Die nahtlose Integration von Geschäftsanwendungen in alltägliche Tools ist entscheidend für die Effizienz. Microsoft Dynamics NAV 2016 bietet hier eine besonders elegante und unkomplizierte Lösung für die Zusammenarbeit mit Microsoft Excel. Heute zeigen wir Ihnen eine äußerst praktische und einfach einzurichtende Funktion, die die Art und Weise, wie Sie mit Kundendaten arbeiten, revolutionieren kann. Unser Ziel ist es, Kundenlisten mit Salden und Kreditlimits mühelos in Excel anzuzeigen und diese Liste bei Bedarf einfach zu aktualisieren. Dieses Tool löst genau dieses Problem perfekt und spart Ihnen wertvolle Zeit bei der Datenverwaltung.
Kundenlisten in NAV vorbereiten
Der erste Schritt besteht darin, die gewünschten Daten in Microsoft Dynamics NAV 2016 aufzubereiten. Eine gute Vorbereitung sorgt dafür, dass die exportierten Daten genau Ihren Anforderungen entsprechen.
Die Kundenliste öffnen
Beginnen Sie, indem Sie zur Kundenliste in NAV navigieren. Sie können die Suchfunktion verwenden, um schnell dorthin zu gelangen. Sobald die Liste geöffnet ist, können Sie die Seite so anpassen, dass nur die relevanten Spalten angezeigt werden, die Sie später in Excel benötigen. Dies spart Platz und macht die Datenübersichtlicher.
Eine angepasste Ansicht der Kundenliste zeigt nur die Spalten, die für den Export nach Excel relevant sind.
Spalten auswählen und anpassen
Um die Spalten anzupassen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift und wählen Sie “Spalten auswählen”. Hier können Sie die Spalten hinzufügen oder entfernen, die in Ihrer Excel-Tabelle erscheinen sollen. Für unsere Demonstration wurden diese Schritte bereits im Voraus durchgeführt, um eine optimale Ansicht zu gewährleisten. Die Einrichtung ist jedoch äußerst benutzerfreundlich.
Filter für Salden ungleich Null anwenden
In vielen Fällen möchten Sie möglicherweise nur Kunden mit offenen Salden sehen. Um nur Einträge mit Salden ungleich Null anzuzeigen, verwenden Sie die Filterfunktion. Gehen Sie dazu zum oberen Bereich der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche “Filter”.
Wählen Sie das Feld “Saldo” und geben Sie den Filter “<> 0” ein. Das bedeutet “ungleich Null”.
NAV aktualisiert die Liste sofort und zeigt nur noch die Kunden mit einem aktiven Saldo an. Dies sorgt für eine übersichtlichere und relevantere Datenbasis für Ihren Export.
Export der Daten nach Excel
Nachdem Sie Ihre Kundenliste in NAV wie gewünscht vorbereitet und gefiltert haben, ist der Export nach Excel ein Kinderspiel.
Der Export nach Excel ist über eine unscheinbare Schaltfläche erreichbar, die sich meist in der oberen rechten Ecke des NAV-Fensters befindet. Diese Schaltfläche wird üblicherweise für Einstellungen wie das Arbeitsdatum oder die Serverauswahl verwendet.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche und wählen Sie im Dropdown-Menü “Drucken und Senden”.
Wählen Sie anschließend die Option “Excel”. Alternativ können Sie einfach die Tastenkombination Strg + E verwenden.
Excel öffnet sich automatisch und präsentiert die Daten aus Ihrer NAV-Seite in einem sauber formatierten Tabellenblatt. Dabei werden alle angewendeten Filter beibehalten und zusätzliche Informationen wie der Firmenname, das Datum und die Uhrzeit des Exports hinzugefügt. So haben Sie sofort eine professionelle Übersicht Ihrer Kundendaten in Excel.
Datenaktualisierung in Excel von NAV aus
Was aber, wenn sich die Daten in NAV ändern? Wie können Sie Ihre Excel-Liste aktualisieren, ohne den gesamten Exportvorgang jedes Mal neu durchführen zu müssen? Hier kommt ein besonders nützlicher Trick ins Spiel, der die Microsoft Dynamics NAV 2016: Excel-Integration noch leistungsfähiger macht.
Änderungen in NAV vornehmen
Nehmen wir an, der Saldo der “The Cannon Group” beträgt 268.000 $. Wir möchten diesen Saldo um 10.000 $ erhöhen, indem wir einen neuen Verkaufsauftrag buchen.
Gehen Sie zurück zu NAV und navigieren Sie zu “Verkaufsaufträge”.
Öffnen Sie die Liste der Verkaufsaufträge.
Erstellen Sie einen neuen Verkaufsauftrag. Die Erstellung eines Verkaufsauftrags in NAV ist schnell und einfach.
Fügen Sie eine Position hinzu, zum Beispiel 1000 Standard-Kaffeetassen zu je 10 $ vom Lagerort “Blue”.
Eventuell auftretende Warnungen können ignoriert werden.
Falls ein Genehmigungsworkflow eingerichtet ist, muss der Auftrag freigegeben werden. In unserem Beispiel ist der Auftrag bereits freigegeben.
Der Auftrag ist nun freigegeben und bereit zur Buchung.
Normalerweise würde die Freigabe hier erfolgen, bevor der Auftrag gebucht wird. Genehmigungsprozesse werden in einem separaten Video ausführlicher behandelt.
Buchen Sie den Auftrag, indem Sie “Liefern und Fakturieren” auswählen.
Der Vorgang ist abgeschlossen.
Wenn Sie nun die Kundenliste in NAV überprüfen, sehen Sie, dass der Saldo der “The Cannon Group” auf 278.000 $ gestiegen ist, also um 10.000 $.
![Zurück zur Kundenliste, um den Saldo zu prüfen](https://www.inecta.com//www.inecta.com/hs-fs/hub