Microsoft Excel ist ein mächtiges Werkzeug für Datenanalyse und Kalkulationen. Mit über 450 integrierten Funktionen und ständigen Updates durch Microsoft, bietet Excel zahlreiche Möglichkeiten, die Effizienz bei der Arbeit zu steigern. Dieser Artikel stellt drei besonders nützliche Funktionen vor, die Ihre Arbeitsweise in Excel revolutionieren können: WENNS, MINWENNS/MAXWENNS und TEXTVERKETTEN. Diese Funktionen sind ab Excel 2019 und in Microsoft 365 verfügbar und helfen Ihnen, komplexe Aufgaben zu vereinfachen und schneller zu erledigen.
1. Die WENNS-Funktion: Komplexe Wenn-Abfragen meistern
Die WENNS-Funktion ist eine Weiterentwicklung der bekannten WENN-Funktion und wurde entwickelt, um verschachtelte WENN-Abfragen zu ersetzen. Sie ermöglicht die Überprüfung mehrerer Bedingungen in einer logischen Reihenfolge und gibt den Wert zurück, der der ersten wahren Bedingung entspricht. Dies vereinfacht die Handhabung erheblich und reduziert das Fehlerrisiko, insbesondere bei komplexen Szenarien.
1.1 Anwendungsbeispiel: ABC-Klassifikation von Umsätzen
Stellen Sie sich eine Liste mit 160 Vertriebsmitarbeitern und deren Umsätzen für das Jahr 2021 vor. Um diese Mitarbeiter am Jahresende entsprechend ihrer Leistung zu klassifizieren (A, B, C oder D), könnten Sie eine mehrfach verschachtelte WENN-Funktion verwenden. Die WENNS-Funktion bietet hier eine elegantere und übersichtlichere Lösung.
1.2 Die Funktion in Aktion
Angenommen, die Umsatzzahlen befinden sich in Spalte C und die Klassifizierung soll in Spalte F erfolgen. In Zelle F4 würden Sie die WENNS-Funktion wie folgt eingeben:
=WENNS(C4>=5000;"A";C4>=3000;"B";C4>=1000;"C";C4<1000;"D")
Diese Formel prüft schrittweise die Umsatzbedingungen. Liegt der Umsatz über oder gleich 5000, wird “A” zugewiesen. Entspricht dies nicht der Wahrheit, wird die nächste Bedingung geprüft (Umsatz >= 3000 für “B”) und so weiter.
1.3 Das Ergebnis
Die Anwendung der WENNS-Funktion führt schnell und präzise zum gewünschten Ergebnis. Sie erspart Ihnen die Mühe, verschachtelte Klammern korrekt zu setzen und die Anzahl der WENN-Funktionen zu zählen.
2. MINWENNS und MAXWENNS: Bedingte Minima und Maxima finden
Ähnlich wie die bekannten bedingten Funktionen SUMMEWENNS, MITTELWERTWENNS und ZÄHLENWENNS, erweitern MINWENNS und MAXWENNS diese Funktionalität um die Ermittlung von Minimal- und Maximalwerten unter Berücksichtigung spezifischer Kriterien. Diese Funktionen sind seit Office 2019 verfügbar. Excel Windows Server kann Ihnen dabei helfen, solche Analysen auf Server-Umgebungen auszuweiten.
2.1 Anwendungsbeispiel: Höchster Umsatz pro Region
Bezogen auf unser vorheriges Beispiel, möchten wir nun den höchsten erzielten Umsatz für jede einzelne Region ermitteln. Während bedingte Formatierungen visuell helfen können, ist für die Weiterverarbeitung der Werte eine Funktion unerlässlich.
Die Syntax der MAXWENNS-Funktion lautet:
MAXWENNS(Max_Bereich; Kriterien_Bereich1; Kriterien1; [Kriterien_Bereich2; Kriterien2]; ...)
- Max_Bereich: Dies ist die Spalte oder der Bereich, der die zu prüfenden Werte (Umsatzzahlen) enthält.
- Kriterien_Bereich1: Die Spalte oder der Bereich, der die Kriterien enthält (z.B. Regionskürzel).
- Kriterien1: Das spezifische Kriterium, nach dem gefiltert werden soll (z.B. “CH” für die Schweiz).
2.2 Die MAXWENNS-Funktion in Aktion
Um den höchsten Umsatz in der Region “CH” zu ermitteln, würden Sie in Zelle I4 (Beispiel) folgende Formel eingeben:
=MAXWENNS($C$4:$C$164;$B$4:$B$164;"CH")
Die Dollarzeichen ($) fixieren die Zellbereiche, sodass die Formel problemlos nach unten kopiert werden kann, um auch für andere Regionen wie “DE” oder “AT” den höchsten Umsatz zu ermitteln.
2.3 Das Ergebnis
Das Ergebnis zeigt den höchsten Umsatz für die Region “CH” an. Um zusätzlich herauszufinden, welcher Mitarbeiter diesen Umsatz erzielt hat, kann die VERGLEICH-Funktion eingesetzt werden, die die Position eines Wertes in einer Matrix zurückgibt. Die MINWENNS-Funktion funktioniert analog und zeigt den niedrigsten Umsatz an.
3. TEXTVERKETTEN: Inhalte mühelos zusammenführen
Die Verkettung von Texten aus mehreren Zellen, oft in Kombination mit statischem Text, ist eine häufige Aufgabe. Bisher wurde hierfür meist die VERKETTEN-Funktion genutzt. Die TEXTVERKETTEN-Funktion bietet jedoch eine deutlich einfachere Handhabung.
3.1 Anwendungsbeispiel: Kundennamen zusammenführen
Nehmen wir an, Vor- und Nachnamen von Kunden sind in separaten Zellen erfasst und sollen nun in einer einzigen Zelle zusammengeführt werden. Eine Alternative könnte die Blitzvorschau sein, jedoch werden die Ergebnisse der Blitzvorschau nicht automatisch aktualisiert, wenn sich die Quelldaten ändern.
Die Syntax der TEXTVERKETTEN-Funktion lautet:
TEXTVERKETTEN(Trennzeichen; Leere_ignorieren; Text1; [Text2]; ...)
3.2 Die TEXTVERKETTEN-Funktion in Aktion
Um den Vornamen aus Zelle B2 und den Nachnamen aus Zelle C2 mit einem Leerzeichen als Trennzeichen zu verbinden, geben Sie in Zelle D2 folgende Formel ein:
=TEXTVERKETTEN(" ";WAHR;B2;C2)
Das erste Argument (” “) definiert das Trennzeichen. Das zweite Argument (WAHR) weist Excel an, leere Zellen zu ignorieren. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft, wenn viele Textteile verkettet werden sollen, da das Trennzeichen nur einmal definiert werden muss.
3.3 Das Ergebnis
Wie ersichtlich ist, wurden die Inhalte aus zwei Zellen zu einer zusammengeführt. Die TEXTVERKETTEN-Funktion erweist sich als äußerst nützlich, je mehr einzelne Textbestandteile zu einem Ganzen verbunden werden müssen.