eine regelmäßige Wartung unerlässlich. Wie regelmäßig? Planen Sie jeden Monat Zeit für die Datenbereinigung ein. (Bei einem kleinen Sales Pipeline müssen Sie dies möglicherweise nur einmal pro Quartal tun, aber lassen Sie sich nicht zu sehr gehen!)
Beginnen Sie damit, Ihre Leads in jeder Opportunity-Phase zu überprüfen. Sind diese Informationen korrekt? Haben sich einige dieser Deals in der Phase verändert oder wurden sie abgeschlossen? Sie können auch die abgeschlossenen (verlorenen) Opportunities sortieren und aus Ihrer Datenbank entfernen, damit sie Ihre Tabelle nicht überladen.
Profi-Tipp: Ertrinken Sie in Kunden- und Lead-Informationen? Erstellen Sie zwei separate Excel CRM-Datenbanken – eine für potenzielle Kunden und eine für zahlende Kunden.
2. Überprüfen Sie Ihr Sales Dashboard (mit unserer kostenlosen CRM Excel Vorlage)
Unsere CRM Excel Tabelle beinhaltet ein vordefiniertes Dashboard, das Sie zur Überwachung der Gesundheit Ihres Verkaufsprozesses nutzen können. Wir empfehlen, dies mindestens einmal pro Woche zu tun.
Überprüfung des Sales Dashboards
Warum? Weil Sie so sehen können, wie Leads über Ihre Sales Pipeline verteilt sind, und erkennen, wo sie stecken bleiben oder aus Ihrem aktuellen Verkaufsprozess ausscheiden.
Werfen Sie auch einen Blick auf die Registerkarte der abgeschlossenen Deals. Wie viele davon waren nicht qualifizierte Leads? Wenn Sie eine hohe Anzahl nicht qualifizierter Leads haben, sollten Sie Ihren Qualifizierungsprozess überarbeiten.
Überprüfen Sie abschließend Ihre offenen Opportunities sowie die geschätzten Deal-Größen für jede einzelne. Dies wird Ihnen helfen, zukünftige Verkäufe zu prognostizieren mit weitaus größerer Genauigkeit als sonst.
3. Benennen Sie einen “Besitzer” für die Tabelle
Sind mehrere Personen in Ihrem Team regelmäßig mit derselben CRM-Excel-Tabelle beschäftigt? Tun Sie sich einen Gefallen und setzen Sie eine Person als Verantwortlichen für die Datenpflege ein. Dies ist zwar keine glamouröse Aufgabe, aber unerlässlich. Die ausgewählte Person kann die Teammitglieder dazu anhalten, Informationen bei Bedarf immer zu aktualisieren. Sie kann sich auch eingehend mit dem Tool vertraut machen und Teammitglieder über spezifische Funktionen schulen. Gegenseitiges Training zur Tabellenpflege hilft auch bei der Abdeckung, wenn jemand abwesend ist.
4. Wissen Sie, wann es Zeit ist, Ihre Sales Pipeline Verwaltung zu aktualisieren
Ihr Excel CRM hilft Ihnen, Ihre Kundendaten organisiert und an einem Ort zu halten. Aber eine Tabellenkalkulation – selbst eine ausgefallene von Microsoft – kann nicht mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.
Während Sie diese Tabelle zur Konsolidierung Ihrer Lead- und Kundendaten verwenden, achten Sie auf Warnsignale, die auf die Notwendigkeit eines Upgrades auf ein dediziertes CRM-System hinweisen.
Hier sind einige Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen bereit für ein echtes CRM ist:
- Kunden- und Lead-Daten gehen regelmäßig verloren.
- Manuelle Dateneingabe kostet Stunden Ihrer geschäftigen Woche.
- Ihr Sales-Team wächst, und Sie können wichtige Dokumente nicht mit ihnen teilen.
- Sie können den engagierten Verkäufern in Ihrem Team keine effektiven Aufgaben zuweisen.
- Ihr Verkaufszyklus scheint immer länger zu werden.
- Sie können nicht nachvollziehen, wie Ihre Verkaufsmitarbeiter mit Leads und Kunden interagieren.
Wenn Sie diese Warnsignale bemerken, sollten Sie ein Upgrade Ihrer CRM-Lösung in Betracht ziehen. Es gibt unzählige Optionen auf dem Markt, die großartige Funktionen mit fairen Preisen kombinieren. Apropos…
Eine kostenlose Excel CRM Vorlage ist nur der Anfang: Probieren Sie Close
Keine Frage: Ihre Excel CRM Vorlage ist eine deutliche Verbesserung gegenüber dem System mit Notizzetteln. Aber mit dem Wachstum Ihres Unternehmens werden Sie feststellen, dass Sie mehr benötigen. Wenn Sie sie noch nicht haben – schnappen Sie sich hier unsere kostenlose CRM-Vorlage im Excel-Format.
Das “Tabellenkalkulations-Ding” wird Sie nicht ewig begleiten. Sie werden feststellen, dass Ihre Produktivität sinkt und Ihre Kundendaten weniger als präzise sind. Wenn dieser Tag kommt, ist Close für Sie bereit. Und da Sie bereits hier sind – geben Sie uns eine Chance. Wir sind davon überzeugt, dass die Excel CRM Vorlage im Vergleich dazu wie Kinderspiel aussehen wird.
Unsere All-in-One CRM Plattform wird von Tausenden von Sales-Teams weltweit geliebt, weil sie einfach zu bedienen ist, mit erstklassigen Funktionen ausgestattet ist und zu einem erschwinglichen Preis erhältlich ist.
Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort. Melden Sie sich für eine kostenlose 14-tägige Testversion von Close an, um die integrierten Anruffunktionen, die Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisation, die einfache Pipeline-Ansicht und sinnvolle Automatisierungen selbst zu erleben. Setzen Sie diese dann in jedem beliebigen Anwendungsfall ein. Wir glauben, Sie werden von den Ergebnissen begeistert sein!