WE/RE-Verrechnungskonto im SAP: Probleme bei der Abwicklung mit MR11 und F.13 verstehen

Das Wareneingang/Rechnungseingang (WE/RE)-Verrechnungskonto ist ein zentrales Element im SAP Materials Management (MM) und der Finanzbuchhaltung (FI). Es dient dazu, die Zeitdifferenz zwischen dem Eingang von Waren und dem Eingang der zugehörigen Rechnungen zu überbrücken. Im Idealfall sollten die Beträge und Mengen auf diesem Konto ausgeglichen sein, sobald sowohl der Wareneingang als auch der Rechnungseingang vollständig gebucht wurden. In der Praxis kommt es jedoch häufig zu Differenzen, die eine manuelle oder automatische Abwicklung erfordern. Die Transaktionen MR11 und F.13 sind hierfür entscheidende Werkzeuge, doch auch bei ihrer Anwendung können spezifische Herausforderungen auftreten, die ein tiefgehendes Verständnis erfordern.

Was ist das WE/RE-Verrechnungskonto und warum ist es so wichtig?

Das WE/RE-Verrechnungskonto (oft auch als GR/IR-Clearing Account bezeichnet) ist ein Zwischenkonto, das im Beschaffungsprozess eine Brückenfunktion einnimmt. Wenn Waren empfangen werden, wird ein Soll auf das Bestandskonto und ein Haben auf das WE/RE-Konto gebucht. Bei Eingang der Lieferantenrechnung erfolgt eine Sollbuchung auf das WE/RE-Konto und eine Habenbuchung auf das Kreditorenkonto. Ziel ist es, dass sich die Soll- und Habenbuchungen auf dem WE/RE-Konto für jede einzelne Bestellung oder Position auf null saldieren. Ein ausgeglichenes WE/RE-Konto ist essenziell für die korrekte Darstellung der Bilanz und GuV, da es sicherstellt, dass nur tatsächlich bezahlte Waren oder bereits gelieferte und noch nicht bezahlte Waren korrekt ausgewiesen werden. Differenzen auf diesem Konto sind ein häufiger Grund für Unstimmigkeiten in den Finanzberichten und erfordern eine regelmäßige Überprüfung und Bereinigung.

Häufige Symptome bei Problemen mit der WE/RE-Abwicklung

Die Abwicklung des WE/RE-Verrechnungskontos kann aus verschiedenen Gründen fehlschlagen oder zu unerwarteten Ergebnissen führen. Hier sind typische Symptome, die auf Probleme hindeuten:

• MR11-Fehler bei Mengengleichheit: Obwohl zwischen dem gesamten Wareneingang (WE) und dem gesamten Rechnungseingang (RE) keine Mengendifferenz besteht, entspricht die WRX-Buchung (das Kontenfindungssymbol für das WE/RE-Verrechnungskonto) nicht dem ursprünglichen Beleg. Dies deutet darauf hin, dass möglicherweise Werte oder Währungsbeträge voneinander abweichen, selbst wenn die Mengen stimmen. Das System kann dann die Posten nicht automatisch abgleichen oder falsch abgleichen, was zu unerwünschten Salden auf dem WRX-Konto führt.
• F.13-Fehler bei Monats-/Jahresabschluss: Die automatische WE/RE-Abwicklung mittels F.13, die für Periodenabschlüsse unerlässlich ist, schlägt fehl. Dies kann verschiedene Ursachen haben:
  • Unterschiedliche WRX-Konten: Das WE/RE-Verrechnungskonto (WRX) des Wareneingangs ist nicht dasselbe wie das des entsprechenden Rechnungseingangs. Dies kann durch fehlerhafte Kontenfindungskonfigurationen entstehen.
  • Gleiche Konten, unterschiedliche Gesamtbeträge: Obwohl die Konten übereinstimmen, weisen sie unterschiedliche Gesamtbeträge auf, was einen automatischen Ausgleich verhindert. Dies deutet oft auf Preisdifferenzen, Wechselkursdifferenzen oder fehlerhafte Buchungen hin.
• Meldung CKMLGRIR009: Beim Ausführen von MR11 erscheint die Meldung “Keine Daten selektiert. Selektionsparameter prüfen”. Dies kann bedeuten, dass das System unter den angegebenen Kriterien keine abzugleichenden Positionen findet. Dies ist entweder ein Indikator dafür, dass keine Differenzen vorliegen, oder dass die Selektionsparameter nicht korrekt gesetzt wurden, um die tatsächlich vorhandenen Differenzen zu identifizieren.

Die Rolle von MR11 und F.13 bei der WE/RE-Abwicklung

MR11: Manuelle Bereinigung von Differenzen

Die Transaktion MR11 dient dazu, offene Posten auf dem WE/RE-Verrechnungskonto zu bereinigen, die sich nicht automatisch ausgleichen lassen. Dies ist typischerweise der Fall, wenn:

• Ein Wareneingang gebucht wurde, aber niemals eine Rechnung erwartet wird (z.B. bei Gratislieferungen, die nicht als solche gekennzeichnet waren).
• Eine Rechnung gebucht wurde, aber die zugehörige Ware nie geliefert wird (z.B. bei stornierten Bestellungen).
• Mengen- oder Wertdifferenzen bestehen bleiben, weil der Lieferant die Rechnung nicht korrigiert oder die Ware nicht zurückgenommen wird.

MR11 ermöglicht es dem Benutzer, solche Differenzen manuell auszubuchen. Dabei werden Buchungen auf dem WE/RE-Konto vorgenommen, um den Saldo auf null zu setzen und die Differenz auf ein Ertrags-/Aufwandskonto zu buchen (oft ein “WE/RE-Abweichung” oder “Preisdifferenzen”-Konto). Es ist wichtig, MR11 nur nach gründlicher Analyse der Ursache anzuwenden, da es die ursprüngliche Geschäftstransaktion abschließt.

F.13: Automatische Kontenfindung und Ausgleich

F.13 ist eine Standardtransaktion im SAP, die für den automatischen Ausgleich von Konten eingesetzt wird, einschließlich des WE/RE-Verrechnungskontos. Sie ist besonders nützlich für Periodenabschlüsse, um eine große Anzahl von Posten effizient zu verarbeiten. Für den automatischen Ausgleich benötigt F.13 spezifische Kriterien, nach denen zusammengehörende Soll- und Habenbuchungen identifiziert werden können. Beim WE/RE-Konto sind dies in der Regel:

• Belegnummer des externen Systems: Dies kann die Bestellnummer sein, nach der WE und RE-Posten zusammengehören.
• Geschäftspartner: Die Lieferantennummer.
• Betrag und Währung: Die Werte der Posten müssen übereinstimmen.

Wenn diese Kriterien für zusammengehörige Posten erfüllt sind und sie sich auf dem Konto gegenseitig aufheben, werden sie von F.13 automatisch ausgeglichen. Probleme mit F.13 deuten oft auf Inkonsistenzen in den Daten oder auf fehlende oder fehlerhafte Zuordnungen hin.

Ursachen für WE/RE-Differenzen und Lösungsansätze

Die Wurzel der Probleme liegt oft in Abweichungen im Beschaffungsprozess:

1. Mengendifferenzen: Wareneingang und Rechnungseingang weisen unterschiedliche Mengen aus. Dies kann durch Teillieferungen, Retouren oder Fehler bei der Erfassung entstehen.
2. Wertdifferenzen: Die Preise in der Bestellung, im Wareneingang und in der Rechnung stimmen nicht überein. Wechselkursdifferenzen bei Fremdwährungstransaktionen sind ebenfalls eine häufige Ursache.
3. Falsche Kontenfindung: Das WRX-Konto ist in der automatischen Kontenfindung (Transaktion OBYC) für bestimmte Materialgruppen oder Bewertungsklassen nicht korrekt hinterlegt oder variiert unerwartet.
4. Fehlende Belege: Entweder der Wareneingang oder der Rechnungseingang wurde nicht oder fehlerhaft gebucht.
5. Zeitliche Abgrenzung: Besonders am Periodenende können Posten offen bleiben, weil die zugehörige Gegenbuchung erst in der nächsten Periode erfolgt.

Um diese Probleme zu beheben, ist ein systematischer Ansatz erforderlich:

• Analyse der offenen Posten: Verwenden Sie Berichte wie den WE/RE-Verrechnungskontoanalysebericht (Transaktion MB5S) oder den Abgleich des WE/RE-Kontos (Transaktion FBL3N für das WRX-Konto) mit entsprechenden Selektionskriterien, um die Ursache der Differenzen zu identifizieren.
• Kontenfindungsprüfung: Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration der automatischen Kontenfindung (OBYC) für WRX korrekt ist und konsistent über alle relevanten Materialien und Vorgänge hinweg angewendet wird.
• Kommunikation: Klären Sie Mengen- und Wertdifferenzen direkt mit dem Einkauf, der Lagerverwaltung und dem Lieferanten.
• Manuelle Korrekturen: Nach sorgfältiger Analyse können Korrekturbelege oder MR11-Buchungen erforderlich sein, um das Konto zu bereinigen.
• Regelmäßige Abwicklung: Führen Sie MR11 und F.13 regelmäßig durch, idealerweise im Rahmen des Monatsabschlusses, um die Anhäufung großer Differenzen zu vermeiden.

Fazit und Handlungsempfehlungen

Die effiziente Abwicklung des WE/RE-Verrechnungskontos ist ein grundlegender Bestandteil einer reibungslosen Finanzbuchhaltung im SAP. Probleme mit den Transaktionen MR11 und F.13 sind oft Symptome tiefer liegender Inkonsistenzen im Beschaffungsprozess oder in der Systemkonfiguration. Ein klares Verständnis der Funktionsweise dieser Transaktionen, eine genaue Analyse der auftretenden Fehlermeldungen und eine proaktive Überprüfung der offenen Posten sind entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datenqualität und die Vermeidung von Bilanzierungsrisiken. Investieren Sie in regelmäßige Schulungen für Ihre Benutzer und etablieren Sie klare Prozesse für die Überwachung und Bereinigung des WE/RE-Verrechnungskontos, um die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Finanzprozesse zu gewährleisten.