Die effiziente Verwaltung von Reisekosten ist für Unternehmen jeder Größe eine zentrale Herausforderung. Manuelle Prozesse sind nicht nur zeitaufwendig und fehleranfällig, sondern können auch zu unnötigen Kosten führen. Eine spezialisierte Reisekostenabrechnungs-Software kann hier Abhilfe schaffen, indem sie den gesamten Prozess von der Genehmigung bis zur Erstattung automatisiert und optimiert. Doch welche Lösung passt am besten zu Ihren Bedürfnissen?
In diesem Artikel vergleichen wir fünf führende Anbieter von Reisekostenabrechnungs-Software: Circula, DATEV, HRworks, Lexware und Rydoo. Wir beleuchten deren Funktionen, Vorteile sowie Zielgruppen und bieten Ihnen eine kompakte Übersicht, damit Sie die optimale Software für Ihr Unternehmen in Deutschland oder international finden können.
Circula: Mobile Erfassung mit deutschem Fokus
Circula positioniert sich als moderne Lösung für die digitale Reisekostenabrechnung, die besonders durch ihre mobile Erfassung besticht. Mitarbeiter können Spesen direkt von unterwegs per App erfassen. Dank der Integration mit Google Maps werden Fahrtkosten automatisch berechnet und ergänzt, was den Aufwand für den Reisenden erheblich reduziert. Ein großes Plus für deutsche Unternehmen ist der Standort des Rechenzentrums in Deutschland, was höchste Datenschutzstandards gemäß der DSGVO gewährleistet. Auch der Support ist deutschsprachig und somit leicht erreichbar. Obwohl keine direkten Mitarbeiterschulungen angeboten werden, bietet Circula einen umfangreichen FAQ-Bereich auf der Website, der die meisten Fragen abdeckt. Circula ist flexibel als Webanwendung sowie für iOS- und Android-Geräte verfügbar und eignet sich für Unternehmen jeder Größe, die Wert auf Benutzerfreundlichkeit und deutschen Datenschutz legen.
DATEV: Der Spezialist für integrierte Finanzprozesse
DATEV ist in Deutschland ein Synonym für Finanz- und Lohnbuchhaltung. Die Reisekostenabrechnungs-Software „DATEV Reisekosten classic“ ist nahtlos in das DATEV-Ökosystem integrierbar und deckt alle Schritte der Reisekostenverwaltung ab – von der Beantragung über die Genehmigung bis zur Abrechnung und Auszahlung. Ihr volles Potenzial entfaltet die Software in Verbindung mit anderen DATEV-Anwendungen wie „Arbeitnehmer online“, was eine durchgängige und medienbruchfreie Prozesskette ermöglicht. DATEV überzeugt mit einem Rechenzentrum in Deutschland und einem individuellen, kompetenten deutschsprachigen Support, der bei allen Fragen zur Seite steht. Dies macht DATEV zur idealen Wahl für Unternehmen, die bereits auf DATEV-Lösungen setzen und eine tiefe Integration ihrer Reisekostenabrechnung in die bestehende Finanzbuchhaltung wünschen.
HRworks: Flexible und skalierbare SaaS-Lösung für alle Unternehmensgrößen
HRworks bietet eine webbasierte SaaS-Lösung für die Reisekostenabrechnung, die sich durch ihre Flexibilität und Skalierbarkeit auszeichnet. Die Software ist problemlos von jedem mobilen Endgerät nutzbar, was eine hohe Mobilität und Effizienz für Mitarbeiter ermöglicht. Sie ist für Unternehmen aller Größenordnungen geeignet, von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen, und lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Lösungen integrieren. Mit Preisen ab sechs Euro monatlich gehört HRworks zu den kostengünstigsten Lösungen in unserem Vergleich und bietet ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Das Rechenzentrum befindet sich innerhalb der EU (Irland), was ebenfalls hohe Datenschutzstandards gewährleistet. HRworks ist eine exzellente Wahl für Unternehmen, die eine umfassende, webbasierte und kosteneffiziente Lösung suchen, die mit ihren Bedürfnissen wachsen kann.
Lexware: GoBD-konformes Fahrtenbuch inklusive
Lexware ist bekannt für seine kaufmännischen Softwarelösungen und bietet eine Reisekostenabrechnungs-Software, die sich besonders durch ein integriertes GoBD-konformes Fahrtenbuch hervorhebt. Dies erspart Nutzern die Anschaffung und Verwaltung einer zusätzlichen Software für die Fahrtenbuchführung. Allerdings müssen Nutzer im mobilen Bereich Abstriche machen, da die Software primär für Windows-Betriebssysteme konzipiert ist und keine eigenständige mobile App bietet. Lexware ist für Unternehmen mit drei bis 500 Reisenden ausgelegt und damit ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine robuste Desktop-Lösung mit integriertem Fahrtenbuch benötigen. Das Rechenzentrum befindet sich ebenfalls in der EU (Irland), und ein deutschsprachiger Support steht zur Verfügung, der auch online Schulungen anbietet.
Rydoo: Internationale Akzeptanz und Mehrsprachigkeit
Rydoo bewirbt eine beeindruckend hohe Akzeptanzrate der Reisekostensoftware von über 90 Prozent bereits im ersten Monat, was die Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung unterstreicht. Diese Lösung ist besonders attraktiv für international agierende Unternehmen, da die Funktionen in mehreren Sprachen verfügbar sind und der Support die Einarbeitung ebenfalls mehrsprachig, einschließlich Deutsch, begleitet. Rydoo kann bereits ab sechs Euro monatlich genutzt werden, was es zu einer weiteren kostengünstigen Option macht. Das Rechenzentrum liegt innerhalb der EU, was die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards sicherstellt. Rydoo ist somit die perfekte Wahl für globale Unternehmen, die eine benutzerfreundliche, mehrsprachige und kosteneffiziente Lösung zur Optimierung ihrer Reisekostenprozesse suchen.
Direkter Vergleich der Reisekosten-Softwares
Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Funktionen und Eigenschaften der fünf Anbieter in einer übersichtlichen Tabelle zusammengefasst:
| DATEV | HRworks | Lexware | Rydoo | Circula | |
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionen | |||||
| Abrechnung für In- und Auslandsreisen | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Automatische Kontierung | Ja | Ja | Nein | Ja | Ja |
| Schnittstelle zur Buchhaltung | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Integriertes Fahrtenbuch | Nein | Nein | Ja | Nein, berechnet jedoch Kilometerpauschalen mithilfe von Google Maps | Ja |
| Geeignet für kleine/mittlere/große Unternehmen | Alle | Alle | Kleine und mittlere (3 – 500 Reisende) | Alle, je nach Paket | Alle |
| Support & Datenschutz | |||||
| GoBD-konform | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Rechenzentrum in Deutschland/EU | Deutschland | EU (Irland) | EU (Irland) | EU | Deutschland |
| Deutschsprachiger Support | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Schulungen für Mitarbeiter möglich | Ja (online) | Ja | Ja (online) | Ja | Nein |
| Technische Details | |||||
| Betriebssystem | Web | Web (SaaS) | Windows | Web (SaaS) | Web, iOS, Android |
| Mobile | Ja | Ja | Nein | Ja | Ja |
| Kostenlose Testversion | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Preis | Ab 17 € / Monat | Ab 6 € / Monat | Ab 6,90 € / Monat | Ab 6 € / Monat | Ab 7 € / Monat / User |
Fazit: Die richtige Wahl für Ihre Reisekostenabrechnung
Die Wahl der richtigen Reisekostenabrechnungs-Software hängt stark von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie eine tiefe Integration in die DATEV-Welt suchen, ist DATEV die logische Wahl. Circula punktet mit deutschem Datenschutz und mobiler Effizienz. HRworks und Rydoo überzeugen mit Flexibilität, Skalierbarkeit und attraktiven Preisen, wobei Rydoo einen Schwerpunkt auf internationale Anwendungen legt. Lexware ist ideal für KMUs, die ein integriertes GoBD-konformes Fahrtenbuch schätzen und primär eine Windows-Lösung nutzen.
Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung Kriterien wie Unternehmensgröße, Budget, Bedarf an Integrationen, die Notwendigkeit eines mobilen Zugangs und die geografische Ausrichtung Ihrer Geschäftsreisen. Viele Anbieter offerieren kostenlose Testversionen, die eine hervorragende Möglichkeit bieten, die Software im praktischen Einsatz zu bewerten, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Testen Sie verschiedene Lösungen und optimieren Sie noch heute Ihre Reisekostenprozesse für mehr Effizienz und Transparenz!