SAP MM (Materials Management) ist ein zentrales Modul innerhalb des SAP ERP-Systems und bildet das Rückgrat effizienter Beschaffungs- und Bestandsführungsprozesse in Unternehmen weltweit. Diese Einführung dient als grundlegender Schritt in die Welt von SAP MM und vermittelt Ihnen das nötige Basiswissen, um tiefer in die verschiedenen Facetten dieses wichtigen SAP Modulen einzutauchen. Es ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die ihre Lieferketten optimieren und ihre Materialflüsse effektiv steuern wollen. SAP MM deckt alle Bereiche der Materialwirtschaft ab, von der Beschaffung über die Lagerung bis zur Bestandsbewertung.
SAP steht für “Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung”. Im Kontext von SAP MM handelt es sich um ein ERP-System, das sich mit der Beschaffung, Verarbeitung und Produktion von Materialien befasst. Es umfasst Transaktionen wie Bestellungen (PO), Bestellanforderungen (PR), Kontrakte, Bestandsbewertung, Lieferantenmanagement und Materialbedarfsplanung. SAP MM ist eng mit dem Logistiksystem des SAP ERP R/3 Systems verbunden und benötigt für seine Funktionen spezifische Daten – sogenannte Stammdaten – zu Materialien, Lieferanten, Werken, Lagerorten und der Bestandsführung.
Der SAP MM-Prozess im Überblick
Um den Materialwirtschaftsprozess in SAP MM besser zu verstehen, stellen wir ihn in Form einer Erzählung dar:
Der Zyklus beginnt, wenn ein Benutzer Materialien oder Dienstleistungen anfordert. Dies geschieht entweder manuell oder automatisiert in Form einer Bestellanforderung (PR – Purchase Requisition). Sobald diese Anforderung von der Einkaufsabteilung genehmigt wurde, werden die Bestellanforderungen in Bestellungen (PO – Purchase Order) umgewandelt.
Die Bestellung kann als externes Einkaufsdokument betrachtet werden, das an den Lieferanten gesendet wird. Die Lieferanten sind nun über die benötigten Materialien informiert. Der nächste Schritt ist der Wareneingang (GR – Goods Receipt), bei dem die Materialien in unseren Lagerbestand aufgenommen werden. Anschließend erstellt der Lieferant Rechnungen, die vom Unternehmen bezahlt werden.
Nach dem Wareneingang werden die Materialien in der Regel einer Qualitätsprüfung unterzogen. Eine gute Qualität ist entscheidend, um Rücksendungen an den Lieferanten zu vermeiden. Sobzald die Qualität geprüft und für gut befunden wurde, werden die Materialien in den Lagerbestand überführt.
Organisationsstrukturen in SAP MM
Die Organisationseinheiten bilden das Fundament für alle Prozesse in SAP MM.
In SAP MM ist die höchste Ebene der Organisationsstruktur der „Mandant“. Innerhalb eines Mandanten können mehrere Buchungskreise existieren, die als eigenständige juristische Einheiten innerhalb der Organisationsstruktur fungieren. Innerhalb dieser Buchungskreise können wiederum mehrere Werke angesiedelt sein. Diese Werke können unterschiedliche Lagerorte enthalten, die zur Differenzierung der gelagerten Materialien dienen. Des Weiteren gibt es Einkaufsorganisationen und Einkaufsgruppen innerhalb der Organisationsstruktur, die für die Beschaffungsaktivitäten zuständig sind.
Materialstammdaten in SAP MM
Die Materialstammdaten enthalten alle relevanten Informationen über die Eigenschaften eines Materials. Zur Anlage eines Materialstamms sind bestimmte Angaben erforderlich, wie zum Beispiel der „Industriezweig“ und die „Materialart“. Jedes Material erhält eine bestimmte Nummer, die je nach Konfiguration des Nummernsystems extern oder intern vergeben werden kann. Die Daten eines Materials sind in Form von Sichten unterteilt. Sichten können einfach als mehrere Registerkarten verstanden werden, wobei jede Registerkarte einen Namen hat und spezifische Informationen über das Material enthält. Der Name der Sicht ist dabei aussagekräftig genug, um die Art der darin enthaltenen Daten zu erkennen. Der Transaktionscode (T-Code) zum Zugriff auf die Materialstammdaten ist „MM01“.
Materialarten verstehen
Die Materialart dient als Definitionskriterium für ein Material. Sie wird verwendet, um Materialien im gesamten Supply-Chain-Prozess zu differenzieren. Es handelt sich um eine vierstellige Kennung. Hier sind einige Beispiele für häufig verwendete Materialarten:
- Fertigerzeugnisse (FERT): Dies sind Produkte, die im eigenen Unternehmen hergestellt werden und daher nicht über den Einkauf bestellt werden können. Dementsprechend haben sie keine Einkaufsicht im Materialstammsatz.
- Rohmaterialien (ROH): Dies sind Materialien, die extern beschafft und dann entsprechend den Anforderungen des Unternehmens verwendet werden. Sie enthalten eine Einkaufsicht, aber keine Vertriebssicht, da sie nicht verkauft werden können.
- Halbfertigprodukte (HALB): Dies sind Materialien, die extern beschafft und auch im eigenen Unternehmen gefertigt werden können. Sie enthalten in der Regel die Einkaufsicht, im Gegensatz zu Fertigerzeugnissen, da sie extern bezogen werden können.
Preiskonditionen im Einkauf
Preiskonditionen sind Elemente, die Preis- und Rabattinformationen zu einem Material vom Lieferanten enthalten. Für die Einkaufsabteilung ist es wichtig, den Preis des Materials zu kennen, um es zum passenden Preis zu erwerben. Die Kosten eines Materials setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen, wie dem Bruttopreis, Rabatten, Steuern und Versandkosten. Diese Kosten beeinflussen den Netto- und Effektivpreis. Konditionen helfen, die Kostenkomponenten zu identifizieren und den Netto- oder Effektivpreis zu berechnen.
Konditionen können zeitabhängig oder zeitunabhängig sein. Zeitabhängige Konditionen haben einen definierten Gültigkeitszeitraum. Sie können in Einkaufsbelegen wie Bestellungen (PO) oder Bestellanforderungen (PR) verwendet werden. Zeitunabhängige Konditionen hingegen werden in Infosätzen verwendet. Infosätze dienen dazu, ein Material mit einem Lieferanten und einem Preis zu verknüpfen. Dies kann auf Werksebene oder auf Ebene der Einkaufsorganisation erfolgen.
Kontierungs- und Positionskategorien
Die Kontierungskategorie wird verwendet, um unterschiedliche Anforderungen an Materialien und Dienstleistungen zu kategorisieren. Für verschiedene Kostenobjekte wie Anlagen, Fertigungsaufträge und Kostenstellen werden unterschiedliche Arten von Kontierungskategorien benötigt. Sie können je nach den Anforderungen an Wareneingang und Rechnungseingang variieren. Hier sind einige Beispiele zur Verdeutlichung: Bei Anlagen werden die Hauptanlagennummer und Unternummern benötigt. Bei Kostenstellen sind für die Kontierung die Kostenstellennummer und die Sachkontonummer erforderlich.
Die Positionskategorie identifiziert die Art der Beschaffung für das Material oder die Dienstleistung. Einige Beispiele für Positionskategorien sind Standard, Konsignation, Lohnbearbeitung, Umlagerbestellung und Fremdbeschaffung.
Bestandsführung in SAP MM
Die Bestandsführung in SAP MM dient der Lagerung und Ausgabe von Gütern. Güter haben eine Haltbarkeitsdauer, die das Verfallsdatum der Waren angibt. Es ist wichtig, sie in Chargen zu verwalten, sodass alle Güter mit demselben Verfallsdatum zusammen an einem Ort gelagert werden. In der Bestandsführung sind viele Aktivitäten enthalten, wie die Verwaltung von Wareneingängen (GRs), Warenausgängen (GIs), die Durchführung von Inventuren, die Retourenabwicklung, das Chargenmanagement, die Materialbewertung und die Umlagerung.
Es gibt drei verschiedene Arten von Materialbeständen:
- Frei verwendbarer Bestand: Hier können Materialien normal verwendet und umgelagert werden.
- Qualitätsprüfbestand: Hier werden Materialien zur Qualitätsprüfung inspiziert.
- Sperrbestand: Hier können Materialien zur Inspektion oder in den frei verwendbaren Bestand umgelagert werden.
Fazit
SAP MM ist ein unverzichtbares Modul für jedes Unternehmen, das seine Materialwirtschaft effektiv und effizient gestalten möchte. Von der ersten Bestellanforderung bis zur finalen Lagerung und Bestandsführung bietet SAP MM eine umfassende Suite an Tools und Funktionen, um Transparenz und Kontrolle über die gesamte Lieferkette zu gewährleisten. Durch das Verständnis der hier vorgestellten Grundlagen – vom Prozesszyklus über die Organisationsstrukturen und Stammdaten bis hin zu den Konditionen und der Bestandsführung – legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Nutzung dieses mächtigen Systems. Vertiefen Sie Ihr Wissen in diesen Bereichen, um die Potenziale von SAP MM voll auszuschöpfen und Ihre Unternehmensprozesse nachhaltig zu optimieren.