Die Integration von Zotero in Google Docs erleichtert die Verwaltung von Zitationen und Bibliografien erheblich. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Funktionen und Anwendungsweisen, um Ihre Dokumentenproduktion zu optimieren. Die Nutzung von Zotero in Google Docs ermöglicht es Ihnen, schnell und effizient auf Ihre Bibliothek zuzugreifen, Seitenzahlen und weitere Details hinzuzufügen und am Ende eine formatierte Bibliografie mit einem Klick zu generieren. Dank der Unterstützung für komplexe Stilvorgaben wie Ibid. und Namensauflösung bleiben Ihre Zitate stets aktuell und konsistent. Sollten Sie den Zitationsstil wechseln müssen, ist eine Neugestaltung Ihres gesamten Dokuments in einer der über 10.000 unterstützten Stilrichtungen jederzeit möglich.
Die Google Docs-Unterstützung wird durch den Zotero Connector für Chrome, Firefox, Edge und Safari bereitgestellt und setzt die Installation des Zotero-Programms voraus.
Die Zotero-Oberfläche in Google Docs
Der Zotero Connector erweitert die Google Docs-Oberfläche um ein eigenes Zotero-Menü und einen Werkzeugleistenknopf für die schnelle Zitation.
Im Zotero-Menü finden Sie folgende Optionen:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Zitation hinzufügen/bearbeiten | Fügt eine neue Zitation hinzu oder bearbeitet eine bestehende an der Cursorposition. |
| Bibliografie hinzufügen/bearbeiten | Fügt eine Bibliografie an der Cursorposition ein oder bearbeitet eine bestehende. |
| Voreinstellungen | Öffnet das Fenster “Dokumenteinstellungen”, z.B. zur Änderung des Zitationsstils. |
| Aktualisieren | Aktualisiert alle Zitationen und die Bibliografie, um geänderte Metadaten aus Ihrer Zotero-Bibliothek zu übernehmen. |
| Zitationen trennen | Trennt Zotero-Zitationen im Dokument, indem die Feldcodes entfernt werden. Dies ist unumkehrbar und sollte nur bei einer finalen Kopie des Dokuments erfolgen. |
Zotero Google Docs Menü
Der Werkzeugleistenknopf ermöglicht die Zitation mit einem Klick.
Zotero Google Docs Werkzeugleiste
Autorisierung
Bei der ersten Interaktion mit der Zotero-Funktionalität in einem Dokument werden Sie aufgefordert, das Plugin zum Zugriff auf Ihr Google-Konto zu autorisieren. Achten Sie darauf, das korrekte Google-Konto auszuwählen und Zotero die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen. Diese Berechtigungen sind notwendig, damit Zotero Zitationen in Ihr Dokument einfügen und modifizieren kann. Die Integration erfolgt lokal auf Ihrem Computer, es werden keine Dokumenteninhalte an Zotero-Server gesendet.
Zitationen einfügen
Klicken Sie auf den Knopf “Zitation hinzufügen/bearbeiten” in der Google Docs-Werkzeugleiste oder wählen Sie die entsprechende Option im Zotero-Menü, um den Zitationsdialog zu öffnen. Geben Sie Titel, Nachnamen oder Jahr ein, um passende Einträge aus Ihrer Zotero-Bibliothek zu finden. Bereits zitierte Elemente werden gesondert aufgeführt. Wählen Sie ein Element aus, um es als Zitation einzufügen.
Der Zitationsdialog bietet auch die Möglichkeit, Seitenzahlen oder andere Lokalisierungsangaben hinzuzufügen. Sie können Präfixe und Suffixe verwenden, um Text vor oder nach der automatischen Zitation einzufügen, beispielsweise zur Kennzeichnung von Verweisen. Um Autoren aus der Klammerzitation auszulassen, aktivieren Sie die Option “Autor unterdrücken” und schreiben den Namen des Autors in den Text Ihres Dokuments.
Für Zitationen mit mehreren Quellen geben Sie diese nacheinander im Zitationsdialog ein. Zotero sortiert die Einträge automatisch nach den Regeln des gewählten Zitationsstils, kann aber auch manuell umsortiert werden.
Bibliografie erstellen
Mit der Option “Bibliografie hinzufügen/bearbeiten” fügen Sie eine Bibliografie an der Cursorposition ein. Sie können die enthaltenen Quellen über den gleichen Menüpunkt bearbeiten, um nicht zitierte Quellen hinzuzufügen oder zitierte Quellen auszuschließen. Direkte manuelle Änderungen am Bibliografietext werden bei einer Aktualisierung überschrieben.
Für größere Projekte oder zur Vorbereitung zur Veröffentlichung empfiehlt sich die Verwendung von Gruppenbibliotheken, um die Verwaltung von Materialien zu erleichtern und die Aktualisierung von Metadaten durch alle Kollaborateure zu ermöglichen.
Zusammenarbeit
Die Zotero-Integration unterstützt die Zusammenarbeit an Dokumenten. Alle Co-Autoren können Zitationen einfügen und bearbeiten, auch ohne Mitglied einer Zotero-Gruppe zu sein. Dennoch wird die Nutzung von Gruppenbibliotheken für größere Projekte empfohlen. Es ist ratsam, dass alle Mitwirkenden den Zotero Connector installiert haben. Kopieren und Einfügen von aktiven Zitationen ohne den Connector kann dazu führen, dass diese von Zotero getrennt werden. Gleichzeitiges Einfügen und Bearbeiten von Zitationen sollte vermieden werden, um potenzielle Konflikte zu minimieren.
Dokumenteinstellungen
Das Fenster “Dokumenteinstellungen” ermöglicht die Anpassung des Zitationsstils, der Sprache für Zitate und Bibliografie sowie die Auswahl von Abkürzungslisten für Zeitschriften. Sie können auch festlegen, ob Zotero Zitationen automatisch aktualisieren soll oder ob dies manuell über die “Aktualisieren”-Funktion erfolgen soll. Bei deaktivierter Automatik werden Zitationen mit einem grauen Hintergrund eingefügt.
Speichern für die Veröffentlichung
Wenn Sie Ihr Dokument zur Einreichung vorbereiten, erstellen Sie eine Kopie über “Datei” → “Kopie erstellen…”. In der neuen Kopie verwenden Sie dann Zotero → “Zitationen trennen”, um Zitationen und Bibliografie in reinen Text umzuwandeln. Das Originaldokument behält die aktiven Zitationen für weitere Änderungen.
Anpassung von Zitationen
Zitationen können vielfältig angepasst werden. Korrekturen an Metadaten sollten direkt in Zotero vorgenommen und anschließend aktualisiert werden. Zusätzliche Anpassungen wie Seitenzahlen, Präfixe oder Suffixe erfolgen über den Zitationsdialog. Die Option “Autor unterdrücken” ermöglicht es, Autoren aus der Klammerzitation zu entfernen und in den Fließtext zu integrieren.
Für Zitationen mit mehreren Zitaten fügen Sie diese nacheinander im Zitationsdialog hinzu. Zotero sortiert diese nach den Stilregeln, kann aber auch manuell angepasst oder die automatische Sortierung deaktiviert werden.
Die “Classic View” des Zitationsdialogs kann über das “Z”-Symbol aufgerufen oder dauerhaft in den Zotero-Voreinstellungen aktiviert werden.
Bearbeiten der Bibliografie
Nach dem Einfügen können Sie die Bibliografie bearbeiten. Hier können Sie nicht zitierte Quellen hinzufügen oder zitierte Quellen ausschließen. Direkte Text- und Formatierungsänderungen werden nicht automatisch von Zotero übernommen und sollten idealerweise nach dem Trennen der Zitationen erfolgen.
Tastenkombinationen
Zur Beschleunigung des Arbeitsprozesses stehen Tastenkombinationen zur Verfügung. Beispielsweise können Sie mit Strg-Alt-C (Windows/Linux) bzw. Ctrl-Cmd-C (Mac) eine Zitation einfügen. Im Zitationsdialog erleichtern Pfeiltasten und die Eingabe von “p.45-48” oder “ibid” die Arbeit. Mit Strg/Cmd-Pfeil nach unten öffnen Sie das Dialogfenster für Zitationsoptionen.
Einschränkungen
Trotz der umfassenden Funktionalität gibt es einige Einschränkungen in Google Docs zu beachten:
- Alle Mitwirkenden sollten den Zotero Connector installiert haben.
- Das Verschieben von Zitationen im Dokument kann diese trennen; Kopieren und Einfügen ist mit installiertem Connector unproblematisch.
- Dokumente, die ohne den Connector oder durch direkten Download ohne vorheriges Trennen angezeigt werden, zeigen Zitationen als fehlerhafte Links an.
- Die Leistung kann bei Dokumenten mit über 100 Zitationen beeinträchtigt sein; automatische Aktualisierungen sollten hier deaktiviert werden.
- Die Textformatierungsmöglichkeiten von Google Docs sind begrenzt, was sich auf bestimmte Stile wie “small caps” auswirken kann.
Fehlerbehebung
Sollte das Zotero-Menü nicht erscheinen, versuchen Sie, Zotero und Ihren Browser neu zu starten. Deaktivieren Sie vorübergehend andere Browser-Erweiterungen und überprüfen Sie die Berechtigungen des Zotero Connectors. Wenn der Zitationsdialog nicht erscheint, stellen Sie sicher, dass er nicht hinter anderen Fenstern verborgen ist. Bei Problemen mit unlinked Zitationen oder Berechtigungsfehlern konsultieren Sie die Zotero-Foren und erstellen Sie ggf. eine Debug-ID. Dokumenten-spezifische Probleme können oft durch die Versionshistorie von Google Docs behoben werden.