In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist die effiziente Verwaltung von Ausgaben und die reibungslose Integration von Buchhaltungssystemen entscheidend für den Unternehmenserfolg. Viele deutsche Unternehmen setzen auf DATEV Unternehmen online als Herzstück ihrer Finanzbuchhaltung. Doch wie lassen sich moderne Ausgabenmanagement-Lösungen wie Pleo optimal in diese Umgebung einbinden? Dieser Artikel führt Sie detailliert durch die Einrichtung und Nutzung der Pleo Datev Unternehmen Online Schnittstelle, um Ihre Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Erfahren Sie, wie Sie alle Ausgaben und zugehörigen Belege direkt aus Pleo in DATEV integrieren können und dabei von einer deutlich höheren Effizienz profitieren.
Warum Pleo und DATEV Unternehmen online kombinieren?
Die Integration von Pleo in DATEV Unternehmen online bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die über die reine Datenübertragung hinausgehen und zu einer erheblichen Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen führen können.
Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
Durch die automatische Übertragung von Ausgabendaten und Belegen entfallen manuelle Eingaben weitgehend. Dies spart nicht nur wertvolle Arbeitszeit für Ihre Finanzabteilung und Mitarbeiter, sondern beschleunigt auch den gesamten Abrechnungsprozess. Mitarbeiter müssen Belege nicht mehr sammeln und händisch einreichen, und die Buchhaltung muss diese nicht mehr manuell erfassen.
Fehlerreduzierung und Datenqualität
Manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig. Die direkte Schnittstelle zwischen Pleo und DATEV Unternehmen online minimiert Übertragungsfehler und sorgt für eine höhere Datenqualität. Jeder Beleg wird digital erfasst und direkt der zugehörigen Ausgabe zugeordnet, was die Nachvollziehbarkeit und Korrektheit der Buchungsdaten gewährleistet.
Bessere Übersicht über Ausgaben
Pleo bietet Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben Ihres Teams. In Kombination mit DATEV Unternehmen online haben Sie nicht nur eine detaillierte Übersicht über jede einzelne Transaktion, sondern können diese auch direkt in Ihre Finanzbuchhaltung überführen und analysieren. Dies ermöglicht eine präzisere Budgetkontrolle und fundiertere Geschäftsentscheidungen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Pleo mit DATEV Unternehmen online verbinden
Um die volle Funktionalität der Schnittstelle zwischen Pleo und DATEV Unternehmen online nutzen zu können, sind einige Voraussetzungen zu erfüllen und Schritte sorgfältig durchzuführen.
Voraussetzungen für die Integration
Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, stellen Sie sicher, dass die folgenden Punkte erfüllt sind:
- Zugang zu DATEV Unternehmen online (Vollversion): Es ist entscheidend, dass Sie über die Vollversion von DATEV Unternehmen online verfügen und nicht nur über die kompakte Variante. Dies stellt sicher, dass alle notwendigen Funktionen und Berechtigungen verfügbar sind.
- DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 muss eingerichtet sein: Hierbei handelt es sich um eine spezielle Berechtigung, die Ihre Steuerkanzlei nach dem Erwerb über die DATEV Rechteverwaltung erteilen kann. Ohne diesen Service ist die automatische Datenübertragung nicht möglich.
- DATEV SmartLogin oder DATEV Smart Card/mIDentity muss vorliegen: Diese Authentifizierungsmittel sind für den sicheren Zugriff auf DATEV Unternehmen online unerlässlich.
Pleo-Kasse in DATEV anlegen
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, kann es mit der eigentlichen Integration losgehen:
- Anmeldung: Loggen Sie sich bei DATEV Unternehmen online ein und navigieren Sie zum Kassenbuch.
- Neue Kasse erstellen: Erstellen Sie hier eine neue Kasse speziell für Pleo. Geben Sie ihr einen eindeutigen Namen, z.B. “Pleo-Kasse”, um sie später leicht identifizieren zu können.
- Gegenkonto festlegen: Wählen Sie für das Gegenkonto ein freies Buchhaltungskonto. Bankkonten eignen sich hierfür besonders gut.
- Anfangsbestand und Startdatum: Der Anfangsbestand sollte auf 0 gesetzt werden. Das Startdatum legen Sie idealerweise auf den Beginn des laufenden Kalenderjahres fest.
- Kassenminusprüfung deaktivieren: Deaktivieren Sie die Option zur Kassenminusprüfung für diese Pleo-Kasse.
Erfassungsmaske konfigurieren
Im Anschluss an die Kasseneinrichtung gehen Sie in die Einstellungen des Kassenbuchs und konfigurieren die Erfassungsmaske. Aktivieren Sie die folgenden Felder, um eine optimale Datenübertragung zu gewährleisten:
- Belegnummer
- Steuer
- BU (Buchungsschlüssel)
- Gegenkonto
- KOST 1 (Kostenstelle 1)
- KOST 2 (Kostenstelle 2)
- Nachricht
Verbindung in der Pleo Web-App herstellen
Nun wechseln Sie zur Pleo Web-App, um die Verbindung herzustellen:
- Navigation: Gehen Sie unter Einstellungen auf Buchhaltung.
- DATEV Unternehmen online auswählen: Wählen Sie hier “DATEV Unternehmen online” aus und klicken Sie auf “Ich habe die Berechtigungen”.
- Verifizierung: Sie müssen sich nun verifizieren. Da Sie den Rechnungsdatenservice 1.0 eingerichtet haben, sollte Ihr Unternehmen in der Auswahlliste erscheinen. Wählen Sie es aus und bestätigen Sie die Verbindung.
Gegenkonto für Pleo-Ausgaben festlegen
Im letzten Schritt der Basiseinrichtung kopieren Sie das Konto der neu angelegten Pleo-Kasse aus DATEV und geben dieses als Gegenkonto für die Pleo-Ausgaben in der Pleo Web-App ein. Dies stellt sicher, dass alle Pleo-Transaktionen korrekt dieser virtuellen Kasse zugeordnet werden.
Optimale Konfiguration: Kategorien, Tags und BU-Schlüssel
Eine erfolgreiche Integration von Pleo DATEV Unternehmen online erfordert eine präzise Konfiguration der Kategorien, Tags und Steuerschlüssel. Dies gewährleistet, dass die exportierten Daten in DATEV korrekt verbucht werden.
Das zentrale Gegenkonto festlegen
Stellen Sie in der Pleo Web-App unter Einstellungen und Buchhaltung sicher, dass das Gegenkonto für die Ausgaben der Pleo-Karten exakt mit dem Konto übereinstimmt, das Sie im DATEV Kassenbuch für die Pleo-Kasse angegeben haben. Dies ist eine grundlegende Voraussetzung für die korrekte Zuordnung der Transaktionen.
Steuercodes effizient verwalten
Unter dem Reiter Steuercodes in Pleo können Sie die benötigten Steuersätze anlegen:
- Name: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, z.B. “Umsatzsteuer 19 %”.
- Code: Fügen Sie den entsprechenden DATEV BU-Schlüssel (Buchungsschlüssel) ein. Bei Unsicherheiten kann Ihre Steuerberatung hierbei behilflich sein.
- Steuersatz: Tragen Sie den tatsächlichen Steuersatz (z.B. “19 %”) ein.
Diese Zuordnung stellt sicher, dass die Steuerinformationen korrekt nach DATEV übertragen werden.
Kategorien und Sachkonten zuweisen
Im Reiter Kategorien haben Sie die Möglichkeit, individuelle Ausgabenkategorien zu erstellen. Verknüpfen Sie diese mit dem richtigen DATEV-Sachkonto und wählen Sie den passenden Steuersatz aus. Die zugewiesene Kategorie wird dann zusammen mit der Ausgabe nach DATEV Unternehmen online exportiert, was die automatische Kontierung erleichtert.
Kostenstellen (KOST 1, KOST 2) mit Tags abbilden
Zusätzlich zu den Sachkonten können auch Kostenstellen exportiert werden. DATEV verwendet standardmäßig die Felder KOST 1 und KOST 2. Um eine korrekte Überführung der Ausgaben zu gewährleisten, müssen die entsprechenden Pleo-Felder diese in DATEV widerspiegeln.
- Tag-Gruppen anlegen: Gehen Sie in den Reiter Tags und legen Sie Ihre Tag-Gruppen an.
- Verknüpfung: Stellen Sie sicher, dass jede Tag-Gruppe mit der korrekten Kostenstelle in DATEV verknüpft ist.
- Kostenstelle und Bezeichnung hinterlegen: Sie können eine Kostenstelle (Code) und eine Bezeichnung hinterlegen. Beachten Sie, dass nur der Code zu DATEV übertragen wird. Die Bezeichnung dient lediglich der einfachen Identifizierung für die Mitarbeiter, die mit Pleo bezahlen.
- Import aus Excel: Um den Einrichtungsprozess zu beschleunigen, können Sie Kostenstelleninformationen auch direkt aus einer Excel-Datei hochladen.
Ausgaben und Belege reibungslos übertragen
Sobald Pleo erfolgreich mit DATEV Unternehmen online verbunden und die Sachkonten sowie Kostenstellen korrekt aufgesetzt sind, ist die Schnittstelle einsatzbereit für den täglichen Gebrauch.
Letzte Prüfung und Exportvorbereitung
Über den Reiter Export in der Pleo Web-App können Ausgaben vor der finalen Übertragung geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Dies bietet eine letzte Kontrollebene, um die Richtigkeit der Daten sicherzustellen. Fertige Ausgaben lassen sich einfach markieren und in die Bereit zum Export-Warteschlange verschieben. Hier werden die Ausgaben festgeschrieben und können über die Schaltfläche Export an DATEV übertragen werden.
Automatische Belegübertragung
Belegdateien, die einer Ausgabe in Pleo angehängt wurden, werden automatisch als PDF zu DATEV Unternehmen online übertragen. Sollten mehrere Belege zu einer Ausgabe existieren, werden diese praktischerweise in einem einzigen PDF zusammengeführt. Dies vereinfacht die Dokumentation und den Abgleich in DATEV erheblich.
Anzeige und Verfügbarkeit in DATEV Unternehmen online
In DATEV Unternehmen online erscheinen die Pleo-Ausgaben in der Kasse, die Sie speziell für Pleo angelegt haben. Die zugehörigen Belege werden auf der linken Seite angezeigt, während die detaillierten Ausgaben-Informationen, inklusive des korrekten Sachkontos sowie der Kostenstellen KOST 1 und KOST 2, auf der rechten Seite erscheinen. Dies ermöglicht eine schnelle und effiziente Weiterverarbeitung durch Ihre Buchhaltung oder Steuerkanzlei.
Porträt von Tim Dillenberger, Leiter Rechnungswesen bei HF Steuerberatung, im Kontext der Pleo DATEV Integration
Fazit: Digitale Buchhaltung leicht gemacht
Die Integration von Pleo DATEV Unternehmen online stellt einen entscheidenden Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten und automatisierten Finanzbuchhaltung dar. Durch die Optimierung des Ausgabenmanagements, die Reduzierung manueller Aufwände und die Minimierung von Fehlern gewinnen Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen. Die detaillierte und korrekte Übertragung von Ausgabedaten, Belegen, Kostenstellen und Steuerschlüsseln sorgt für eine hohe Datenqualität und Compliance. Nutzen Sie die Vorteile dieser leistungsstarken Schnittstelle, um Ihre Buchhaltungsprozesse zukunftsfähig zu gestalten und Ihr Unternehmen effizienter zu führen.
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