Die effiziente Verwaltung Ihrer E-Mails und Kalender ist entscheidend für den Erfolg im digitalen Arbeitsalltag. Für Nutzer von Microsoft Office 365 stellt sich oft die Frage nach der optimalen Konfiguration des E-Mail-Clients. In diesem umfassenden Leitfaden konzentrieren wir uns auf den Office 365 Outlook Server und beleuchten, wie Sie Ihre E-Mail-Kommunikation in Deutschland optimal gestalten können. Wir werden die Vorzüge der direkten Outlook-Integration mit Office 365 erörtern und detaillierte Anleitungen für verschiedene Konfigurationsszenarien bereitstellen, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem Office 365-Postfach herausholen.
Die Vorteile der Office 365 Outlook Server Integration
Die Nutzung des Outlook-Clients oder der Outlook Web App (OWA) für den Zugriff auf Ihr USC Office 365-E-Mail-Konto wird von vielen IT-Diensten ausdrücklich empfohlen. Diese Empfehlung basiert auf mehreren entscheidenden Vorteilen, insbesondere wenn es um die nahtlose Integration von Diensten wie dem Kalender geht. Bei der Einrichtung Ihres E-Mail-Clients zur Nutzung Ihres Office 365-Postfachs empfiehlt sich die Auswahl des Microsoft 365-Einrichtungsassistenten. Dies vereinfacht den Prozess erheblich, da Outlook automatisch die notwendigen Serverinformationen abruft und konfiguriert.
Wenn Sie einen anderen E-Mail-Client als Outlook verwenden und Microsoft 365 oder Office 365 keine direkte Einrichtungsoption darstellt, wird empfohlen, die Exchange-Einrichtungsoption zu wählen. Die Nutzung von IMAP (Internet Message Access Protocol) sollte nur als letzte Option in Betracht gezogen werden, wenn keine anderen Möglichkeiten zur Verfügung stehen.
Exchange vs. IMAP: Was ist der Unterschied für Ihren Office 365 Outlook Server?
Es gibt erhebliche Vorteile bei der Einrichtung Ihres E-Mail-Clients zur Nutzung von “Microsoft 365”, “Office 365” oder “Exchange” im Vergleich zu IMAP-Einstellungen. Die Einrichtung mit Microsoft 365 erfordert lediglich die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Passworts. IMAP hingegen verlangt zusätzliche Serverinformationen, die komplexer zu ermitteln und einzugeben sein können.
Darüber hinaus bietet Microsoft 365 direkten Zugriff auf den USC-Kalender, der Teil Ihres Office 365-Kontos ist. Wenn Sie Microsoft Outlook als Ihren E-Mail-Client verwenden, sollten Sie den Standard-Kontotyp Microsoft 365 nutzen. Derzeit werden auch Verbindungen mit anderen kompatiblen Mail-Clients über die Protokolle Exchange und IMAP4 mit OAuth2-Verbindungsmethoden unterstützt, wobei Exchange stark bevorzugt wird.
Konfiguration eines Office 365 Kontos mit IMAP und SMTP über OAuth2
Im Folgenden finden Sie detaillierte Informationen zur Konfiguration von ITS-unterstützten E-Mail-Clients, um auf Ihr Office 365-Konto zuzugreifen, und zwar unter Verwendung von IMAP und SMTP mit OAuth2-Authentifizierung. Um Ihren E-Mail-Client erfolgreich einzurichten, benötigen Sie Ihre Office 365-E-Mail-Adresse (basierend auf Ihrem USC NetID-Benutzernamen), Ihr Passwort und die Office 365-Servereinstellungen. ITS erlaubt keine neuen Konten mehr, die sich über IMAP und SMTP ohne OAuth2 verbinden. Bestehende Konten, die über IMAP und SMTP konfiguriert sind, müssen ihren Client und ihre Client-Konfiguration bald auf einen OAuth2-kompatiblen Client aktualisieren, da ITS die einfache Authentifizierung ab Anfang 2021 nicht mehr unterstützen wird.
IMAP und SMTP mit OAuth2 Server-Einstellungen für Office 365 Outlook Server
Die folgenden Daten sind die eingehenden und ausgehenden IMAP-Servereinstellungen für Office 365. Diese sind entscheidend für eine reibungslose Verbindung, wenn Sie nicht direkt mit Outlook arbeiten.
| Einstellung | IMAP (eingehend) | SMTP (ausgehend) |
|---|---|---|
| Servername | outlook.office365.com | smtp.office365.com |
| Portnummer | 993 | 465 oder 587 |
| Verschlüsselungsmethode | SSL/TLS | STARTTLS |
| Authentifizierungsmethode | OAuth2 | OAuth2 |
| Benutzername | NetID@usc.edu (kann von Ihrer bevorzugten E-Mail-Adresse abweichen) | NetID@usc.edu (kann von Ihrer bevorzugten E-Mail-Adresse abweichen) |
Die folgenden Screenshots geben eine Übersicht darüber, wie Sie Ihren E-Mail-Client mit Office 365 unter Verwendung des Microsoft 365- und IMAP/SMTP-Protokolls (für Nicht-Outlook-E-Mail-Clients) verbinden können.
Konfiguration von Microsoft Outlook für Microsoft 365 oder Exchange
Starten Sie Outlook nach der erstmaligen Installation von Office oder suchen Sie im Windows-Systemsteuerung unter “Mail” nach der Option zum Hinzufügen oder Bearbeiten Ihres Outlook-Konto-Profils.
Nach der ersten Installation von Office klicken Sie auf das Windows-Startmenü und starten Sie Outlook:
Benennen Sie Ihr neues Profil:
Wählen Sie den Microsoft 365-Einrichtungsassistenten:
Outlook Einrichtungsassistent
Geben Sie Ihre USC-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf “Verbinden”:
Outlook E-Mail-Adresse eingeben
Geben Sie Ihre NetID und Ihr Passwort ein:
Outlook NetID Passwort eingeben
Bestätigen Sie Ihre Identität auf der Duo-Seite für die Multi-Faktor-Authentifizierung:
Duo Multi-Faktor-Authentifizierung
Outlook sollte sich mit Ihrem USC-Postfach verbinden, nachdem der Assistent die Konfiguration eingerichtet hat.
Alternativ sehen Sie möglicherweise eine Einrichtungsseite, die den folgenden Bildschirmen ähnelt.
HINWEIS: Die Konfiguration von Outlook für Mac ist ähnlich.
Outlook Mac Konfiguration
Konfiguration für IMAP/SMTP mit OAuth2 (für Nicht-Outlook-Mail-Clients)
Nutzen Sie den folgenden Screenshot als Orientierung für die Konfiguration Ihres IMAP/SMTP-Clients mit OAuth2. Das Beispiel bezieht sich auf Thunderbird V78.4.
Thunderbird IMAP/SMTP Konfiguration
Fazit: Optimale Nutzung Ihres Office 365 Outlook Servers
Die richtige Konfiguration Ihres E-Mail-Clients mit dem Office 365 Outlook Server ist der Schlüssel zu einer effizienten und sicheren E-Mail-Kommunikation. Für deutsche Nutzer bedeutet dies, die Vorteile von Microsoft 365 und Exchange zu nutzen, wo immer möglich. Die Bevorzugung der Exchange-Einrichtung oder des Microsoft 365-Assistenten in Outlook vereinfacht nicht nur die Einrichtung, sondern bietet auch direkten Zugriff auf Kalenderfunktionen und andere wichtige Dienste. Achten Sie stets auf die aktuellen Sicherheitsprotokolle wie OAuth2, um Ihre Daten zu schützen. Durch die Befolgung dieser Anleitungen stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-System optimal auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und Sie stets verbunden bleiben.