Handwerker verbringen ihre wertvolle Zeit lieber auf der Baustelle als am Schreibtisch. Ein kostenloses Rechnungsprogramm für Handwerker kann hier Abhilfe schaffen und den bürokratischen Aufwand minimieren. Doch welche kostenlosen Lösungen gibt es wirklich, und wo liegen ihre Grenzen? Dieser Artikel beleuchtet die 9 besten kostenlosen und preisgünstigen Rechnungsprogramme und erklärt, warum professionelle Alternativen bereits ab 9,99 € pro Monat deutlich mehr bieten.
Warum ein Rechnungsprogramm für Handwerker unerlässlich ist
Der Handwerksalltag ist oft durch Zeitdruck und viele administrative Aufgaben geprägt. Durchschnittlich 5-10 Stunden pro Woche investieren Handwerker in Büroarbeiten. Ein effektives Rechnungsprogramm für Handwerker kostenlos oder kostengünstig kann diese Zeit drastisch reduzieren und Ihnen mehr Raum für Ihre eigentliche Arbeit geben.
Spezifische Vorteile für das Handwerk
- Trennung von Lohn- und Materialkosten: Dies ist nicht nur für die steuerliche Absetzbarkeit durch den Kunden (§ 35a EStG) gesetzlich vorgeschrieben, sondern spart auch Zeit und vermeidet Fehler bei der automatischen Berechnung.
- Mobile Rechnungserstellung: Rechnungen können direkt auf der Baustelle erstellt und versendet werden, was zu einer schnelleren Bezahlung führt und Wartezeiten minimiert.
- Rechtssicherheit: GoBD-konforme Archivierung, automatische Einbindung aller Pflichtangaben und Schutz vor Beanstandungen durch das Finanzamt sind entscheidende Vorteile.
Kostenlos vs. Kostenpflichtig: Ein Realitätscheck
Viele kostenlose Rechnungsprogramme für Handwerker stoßen schnell an ihre Grenzen. Die Einschränkungen sind oft gravierend und können indirekt teurer werden:
| Einschränkung | Auswirkung | Mögliche Kostenfolge |
|---|---|---|
| Kundenlimit (3-5) | Unbrauchbar ab dem 6. Kunden | Upgrade-Zwang |
| Keine Kundenverwaltung | Jede Rechnung neu eingeben | Bis zu 30 Min. pro Rechnung |
| Kein automatischer Versand | Manueller E-Mail-Versand | Bis zu 10 Min. pro Rechnung |
| Keine Mahnungen | Manuelle Zahlungsverfolgung | Zahlungsausfälle |
| Kein Support | Probleme müssen selbst gelöst werden | Produktivitätsverlust |
Die 9,99€-Lösung: Clean Invoice
Für nur 9,99 € pro Monat bietet Clean Invoice eine professionelle Alternative mit unbegrenzten Kunden, professioneller Kundenverwaltung und E-Rechnungsfähigkeit (ZUGFeRD). Hinzu kommt deutscher Support und die mobile Verfügbarkeit auf allen Geräten. Eine einfache Rechnung mit 10 Minuten Zeitersparnis pro Beleg multipliziert mit 20 Rechnungen und einem Stundensatz von 50 € ergibt eine gesparte Arbeitszeit von 166 €, was die Kosten für Clean Invoice bei Weitem rechtfertigt.
Die 5 besten kostenlosen Rechnungsprogramme
1. Zervant – Der Klassiker für Kleinbetriebe
Zervant ist ein bekanntes kostenloses Rechnungsprogramm für Handwerker, das solide Grundfunktionen bietet. Es ist komplett kostenlos für bis zu 5 Kunden, verfügt über professionelle Vorlagen, eine Kundenverwaltung und eine mobile App. Nachteile sind das Kundenlimit, das Fehlen einer Mahnfunktion in der Gratisversion und begrenzte Anpassungsmöglichkeiten.
Preis: Kostenlos bis 5 Kunden, danach ab 9 €/Monat.
Geeignet für: Einzelunternehmer mit wenigen Stammkunden.
2. easybill FREE – Solide Grundausstattung
easybill FREE bietet eine der besseren kostenlosen Versionen mit wichtigen Basisfunktionen. Es ist kostenlos für bis zu 3 Kunden, erlaubt unbegrenzte Dokumente und bietet E-Mail-Versand sowie GoBD-Konformität. Die Einschränkungen sind das geringe Kundenlimit, das Fehlen von Zeiterfassung und Mahnwesen.
Preis: Kostenlos bis 3 Kunden, danach ab 15 €/Monat.
Geeignet für: Sehr kleine Handwerksbetriebe im Nebenerwerb.
3. 123RECHNUNG – Der deutsche Vollständige
123RECHNUNG ist eine der wenigen vollständig kostenlosen deutschen Lösungen ohne Kundenbegrenzung. Es ist 100% kostenlos und erfordert keine Abo-Gebühren. Die Nachteile sind eine veraltete Benutzeroberfläche, die ausschließliche Windows-Kompatibilität und das Fehlen von Cloud-Synchronisation oder mobilem Zugriff.
Preis: 100% kostenlos.
Geeignet für: Technikaffine Handwerker mit Windows-PC.
4. VARIO for Free – Das ERP-System
VARIO bietet eine kostenlose Version seines ERP-Systems mit integriertem Rechnungsmodul. Es ist ein komplettes ERP-System kostenlos, inklusive Lagerverwaltung und ohne Kundenbegrenzung. Allerdings ist es sehr komplex, hat eine steile Lernkurve und ist für kleine Betriebe oft überdimensioniert.
Preis: Kostenlos (Vollversion kostenpflichtig).
Geeignet für: Größere Handwerksbetriebe mit Lagerhaltung.
5. Papierkram – Zeiterfassung inklusive
Papierkram kombiniert Rechnungserstellung mit Zeiterfassung, was ideal für stundenweise abrechnende Handwerker ist. Die kostenlose Version ist verfügbar und bietet integrierte Zeiterfassung sowie projektbasierte Abrechnung. Die Nachteile sind das Limit von 3 Kunden in der kostenlosen Version und begrenzte Funktionen.
Preis: Kostenlos bis 3 Kunden, danach ab 9,90 €/Monat.
Geeignet für: Handwerker mit projektbasierter Abrechnung.
Clean Invoice: Die beste günstige Alternative (9,99 €)
Clean Invoice ist die beste Wahl für Handwerker, die eine professionelle Komplettlösung suchen, ohne ein Vermögen auszugeben. Für nur 9,99 € pro Monat (Jahresabo: 8,33 €/Monat) bietet es unbegrenzte Kundenverwaltung, perfekte mobile Nutzung, E-Rechnungsfähigkeit (ZUGFeRD), deutschen Support und DSGVO-Konformität. Features wie die automatische Trennung von Lohn- und Materialkosten, QR-Codes für schnelle Zahlungen und individuelle Rechnungsvorlagen machen es besonders handwerkerfreundlich. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist unschlagbar, da sich die Software bereits ab wenigen Rechnungen pro Monat amortisiert.
Weitere empfehlenswerte Programme
sevdesk – Der Allrounder (ab 8,90 €/Monat)
sevdesk ist eines der beliebtesten Rechnungsprogramme in Deutschland mit integrierter Buchhaltung, KI-gestützter Belegerfassung und Bank-Synchronisation. Es ist E-Rechnung EN 16931 konform und bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase. Der Preis ist etwas höher als bei Clean Invoice.
Preis: Ab 8,90 €/Monat.
Geeignet für: Handwerker mit Buchhaltungsanforderungen.
HERO – Speziell für Handwerker (ab 39 €/Monat)
HERO ist eine All-in-One-Lösung, die speziell für Handwerksbetriebe entwickelt wurde. Sie bietet branchenspezifische Funktionen, integrierte Zeiterfassung und Projektmanagement. Der Preis ist jedoch der höchste in diesem Vergleich.
Preis: Ab 39 €/Monat.
Geeignet für: Größere Handwerksbetriebe mit komplexen Anforderungen.
FastBill – Der Mittelweg (ab 19 €/Monat)
FastBill positioniert sich zwischen einfachen und komplexen Lösungen mit intuitiver Bedienung und integrierter Zeiterfassung. Es verfügt über eine DATEV-Schnittstelle und kann 14 Tage kostenlos getestet werden.
Preis: Ab 19 €/Monat.
Geeignet für: Handwerker mit mittleren Ansprüchen.
Spezielle Anforderungen für Handwerker
Was macht ein gutes Handwerker-Rechnungsprogramm aus?
- Trennung von Lohn- und Materialkosten: Essentiell für die steuerliche Absetzbarkeit (§35a EStG).
- Mobile Nutzung: Funktionalität auf Smartphone und Tablet, idealerweise auch offline.
- Schnelle Rechnungserstellung: Standardrechnungen sollten in unter 2 Minuten fertig sein.
- Aufmaß und Kalkulation: Für komplexere Projekte sind diese Funktionen hilfreich.
- Kleinunternehmerregelung: Automatische Kennzeichnung auf der Rechnung.
Rechtliche Anforderungen
- GoBD-Konformität: Pflicht für die digitale Archivierung von Rechnungen.
- E-Rechnungspflicht ab 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre Archivierungspflicht, Cloud-Programme bieten hier oft mehr Sicherheit.
E-Rechnungspflicht 2025: Was Handwerker wissen müssen
Ab 2025 wird der Empfang von E-Rechnungen zur Pflicht, ab 2026/2027 auch der Versand. Dies erfordert die Unterstützung von Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung. Kostenlose Programme sind oft nicht dafür ausgelegt. Clean Invoice ist bereits ZUGFeRD-ready und bietet eine einfache Umstellung.
Häufige Fragen (FAQ)
Ist ein kostenloses Rechnungsprogramm ausreichend?
Für Einsteiger mit sehr wenigen Kunden kann es ausreichen. Für regelmäßige Rechnungsstellung sind die Einschränkungen schnell ein Kostenfaktor. Professionelle Lösungen wie Clean Invoice (9,99 €) amortisieren sich schnell durch Zeitersparnis.
Welches ist das beste kostenlose Programm?
Zervant bietet die beste Balance aus Funktionen und Benutzerfreundlichkeit für bis zu 5 Kunden. Für mehr Kunden ist Clean Invoice die empfohlene günstige Alternative.
Muss ich Lohn- und Materialkosten trennen?
Ja, wenn Kunden die Handwerkerleistung steuerlich absetzen möchten (§35a EStG). Alle empfohlenen Programme unterstützen dies.
Sind meine Daten in Cloud-Programmen sicher?
Seriöse Anbieter mit Servern in Deutschland oder der EU bieten höchste Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität.
Kann ich von kostenlos zu bezahlt wechseln?
Ja, die meisten Anbieter ermöglichen den einfachen Import von Daten.
Was passiert bei Überschreitung des Kundenlimits?
Bei Programmen wie Zervant oder easybill müssen Sie upgraden oder wechseln.
Welche Funktionen brauche ich als Handwerker?
- Essentiell: Rechnungserstellung, Kundenverwaltung, mobile Nutzung, Lohn-/Material-Trennung, E-Mail-Versand, GoBD-Konformität.
- Hilfreich: Angebotserstellung, Zeiterfassung, Mahnwesen.
Lohnt sich Clean Invoice für 9,99 €?
Ja, definitiv. Die gesparte Zeit und die schnellere Bezahlung rechtfertigen die Kosten bei Weitem.
Was ist mit der Kleinunternehmerregelung?
Alle empfohlenen Programme unterstützen die Kleinunternehmerregelung und weisen dies automatisch auf der Rechnung aus.
Fazit und Empfehlung
Für Einsteiger (1-5 Kunden):
🥇 Zervant kostenlos – Beste kostenlose Option.
🥈 easybill FREE – Solide Alternative für 3 Kunden.
Für professionelle Handwerker (ab 5 Kunden):
🥇 Clean Invoice (9,99 €/Monat) – Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis.
🥈 sevdesk (ab 8,90 €/Monat) – Wenn zusätzliche Buchhaltung benötigt wird.
Für größere Betriebe (10+ Mitarbeiter):
🥇 HERO (ab 39 €/Monat) – Handwerker-Spezialist.
🥈 FastBill (ab 19 €/Monat) – Guter Mittelweg.
Die Erkenntnis ist klar: “Kostenlos” wird schnell teuer durch Kundenlimits. Clean Invoice bietet für 9,99 € die beste Kombination aus Funktionen und Preis. Beachten Sie die E-Rechnungspflicht ab 2025 und die Notwendigkeit der mobilen Nutzung. Die Investition in ein professionelles Programm wie Clean Invoice spart Ihnen Zeit, Geld und Nerven.