Im Zeitalter der digitalen Transformation stehen Unternehmen vor der Herausforderung, immense Mengen an geschäftskritischen Daten und Dokumenten effizient zu verwalten. Dies führt dazu, dass SAP-Anwender täglich eine Fülle von Informationen generieren. Ein durchdachtes Dokumentenmanagement-System (DMS) ist daher unverzichtbar, und hier setzt das Sap Dokumentenmanagement an. Es bietet eine umfassende Lösung, um Dokumente sicher zu speichern, zu organisieren und direkt in operative Geschäftsprozesse zu integrieren.
Das Wichtigste im Überblick
- SAP Dokumentenmanagement (SAP DMS) ist ein integraler Bestandteil der SAP-Landschaft, der Unternehmen dabei hilft, geschäftskritische Dokumente sicher zu speichern, systematisch zu organisieren und nahtlos in operative Prozesse zu integrieren. Es unterstützt flexible Bereitstellungsmodelle, sowohl Cloud- als auch On-Premises-Lösungen.
- Das System bietet eine Vielzahl von Funktionen wie die Erstellung strukturierter Datei- und Ordnerhierarchien, eine lückenlose Versionierung und Statusverfolgung von Dokumenten sowie eine tiefe Integration in SAP-Businessobjekte. Dies ermöglicht eine direkte Verknüpfung von Dokumenten mit relevanten Prozessen, Materialien und Geschäftspartnern.
- SAP DMS zeichnet sich durch seine flexible Speicherarchitektur aus, die sowohl SAP-eigene Content Server als auch externe Repositories, die dem CMIS-Standard entsprechen, unterstützt. Ein integrierter Document Viewer erleichtert die Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten direkt innerhalb der SAP-Umgebung.
- Mit der Einführung von SAP S/4HANA hat sich die Integration von Dokumentenarchivierung und revisionssicherer Langzeitarchivierung erheblich verbessert. Dies reduziert zunehmend die Notwendigkeit externer Archivsysteme, steigert die Effizienz und vereinfacht die gesamte Dokumentenverwaltung.
Was ist SAP DMS?
Obwohl SAP als datenbankbasierte Anwendung primär strukturierte Daten verarbeitet, sind Dokumente – von Rechnungen über Verträge bis hin zu technischen Zeichnungen – essenzielle Informationsträger, insbesondere im Austausch mit Anwendern oder Fremdsystemen. Diese Kommunikation findet oft über XML-basierte Metadokumente oder klassische Formulare statt.
Um diese Dokumente innerhalb der SAP-Landschaft strukturiert und effizient zu verwalten, stellt SAP das zentrale SAP Document Management System (SAP DMS) bereit. Als wichtige Komponente der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) unterstützt SAP Dokumentenmanagement Unternehmen dabei, geschäftskritische Inhalte sicher zu speichern, systematisch zu organisieren und direkt in operative Geschäftsprozesse zu integrieren. Die Lösung ist dabei sowohl in der Cloud als auch On-Premises verfügbar, was maximale Flexibilität ermöglicht.
Im Gegensatz zu einer traditionellen Sichtweise, bei der Dokumente oft nur als einfache Anhänge oder Ergänzungen zu strukturierten Daten angesehen wurden, stellt SAP DMS ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System dar. Es ermöglicht die durchgängige Bearbeitung, Versionierung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten direkt im SAP-Kontext. Unternehmen können dabei frei wählen, ob sie die Anwendung als vorkonfigurierte Web-Applikation nutzen oder über moderne APIs und UI5-Komponenten tief in bestehende SAP-Lösungen integrieren.
Ein besonderes Merkmal von SAP DMS ist seine Offenheit für verschiedene Speicherlösungen. Die Plattform erlaubt die Anbindung sowohl cloudbasierter als auch lokaler Repositories, sofern diese dem CMIS-Standard entsprechen. Unternehmen können damit ihre vorhandene Infrastruktur nutzen oder auf SAPs sichere Cloud-Speicherung mit umfassendem Lifecycle-Management zurückgreifen.
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Funktionen von SAP DMS
SAP DMS bietet eine Vielzahl an Funktionen, die Unternehmen dabei unterstützen, Dokumente effizient, sicher und prozessorientiert innerhalb ihrer SAP-Systemlandschaft zu verwalten. Diese Funktionen sind entscheidend für ein erfolgreiches SAP Dokumentenmanagement.
Strukturierte Datei- und Ordnerhierarchien
SAP DMS ermöglicht die systematische Ablage von Dokumenten in klar definierten Ordnerstrukturen. Dies fördert nicht nur die Übersichtlichkeit und Transparenz, sondern vereinfacht auch den schnellen Zugriff auf projekt- oder vorgangsbezogene Dokumente. Eine logische Struktur ist das Rückgrat eines effizienten SAP Dokumentenmanagements.
Versionierung und Statusverfolgung
Die Lösung unterstützt eine lückenlose Versionierung von Dokumenten, sodass jede Änderung jederzeit nachvollzogen werden kann. Dies erhöht die Auditierbarkeit und minimiert Fehler. Gleichzeitig lassen sich Statusinformationen wie “in Bearbeitung”, “zur Prüfung” oder “freigegeben” verwalten – ein wesentlicher Beitrag zur Prozesssicherheit und Qualitätssicherung im SAP Dokumentenmanagement.
Integration in SAP-Businessobjekte
Dokumente können direkt mit relevanten SAP-Businessobjekten wie Aufträgen, Materialien, Equipment oder Geschäftspartnern verknüpft werden. Dadurch stehen sie im jeweiligen Kontext zur Verfügung und lassen sich gezielt abrufen, was die Effizienz und Datenkonsistenz innerhalb der Geschäftsprozesse enorm steigert. Diese tiefe Integration ist ein Kernvorteil von SAP Dokumentenmanagement.
Browserbasierte Oberfläche
SAP DMS ist über eine moderne, intuitive Weboberfläche bedienbar, die eine komfortable Nutzung unabhängig vom Endgerät erlaubt. Die Benutzerführung orientiert sich an aktuellen UX-Standards, was die Akzeptanz und Produktivität der Anwender fördert.
Flexible Speicherarchitekturen
Dank der Unterstützung des CMIS-Standards können sowohl SAP-eigene als auch externe Speichersysteme (wie Cloud-Speicher oder On-Premises-Archivsysteme) nahtlos eingebunden werden. Unternehmen haben damit die Wahl zwischen lokaler Speicherung und cloudbasierten Repositories – je nach spezifischen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen ihres SAP Dokumentenmanagements.
Document Viewer
SAP DMS stellt mit dem Document Viewer eine integrierte Lösung zur einfachen Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten bereit, ohne die SAP-Umgebung verlassen zu müssen. Dokumente werden über ein Content Repository eindeutig identifiziert und verwaltet. Das Document Versioning System (DVS) ermöglicht zusätzlich die detaillierte Organisation von Dokumenten und deren flexible Verknüpfung mit SAP-Businessobjekten, was die Effizienz im SAP Dokumentenmanagement weiter steigert.
Grafische Darstellung einer Datenbankanwendung, die SAP DMS und Dokumentenmanagement symbolisiert
Dokumentenverwaltung mit SAP Content Server und ArchiveLink
Beim Thema Dokumentenmanagement stoßen SAP und generell alle ERP-Systeme, insbesondere im Hinblick auf fachbezogene E-Akten und revisionssichere Langzeitarchivierung, bisweilen an ihre Grenzen. Daher waren und sind manchmal ergänzende Lösungen notwendig. Die Dokumentenverwaltung im Kontext von SAP kann dabei auf zwei grundsätzliche Arten stattfinden: mit dem SAP Content Server oder über die Anbindung eines externen ECM-/Archivsystems per SAP-eigener Standardschnittstelle ArchiveLink. Mit SAP S/4HANA haben sich hier jedoch deutliche Verbesserungen ergeben, wodurch die Notwendigkeit externer Archivsysteme abgenommen hat und diese besser in SAP integriert werden können.
SAP Content Server
Der SAP Content Server ist eine unabhängige Komponente, in der beliebige Mengen elektronischer Dokumente jedweden Inhalts und Formats abgelegt werden können. Die Sicherung findet wahlweise im Dateisystem oder über eine oder mehrere MaxDB-Instanzen statt. Als SAP-eigenes, kostenloses Tool legt der Content Server Dokumente auf einer separaten Instanz neben SAP ab, vergleichbar einem Content-Addressable Storage (CAS)-System. Vom Charakter her handelt es sich dabei eher um eine einfache Speicherung lebender Dokumente; Anforderungen an eine umfassende, revisionssichere Archivierung, die für das SAP Dokumentenmanagement oft unerlässlich ist, werden damit nicht vollständig erfüllt.
ArchiveLink
Ein großer Teil der SAP-Anwenderunternehmen hat daher externe ECM-/Archivsysteme per ArchiveLink an sein SAP-System gekoppelt. Mit ArchiveLink können Sie SAP-Businessobjekte mit archivierten Dokumenten verknüpfen. Diese Dokumente können Sie über die Schnittstelle im Archiv ablegen sowie aus ihm abrufen und anzeigen. Alle Metadaten, die für eine schnelle und präzise Suche erforderlich sind, verwalten Sie weiterhin in SAP, das damit das führende System bleibt. Eine eigene Metadatenverwaltung, eigene Viewer sowie ein gesondertes Berechtigungssystem, wie sie jedes ECM-System bietet, werden dabei nicht benötigt. SAP nutzt das Archiv hier primär als reine „Datensenke“ ohne zusätzliche Funktionen.
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Archivierung in S/4HANA
Eingangs- und Ausgangsdokumente lassen sich im modernen SAP Dokumentenmanagement optimal digital archivieren. Dafür wird ein leistungsfähiges Outputmanagementsystem (OMS) benötigt. Das neue SAP S/4HANA Output Management erleichtert Konfiguration und Wartung deutlich und bietet im Vergleich zu klassischen Methoden wie SAPscript oder Smart Forms wesentlich mehr Flexibilität und Integrationsmöglichkeiten. Dies ist ein entscheidender Fortschritt für das SAP Dokumentenmanagement.
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Fazit: SAP DMS für Ihr modernes Dokumentenmanagement
SAP DMS bietet eine zentrale und leistungsstarke Plattform für das effiziente Dokumentenmanagement innerhalb der SAP-Landschaft. Insbesondere im Kontext von SAP S/4HANA entfaltet es sein volles Potenzial, indem es durch verbesserte und integrierte Funktionen die Performance optimiert und den Bedarf an externen Archivsystemen reduziert. Unternehmen profitieren von einem schnelleren Zugriff auf Informationen, einer höheren Effizienz in den Geschäftsprozessen und einer verbesserten Datenstrukturierung – alles entscheidende Faktoren im Zuge der digitalen Transformation.
SAP DMS trägt somit wesentlich dazu bei, Dokumente nicht nur als statisches Nebenprodukt, sondern als aktiven und wertvollen Bestandteil der digitalen Prozesslandschaft zu behandeln. Im Zusammenspiel mit SAP S/4HANA gestaltet es das Dokumentenmanagement performant, revisionssicher und anwenderfreundlich, während es gleichzeitig die Komplexität der Systemlandschaft reduziert. Für eine effektive digitale Strategie ist ein robustes SAP Dokumentenmanagement unerlässlich.
Porträtfoto von Alex Wiefel, dem Experten für SAP Dokumentenmanagement und Formularlandschaften
Websession: SAP DMS
Haben Sie noch Fragen zu SAP Dokumentenmanagement oder benötigen Sie Unterstützung bei der Implementierung? Vereinbaren Sie gerne einen Termin mit unseren Experten. Wir liefern Ihnen die Antworten und zeigen Ihnen, wie Sie das volle Potenzial von SAP DMS für Ihr Unternehmen ausschöpfen können.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist SAP DMS?
SAP DMS (Document Management System) ist ein System zur zentralen Verwaltung von Dokumenten und Daten innerhalb der SAP-Umgebung, das die Effizienz und Zugriffsgeschwindigkeit erhöht. Es ist der Kern eines modernen SAP Dokumentenmanagements.
Wie verbessert SAP S/4HANA das Dokumentenmanagement?
SAP S/4HANA nutzt die HANA-In-Memory-Technologie für schnellere Verarbeitung und integriert Dokumentenmanagement-Funktionen direkt. Dies reduziert die Abhängigkeit von externen Systemen und macht das SAP Dokumentenmanagement agiler und effizienter.
Sind externe Archivsysteme mit SAP S/4HANA noch notwendig?
Je nach spezifischem Anwendungsfall und Compliance-Anforderungen hat die Notwendigkeit externer Archivsysteme abgenommen, da SAP S/4HANA verbesserte Dokumentenmanagement- und Archivierungsfunktionen bietet, die die Abhängigkeit von externen Lösungen für viele Szenarien reduzieren. Ein ganzheitliches SAP Dokumentenmanagement strebt die Integration an.
Wie hilft SAP DMS bei der Handhabung großer Datenmengen?
SAP DMS ermöglicht eine strukturierte und zentrale Verwaltung von Dokumenten, was die Systemperformance optimiert und die Handhabung sowie den Zugriff auf große Datenmengen erheblich verbessert. Dies ist essenziell für ein skalierbares SAP Dokumentenmanagement.
Wer kann mir beim Thema SAP DMS helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema SAP Dokumentenmanagement benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen und Ihr SAP Dokumentenmanagement auf das nächste Level zu heben.