Das MailStore Outlook Add-in revolutioniert die Art und Weise, wie Benutzer ihre E-Mails archivieren und verwalten, indem es direkten Zugriff auf das Archiv direkt aus Microsoft Outlook heraus ermöglicht. Diese nahtlose Integration bietet eine Fülle von Funktionen, die darauf abzielen, die Effizienz zu steigern und den Zugriff auf archivierte E-Mails zu vereinfachen.
Installation und Einrichtung
Die Installation des MailStore Outlook Add-ins ist unkompliziert. Die Installationsdatei, passend zu Ihrer MailStore Server-Version, finden Sie auf dem MailStore Server selbst. Unter dem Link “MailStore Client auf anderen Computern installieren” auf Ihrem Desktop gelangen Sie zu den notwendigen Dateien, die Sie dann auf den jeweiligen Client-Computer kopieren können. Eine Liste der unterstützten Microsoft Outlook-Versionen ist in den Systemanforderungen aufgeführt.
Das Add-in wird als reguläres Windows-Installationsprogramm ausgeführt. Folgen Sie einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm. Für größere Organisationen bietet sich die Bereitstellung über die Gruppenrichtlinien von Active Directory an, Details hierzu finden Sie im Artikel “MailStore Outlook Add-in Deployment”.
Nach erfolgreicher Installation erscheint im Menüband von Microsoft Outlook ein neuer Reiter mit der Bezeichnung “MailStore”.
Technische Überlegungen
- Das Add-in greift über den integrierten HTTP-Server des MailStore Servers auf das Archiv zu. Es werden ausschließlich verschlüsselte HTTPS-Verbindungen unterstützt, weshalb die Verwendung eines gültigen TLS/SSL-Zertifikats empfohlen wird.
- Sollten Sie den HTTPS-Port des MailStore Servers geändert haben (Standard ist 8462), müssen Sie die Portnummer beim Anmelden angeben, getrennt durch einen Doppelpunkt (z.B.
mailstore.ihredomain.de:443).
Anmeldung am MailStore Server
Sofern das Add-in nicht vorkonfiguriert ist, werden Sie bei der ersten Nutzung einer Funktion des MailStore Outlook Add-ins aufgefordert, sich am MailStore Server anzumelden.
Das Fenster “Verbindung zu MailStore Server” öffnet sich. Geben Sie hier den Hostnamen des Computers ein, auf dem MailStore Server installiert ist. Ihre Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. Ein Klick auf “Verbinden” stellt die Verbindung her.
Anschließend erscheint der Dialog zur Eingabe Ihres Benutzernamens. Nach erfolgreicher Verbindung ermittelt MailStore Server die Authentifizierungsmethode. Bei direkter Authentifizierung geben Sie Ihr Passwort ein. Bei Authentifizierung über Microsoft 365, Google Workspace oder Active Directory Federation Services (AD FS) öffnet sich Ihr Standard-Webbrowser zur Authentifizierung. Bei aktivierter Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist zusätzlich die Eingabe eines MFA-Codes erforderlich.
Über die “Einstellungen” im Add-in können Sie den Servernamen ändern oder gespeicherte Anmeldeinformationen löschen, um sich mit neuen Zugangsdaten anzumelden.
Archivordner durchsuchen
Über die Funktion “Archiv durchsuchen” im MailStore Outlook Add-in können Sie die für Sie sichtbaren Bereiche des Archivs einsehen. Der Ordner “Mein Archiv” enthält alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Wenn Sie Lesezugriff auf die Archive anderer Benutzer haben, finden Sie deren E-Mails unter “Archiv von”. Ein Klick auf einen Ordner zeigt die darin enthaltenen E-Mails an.
Schnellsuche
Die Schnellsuche ermöglicht das Durchsuchen aller E-Mails in den für Sie zugänglichen Archiven.
Verwendung der Schnellsuche
Geben Sie ein oder mehrere Stichwörter in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste. Die Suchergebnisse werden angezeigt, wobei Stichwörter in Kopfzeile oder Betreff hervorgehoben werden.
Suche nach Wortfragmenten
Verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*), um nach Wortfragmenten zu suchen (z.B. auto* für “auto”, “automatisch”, “Automobil”). Ebenso können Sie Domains (*example.com) oder E-Mail-Adressen (firstname.lastname*) durchsuchen.
Suche nach Wörtern mit unbekannten Buchstaben
Das Fragezeichen (?) dient als Platzhalter für einzelne unbekannte Buchstaben (z.B. Me?er findet “Meier” und “Meyer”). Das Fragezeichen kann nicht am Anfang oder Ende eines Wortes verwendet werden.
Suche nach Phrasen
Umschließen Sie exakte Phrasen mit Anführungszeichen (") für die Suche nach Wortgruppen in bestimmter Reihenfolge (z.B. "Microsoft Windows"). Wildcards sind in Phrasen nicht erlaubt.
Eingrenzung nach Feldern
Sie können die Suche auf bestimmte Felder beschränken, z.B. subject:News, from:[email protected] oder to:[email protected].
Suche nach Alternativen
Eckige Klammern ([]) ermöglichen die Suche nach alternativen Wörtern (z.B. [Support Request Form] findet E-Mails mit “Support”, “Request” oder “Form”).
Wörter ausschließen
Schließen Sie unerwünschte Wörter aus, indem Sie ein Minuszeichen (-) voranstellen (z.B. ZDNet -download-tip).
Kombination von Suchoptionen
Alle beschriebenen Suchoptionen können flexibel kombiniert werden, um präzise Suchanfragen zu formulieren.
Erweiterte Suche
Die erweiterte Suche ermöglicht komplexe Abfragen, die auf bestimmte Archivordner beschränkt und zusätzlich auf Kriterien wie E-Mail-Datum, Archivierungsdatum oder E-Mail-Größe angewendet werden können. Auch E-Mail-Anhänge können gezielt durchsucht werden, sofern die Suchindizierung entsprechend konfiguriert ist.
Verwendung der Erweiterten Suche
Klicken Sie im Add-in auf “Erweiterte Suche” und konfigurieren Sie die Suchparameter. Die Kriterien werden mit “UND” verknüpft, d.h. nur E-Mails, die alle Kriterien erfüllen, werden angezeigt.
Suchkriterien unter “Erweiterte Suche”
Definieren Sie Stichwörter oder Phrasen und legen Sie fest, wo gesucht werden soll:
- Betreff: Sucht in der Betreffzeile.
- Absender/Empfänger: Durchsucht die Felder “Von”, “An”, “Cc” und “Bcc”.
- Nachrichteninhalt: Durchsucht den Text der E-Mail.
- Dateinamen von Anhängen: Sucht in den Dateinamen der Anhänge.
- Inhalte von Anhängen: Durchsucht die Inhalte von Anhängen (abhängig von der Indexierungskonfiguration).
Suchkriterien unter “Allgemein”
- Ordner: Wählen Sie den zu durchsuchenden Ordner aus. Standardmäßig sind alle lesbaren Ordner ausgewählt.
- Unterordner einschließen: Wenn aktiviert, werden auch alle Unterordner durchsucht.
- Von/An/Cc/Bcc: Suchen Sie nach Stichwörtern oder E-Mail-Adressen in den jeweiligen Feldern.
- Datum: Definieren Sie einen Zeitraum für die Suche (vordefinierte Bereiche oder benutzerdefinierter Zeitraum).
- Archivierungsdatum: Legen Sie einen Zeitraum für die Archivierung fest.
Suchkriterien unter “Erweitert”
- Nachrichten mit/ohne Anhänge: Filtern Sie nach Nachrichten mit oder ohne Anhänge (Hinweis: Bilder können fälschlicherweise als Anhänge erkannt werden).
- Größe: Beschränken Sie die Suche nach der E-Mail-Größe (z.B. “mindestens 5 MB”).
- Priorität: Suchen Sie nach E-Mails mit niedriger oder hoher Priorität.
Suche starten und verfeinern
Klicken Sie auf “Suchen”, um die Suche zu starten. Die Ergebnisse werden in einer Liste angezeigt. Um die Ergebnisse weiter einzugrenzen, können Sie zusätzliche Kriterien hinzufügen und erneut suchen. Mit “Neue Abfrage” starten Sie eine komplett neue Suche.
Speichern von Suchen
Wiederholt verwendete Suchkriterien können unter einem aussagekräftigen Namen gespeichert und jederzeit wieder aufgerufen, bearbeitet oder ausgeführt werden.
E-Mail-Anzeige
Ausgewählte E-Mails werden in einer Vorschau angezeigt. Aus Sicherheitsgründen werden Bilder und Formatierungen in der Vorschau nicht dargestellt. Weiterleiten oder Antworten ist in der Vorschau nicht möglich.
Für eine vollständige Ansicht und die Nutzung aller Outlook-Funktionen wie Drucken, Weiterleiten oder Antworten klicken Sie auf “E-Mail öffnen”.
Wiederherstellen von E-Mails
Um eine archivierte E-Mail, die nicht mehr in Ihrem Postfach vorhanden ist, wiederherzustellen:
- Wählen Sie die gewünschte E-Mail im Archiv aus.
- Klicken Sie im MailStore Outlook Add-in auf “Nachricht wiederherstellen”.
- Ziehen Sie das Briefumschlag-Symbol per Drag & Drop in einen Outlook-Ordner oder einen Windows Explorer-Ordner.
Die E-Mail wird als “gelesen” wiederhergestellt.
Drucken von E-Mails
Zum schnellen Drucken einer archivierten E-Mail auf dem Standarddrucker:
- Wählen Sie die E-Mail im Archiv aus.
- Klicken Sie im Add-in auf “Nachricht drucken”.
Für den Druck auf einem anderen Drucker nutzen Sie die Funktion “E-Mail öffnen” und die integrierten Druckoptionen von Outlook.
Ändern der Regionalen Einstellungen
Standardmäßig übernimmt das MailStore Outlook Add-in die regionalen Einstellungen von Microsoft Outlook. Diese können jedoch auch manuell in den Einstellungen des Add-ins angepasst werden.