Der Archivieren-Button in Microsoft Outlook ist allgegenwärtig. Er lockt mit der scheinbaren Einfachheit, E-Mails aus dem Posteingang zu entfernen. Aber was steckt wirklich dahinter? Und ist er wirklich eine Lösung für die professionelle E-Mail-Archivierung? Viele Outlook-Nutzer sind unsicher, ob sie den Button sinnvoll einsetzen, ihn versehentlich betätigen oder die Funktion bewusst ignorieren sollen. Dieser Artikel beleuchtet die Funktionsweise des Archivieren-Buttons, seine Vor- und Nachteile und zeigt Alternativen für eine rechtskonforme und revisionssichere E-Mail-Archivierung auf.
Wie funktioniert das Archivieren mit dem Outlook Button?
Ein Klick auf den Outlook Archivieren Button verschiebt die ausgewählte E-Mail lediglich in einen speziellen Archivordner innerhalb des Outlook-Postfachs. Im Grunde ändert sich nur der Speicherort. Die E-Mail verbleibt auf demselben Server und unterliegt denselben Risiken wie zuvor. Microsoft selbst bezeichnet diese Funktion als “Archivieren”, aber Experten sind sich einig, dass sie die Anforderungen an eine professionelle E-Mail-Archivierung nicht erfüllt.
Ein echtes Archiv ist ein sicherer, unveränderlicher und langfristiger Speicherort für Dokumente. Es dient der dauerhaften Aufbewahrung und muss über spezielle Sicherungsmechanismen verfügen. Die E-Mail-Archivierung ist heutzutage – insbesondere in Zeiten der DSGVO und anderer rechtlicher Rahmenbedingungen – ein komplexes Thema. Ein professionelles Archivsystem muss die jederzeitige Verfügbarkeit der E-Mails gewährleisten.
Archivieren Button in Outlook hervorgehoben
Die Nachteile des Outlook Archivieren-Buttons
Für Unternehmen, die E-Mails professionell und rechtskonform archivieren müssen, birgt die ausschließliche Nutzung des Archivieren-Buttons erhebliche Risiken.
Der Archivieren-Button ist ungeeignet für:
- Schutz vor Datenverlust: E-Mails sind nicht vor Manipulation oder versehentlicher Löschung geschützt.
- Reduktion des Mailbox-Volumens: Der Archivordner befindet sich innerhalb des Outlook-Postfachs und verbraucht weiterhin Speicherplatz.
- Garantierte Verfügbarkeit: Bei einem Ausfall von Outlook oder des E-Mail-Servers ist kein Zugriff auf die archivierten E-Mails möglich.
- Rechtssicherheit: Die einfache Ablage im Archivordner erfüllt keine Compliance-Anforderungen.
Der einzige Vorteil des Archivieren-Buttons ist, den Posteingang übersichtlich zu halten. Er verschiebt alte E-Mails aus dem direkten Sichtfeld. Diese E-Mails können aber weiterhin über die Outlook-Suche gefunden werden.
Alternativen zur E-Mail-Archivierung mit Microsoft
Eine professionelle E-Mail-Archivierung zielt primär auf die schnelle Wiederauffindbarkeit und dauerhafte Verfügbarkeit von E-Mail-Daten ab. Eine geeignete Archivierungslösung erstellt Kopien der E-Mails in einem zentralen Archiv und gewährleistet so langfristige Sicherheit und Verfügbarkeit.
Microsoft bietet verschiedene Anwendungen, die im Zusammenhang mit E-Mails den Begriff “Archivierung” verwenden, aber die Ziele einer professionellen E-Mail-Archivierung nur bedingt oder gar nicht erfüllen:
- PST-Archivierung / AutoArchivierung (Outlook): Nutzer können E-Mails in PST-Dateien verschieben und lokal oder in der Cloud speichern. PST-Dateien sind anfällig für Beschädigungen und bieten keinen Schutz vor Datenverlust.
- Archivpostfach ohne Exchange Online Archivierung: Ein separates Postfach mit eigenem Speicherplatz, in das E-Mails verschoben werden können. Dieses muss vom Administrator eingerichtet werden. Es bietet jedoch keine umfassenden Archivierungsfunktionen.
- Archivpostfach mit Exchange Online Archivierung: Die Exchange Online Archivierung (EOA) ermöglicht das Verschieben von E-Mails in ein separates Archivpostfach mit definierten Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien.
Warum eine unabhängige E-Mail-Archivierungslösung die bessere Wahl ist
Auf den ersten Blick mag es verlockend erscheinen, E-Mail-Client und Archivierungsfunktionen aus einer Hand zu beziehen. Die von Microsoft angebotenen Optionen reichen jedoch oft nicht aus, um die Anforderungen an ein professionelles E-Mail-Archiv zu erfüllen.
Mockup Whitepaper Microsoft Exchange Server E-Mail-Archivierungsoptionen im Vergleich
Die Nutzung von PST-Dateien oder des Archivieren-Buttons bietet keinerlei Schutz vor Datenverlust. Auch das separate Archivpostfach (ohne Exchange Online Archivierung) erfüllt nicht alle notwendigen Kriterien. Lediglich das Archivpostfach mit Exchange Online Archivierung (EOA) bietet Funktionen wie Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Holds und eDiscovery-Möglichkeiten. Allerdings ist die EOA nur in den teureren Microsoft 365-Plänen enthalten, was sie für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) oft unerschwinglich macht.
Eine professionelle, unabhängige E-Mail-Archivierungslösung bietet hingegen einen umfassenden Funktionsumfang zu einem angemessenen Preis und ist somit ideal für KMU.
Zu den wesentlichen Vorteilen einer solchen Lösung gehören:
Unabhängigkeit von Microsoft
Bei einem Ausfall von Microsoft 365 ist der Zugriff auf die eigenen E-Mails ohne ein externes E-Mail-Archiv nicht möglich. Eine unabhängige Lösung vermeidet einen Vendor Lock-in und gewährleistet den Zugriff auf E-Mails auch bei Störungen der Microsoft-Dienste.
Self-Service für Endanwender
Benutzer profitieren von einer schnellen und effizienten Suchfunktion und können archivierte E-Mails problemlos selbst wiederherstellen, ohne auf die Unterstützung von Administratoren angewiesen zu sein.
Schutz vor Datenverlust und Manipulation
E-Mails können im Archiv nicht gelöscht oder verändert werden. Nur Administratoren können Aufbewahrungsfristen festlegen. Journaling sorgt für eine lückenlose Archivierung.
Berücksichtigung von Datenschutzanforderungen
Zertifizierte E-Mail-Archivierungslösungen gewährleisten bei sachgemäßer Anwendung die datenschutzkonforme Verarbeitung von E-Mails. Die DSGVO hat das Thema Datenschutz in den Fokus gerückt, auch außerhalb Europas.
Angemessene Gesamtbetriebskosten (TCO)
Eine unabhängige E-Mail-Archivierungslösung bietet umfassende Funktionen zu einem fairen Preis, was besonders für KMU von Vorteil ist.
Mockup Whitepaper Die Vorteile von unabhängigen E-Mail-Archivierungslösungen für Nutzer von Microsoft 365
Fazit: Der Outlook Archivieren-Button ist kein Ersatz für eine professionelle E-Mail-Archivierung
Der Archivieren-Button in Outlook ist eine einfache Möglichkeit, den Posteingang aufzuräumen. Er ersetzt aber keine professionelle E-Mail-Archivierung. Unternehmen, die Wert auf Rechtssicherheit, Datenverlustschutz und langfristige Verfügbarkeit legen, sollten auf eine unabhängige E-Mail-Archivierungslösung setzen.
Weitere Informationen zu den E-Mail-Archivierungsoptionen in Microsoft 365 und Microsoft Exchange Server finden Sie in den folgenden Whitepapers:
Microsoft Exchange Server E-Mail-Archivierungsoptionen im Vergleich
Die Vorteile von unabhängigen E-Mail-Archivierungslösungen für Nutzer von Microsoft 365