SAP Digital Access Lizenzierung 2025: Strategien für Compliance und Kostenoptimierung

Im Jahr 2025 hat sich die Sap Digital Access Lizenzierung zu einem zentralen Thema für Unternehmen entwickelt. CIOs und Einkaufsleiter erkennen zunehmend, dass die dokumentenbasierte SAP-Lizenzierung erhebliche Auswirkungen auf ihre IT-Budgets haben kann. Dieses Modell – oft als SAP Digital Access (oder indirekter Zugriff) bezeichnet – legt fest, wie Sie für Drittsysteme oder Automatisierungen bezahlen, die mit SAP interagieren. Die Herausforderung ist gross: Eine falsche Einschätzung Ihrer Digital Access-Anforderungen kann zu unerwarteten Kosten in Millionenhöhe oder zu Compliance-Risiken führen, die Auditoren gerne nutzen. Wenn Sie es richtig machen, können Sie SAP Digital Access-Kosten reduzieren, indirekte Nutzungskosten eindämmen und eine potenzielle Belastung in einen strategischen Vorteil verwandeln.

Warum die Dringlichkeit gerade jetzt? Viele Unternehmen stehen mitten in S/4HANA-Migrationen oder verhandeln Verträge neu, und SAP drängt stark auf das dokumentenbasierte Modell. Die indirekte Nutzung war historisch gesehen eine Grauzone, die zu hohen Audit-Vergleichen führte. SAP Digital Access ist SAPs Antwort, diese Regeln endlich zu kodifizieren. Für Führungskräfte ist dies keine theoretische IT-Frage, sondern ein unmittelbares Ergebnisproblem. Dieser Leitfaden bietet ein Update zur SAP Digital Access Lizenzierung für 2025 und erklärt Preismodelle, Compliance-Risiken und erfolgreiche Verhandlungstaktiken, damit Sie diesen komplexen Lizenzbereich kontrollieren können. Jeder Abschnitt liefert umsetzbare Erkenntnisse, damit Sie die SAP Lizenzierungsflexibilität erhöhen und die Interessen Ihres Unternehmens professionell schützen können.

Kurz gesagt, SAP Digital Access erfordert 2025 die Aufmerksamkeit von CFOs, CIOs und Rechtsteams gleichermassen. Hier treffen Transparenz und Unsicherheit aufeinander: Sie gewinnen Klarheit darüber, was Sie lizenzieren (Dokumente statt Benutzer), müssen aber eine neue Art des Verbrauchs verwalten, die mit Geschäftswachstum oder Automatisierung stark ansteigen kann. Die folgenden Abschnitte vermitteln Ihnen ein umfassendes Verständnis – von den Grundlagen des Modells und den berüchtigten neun Dokumentenkategorien bis hin zur Preismechanik und Digital Access Verhandlungstaktiken, die Ihnen Millionen sparen können.

SAP Digital Access Lizenzierung und indirekte Nutzung

Was ist SAP Digital Access Lizenzierung? Indirekte Nutzung einfach erklärt

Das Digital Access-Modell von SAP wurde 2018 eingeführt, um die seit langem bestehende Verwirrung um den indirekten SAP-Zugriff zu beseitigen. Traditionell erforderte SAP eine Lizenz für jeden Benutzer oder jedes System, das direkt oder indirekt auf SAP-Daten zugriff. Wenn ein Kundenportal oder eine Drittanbieter-App Ihr SAP-System berührte, konnte SAP argumentieren, dass Sie Lizenzen für jeden Benutzer oder sogar jede Bestellung schuldeten – was zu hohen Rechnungen für „indirekte Nutzung“ führte, wie einige Unternehmen bei Audits auf die harte Tour lernen mussten.

Der alte Ansatz war benutzerbasiert und undurchsichtig, oft basierend auf Named User Lizenzen oder obskuren Engine-Metriken für den externen Zugriff. Compliance war ein Albtraum: Unternehmen wurden durch Audits überrascht, die behaupteten, bestimmte Interaktionen überhaupt nicht lizenziert zu haben.

Hier kommt die SAP Digital Access (Dokumentenbasierte Lizenzierung) ins Spiel. Dieses Modell dreht den Spiess um: Anstatt Lizenzen an die Person oder das System zu binden, das auf SAP zugreift, bindet es Lizenzen an das, was in SAP generiert wird. Genauer gesagt, stellte SAP fest, dass die meisten indirekten Nutzungen auf die Erstellung von SAP-Dokumenten hinauslaufen. So lizenzieren Sie unter Digital Access eine bestimmte Anzahl von Dokumenten (Transaktionen), die in SAP von einer externen oder Nicht-SAP-Quelle erstellt werden.

Im Wesentlichen ist SAP Digital Access eine dokumentenbasierte SAP-Lizenzierung für die indirekte Nutzung. Sie bietet eine transparentere Metrik: Sie zahlen für den Output (erstellte Dokumente), anstatt zu versuchen, jeden Benutzer oder jedes Gerät zu zählen, das das System indirekt berühren könnte. Der Wechsel von der benutzerbasierten zur dokumentenbasierten Lizenzierung sollte Klarheit und Fairness schaffen. Anstelle der vagen Drohung von „Gebühren für indirekten Zugriff“ für beispielsweise eine externe E-Commerce-Website, die mit SAP verbunden ist, haben Sie nun eine messbare Nutzungszahl.

Wenn Ihre Integrationen 50.000 SAP-Dokumente erstellen, müssen Sie diese 50.000 Dokumente lizenziert haben – unabhängig davon, ob dies durch fünf externe Benutzer oder 5 Millionen verursacht wurde. Das kann befreiend sein, da es die Notwendigkeit beseitigt, jede externe Partei separat zu lizenzieren. Es führt jedoch auch neue Herausforderungen ein: Unternehmen müssen den Verbrauch dieser Dokumente sorgfältig prognostizieren und überwachen. Im Gegensatz zu Named Usern (die relativ statische Zahlen sind) können die Dokumentenerstellungs-Volumina mit der Geschäftsaktivität stark schwanken. SAP Digital Access legt es den Kunden auf, den zukünftigen Verbrauch zu schätzen und im Voraus genügend Kapazität zu erwerben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Digital Access aus Kontroversen und Notwendigkeit entstand. Bis 2025 wird es sich zu einem Mainstream-Lizenzierungsmodell entwickelt haben, insbesondere da Unternehmen auf S/4HANA und moderne integrierte Landschaften umsteigen. SAP erlaubt vielen Kunden weiterhin, beim alten indirekten Nutzungsmodell zu bleiben, wenn sie dies bevorzugen (und einige tun dies, da es in ihrem Fall günstiger ist). Die Richtung ist jedoch klar: SAPs Vision ist es, mit der dokumentenbasierten Lizenzierung für indirekte Szenarien voranzukukommen. Das Verständnis dieser Vision – und ihres Kleingedruckten – ist entscheidend, um Überzahlungen oder Compliance-Probleme zu vermeiden.

Indirekte Nutzung vs. Digital Access – Hauptunterschiede und Compliance-Auswirkungen

Der Übergang von der traditionellen indirekten Nutzung zur Digital Access Lizenzierung stellt einen Paradigmenwechsel dar, der erhebliche Auswirkungen auf Compliance und Kosten hat.

Traditionelle indirekte Nutzung (Altes Modell):
In der Vergangenheit vertrat SAP die Auffassung, dass jede Drittanbieternutzung von SAP-Daten eine entsprechende Lizenzierung erforderte, typischerweise durch Named User Lizenzen oder eine Art von „indirekter Zugriff“-Lizenz. Zum Beispiel, wenn ein Nicht-SAP-Webshop Kunden ermöglicht, Bestellungen aufzugeben, die in SAP integriert werden, konnte SAP eine Lizenz für jeden Kunden oder jede Bestellung verlangen. Dieses Modell war notorisch mehrdeutig, und Unternehmen taten sich schwer damit, Szenarien wie APIs, Bots oder Partnersysteme zu lizenzieren. Die Audit-Risiken unter diesem Modell waren hoch, und SAP-Auditoren konnten bei unzureichender Lizenzierung Millionenforderungen stellen. Kurz gesagt, das traditionelle Modell war stückweise und reaktiv: Sie erfuhren erst bei einem Audit, dass Sie nicht compliant waren.

Digital Access (Dokumentenmodell):
Digital Access zielt darauf ab, diese Mehrdeutigkeit zu beseitigen, indem es explizit definiert, was zu lizenzieren ist: die durch indirekte Aktivitäten erstellten Dokumente. Dies hat mehrere kritische Unterschiede:

• Metrik: Es sind Dokumente statt Benutzer. Sie kaufen eine bestimmte Anzahl von Dokumenterstellungen. Dies ist der Grund, warum wir es als dokumentenbasierte Lizenzierung bezeichnen.
• Umfang: SAP hat den Umfang auf spezifische Dokumententypen (siehe nächster Abschnitt) begrenzt. Das bedeutet, nicht jede mögliche Aktion wird gezählt, sondern nur jene, die zu einem dieser Dokumente in SAP führen. Das Lesen von Daten oder Abfragen von SAP von aussen verursacht keine Kosten, solange kein neues Dokument erstellt wird.
• Klarheit: Die Regeln sind transparenter. SAP hat genau veröffentlicht, welche Interaktionen zählen (z. B. das Erstellen eines Kundenauftrags über eine Schnittstelle zählt als ein Dokument) und klargestellt, dass nur das ursprüngliche Dokument in einem Prozess zählt (wenn dieser Kundenauftrag dann eine interne Lieferung und Rechnung generiert, werden diese Folgedokumente nicht zusätzlich berechnet).
• Vorhersehbarkeit vs. Flexibilität: Digital Access ist in der Definition vorhersehbarer (Sie wissen, wofür Sie bezahlen), aber die Nutzungsvolumina können unvorhersehbar sein. Im alten Modell bemerkten Sie eine erhöhte indirekte Nutzung möglicherweise erst bei einem Audit. Im neuen Modell sehen Sie eine Erhöhung des Verbrauchs in steigenden Dokumentenzahlen und müssen möglicherweise bei der Abrechnung mehr bezahlen. Digital Access verwandelt die indirekte Nutzung in eine messbare, abrechenbare Verbrauchsmetrik, ähnlich wie einen Versorgungsdienst. Dies erfordert eine kontinuierliche Überwachung, liefert Ihnen aber auch Daten zur Arbeit.
• Compliance-Auswirkungen: Unter Digital Access wird das Compliance-Management zu einem kontinuierlichen Prozess. Sie führen SAP-Messwerkzeuge oder -Skripte aus, um Dokumente zu zählen und sicherzustellen, dass Sie innerhalb Ihrer lizenzierten Zuteilung bleiben. Audits unter diesem Modell beinhalten die Überprüfung, ob Sie Ihre gekaufte Dokumentenanzahl nicht überschritten haben. Die Diskussion verschiebt sich von „Haben Sie diese 300 Benutzer dieser Drittanbieter-App lizenziert?“ zu „Zeigen Sie uns, wie viele Dokumente indirekt erstellt wurden und ob dies Ihre Berechtigung überschreitet.“

Wichtig ist, dass SAP nicht vorgeschrieben hat, dass alle bestehenden Kunden auf Digital Access umsteigen müssen; viele ECC (ERP)-Kunden werden 2025 weiterhin Named User Lizenzen für die indirekte Nutzung verwenden. SAPs Botschaft fördert jedoch stark den Wechsel zum neuen Modell, insbesondere im Rahmen von S/4HANA-Deals.

Fazit: Digital Access ist im Prinzip transparenter und fairer – Sie zahlen für das, was passiert (Dokumente), und werden nicht doppelt für Folgeprozesse oder rein lesenden Zugriff berechnet. Es überträgt jedoch die Verantwortung für die Verbrauchsverwaltung und Prognose auf Sie. Traditioneller indirekter Zugriff war ein „verstecktes Risiko“; Digital Access ist ein „offener Zähler“ – Sie sehen ihn laufen und müssen ihn kontrollieren.

So funktioniert SAP Digital Access Lizenzierung: Dokumententypen und Zählregeln

Unter SAP Digital Access wird nicht jeder Datensatz oder jede Transaktion in SAP gezählt – es sind nur neun spezifische Digital Access Dokumentenkategorien enthalten. Diese wurden als die häufigsten Geschäftsdokumente ausgewählt, die über indirekten Zugriff generiert werden. Das Verständnis dieser Kategorien ist grundlegend, ebenso wie die Kenntnis ihrer Gewichtungen (nicht alle zählen gleich).

Die neun Dokumentenkategorien

Hier sind die neun Dokumententypen und was sie umfassen:

• Verkaufsbelege (Sales Documents): z. B. Kundenaufträge oder Angebote, die in SAP erstellt werden. Zählregel: pro Position gezählt. (Wenn ein externes System einen SAP-Kundenauftrag mit 10 Positionen erstellt, sind das 10 Dokumente für Lizenzierungszwecke.) Verkaufsbelege stammen oft von E-Commerce-Plattformen, CRM-Systemen oder EDI-Bestellungen.
• Rechnungsbelege (Invoice Documents): Kunden- oder Lieferantenrechnungen (Fakturen), die indirekt erstellt werden. Zählung: ebenfalls auf Positionsebene. Dies könnte ein externes Abrechnungssystem sein, das eine Rechnung in SAP bucht. Jede Position der Rechnung zählt als eins.
• Kaufbelege (Purchase Documents): Bestellungen oder Bestellanforderungen, die in SAP über eine externe Quelle erstellt werden. Ebenfalls pro Position gezählt. Zum Beispiel entspricht ein Drittanbieter-Beschaffungstool, das eine Bestellung mit fünf Positionen erstellt, fünf Dokumenten.
• Service- und Wartungsdokumente (Service & Maintenance Documents): Serviceaufträge und Wartungsmeldungen, die durch externe Auslöser erstellt werden. Pro Dokument gezählt (typischerweise eines pro Auftrag oder Meldung, da diese normalerweise nicht so viele Positionen haben wie Bestellungen oder Rechnungen).
• Fertigungsdokumente (Manufacturing Documents): Produktions- oder Prozessaufträge, die indirekt erstellt werden (z. B. von einem MES-System oder Planungstool). Pro Auftrag gezählt.
• Qualitätsmanagement-Dokumente (Quality Management Documents): Qualitätsprüflose oder Qualitätsmeldungen, die über externe Systeme oder Geräte erstellt werden. Pro Dokument gezählt.
• Zeitwirtschaftsdokumente (Time Management Documents): Zeiteinträge oder Zeitbestätigungen, die von externen Zeiterfassungssystemen, HR-Systemen oder Feldanwendungen in SAP eingespeist werden. Jeder Zeiteintrag wird als ein Dokument gezählt.
• Finanzdokumente (Financial Documents): Indirekt erstellte Finanzbuchungen (Hauptbuchdokumente). Wenn ein externes System (wie ein Frontend-Abrechnungssystem oder eine Schnittstelle eines Tochtergesellschaftssystems) ein FI-Dokument in SAP erstellt, zählt es. Zählung: auf Positionsebene. Finanzdokumente können viele Positionen (Soll/Haben) haben, daher zählt jede Position als eins.
• Materialbelege (Material Documents): Bestandsbewegungen, Wareneingänge/-ausgänge, die über externe Eingaben erstellt werden (z. B. ein automatisiertes Lagersystem, das Warenbewegungen an SAP sendet). Diese werden ebenfalls pro Position gezählt. Materialbelege treten häufig in grosser Zahl in Fertigungs-, Logistik- und IoT-Szenarien auf.

Gewichtungen und Zählfallen

Die meisten Dokumententypen werden als ein Dokument pro Erstellung (oder pro Position, wie angegeben) gezählt. SAP erkannte jedoch, dass Materialbelege und Finanzdokumente in bestimmten Prozessen extrem hohe Volumina aufweisen. Um eine Überbestrafung zu vermeiden, wurde ein Gewichtungsfaktor eingeführt: Material- und Finanzdokumente zählen jeweils als 0,2 eines Dokuments. In der Praxis wird SAP oft sagen: „5 Material- oder Finanzdokumente entsprechen einem vollständigen Digital Access Dokumentenguthaben.“ Diese 20 %-Gewichtung bedeutet, dass Sie bei der Generierung von 1.000 Materialdokumenten 200 Ihrer lizenzierten Dokumente verbrauchen. Die Idee ist, die Kosten proportionaler zum Geschäftswert zu gestalten; das Buchen einer einzelnen Bestandsbewegung ist oft eine Transaktion mit geringerem Wert im Vergleich zu beispielsweise einem Kundenauftrag.

Zählfallen, auf die Sie achten sollten:
Nur Erstellungsereignisse zählen, keine Aktualisierungen oder Lesevorgänge. SAP berechnet explizit nur die erstmalige Erstellung eines Dokuments durch ein externes System. Wenn eine externe Aktion mehrere SAP-Dokumente in einer Kette auslöst, zählt nur das erste Dokument (das Ursprungsdokument). Dies verhindert Doppelberechnungen und ist eine Erleichterung für Kunden. Es führt jedoch zu einer Komplexität bei der Messung – jedes Tool oder Skript, das Dokumente zählt, muss zwischen ursprünglichen Dokumenten und Folgeoperationen unterscheiden können.

Ein weiterer heikler Bereich ist die Klassifizierung. Identifizieren Sie die Kategorie, zu der Ihre Dokumente gehören. In einigen Fällen kann eine externe Aktion mehrere Dokumententypen erstellen; zu verstehen, welches davon das „berechnete“ Dokument ist, ist entscheidend. Seien Sie vorsichtig, dass kundenspezifische Integrationen nicht versehentlich zusätzliche Dokumente erstellen.

Preisgestaltung und Kosten in 2025

Die Preisgestaltung von SAP Digital Access ist 2025 typischerweise volumenbasiert und verhandelbar. Im Gegensatz zu traditionellen Benutzerlizenzen gibt es keinen festen öffentlichen Preis pro Dokument – SAP schlägt in der Regel einen Preis basierend auf Ihrem Volumen und strategischen Kontext vor.

Lizenzierung in Blöcken, Tier-Rabatte und True-Up-Regeln

• Lizenzierung in Blöcken oder Kontingenten: SAP bietet Digital Access in Bündeln von Dokumenten pro Jahr an. Eine gängige Einheit sind Blöcke von 1.000 Dokumenten/Jahr, Ihr Vertrag kann aber auch einfach eine jährliche Zulassung angeben (z. B. 100.000 Dokumente pro Jahr). Sie bestimmen (mit SAP oder durch Messung), wie viele Dokumente Sie jährlich benötigen, und erwerben dann die entsprechende Kapazität. Dies ist Ihr jährlicher vorbezahlter Dokumentenpool.
• Volumen-Tier-Rabatte: Je mehr Dokumente Sie erwerben, desto niedriger wird der Preis pro Dokument. SAP verwendet gestaffelte Preisbänder. Während genaue Stufen vertraulich sind und sich ändern können, können Sie Schwellenwerte bei bestimmten Volumina (z. B. 5.000, 10.000, 50.000, 100.000, 1 Million+ Dokumente) erwarten. Verhandlungen sind zu erwarten – versierte Kunden zahlen selten den Listenpreis.
• True-Up-Regeln: Was passiert, wenn Sie Ihre lizenzierte Dokumentenanzahl überschreiten? Dies ist ein kritischer Vertragspunkt. SAP erwartet im Allgemeinen eine Abrechnung, d.h., Sie müssen zusätzliche Blöcke erwerben, um die Überschreitung abzudecken. Im Idealfall legt Ihr Vertrag den Stückpreis für zusätzliche Dokumente fest, falls Sie das Limit überschreiten, damit Sie nicht überrascht werden.

Unbegrenzte/Pauschale Modelle und Abonnements

Für sehr grosse Kunden oder solche, die ein explosives Wachstum erwarten (z. B. IoT, neue digitale Kanäle), kann eine unbegrenzte SAP Digital Access Lizenzierung eine attraktive Option sein. SAP hat in bestimmten Deals eine pauschale Jahresgebühr für unbegrenzte Dokumente zugelassen. Ein im Markt beobachteter Richtwert liegt bei etwa 10 % Ihres Kern-ERP-Vertragswertes pro Jahr für unbegrenzte digitale Dokumente. Dies kann die Dinge vereinfachen – keine Zählung, vollständige Compliance, Sorgenfreiheit für die indirekte Nutzung.

In klassischen On-Premise-Lizenzen sind Digital Access Lizenzen unbefristet mit einer jährlichen Wartungsgebühr (ca. 20-22 % der Vorabkosten). Bei Cloud-Abonnementmodellen wie RISE with SAP oder S/4HANA Cloud gibt es keine separate „Lizenz + Wartung“ für digitale Dokumente – stattdessen beinhaltet das Abonnement eine bestimmte Zulassung für indirekte Nutzung.

Preis-Benchmarks und Szenarien

Was kostet SAP Digital Access Unternehmen? Die Antwort variiert stark. Hier skizzieren wir einige realistische Szenarien, um Ihnen ein Gefühl für Preis-Benchmarks im Jahr 2025 und die Auswirkungen von Rabatten zu vermitteln:

• Kleiner Integration (geringes Volumen): Bei geringen Volumina können die SAP Digital Access Kosten recht niedrig sein, und das grössere Anliegen ist die Sicherstellung der Compliance.
• Mittelständisches Unternehmen (moderates Volumen): Ein mittelständischer Hersteller mit 100.000 Dokumenten/Jahr könnte nach Verhandlungen und einem Rabatt von 70 % einen jährlichen Betrag von 60.000 $ plus ca. 12.000 $ jährliche Wartung (falls unbefristet) zahlen.
• Grosses globales Unternehmen (hohes Volumen): Ein multinationales Unternehmen mit 10 Millionen Dokumenten/Jahr könnte durch einen grossen S/4HANA-Kauf und einen Rabatt von 85 % etwa 1,05 Millionen $ pro Jahr an Nettolizenzkosten (plus Wartung) zahlen.
• Worst-Case-Szenario (unkontrollierte Volumenspitze): Ohne Überwachung oder Antizipation könnten unlizenzierte Dokumente zu Rechnungen von 10-20 Millionen $ oder mehr führen. Selbst nach hektischen Verhandlungen könnte das Unternehmen mehrere Millionen Dollar zahlen, um die Nutzung zu regeln.

sap preis und konditionenliste 2022 kann hier als Referenz dienen, um allgemeine Preisstrukturen bei SAP besser zu verstehen.

Diese Szenarien zeigen: Volumen und Rabatt sind die beiden grössten Kostentreiber. Branchenspezifische Faktoren spielen ebenfalls eine Rolle. Viele Unternehmen streben 2025 an, Digital Access als Teil grösserer Deals zu verhandeln, um Rabatte zu maximieren.

Kostenfallen und Risikobereiche bei SAP Digital Access

Die Implementierung von SAP Digital Access ist nicht ohne Tretminen. Hier sind die häufigsten Fallen und Risikobereiche, in denen Unternehmen entweder unnötige Kosten verlieren oder sich verwundbar machen:

• Unvorhersehbare Volumenschwankungen: Dokumentenzahlen können mit Geschäftswachstum, saisonalen Spitzen oder neuen Integrationen stark ansteigen. Wenn Sie Ihren Lizenzbedarf zu niedrig eingeschätzt haben, kann es teuer werden. Umgekehrt, wenn Sie überschätzt und die Volumina niedrig bleiben, haben Sie überzahlt. Das ist eine Falle für diejenigen, die ihre Prognosen nicht ständig überprüfen. Es ist entscheidend, einen Puffer oder flexible Bedingungen einzubauen und die Nutzung genau zu überwachen.
• Überlizenzierung im Voraus: SAP verlangt einen Vorabkauf von Digital Access Lizenzen, was im Wesentlichen eine Vorhersage Ihrer Bedürfnisse erfordert. Viele Unternehmen kaufen zu viel, um auf Nummer sicher zu gehen. Die Falle hier ist, für Kapazität zu bezahlen, die Sie nicht nutzen.
• Hochvolumige Geschäftsprozesse: Bestimmte Branchen und Prozesse sind von Natur aus hochvolumig (Webbestellungen, API-Aufrufe, Zählerstände, Gerätelemetrie). Ein grosses Risiko besteht darin, zu unterschätzen, wie sich diese in SAP-Dokumente übersetzen. Unternehmen in diesen Szenarien riskieren eine Kostenexplosion, wenn sie Digital Access blind ohne Optimierung einführen.
• Messfehler: Das Zählen von Dokumenten ist nicht so einfach wie das Zählen von Benutzern. SAP stellt Tools zur Verfügung, die aber auch überzählen oder Dokumente falsch identifizieren können. Wenn Sie sich auf eine fehlerhafte Zählung verlassen, könnten Sie weit über dem Bedarf kaufen.
• Ignorieren der Folgedokumente-Regel: Einige Unternehmen erkannten zunächst nicht, dass nur das Ursprungsdokument gezählt wird, und nahmen an, dass jedes Dokument in einer Kette lizenziert werden müsste. Diese Falle führt zu einer Überschätzung der Nutzung – und möglicherweise zu Überzahlungen.
• Wartungsgebühren-Anstieg: Wartungsgebühren können eine stille Kostenfalle sein. Selbst bei einem hohen Rabatt auf Lizenzen steigen die jährlichen Wartungsgebühren regelmässig an. Berücksichtigen Sie immer die Gesamtkosten über 5-10 Jahre, nicht nur die Kosten am ersten Tag.
• Audit-Überraschung für “Untätige”: SAP hat öffentlich erklärt, dass Kunden beim alten Modell bleiben können. Ein grosses Risiko besteht jedoch darin, Digital Access zu ignorieren, ohne die indirekte Nutzung zu klären. Wenn Sie keine Massnahmen ergreifen, lassen Sie die Tür für ein SAP Indirect Access Audit nach alten Regeln offen.
• Bindung und Modell-Inflexibilität: Sobald Sie Digital Access unterzeichnen, kann es schwierig sein, den Kurs zu ändern. Wenn sich Ihr Geschäft ändert, können Sie mit unnötiger Digital Access Kapazität zurückbleiben.

Jede dieser Fallstricke ist mit dem richtigen Ansatz vermeidbar. Sie unterstreichen, dass SAP Digital Access kein „einmal einrichten und vergessen“-Lizenzierungselement ist; es erfordert eine kontinuierliche Steuerung.

Prognose & Optimierung: Strategien zur Kostensenkung bei SAP Digital Access

Die Kontrolle über die Digital Access-Kosten beginnt mit der Prognose Ihres Verbrauchs und der Optimierung der Systemnutzung von SAP.

Baseline und Treiberanalyse

1. Erstellen Sie eine Baseline: Führen Sie SAPs Digital Access-Schätzungstools oder -Skripte aus, um eine aktuelle Anzahl von Dokumenten zu erhalten, die über indirekte Wege generiert wurden. Diese Baseline sollte Ihnen beispielsweise sagen: „Wir haben in den letzten 12 Monaten 1,2 Millionen relevante Dokumente generiert.“
2. Analysieren Sie Treiber und Muster: Nicht alle Dokumente werden gleich erstellt – identifizieren Sie, was jede Kategorie antreibt. Sind es saisonale Umsatzspitzen, Monatsend-Finanzbuchungen oder neue Partnerintegrationen? Dies ermöglicht gezielte Massnahmen.

Optimierungstaktiken

Sobald Sie sehen, woher Ihre Volumina kommen, fragen Sie, wie Sie die Anzahl reduzieren können, ohne das Geschäft zu beeinträchtigen. Einige Taktiken:

• Transaktionen konsolidieren: Wenn möglich, lassen Sie externe Systeme mehrere Aktionen zu einem SAP-Dokument bündeln oder konsolidieren.
• Redundante Dokumente vermeiden: Stellen Sie sicher, dass Sie nicht versehentlich SAP-Dokumente erstellen, die Sie nicht benötigen.
• Direkte SAP-Funktionalität nutzen: Manchmal kann der Ersatz einer Drittanbieter-Schnittstelle durch native SAP-Funktionalität die Digital Access-Zählung eliminieren.
• Überwachen und Drosseln nach Bedarf: Implementieren Sie eine Überwachung für Schnittstellen, die instabil werden können, und filtern Sie Rauschen heraus.
• Stammdaten- und Konfigurationsanpassungen: Anpassungen in SAP können die Anzahl der Dokumente reduzieren, z. B. durch Batch-Buchungen bei Finanzdokumenten.
• Archivierungs-/Bereinigungsprozesse: Stellen Sie sicher, dass veraltete oder Testdokumente nicht gegen Sie gezählt werden.

Kontinuierliches Monitoring und Verbesserung

1. Implementieren Sie ein Monitoring-Dashboard: Behandeln Sie die Digital Access-Nutzung wie einen KPI. Erstellen Sie ein Dashboard oder einen periodischen Bericht, der die Anzahl der verbrauchten Dokumente im Vergleich zu Ihrer Zulassung anzeigt. Dieses Frühwarnsystem wird hervorheben, ob Sie Ihr jährliches Kontingent überschreiten oder ob eine bestimmte Schnittstelle einen Nutzungsanstieg erfährt. Dies ist entscheidend für die Audit-Bereitschaft.
2. Kontinuierliche Verbesserung: Machen Sie Digital Access zu einem Thema in Ihrer IT-Governance. Wann immer eine neue Integration vorgeschlagen wird, fügen Sie eine Überprüfung der Lizenzierungsfolgen hinzu.

sap dm und sap pco sind Beispiele für moderne SAP-Lösungen, deren Integrationen sorgfältig hinsichtlich des Digital Access bewertet werden sollten.

Prognose und Optimierung sind Ihre proaktive Verteidigung. Sie stellen sicher, dass Sie nicht blind fliegen und über Hebel verfügen, um Kosten über die reine Preisverhandlung hinaus zu kontrollieren.

Vergleich: Traditioneller indirekter Zugriff vs. Digital Access

Um den Unterschied zwischen dem alten und neuen Modell zusammenzufassen, hebt die folgende Tabelle die wichtigsten Punkte hervor:

Die meisten SAP-Kunden werden einen Mix verwenden und weiterhin traditionelle Benutzerlizenzen für Mitarbeiter und direkte Benutzer nutzen, während sie Digital Access für den wachsenden Anteil von Prozessen einführen, die externe Systeme betreffen.

Verhandlungsleitfaden: Hebel für Preisgestaltung, Konditionen und Zukunftssicherheit

Eine SAP Digital Access-Verhandlung ist mit hohen Einsätzen verbunden, aber mit Vorbereitung können Sie sie erheblich zu Ihren Gunsten beeinflussen. Hier ist ein Verhandlungsleitfaden mit bewährten Taktiken, um Wert und Flexibilität zu maximieren:

• Kennen Sie Ihre Zahlen genau: Gehen Sie mit Daten in die Verhandlungen. Führen Sie Ihre Messungen durch (oder beauftragen Sie ein unabhängiges Unternehmen), um genau zu wissen, wie viele Dokumente Sie generieren und voraussichtlich generieren werden.
• Nutzen Sie DAAP (auch wenn es „abgelaufen“ ist): SAPs Digital Access Adoption Program bot massive Rabatte (bis zu 90 %). Offiziell sollte es enden, aber in der Praxis hat SAP es verlängert. Nutzen Sie dies als Hebel: Verweisen Sie darauf, dass Sie die Konditionen kennen und eine vergleichbare Behandlung erwarten.
• Bündeln Sie mit grösseren Deals: Richten Sie Ihren Digital Access-Kauf, wenn möglich, auf eine grössere Verhandlung aus, z. B. einen S/4HANA-Lizenzkauf, einen RISE-Vertrag oder eine Cloud-Abonnement-Erweiterung. SAP ist eher bereit, bei Digital Access-Preisen nachzugeben, wenn es Teil eines Millionen-Deals ist.
• Volumen-Tier-Ausnutzung: Drängen Sie SAP auf die Idee, dass Sie mit ihnen wachsen werden. Wenn Sie derzeit 1 Million Dokumente/Jahr benötigen, aber in ein paar Jahren 5 Millionen erwarten, nutzen Sie dies, um jetzt einen besseren Stufenpreis auszuhandeln.
• Begrenzen Sie Ihr Risiko: Versuchen Sie, Obergrenzen und Limits auszuhandeln, um sich vor ausufernden Kosten zu schützen. Zum Beispiel eine Klausel, die besagt, dass Ihre Kosten für digitale Dokumente die Summe X für die Vertragslaufzeit niemals überschreiten werden, unabhängig vom Volumen.
• Sichern Sie Stückpreise für zukünftige Käufe: Stellen Sie sicher, dass die Vereinbarung besagt, dass Sie bei Bedarf weitere Dokumente zum gleichen Stückpreis oder Prozentsatz wie beim Erstkauf erwerben können.
• Wachstumszulagen und Puffer: Verhandeln Sie einen Nutzungs-Puffer. Zum Beispiel erhielten einige Kunden eine 115 %ige Nutzungsrate für 100 % Zahlung (die DAAP Option A).
• Übertragen Sie ungenutzte Kapazität: SAP erlaubt in der Regel nicht, ungenutzte Dokumente ins nächste Jahr zu übertragen. Es schadet aber nicht zu fragen, besonders wenn Ihre Nutzung volatil ist.
• Vertragliche Klarheit – Definition von indirekter/digitaler Nutzung: Definieren Sie die neun Dokumententypen klar und legen Sie im Vertrag fest, dass nur die erstmalige Dokumentenerstellung zählt.
• Verhandlungszeitpunkt und Hebelwirkung: Nutzen Sie den Zeitpunkt zu Ihrem Vorteil. SAP-Vertreter haben vierteljährliche und Jahresendziele.
• Zukunftssicherheit mit Flexibilitätsklauseln: Denken Sie 3-5 Jahre voraus. Was, wenn Ihr Unternehmen ein anderes Unternehmen erwirbt?

In Verhandlungen sind Informationen und Optionen Ihre Verbündeten. Zeigen Sie SAP, dass Sie Optionen haben.

Fehler, die man vermeiden sollte: Lehren aus der Praxis

Beim Abschluss von SAP Digital Access-Vereinbarungen sollten Sie diese Fehler vermeiden, die andere bedauert haben:

• Blindes Unterzeichnen ohne Nutzungsdaten: Akzeptieren Sie niemals ein Digital Access-Angebot, ohne Ihre tatsächliche Nutzung zu recherchieren.
• Das erste Angebot annehmen: SAPs anfängliches Angebot ist fast immer zu hoch. Es gibt fast immer Raum für Verhandlungen.
• Indirekte Nutzung bei grösseren Deals ignorieren: Konzentrieren Sie sich nicht zu sehr auf Benutzerlizenzen oder SAP-Modulkosten. Beziehen Sie die indirekte Nutzung immer in die Konversation ein.
• Schlecht definierte Vertragssprache: Viele Fallstricke verstecken sich in der Vertragsformulierung. Stellen Sie sicher, dass alle ausgehandelten Sonderbedingungen schriftlich festgehalten werden.
• Wartungsberechnungen vergessen: Überprüfen Sie immer die Wartungsauswirkungen.
• Annehmen, dass „unbegrenzt“ immer sicher ist: Auch bei einem unbegrenzten Deal sollten Sie das Kleingedruckte lesen.
• Interne Stakeholder nicht abstimmen: Stellen Sie sicher, dass Rechtsabteilung, Einkauf, CIO und alle, die SAP-Verträge bearbeiten, auf dem gleichen Stand sind.
• Named User vs. Dokument-Abwägungen übersehen: Wenn Sie von Named User L