Von: [Ihr Name/Shock Naue Team], SEO-Experte & Redakteur
Anfang dieses Jahres, im April, reisten sieben Mitarbeiter der UC San Diego Information Technology Services (ITS) zur University of Kentucky (UK), um sich über deren Implementierung des SAP Student Lifecycle Management (SLcM) Systems zu informieren. UC San Diego hat sich für dieses Produkt entschieden, um ISIS, unser altes Studenteninformationssystem (SIS), zu ersetzen. An der UC San Diego wird unsere SLcM-Instanz unter dem Namen “Triton Student System (TSS)” bekannt sein.
Das Team der UC San Diego setzte sich wie folgt zusammen (in alphabetischer Reihenfolge nach Nachnamen):
- Kevin Chou, Deputy Chief Information Officer/Director, Enterprise Systems Renewal (ESR)
- David Hutches, Enterprise Architect
- Vince Kellen, Chief Information Officer
- Scott Lee, Enterprise Architect
- Bill Sweetman, Senior Director, Application Development & Integration Services (ADIS)
- Judy White, Director, Business Intelligence & Analytics
- Jonathan Whitman, Senior Director, Student Information Services
Ich traf mich mit David Hutches, um mehr über die Reise der UC San Diego zur UK zu erfahren, den Zweck und die Ziele des Besuchs zu verstehen und Details zu den gewonnenen Erkenntnissen und diskutierten Möglichkeiten zu erfragen. Wer sich jemals mit David unterhalten hat, weiß, dass er enthusiastisch und leidenschaftlich ist – und dass er gerne sein Wissen teilt! Davids Rolle im SIS-Projekt an der UC San Diego ist zwar hochtechnisch, aber sein ausgeprägtes Bewusstsein für Projektmanagement, Change-Management-Praktiken und Kundenbindung bringt eine einzigartige Perspektive in die Diskussion und das Projekt ein.
Bevor wir in mein Interview mit David eintauchen, wollen wir uns ansehen, warum die UC San Diego die UK besucht hat und was mit dem Besuch erreicht werden sollte.
Die University of Kentucky im Überblick
Um den Kontext zu verdeutlichen: Die UK ist eine öffentliche Land-Grant-Institution mit rund 34.000 Studenten im Schuljahr 2023-24 (zum Vergleich: UC San Diego hatte 43.381 Studenten). Darüber hinaus ist die UK, genau wie die UC San Diego, von der Carnegie Foundation als R1-Institution mit sehr hoher Forschungsaktivität eingestuft.
Warum hat sich das Team der UC San Diego für einen Besuch in der UK entschieden? Die UK hat nicht nur eine ähnliche Studentenzahl und einen ähnlichen Forschungsschwerpunkt, sondern ist auch eine der US-amerikanischen Institutionen, die Sap Slcm erfolgreich implementiert hat und über langjährige Erfahrung in der Integration des Systems in ihr größeres Unternehmensökosystem verfügt.
Zweck und Ziele des Besuchs
Unser Team der UC San Diego wurde von neun Mitarbeitern der UK aus verschiedenen technischen Positionen empfangen, vom Enterprise Chief Technology Office bis zum leitenden Programmierer/Analysten. Der Besuch in der UK hatte laut David einen doppelten Zweck. Er diente nicht nur dazu, “mehr über die technische Implementierung und die geschäftlichen Auswirkungen ihrer SLcM-Instanz zu erfahren”, sondern auch dazu, “eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung zu wichtigen IT-Interessengruppen in der UK aufzubauen, in der Hoffnung, kollaborative Beziehungen zwischen unseren jeweiligen technischen und Geschäftsteams zu etablieren.”
Obwohl zukünftige Kooperationsbemühungen zwischen den beiden Universitäten noch nicht definiert oder besprochen wurden, ebneten die detaillierten Diskussionen während des Besuchs den Weg für eine sinnvolle Partnerschaft zum Austausch von Erfahrungen, gewonnenen Erkenntnissen und Strategien für die Entwicklung, Nutzung und Implementierung von SAP SLcM.
Auf meine Frage nach den Personen, mit denen sich die UC San Diego traf, antwortete David, dass die Gruppe zwar hauptsächlich aus Personen in technischen Positionen bestand, aber “jede Person ein tiefes Verständnis für die geschäftlichen Aspekte des SLcM-Systems besaß.” Diese Erkenntnis trug zu sehr informativen Gesprächen über die SLcM-Implementierung bei – Gespräche, die über technische Themen hinausgingen und auch Diskussionen über verschiedene funktionale und geschäftliche Aspekte des Projekts, Schulungen und Tests sowie die Systemimplementierung beinhalteten und darüber, wie all dies erfolgreich mit den strategischen Bedürfnissen der Campusorganisationen in Einklang gebracht wurde.
David Hutches mit Lego Sets
David plaudert aus dem Nähkästchen
Obwohl ich David erst seit etwas mehr als einem Jahr kenne, schätze ich immer seine Ausgewogenheit von Geschäftlichem und Spaß. Um Ihnen eine Vorstellung zu geben: In Davids virtuellem Büro sehen Sie zwei kleine nebeneinander stehende Bücherregale, die mit LEGO-Sets, einer Nachbildung von Sting aus “Herr der Ringe” und einem Miniatur-John Deere-Traktor geschmückt sind. Während des gesamten Interviews sind Davids Begeisterung für dieses Thema und sein Engagement für das Projekt spürbar, was unsere einstündige Unterhaltung zu einer dringend benötigten und angenehmen Pause in meinem Tag macht. Um die Zeit des anderen zu respektieren, sind wir direkt eingetaucht!
(Hinweis für den Leser: Das Format des Interviews unten wird mit den von mir, Angie, gestellten Fragen in fett kursiv dargestellt. Davids Antworten stehen in Anführungszeichen und normalem Text unter jeder Frage.)
Zu Beginn: Können Sie uns erzählen, wie der Besuch die UC San Diego über SLcM informiert hat, insbesondere in Bezug auf seine Fähigkeiten und potenziellen Auswirkungen auf unser Systemdesign?
“Der Besuch lieferte wertvolle Einblicke, insbesondere in Bezug auf den hohen Grad der Konfigurierbarkeit des Systems. Diese Fähigkeit hat uns das Vertrauen gegeben, dass wir SLcM effektiv nutzen können, um ein leistungsfähigeres und umfassenderes Studenteninformationssystem zu entwickeln als unser aktuelles Altsystem. Es deutet auch darauf hin, dass wir Funktionen, die derzeit von externen Add-ons für ISIS bereitgestellt werden, direkt in das neue Studenteninformationssystem migrieren können, mit dem Ziel, eine nahtlosere und ganzheitlichere Benutzererfahrung für Studenten, Dozenten und Mitarbeiter zu schaffen.”
Wie unterschied sich der Besuch von Ihren Erwartungen?
“Ich bin dem Besuch mit offenen Armen entgegengegangen und war gespannt darauf, von den umfangreichen Erfahrungen der UK mit SLcM zu lernen. Obwohl ich keine konkreten Erwartungen hatte, war ich besonders beeindruckt von der Tiefe ihrer organisationsübergreifenden Zusammenarbeit und dem Ausmaß, in dem die SLcM-Implementierung zu einer vereinheitlichenden Kraft auf dem Campus geworden war. Dieser Aspekt unterstrich das transformative Potenzial eines solchen Projekts, das weit über die bloße Implementierung von Technologie hinausgeht.”
Können Sie näher erläutern, wie die UK eine so erfolgreiche Implementierung auf ihrem Campus eingerichtet hat?
“Angesichts ihrer umfangreichen Erfahrung mit früheren Versionen von SLcM betonte die UK, wie wichtig es ist, die neuesten Funktionen und Features der aktuellen Version voll auszuschöpfen, die seit ihrer ersten Implementierung deutlich ausgereifter sind. Dazu gehören erweiterte Konfigurationsoptionen und standardmäßige Funktionen, die den Bedarf an umfangreichen Anpassungen reduzieren können. Sie wiesen jedoch auch darauf hin, dass eine sorgfältige Planung und Berücksichtigung erforderlich sind, um eine effektive Nutzung zu gewährleisten, obwohl die umfangreichen Konfigurationsoptionen eine große Flexibilität bieten. An der UC San Diego werden laufende kollaborative Gespräche mit den Geschäftsbereichen darüber entscheiden, wie wir Konfigurationen und Erweiterungen priorisieren – während des gesamten Designs, der Implementierung und der Aufrechterhaltung ist ein Schlüssel zum Erfolg, überlegt und zielgerichtet zu sein.”
*Um mehr über den Unterschied zwischen Konfigurationen und Anpassungen zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel: “Konfiguration vs. Anpassung… Was ist der Unterschied?“
Was haben Sie bei der SLcM-Integration der UK gelernt, das Sie überrascht hat?
“Ich würde nicht ‘überrascht’ sagen, aber zwei Aspekte ihrer SLcM-Integration haben mich besonders beeindruckt. Erstens war die Tiefe des internen Talents, das sie gefördert hatten, bemerkenswert. Das umfassende Wissen ihres Teams unterstrich, wie wichtig es ist, in interne Ressourcen zu investieren und diese zu befähigen, um das Potenzial der SLcM-Plattform zu maximieren. Zweitens war ich beeindruckt von dem echten Respekt und der Wertschätzung, die sie dem Wissen und der Expertise ihrer Endbenutzer entgegenbrachten. Dies zeigte sich in ihrem iterativen Designprozess, bei dem das Feedback von Dozenten, Mitarbeitern und Studenten konsequent in Systemverbesserungen einfloss. Dieser kundenorientierte Ansatz, obwohl ein Kennzeichen jeder erfolgreichen Unternehmensimplementierung, wurde mit einem Maß an Strenge und Engagement umgesetzt, das das UK-Team wirklich auszeichnete.”
Was ist passiert, als die UK mit SLcM live ging? Lief alles wie geplant?
“Die UK teilte mit, dass es während des Go-Live zu einigen unerwarteten Problemen kam, da bestimmte Dinge nicht so funktionierten, wie sie es beabsichtigt hatten. Sie hatten jedoch einen Plan, um diese Probleme zu beheben und auf die Bedürfnisse der Endbenutzer einzugehen. Sie betonten, wie wichtig es sei, gegenüber den Kunden ehrlich zu sein und zeitnah auf alle Bedenken zu reagieren. Darüber hinaus hatten (und haben) sie ein System eingerichtet, um kontinuierlich Feedback zu erhalten, insbesondere von Studenten, während des gesamten Prozesses. Diese Kombination aus proaktiven Bemühungen und einem strukturierten Supportplan trug maßgeblich zum Erfolg ihres Systemstarts und der anschließenden Aufrechterhaltung bei.”
David Hutches mit Lego Sets
Wow! Das ist wirklich inspirierend für uns und unsere Arbeit an der UC San Diego. Sie haben erwähnt, dass die UK eng mit den Endbenutzern zusammengearbeitet hat. Haben sie Details darüber mitgeteilt, wie sie dies getan haben?
“Sie betonten, wie wichtig es sei, dass die Zusammenarbeit über die anfängliche Implementierungsphase hinausgeht; ihr Erfolg aus erster Hand rührte von der Förderung eines kontinuierlichen Engagements zwischen IT, Geschäftsbereichen und Endbenutzern her, um sicherzustellen, dass sich das System kontinuierlich weiterentwickelt, um die Bedürfnisse der Campusgemeinschaft zu erfüllen. Einige der spezifischen Tipps, die sie erwähnten, umfassten regelmäßige Feedbackschleifen, Schulungsprogramme und Kommunikationskanäle. Dies unterstreicht den integrativen Ansatz, den wir bereits an der UC San Diego verfolgen: sicherzustellen, dass alle Interessengruppen – Geschäftsbereiche, Funktionsbereiche und Endbenutzer – während des gesamten Implementierungsprozesses einen Platz am Tisch haben.”
Hat die UK weitere Strategien oder Tipps mitgeteilt, die wir bei unserer SLcM-Implementierungsreise berücksichtigen können?
“Ja, das UK-Team betonte die Notwendigkeit eines robusten Change-Management-Plans, um die organisatorischen und kulturellen Veränderungen zu bewältigen, die mit einer großen Systemimplementierung einhergehen. Dazu gehören klare Kommunikation, Schulungen und Support, um einen reibungslosen Übergang und die Akzeptanz durch die Benutzer zu gewährleisten. Sie waren auch transparent gegenüber ihren Benutzern und räumten ein, dass am ersten Tag nicht alles einwandfrei funktionieren würde. Stattdessen konzentrierten sie sich darauf, Vertrauen zu schaffen, indem sie allen versicherten, dass eine starke Supportstruktur vorhanden ist, um alle auftretenden Probleme zu beheben. Die gute Nachricht für uns ist, dass eine der Lektionen, die wir im Laufe der ESR-Initiative gelernt haben, die absolut entscheidende Bedeutung aller Aspekte eines effektiven Change-Managements ist.”
Das weiß ich zu schätzen. Unser Team arbeitet hart daran, ähnliche Strategien umzusetzen. Abschließend können Sie uns mitteilen, welche Erkenntnisse aus der UK für uns an der UC San Diego nützlich sein werden?
“Wie bereits erwähnt, hat ihre absichtliche Praxis, tiefes internes Talent zu fördern und den Respekt vor dem Wissen der Kunden aufrechtzuerhalten, eine starke Kombination geschaffen, die eindeutig zu ihrer erfolgreichen und wirkungsvollen SLcM-Implementierung beigetragen hat. Es war eine wertvolle Lektion, wie man ein komplexes technologisches Projekt wie unsere Implementierung von SLcM als Triton Student System sowohl mit technischem Know-how als auch mit einem Fokus auf die Bedürfnisse der Endbenutzer angehen kann.”
Dank und Abschied von David
Ich bin so dankbar, die Gelegenheit gehabt zu haben, ein letztes Gespräch mit David vor seinem Ausscheiden aus der UC San Diego zu führen. Dieses Interview fand im Mai 2024 statt, und seitdem hat David ein neues Kapitel in seinem Leben aufgeschlagen. Er hat eine lange und reiche Geschichte mit der Universität, einschließlich des Abschlusses seines Doktortitels in Informatik hier. Im Laufe der Jahre hat ihn seine Karriere durch viele verschiedene Campusabteilungen und eine vielseitige Reihe von Aufgaben geführt.
David wird sicherlich als Enterprise Architect unseres SIS Project Core Teams fehlen. Wir wünschen ihm alles Gute für seinen Ruhestand, der hoffentlich voller LEGO-Bauen, jenseitiger Lektüre und magischer Abenteuer sein wird.
David Hutches mit Lego Sets
Erfahren Sie mehr über das SIS-Projekt unter esr.ucsd.edu/student*.*Für Fragen zum SIS-Projekt kontaktieren Sie esr-student@ucsd.edu.