Die Erstellung überzeugender Präsentationen wird durch die Integration von Live-Daten aus Power BI in PowerPoint revolutioniert. Als führende Quelle für Entdeckungen über Deutschland bietet “Shock Neue” Ihnen einen umfassenden Leitfaden, wie Sie diese leistungsstarke Funktion nutzen können, um Ihre eigenen Präsentationen zu bereichern und Ihre Zielgruppe in Deutschland zu fesseln. Ob Sie einzelne Visualisierungen oder ganze Berichtsseiten einfügen möchten, die Integration von Power BI und PowerPoint eröffnet neue Möglichkeiten für dynamische und datengesteuerte Inhalte.
Einbindung von Live-Daten in neue Präsentationen
Der Prozess der Erstellung einer neuen PowerPoint-Präsentation mit Live-Daten aus Power BI ist unkompliziert und erfordert nur wenige Schritte. Sie können entweder einen bestehenden Bericht oder eine einzelne Visualisierung auswählen und diese in eine neue Präsentation übertragen.
Berichte und Visualisierungen für neue Präsentationen auswählen
- Navigieren Sie zum gewünschten Power BI-Bericht oder zur Visualisierung.
- Nehmen Sie alle gewünschten Anpassungen an den Daten oder Filtern vor, bevor Sie sie in die neue Präsentation einbinden.
- Wählen Sie “Teilen” für einen Live-Bericht. Wenn es sich um eine einzelne Visualisierung handelt, wählen Sie “Weitere Optionen (…)”, dann “Teilen”.
- Beim Hinzufügen eines Berichts:
- Legen Sie fest, wer Zugriff auf die Inhalte haben soll.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Meine Änderungen einschließen”, wenn die Daten in ihrem aktuellen Zustand hinzugefügt werden sollen.
- Wählen Sie “Übernehmen”.
- Wählen Sie “PowerPoint”.
- Im Dialogfeld “Live-Daten in PowerPoint einbetten” wählen Sie “In PowerPoint öffnen”. Daraufhin öffnet sich eine neue PowerPoint-Präsentation mit der bereits in das Add-In geladenen Visualisierung.
- Alternativ können Sie einen Bericht über die Option “Exportieren” in PowerPoint exportieren. Wählen Sie im Dialogfeld “Nach PowerPoint exportieren” die Option “Live-Daten einbetten”. Aktivieren Sie “Bericht mit ausgewählten Datenfiltern einbetten”, um den aktuellen Stand zu exportieren, und wählen Sie dann “In PowerPoint öffnen”. Es ist wichtig zu beachten, dass hierbei keine Daten physisch in die PowerPoint-Datei übertragen werden; die Daten bleiben sicher in Power BI gespeichert.
Hinzufügen von Live-Daten zu bestehenden Präsentationen
Das Power BI-Add-In ermöglicht das Einfügen von Live-Berichtsseiten oder einzelnen Visualisierungen in eine bestehende Präsentation. Sie können sich relevante Inhalte basierend auf dem Folientitel vorschlagen lassen, eine direkte URL eines Berichts oder einer Visualisierung einfügen oder einen direkten Link in einen teilbaren Link umwandeln. Die eingefügten Inhalte bleiben mit Power BI verbunden und spiegeln den aktuellen Zustand des Berichts für Berechtigte wider.
Nutzung empfohlener Inhalte durch das Power BI-Add-In
- Auf der Folie, zu der Sie Live-Inhalte hinzufügen möchten, geben Sie den Titel der Folie ein. Dieser sollte den Namen des gewünschten Berichts enthalten.
- Wählen Sie im Menüband “Add-Ins” und dann das Power BI-Add-In.
- Das Add-In scannt automatisch den Folientitel und schlägt unter “Empfohlen” relevante Power BI-Inhalte vor.
- Wählen Sie den gewünschten Bericht aus, um ihn auf der Seite einzufügen. Sie können dann eine bestimmte Seite oder Visualisierung auswählen und Filter oder Slicer aktualisieren, bevor Sie sie einfügen.
- Wenn Sie anderen den Zugriff auf diesen Bericht ermöglichen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Personen automatischen Zugriff auf diese Daten gewähren”. So können andere in Ihrem Unternehmen die Daten sehen, die Sie zur Folie hinzugefügt haben. Beachten Sie, dass Sie die Berechtigung zum Teilen der einzufügenden Inhalte haben müssen.
- Wählen Sie “Einfügen”, um die Live-Inhalte hinzuzufügen.
Verwendung der direkten URL zum Hinzufügen von Live-Daten
Wenn Sie eine Live-Berichtsseite über eine URL in Ihre Präsentation einfügen möchten, können Sie die URL über die Option “Teilen”, “Exportieren” oder direkt aus der Adressleiste des Browsers abrufen. Verwenden Sie die Option “Teilen”, um sicherzustellen, dass alle Benutzer die Präsentation anzeigen können.
- Öffnen Sie im Power BI-Dienst den Bericht auf der Seite, die Sie einfügen möchten.
- Passen Sie die Seite bei Bedarf mit Filtern, Auswahlmöglichkeiten, Slicern usw. an.
- Wenn Sie die Freigabemethode verwenden, wählen Sie “Teilen”, legen Sie die Zugriffsberechtigungen fest, aktivieren Sie “Meine Änderungen einschließen” und kopieren Sie die URL.
- Alternativ können Sie für eine Visualisierung “Weitere Optionen (…)” > “Teilen” > “Link zu dieser Visualisierung” wählen und die URL kopieren.
- Oder kopieren Sie die URL direkt aus der Adressleiste des Browsers.
- Fügen Sie die kopierte URL in das Textfeld des Power BI-Add-Ins in Ihrer PowerPoint-Präsentation ein und wählen Sie “Einfügen”.
Direkten Link in einen teilbaren Link umwandeln
Wenn für Ihre Organisation freigabefähige Links aktiviert sind und Sie über die Berechtigung zum erneuten Teilen eines Berichts verfügen, können Sie Ihren Link in der Power BI-Add-In-Anwendung in einen teilbaren Link umwandeln. Dadurch können andere Benutzer, die die Präsentation ansehen, auf den Bericht zugreifen, ohne Zugriff anfordern zu müssen.
- Kopieren Sie die Berichtsseite aus der Adressleiste des Browsers.
- Fügen Sie den direkten Link in das Power BI-Add-In ein.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben “Personen automatischen Zugriff auf diese Daten gewähren”. Das Add-In wandelt den direkten Link in einen teilbaren Link um.
- Wählen Sie “Einfügen”, und der Bericht wird in die Folie geladen. Der Bericht ist nun für jeden zugänglich, der die Präsentation betrachtet.
Überlegungen und Einschränkungen
Bei der Verwendung des Power BI-Add-Ins für PowerPoint sollten Sie einige Einschränkungen beachten. Es wird empfohlen, nicht mehr als 25 Power BI-Add-Ins pro Präsentation zu verwenden, um die Leistung zu optimieren. Bestimmte Optionen wie “In PowerPoint öffnen” und “Exportieren” sind in nationalen/regionalen Clouds nicht verfügbar. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, die besagt, dass Power BI nicht ausgeführt werden kann, müssen Sie wahrscheinlich WebView2 installieren, eine Komponente, die für die Ausführung von Power BI in PowerPoint erforderlich ist.