Im komplexen Umfeld des Qualitätsmanagements (QM) spielt die SAP-Transaktion QA32 eine zentrale Rolle für die Überwachung und Bearbeitung von Prüflosen. Eine herausragende Funktion der QA32 ist das visuelle Indikatorsystem, das Prüflose mittels eines einfachen Ampelsystems in Grün, Gelb oder Rot kategorisiert. Dieses System ermöglicht es Qualitätsmanagern, den Status von Prüflosen auf einen Blick zu erfassen und Prioritäten festzulegen. In diesem Artikel werden wir die notwendigen Einstellungen untersuchen, um dieses wichtige Indikatorsystem in SAP zu aktivieren und optimal zu nutzen.
Die Bedeutung des Ampelsystems in SAP QA32
Das Ampelsystem in der QA32 dient als Frühwarnsystem und ermöglicht eine effiziente Steuerung der Prüfprozesse. Jede Farbe hat eine klare Bedeutung, die sofortige Rückschlüsse auf den Handlungsbedarf zulässt:
- Grün: Dieser Status zeigt an, dass die Verwendungsentscheidung (VE, engl. User Decision – UD) für das Prüflos bereits getroffen wurde. Das bedeutet, die Qualitätsprüfung ist abgeschlossen und das Ergebnis wurde bewertet. Es besteht kein weiterer Handlungsbedarf bezüglich der Prüfung selbst.
- Gelb: Ein gelber Indikator signalisiert, dass die Verwendungsentscheidung noch aussteht, das Prüflos sich aber noch innerhalb der definierten durchschnittlichen Prüfdauer befindet. Hier ist Aufmerksamkeit geboten, jedoch noch keine kritische Dringlichkeit. Das Prüflos wird aktiv bearbeitet und die Prüfung läuft planmäßig.
- Rot: Ein roter Indikator ist ein Warnsignal. Er bedeutet, dass die Verwendungsentscheidung noch nicht getroffen wurde und die definierte durchschnittliche Prüfdauer bereits überschritten ist. Hier besteht akuter Handlungsbedarf, da eine Verzögerung in der Prüfung potenziell Auswirkungen auf nachfolgende Prozesse oder Liefertermine haben kann.
Aktivierung und Konfiguration des Ampelsystems für QA32
Um diese Indikatoren in der QA32 zu aktivieren, sind bestimmte Einstellungen im Materialstamm erforderlich. Diese Schritte stellen sicher, dass das System die Prüflosdauer korrekt berechnen und den entsprechenden Status visualisieren kann:
- Materialstamm (MM02) öffnen: Geben Sie den Materialcode des betreffenden Materials in die Transaktion MM02 (Materialstamm ändern) ein und bestätigen Sie.
- Zur QM-Sicht navigieren: Wechseln Sie zur „Qualitätsmanagement“-Sicht des Materialstamms.
- Prüfeinrichtung auswählen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Prüfeinrichtung“, um die Einstellungen für die verschiedenen Prüfarten zu bearbeiten.
- Details der Prüfart bearbeiten: Wählen Sie die relevante Prüfart aus (z.B. 01 für Wareneingangsprüfung, 04 für Fertigungsprüfung) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details zur Prüfart“.
- „Durchschnittliche Prüfdauer“ festlegen:
- In diesem Detailbild finden Sie das Feld „Durchschn. Prüfdauer“ (Average Inspection Duration).
- Tragen Sie hier die durchschnittliche Anzahl von Tagen ein, die üblicherweise für die Prüfung dieses Materials unter der gewählten Prüfart benötigt wird. Dies können Werte wie 4, 5, 14 oder andere, prozessspezifische Tage sein.
- Dieses Feld ist entscheidend für die Berechnung des Prüfendesdatums und somit für die Farbgebung des Indikators.
- Einstellungen speichern: Speichern Sie die Änderungen im Materialstamm.
Funktionsweise der Indikatoren im Detail
Das System berechnet das „Prüfenddatum“ automatisch basierend auf dem „Prüfstartdatum“ und der im Materialstamm gepflegten „Durchschnittlichen Prüfdauer“.
- Prüfstartdatum: Wird vom System automatisch beim Anlegen des Prüfloses erfasst.
- Prüfenddatum: Ergibt sich aus „Prüfstartdatum“ + „Durchschnittliche Prüfdauer“.
Anhand dieser Daten und des aktuellen Datums bestimmt SAP dann die Farbe des Indikators in der QA32:
- Wenn das aktuelle Datum innerhalb des berechneten Prüfzeitraums liegt (also zwischen Prüfstart- und Prüfenddatum), zeigt das System einen gelben Indikator.
- Wird das Prüfenddatum überschritten und es wurde noch keine Verwendungsentscheidung getroffen, wechselt der Indikator auf Rot.
- Sobald eine Verwendungsentscheidung (VE) für das Prüflos getroffen wurde – unabhängig vom Prüfenddatum –, ändert sich der Indikator auf Grün. Dies signalisiert, dass das Prüflos prozessual abgeschlossen ist.
Die oben gezeigte Abbildung verdeutlicht das Ampelsystem.
Vorteile des Ampelsystems für das Qualitätsmanagement
Ein korrekt konfiguriertes Ampelsystem in der Sap Qa32 bietet zahlreiche Vorteile:
- Proaktive Überwachung: Qualitätsmanager können frühzeitig erkennen, welche Prüflose Aufmerksamkeit benötigen, bevor sie zu kritischen Engpässen werden.
- Effiziente Ressourcenplanung: Die visuelle Darstellung hilft bei der Priorisierung der Prüfaufgaben und der effizienten Zuweisung von Prüfern und Ressourcen.
- Verbesserte Compliance: Durch die Einhaltung der Prüfdauern wird die Konformität mit Qualitätsstandards und regulatorischen Anforderungen verbessert.
- Transparenz: Der Status der Prüflose ist für alle Beteiligten sofort ersichtlich, was die Kommunikation und Entscheidungsfindung erleichtert.
Massenpflege und weitere SAP QM Lösungen
Für Unternehmen mit einer großen Anzahl an Materialien und Prüfarten kann die manuelle Pflege der “Durchschnittlichen Prüfdauer” im Materialstamm sehr aufwendig sein. Glücklicherweise bietet SAP auch Möglichkeiten zur Massenpflege von Prüfarten und deren zugehörigen Einstellungen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Blogbeitrag über die Massenzuweisung von Prüfarten mit QA08.
Fazit
Das Ampelsystem in der SAP-Transaktion QA32 ist ein unverzichtbares Werkzeug im Qualitätsmanagement, das eine schnelle und intuitive Überwachung von Prüflosen ermöglicht. Durch die korrekte Konfiguration der „Durchschnittlichen Prüfdauer“ im Materialstamm können Unternehmen ihre Prüfprozesse optimieren, Verzögerungen vermeiden und die Einhaltung ihrer Qualitätsstandards sicherstellen. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Einstellungen zu überprüfen und anzupassen, um das volle Potenzial Ihres SAP QM-Systems auszuschöpfen.
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