In der heutigen Geschäftswelt ist die manuelle Verarbeitung von Rechnungen oft ein Zeitfresser und eine Quelle für Fehler, die wertvolle Ressourcen binden und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erschweren. Für Unternehmen in Deutschland, die ihre Buchhaltung mit DATEV führen, bietet die digitale Rechnungsfreigabe in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine leistungsstarke Lösung, um Prozesse zu optimieren und gleichzeitig die GoBD-Konformität sicherzustellen. Erfahren Sie, wie Sie mit einer intelligenten Integration von DMS und DATEV Ihre Rechnungsverarbeitung revolutionieren können.
Warum digitale Rechnungsfreigabe mit DATEV unverzichtbar ist
Die digitale Transformation macht auch vor der Buchhaltung nicht halt. Die Notwendigkeit, Rechnungen schnell, transparent und revisionssicher zu verarbeiten, ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Eine automatisierte Rechnungsfreigabe, die nahtlos in DATEV integriert ist, bietet hier klare Vorteile:
- Massive Zeitersparnis: Manuelle Schritte wie das Scannen, Sortieren, Verteilen und Abheften entfallen. Rechnungen durchlaufen den Freigabeprozess digital und deutlich schneller.
- Kostenreduktion: Weniger Personalaufwand, geringere Papierkosten und die Vermeidung von Skonto-Verlusten durch schnelle Bearbeitung senken die Betriebskosten erheblich.
- Fehlerreduzierung: Automatisierte Datenerfassung und Workflows minimieren menschliche Fehler bei der Rechnungsprüfung und Buchung.
- Einhaltung der GoBD: Die revisionssichere Archivierung und lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte gewährleisten die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
- Volle Transparenz: Jederzeit ist nachvollziehbar, wo sich eine Rechnung im Freigabeprozess befindet und wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist.
Der Weg zur automatisierten Rechnungsverarbeitung und DATEV-Übergabe
Die digitale Rechnungsverarbeitung mit DATEV-Integration folgt einem klaren, effizienten Prozess, der die traditionellen Hürden beseitigt. Im Kern sind es drei Schritte, die eine reibungslose Abwicklung ermöglichen:
Rechnungen digital erfassen und auslesen
Der erste Schritt beginnt mit der Erfassung der eingehenden Rechnungen, unabhängig davon, ob sie per Post, E-Mail oder als ZUGFeRD/XRechnung eingehen. Diese werden gescannt oder direkt in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie M-Files überführt. Eine intelligente Texterkennung (OCR) liest automatisch alle buchungsrelevanten Daten aus – wie Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Mehrwertsteuersätze. Diese Informationen werden als Metadaten der Rechnung im DMS hinterlegt, wodurch sie schnell durchsuchbar und für den weiteren Prozess verfügbar sind.
Intelligenter Rechnungsworkflow
Der intelligente Rechnungsworkflow im DMS
Nach der Erfassung und Klassifizierung startet ein digitaler Rechnungsworkflow. Dieser kann individuell an die internen Freigabestrukturen Ihres Unternehmens angepasst werden. Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Per E-Mail-Benachrichtigung oder Push-Nachricht auf dem Mobilgerät werden die Verantwortlichen informiert und können die Rechnung direkt im DMS einsehen, prüfen, kommentieren und freigeben – von überall und jederzeit. Dies eliminiert lange Umlaufzeiten und vermeidet Flaschenhälse.
Nahtlose Übergabe an DATEV über die DATEV-Schnittstelle
Sobald eine Rechnung im DMS freigegeben wurde, erfolgt die automatische Übergabe der buchungsrelevanten Daten an Ihre DATEV-Software. Die spezialisierte DATEV-Schnittstelle – wie der M-Files DATEV Konnektor – ermöglicht den Import dieser Daten in Programme wie DATEV Mittelstand Faktura oder DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Dabei wird nicht die Rechnung selbst, sondern lediglich ein Link zum revisionssicher im DMS archivierten Originalbeleg übertragen.
M-Files DATEV Konnektor
Vorteile der Integration von DMS und DATEV
Die Kombination eines leistungsstarken DMS mit DATEV bietet mehr als nur eine beschleunigte Rechnungsverarbeitung. Sie schafft eine umfassende digitale Akte und optimiert die Zusammenarbeit:
- Direkter Belegzugriff aus DATEV: Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit, direkt aus der DATEV-Oberfläche auf den digitalen Rechnungsbeleg im DMS zuzugreifen. Mit nur einem Klick können Sie die Originalrechnung einsehen, kontrollieren und alle Metadaten prüfen, ohne DATEV verlassen zu müssen.
- Revisionssichere Archivierung: Die Rechnungen werden nach der Verarbeitung im DMS revisionssicher und GoBD-konform archiviert. Dies erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen.
- Unterstützung für verschiedene DATEV-Produkte: Die Schnittstelle ist kompatibel mit gängigen DATEV-Lösungen, was eine flexible Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft gewährleistet.
- Digitales Rechnungsausgangsbuch: Nicht nur Eingangs-, sondern auch Ausgangsrechnungen können automatisiert aus Ihrem ERP-System importiert und im DMS archiviert werden. So erhalten Sie ein vollständiges digitales Rechnungsausgangsbuch, das höchste Transparenz bietet.
- Flexibilität und Skalierbarkeit durch Cloud-Lösungen: Moderne Lösungen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung, oft als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud angeboten, bieten maximale Flexibilität. Sie zahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen, und profitieren von deutlich reduzierten Betriebskosten und kurzen Projektlaufzeiten, ohne hohe Investitionen in IT-Infrastruktur.
Belegvorschau in DATEV
Sicherheit und Compliance bei der digitalen Rechnungsfreigabe
Besonders in Deutschland sind Datenschutz und Datensicherheit von größter Bedeutung. Eine professionelle Lösung für die digitale Rechnungsfreigabe muss höchste Standards erfüllen:
- ISO/IEC 27001-Zertifizierung: Ihre Daten werden in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet, die den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen.
- End-to-End-Verschlüsselung: Vom Eingang der Dokumente bis zum Ausgang der Daten ist alles sicher und vollständig verschlüsselt, um den unbefugten Zugriff Dritter auszuschließen.
- GoBD-Konformität: Die gesamte Prozesskette ist darauf ausgelegt, die GoBD-Anforderungen zu erfüllen, sodass Sie bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite sind.
Features und Schnittstellen für eine umfassende Lösung
Eine moderne Lösung zur digitalen Rechnungsfreigabe zeichnet sich durch eine Vielzahl von Funktionen und Integrationsmöglichkeiten aus, die weit über die reine Rechnungsbearbeitung hinausgehen. Dazu gehören:
- Intuitive Oberfläche und Usability: Eine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert die Einarbeitung und Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
- Flexible Workflows: Unlimitierte Workflows ermöglichen die Abbildung komplexer Genehmigungsprozesse.
- Enterprise Search und OCR-Volltextsuche: Inhalte aller Dokumente sind vollständig durchsuchbar, was das schnelle Wiederfinden von Informationen gewährleistet.
- Integration in MS Office und Outlook: Nahtlose Einbindung in täglich genutzte Anwendungen steigert die Produktivität.
- Mobiler Zugriff per App/Web-Client: Ermöglicht die Rechnungsfreigabe und den Zugriff auf Dokumente von jedem Ort und Gerät aus.
- Versionierung und Notizen: Änderungen an Dokumenten werden nachvollziehbar festgehalten, und Kommentare erleichtern die interne Kommunikation.
- Vielfältige Schnittstellen: Die Möglichkeit zur Integration mit CRM-, ERP-Systemen, SAP, Salesforce und anderen Anwendungen wie AutoCAD oder Microsoft Dynamics 365 gewährleistet eine vernetzte Unternehmenslandschaft.
Fazit: Digitalisierung der Rechnungsfreigabe – ein Muss für zukunftsorientierte Unternehmen
Die digitale Rechnungsfreigabe in Verbindung mit einer DATEV-Schnittstelle ist kein Luxus mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das seine Effizienz steigern, Kosten senken und Compliance gewährleisten möchte. Sie transformiert einen ehemals aufwendigen und fehleranfälligen Prozess in einen schlanken, transparenten und revisionssicheren Workflow. Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung, um Ihre Mitarbeiter zu entlasten, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und Ihr Rechnungswesen zukunftssicher aufzustellen.
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