Du möchtest eine E-Mail an zahlreiche Empfänger:innen senden, doch der manuelle Versand an jeden einzelnen Kontakt ist dir zu zeitaufwendig? Das ist völlig nachvollziehbar! Ob es sich um Einladungen zu privaten Feiern, wichtige Mitteilungen an Kolleg:innen oder Marketingbotschaften an Geschäftspartner:innen handelt – es gibt viele Situationen, in denen der gleichzeitige Versand an eine große Kontaktliste enorm praktisch wäre.
Wir haben gute Nachrichten für dich: Der effiziente Versand solcher Massenmails ist mit einem E-Mail-Programm möglich, das viele von euch bereits nutzen: Microsoft Outlook. In diesem umfassenden Leitfaden erfährst du detailliert, wie du die Serienbrief-Funktion in Outlook optimal nutzt, wann der Versand von Outlook-Serienmails wirklich sinnvoll ist, und welche leistungsstarken Alternativen für den professionellen Einsatz zur Verfügung stehen. Unser Ziel ist es, dir nicht nur eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu bieten, sondern auch tiefe Einblicke in die Vor- und Nachteile dieser Methode zu geben, damit du die beste Entscheidung für deine Kommunikationsbedürfnisse treffen kannst.
Das Wichtigste in Kürze
Wie versende ich Outlook Massenmails und Serienbriefe?
In Outlook kannst du personalisierte Massenmails über die sogenannte Seriendruck-Funktion in Kombination mit Microsoft Word versenden. Dies ermöglicht die Adressierung an viele Empfänger:innen mit individuellen Anpassungen.
Welche Herausforderungen und Nachteile haben Outlook Serienmails?
Outlook Serienmails sind primär für den privaten oder internen Gebrauch konzipiert. Sie unterliegen einem Versandlimit, bergen ein erhöhtes Spam-Risiko und können bei Empfänger:innen zu Darstellungsproblemen führen. Zudem fehlen wichtige Analysefunktionen für professionelle Kampagnen.
Welche Alternativen gibt es zu Outlook Serienmails für geschäftliche Zwecke?
Für professionelles E-Mail-Marketing und höhere Versandvolumina ist die Nutzung einer spezialisierten E-Mail Marketing Software die beste Alternative. Diese bieten erweiterte Funktionen und eine bessere Zustellbarkeit.
Was sind Outlook Massenmails und wofür werden sie genutzt?
Outlook ist ein vielseitiges E-Mail-Programm aus dem Hause Microsoft, das es dir ermöglicht, E-Mails effizient zu empfangen, zu verwalten und einzeln zu versenden. Während der Versand individueller E-Mails unkompliziert ist, wird es komplexer, wenn du ein und dieselbe Nachricht an eine umfangreiche Kontaktliste schicken möchtest – also einen Massenversand oder Serienbrief durchführen willst. Dies ist häufig in den folgenden Situationen der Fall:
Interne Kommunikation im Unternehmen
Stell dir vor, du möchtest all deinen Mitarbeiter:innen wichtige Informationen zukommen lassen, etwa eine Übersicht über die neuesten Quartalszahlen, Änderungen in Unternehmensrichtlinien oder Einladungen zu internen Schulungen. Anstatt unzählige Einzel-E-Mails zu verschicken, bietet sich der Einsatz von Outlook Serien-E-Mails an. Diese ermöglichen es, einheitliche unternehmensinterne Informationen effizient und zeitsparend an alle relevanten Personen zu kommunizieren. So bleibt dir der manuelle Aufwand für viele identische E-Mails erspart und du stellst gleichzeitig sicher, dass alle dieselbe Botschaft erhalten.
Private Kommunikation und Event-Einladungen
Ein weiteres häufiges Anwendungsbeispiel für eine Outlook Serienmail – oft auch als Serienbrief bezeichnet – ist die private Kommunikation mit Freund:innen und Verwandten. Planst du beispielsweise eine Geburtstagsfeier, eine Hochzeit oder eine andere besondere Veranstaltung und möchtest deine Gäste per E-Mail einladen, kannst du dies bequem per Outlook Massenmail erledigen. Auch für Geschäftspartner:innen-Events oder Netzwerk-Veranstaltungen, bei denen du eine größere Gruppe einladen möchtest, kann die Massenversandoption bei Outlook eine sinnvolle Wahl sein. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch eine persönliche Ansprache durch die Serienbrief-Funktion in Office 365.
Der Hauptzweck eines Outlook Serienbriefs ist also die Zeitersparnis: Statt denselben Inhalt an zig verschiedene Empfänger:innen manuell zu versenden, kannst du diesen mit wenigen Klicks an alle Kontakte gleichzeitig übermitteln. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass wir in bestimmten Fällen – insbesondere beim Versand von professionellen Newslettern oder Marketingkampagnen – klar vom Versand von Newslettern mit Outlook abraten. Die Gründe hierfür werden wir später detailliert beleuchten. Doch zunächst widmen wir uns der praktischen Umsetzung.
Outlook Serienmails erstellen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Bevor du mit dem Erstellen deiner Outlook Serienmail beginnst, solltest du wissen, dass du für den Massenversand auch Zugriff auf Microsoft Word benötigst. In der Regel ist dies kein Problem, da beide Programme Teil von Microsoft Office sind. Grundlegende Grundkenntnisse in Word erleichtern den Prozess erheblich.
Beim Erstellen einer Massenmail in Outlook hast du mehrere Optionen zur Verfügung: Entweder du gibst die Daten deiner Kontakte neu ein, oder du wählst bereits vorhandene Kontakte aus deinem Outlook-Adressbuch oder einer Excel-Tabelle als Datenquelle aus. Im Folgenden erklären wir dir alle Möglichkeiten im Detail.
Serienmails mit vorhandener Kontaktliste verschicken
Möchtest du eine neue Kontaktliste anlegen oder Adressen manuell aus deinem Outlook-Adressbuch auswählen, gehe wie folgt vor:
Schritt 1: Das Word-Dokument vorbereiten
Öffne ein leeres Word-Dokument. Dieses dient als Grundlage für deine E-Mail. Schreibe hier den Haupttext deiner Nachricht, den du an alle Empfänger:innen senden möchtest. Denk daran, Platz für personalisierte Elemente wie die Anrede zu lassen.
Schritt 2: Den Seriendruck-Prozess starten
Klicke in der oberen Menüleiste von Word auf den Reiter „Sendungen”. Dieser Bereich enthält alle Funktionen für den Seriendruck.
Schritt 3: Die E-Mail-Nachrichten-Option wählen
Klicke nun auf das Feld „Seriendruck starten” und wähle im Drop-Down-Menü die Option „E-Mail-Nachrichten” aus. Dies konfiguriert Word für den E-Mail-Versand.
Tipp: Wenn du lieber durch einen geführten Prozess geleitet werden möchtest, kannst du im Drop-Down-Menü auch die Option „Seriendruck-Assistent” auswählen. Dann öffnet sich ein Fenster am rechten Bildschirmrand, das dir Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum Erstellen einer Massenmail bietet.
Screenshot: Auswahl der E-Mail-Nachrichten-Option im Seriendruck-Assistenten in Microsoft Word für Outlook Serienmails.
Schritt 4: Empfänger:innen auswählen – Deine Kontaktquelle bestimmen
Jetzt ist es an der Zeit, zu entscheiden, an wen du deine Outlook Massenmail versenden willst. Klicke dazu auf das Feld „Empfänger auswählen” (direkt neben „Seriendruck starten”) und wähle eine der folgenden Optionen aus:
a) Neue Liste eingeben: Wähle diese Option, um eine brandneue Kontaktliste zu erstellen. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem du Kontaktdaten wie Name, Vorname, E-Mail-Adresse und weitere Informationen manuell eingeben kannst. Dies ist ideal, wenn du nur wenige neue Kontakte hast.
b) Vorhandene Liste verwenden: Hast du deine Kontaktdaten bereits in einer externen Datei gespeichert (z.B. einer Excel-Tabelle oder einer CSV-Datei), wählst du diese Option. Wie genau das funktioniert, insbesondere mit Excel, erklären wir im nächsten Abschnitt. Achte darauf, dass deine Daten gut strukturiert sind, damit Word sie korrekt zuordnen kann.
c) Aus Outlook-Kontakten auswählen: Diese Option ermöglicht es dir, direkt auf deine bestehenden Outlook-Kontakte zuzugreifen. Du kannst die gewünschten Kontakte manuell aus deinem Outlook-Adressbuch auswählen. Halte die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Kontakte gleichzeitig auszuwählen.
Screenshot: Optionen zur Auswahl der Empfänger für eine Outlook Serienmail, inklusive neuer Liste, bestehender Liste oder Outlook-Kontakten.
Schritt 5: Seriendruck abschließen und senden
Nachdem du deine Empfänger:innen ausgewählt und eventuell die Datenfelder in deinem Word-Dokument eingefügt hast, klicke auf „Fertig stellen und zusammenführen” und anschließend auf “E-Mail-Nachricht senden”.
Schritt 6: Betreffzeile hinzufügen und Versand bestätigen
Im Popup-Feld „Seriendruck in E-Mail“ gibst du die Betreffzeile deiner E-Mail ein. Eine aussagekräftige Betreffzeile ist entscheidend für die Öffnungsrate. Klicke dann auf „Ok”, um den Versand zu starten.
Tipp: Du kannst die Grußzeile deiner E-Mail personalisieren, um eine individuellere Ansprache zu schaffen. Klicke dazu in der oberen Leiste auf „Sendungen” und dann auf „Grußformel”. Hier kannst du eine Bedingung (Wenn-dann-sonst) deiner Wahl einfügen, zum Beispiel: Wenn Anrede = Herr, dann „Sehr geehrter Herr” einfügen, sonst „Sehr geehrte Frau”. Anschließend klickst du auf „Seriendruckfeld einfügen” und fügst ein Feld deiner Wahl hinzu, z.B. „Nachname”.
Noch einfacher und mit mehr Design-Optionen lassen sich personalisierte E-Mails übrigens mit einer professionellen E-Mail Marketing Software erstellen.
Outlook Serienmails mit Excel versenden: Der clevere Weg
Du hast deine Kontaktdaten bereits übersichtlich in einer Excel-Liste gesammelt und möchtest diese als Datenquelle für deine Massenmails nutzen? Das ist eine hervorragende Möglichkeit, die den Prozess erheblich vereinfacht, allerdings musst du deine Liste vorher entsprechend formatieren. Nur so kann Word die Daten korrekt für den Seriendruck übernehmen. So gehst du dabei vor:
- Struktur der Excel-Tabelle: Zunächst sollte deine Excel-Tabelle klar strukturierte Spalten haben. Idealerweise benötigst du mindestens drei Spalten: Eine für Vornamen, eine für Nachnamen und eine für E-Mail-Adressen. Weitere Spalten wie Anrede, Firma oder Adresse können je nach Bedarf hinzugefügt werden, um die Personalisierung zu erweitern. Wichtig ist, dass jede Spalte eine eindeutige Überschrift hat (z.B. “Vorname”, “Nachname”, “E-Mail”).
- Formatierung der Spalten: Markiere alle Spalten, die du für den Seriendruck verwenden möchtest. Wähle in der Registerkarte „Start” im Bereich „Zahlen” (oder „Standard”) eine Formatierung aus. Hier solltest du bei allen Spalten, die Text oder E-Mail-Adressen enthalten, „Standard” oder „Text” auswählen. Dies verhindert, dass Excel E-Mail-Adressen fälschlicherweise als Zahlen interpretiert oder führende Nullen bei Postleitzahlen entfernt.
- Excel-Datei speichern: Speichere deine Excel-Datei an einem leicht zugänglichen Ort.
- Datenquelle in Word auswählen: Kehre zu Schritt 4 aus dem oberen Abschnitt (“Empfänger:innen auswählen”) zurück und wähle die Option „Vorhandene Liste verwenden”. Navigiere zu deiner soeben formatierten Excel-Datei und wähle sie aus. Word wird dich dann fragen, welches Arbeitsblatt in der Excel-Datei die Seriendruckdaten enthält, falls deine Datei mehrere hat.
Tipp: Klicke an dieser Stelle auf „Empfängerliste bearbeiten” in der oberen Leiste, um zu überprüfen, ob deine Kontakte auch wirklich richtig formatiert und von Word korrekt importiert wurden. Du kannst hier auch einzelne Kontakte vom Versand ausschließen.
Folge nun den Schritten 5 und 6 aus dem oberen Abschnitt – und fertig! Deine Empfänger:innen werden schon bald personalisierte Post von dir erhalten. Das Erstellen von Serienbriefen mit Outlook ist zwar nicht übermäßig kompliziert, kann aber durchaus zeitaufwendig sein – vor allem, wenn deine Kontaktdaten in einer CSV- oder TXT-Datei vorliegen und du diese erst einmal manuell in Excel importieren und formatieren musst. Auch der Serienmail-Versand mit Thunderbird bietet hier eine alternative Lösung, falls du kein Outlook nutzt.
4 Nachteile von Outlook Massenmails für den professionellen Einsatz
Nachdem du nun weißt, wie du mit Outlook E-Mails an große Empfängerlisten senden und so wichtige Informationen mit vielen Kontakten gleichzeitig teilen kannst, ist es wichtig, die Grenzen dieser Methode zu verstehen. Wie bereits erwähnt, eignet sich diese Taktik gut für unternehmensinterne oder private Nachrichten. Anders sieht es jedoch beim Versand von Newslettern aus, in denen du Produkte bewerben oder Neuigkeiten mit deinen Kund:innen teilen willst. Folgende 4 Gründe sprechen klar gegen den Versand von Newslettern oder Marketing-Mails über Outlook:
1. Begrenztes Versandlimit:
Je nachdem, wie du den Begriff Massenmail auslegst und wie groß deine Kontaktliste ist, wirst du mit Outlook schnell an deine Grenzen stoßen. Die meisten E-Mail-Provider, einschließlich Outlook, haben tägliche Versandlimits, um Spam zu bekämpfen. Mit dem E-Mail-Dienst von Microsoft kannst du in der Regel maximal 300 Mails am Tag verschicken. Für kleinere private Zwecke mag das ausreichen, für Unternehmen mit größeren Kundenlisten ist dies jedoch ein ernstes Hindernis, das eine Skalierung des E-Mail-Marketings unmöglich macht.2. Hohes Spam-Risiko und schlechte Zustellbarkeit:
Wenn du als Unternehmen Massenmails oder Newsletter versendest, hast du vermutlich wichtige Informationen oder Angebote mitzuteilen. Wie ärgerlich wäre es da, wenn deine E-Mails gar nicht bei den Empfänger:innen ankommen oder direkt im Spam-Ordner landen? Mit dem Versand per Outlook ist das gar nicht so unwahrscheinlich. Da Outlook vorwiegend auf die private Nutzung ausgelegt ist und E-Mails über Standard-SMTP-Server versendet werden, werden Serienmails von diesem Anbieter von den E-Mail-Providern der Empfänger:innen oft kritisch beäugt und landen häufig direkt im Spam-Ordner. Professionelle E-Mail Marketing Software nutzt spezielle Server-Infrastrukturen und Authentifizierungsmethoden, um eine hohe Zustellbarkeit zu gewährleisten.3. Probleme mit der Darstellung und mangelnde Kompatibilität:
Outlook Massenmails werden in Microsoft Word formatiert. Word ist jedoch primär ein Textverarbeitungsprogramm und erzeugt einen inkompatiblen HTML-Code für E-Mails. Dies kann dazu führen, dass andere E-Mail-Clients (wie Gmail, Apple Mail oder Thunderbird) oder sogar unterschiedliche Outlook-Versionen deine Mail nicht richtig anzeigen können. Layouts können zerfallen, Bilder nicht geladen werden, oder die E-Mail sieht auf mobilen Geräten unprofessionell aus. Dasselbe Problem kann auftreten, wenn deine Empfänger:innen eine andere Outlook-Version als du benutzen oder ihre Ansichtseinstellungen variieren. Eine professionelle E-Mail Marketing Software erstellt E-Mails, die für alle gängigen Clients und Geräte optimiert sind (Responsive Design).4. Kein Reporting und fehlende Analysen:
Wenn du als Unternehmen einen Newsletter erstellst, dann wahrscheinlich nicht nur zum Spaß, sondern um Kund:innen an deine Marke zu binden, Leads zu generieren oder deine Umsätze zu steigern. Entsprechend wichtig ist es, einen Überblick darüber zu haben, ob deine Newsletter geöffnet werden, ob Empfänger:innen mit den Inhalten interagieren (Klicks auf Links) und wie viele E-Mails überhaupt erfolgreich zugestellt wurden (Bouncerate). Mit Outlook Serienmails erhältst du darüber leider keinerlei Aufschluss. Dies macht es unmöglich, Kampagnen zu optimieren, den Erfolg zu messen oder die Strategie anzupassen.
Aufgrund dieser erheblichen Einschränkungen solltest du für jegliches professionelles E-Mail-Marketing lieber eine dedizierte Outlook-Alternative in Betracht ziehen, die für diese Zwecke entwickelt wurde.
Du bist neu im E-Mail-Marketing und interessierst dich für Statistiken, Trends und Inspirationen rund ums Thema Newsletter? Dann wirf doch mal einen Blick auf unsere Brevo Insights. Hier haben wir viele nützliche Infos für dich zusammengestellt.
Eine Alternative: Serienmails mit Brevo professionell verschicken
Wenn du die genannten Probleme umgehen und dein E-Mail-Marketing auf ein professionelles Niveau heben möchtest, empfehlen wir dir dringend, die Software eines Newsletter-Anbieters zu nutzen. Falls du jetzt denkst, eine solche Plattform ist kompliziert zu bedienen oder teuer, können wir dich beruhigen: Viele Newsletter Tools sind äußerst intuitiv gestaltet und bieten sogar völlig kostenlose Tarife an! Und sind wir mal ehrlich: Kinderleicht ist das Erstellen von Serienbriefen mit Outlook nicht gerade, vor allem wenn es um Personalisierung und Design geht.
Die E-Mail Marketing Software von Brevo (ehemals Sendinblue) zum Beispiel bietet dir 5 starke Vorteile, auf die du bei der Nutzung von Outlook verzichten musst, und die deinen E-Mail-Versand revolutionieren können.
5 entscheidende Vorteile von Brevo gegenüber Outlook
Brevo bietet ein kostenloses Paket an, mit dem du täglich bis zu 300 E-Mails versenden kannst, ohne auch nur einen Cent dafür zu bezahlen. Damit ist das tägliche Versandlimit genau das gleiche wie bei Outlook, doch du erhältst zusätzlich folgende Funktionen völlig kostenfrei dazu:
1. Umfangreiche Design-Möglichkeiten für ansprechende E-Mails
Im Gegensatz zu den grundlegenden Formatierungen in Word bietet Brevo dir ansprechende Newsletter Templates und einen intuitiven Drag-and-Drop-Editor für dein Newsletter Design. Gerade wenn du Massenmails an Kund:innen schickst, sollen deine E-Mails ja professionell aussehen, die Marke widerspiegeln und mobil optimiert sein. Auch dein Freundeskreis freut sich bestimmt über geschmackvoll gestaltete Einladungen und Co. Du kannst deine Mails ganz einfach an dein Branding anpassen, ohne HTML-Kenntnisse zu benötigen.
2. Garantierte Zustellbarkeit und Vermeidung des Spam-Ordners
Brevo ist Teil der Certified Senders Alliance (CSA), einer der wichtigsten E-Mail Marketing Whitelists für Europa. Das ist äußerst hilfreich, wenn es um die Zustellbarkeit von E-Mails geht. Denn wenn du E-Mails in der DACH-Region versendest, garantiert dir die CSA-Zertifizierung, dass deine Mails auch wirklich ankommen und nicht im Spam-Ordner landen. Die Mails werden dann von den wichtigsten E-Mail-Providern gar nicht erst auf Spam geprüft, was deine Reputation als Absender:in schützt und sicherstellt, dass deine Botschaften ihr Ziel erreichen.
Alles, was du über Spam-Filter und Blocklists wissen musst, kannst du hier nachlesen.
3. Umfassender Datenschutz und DSGVO-Konformität
DSGVO-konforme Anmeldeformulare, automatische Impressums- und Abmeldelinks, deutscher Server-Standort: Die Software von Brevo ist absolut rechtssicher und entspricht den strengen europäischen Datenschutzstandards. Zum Beispiel kannst du damit Double-Opt-In E-Mails verschicken. Das heißt, deine Kontakte müssen nach der Anmeldung zum Newsletter per Bestätigungslink dem Empfang deiner Mailings explizit zustimmen. Bei Outlook gibt es diese wichtige Option nicht, was beim Versand von Massenmails außerhalb deines privaten Umfelds unabdingbar ist, um rechtliche Risiken zu vermeiden und Vertrauen aufzubauen.
4. Detaillierte Analyse und Reporting in Echtzeit
Du willst wissen, ob deine E-Mails geöffnet werden? Oder wie viele Empfänger:innen auf Links oder Inhalte in einer Mail geklickt haben? Mit der Software von Brevo geht das ganz einfach, übersichtlich und in Echtzeit. Du erhältst umfassende Statistiken zu Öffnungsraten, Klickraten, Abmeldungen, Bounces und vielem mehr. Diese wertvollen Daten ermöglichen es dir, den Erfolg deiner Kampagnen zu messen, Optimierungspotenziale zu identifizieren und deine Strategie kontinuierlich zu verbessern.
5. Einfache Kontaktsynchronisierung und Verwaltung
Wenn du deine Kontakte in Outlook oder Excel-Listen gespeichert hast und jetzt Angst hast, all diese händisch in ein Newsletter Tool deiner Wahl übertragen zu müssen – keine Sorge. Du kannst bereits vorhandene Kontakte entweder per Copy-Paste in deinen Brevo Account hochladen oder eine Excel-Tabelle (und sogar bequem CSV- oder TXT-Dateien) importieren. Brevo bietet auch erweiterte Kontaktmanagement-Funktionen wie Segmentierung, mit der du deine Zielgruppen präzise ansprechen kannst.
Erfahre, warum sich Unternehmen für Brevo entscheiden
Zuverlässiges, günstiges und sicheres Tool
Wir nutzen Brevo schon mehrere Jahre und sind sehr zufrieden. Selbst mit der kostenfreien Variante (300 Mails am Tag) kann man alle nötigen Features nutzen. Brevo kümmert sich sehr um Datenschutz und prüft importierte Adressen umgehend.
Ralph Rhythmbomb,
Trustpilot-Rezensent:in
Einfach und intuitiv nutzbar
Einfach und intuitiv nutzbar. Tolle Arbeitsumgebung!
Nino Sable,
Trustpilot-Rezensent
Fantastisches und sehr nützliches Tool
Fantastisches und sehr nützliches Tool mit vielen Optionen zur Automation!!!
Alexander Grabner,
Trustpilot-Rezensent
Massenmails versenden mit Brevo: So geht’s
Nicht schlecht, oder? Wenn du in Zukunft von diesen und vielen weiteren Vorteilen profitieren und mit Brevo Serienmails verschicken willst, zeigen wir dir jetzt, wie einfach das geht.
Schritt 1: Erstelle dein kostenloses Brevo-Konto
Zuerst benötigst du einen Account bei Brevo. Diesen kannst du in 4 einfachen Schritten und in weniger als 5 Minuten einrichten!
- Gib deine grundlegenden Informationen auf unserer Anmeldeseite ein.
- Überprüfe deinen Posteingang und klicke auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail, um deine E-Mail-Adresse zu verifizieren.
- Vervollständige dein Profil, indem du alle erforderlichen Informationen wie Firmenname und Adresse in die entsprechenden Felder eingibst.
- Schließe deine Kontoerstellung ab, indem du den Bestätigungscode eingibst, den du per SMS erhalten hast.
Schritt 2: Importiere und verwalte deine Kontakte effizient
Nun geht es ans Anlegen deiner Kontakte. Hier hast du mehrere Optionen, die weit über die von Outlook hinausgehen: Entweder, du importierst bereits vorhandene Kontakte aus Dateien oder du fügst diese manuell hinzu. Im Gegensatz zu Outlook kannst du bei Brevo auch bequem CSV- oder TXT-Dateien importieren, ohne vorher eine umständliche Formatierung in Excel vornehmen zu müssen. Dafür klickst du in deinem Dashboard einfach auf „Kontakte” und dann oben rechts auf „Kontakte importieren”.
Screenshot: Anleitung zum Importieren von Kontakten in Brevo für den Versand von Serienmails.
Hinweis: Wenn du Massenmails zu geschäftlichen Zwecken sendest, beispielsweise einen Newsletter, benötigst du laut DSGVO zwingend die aktive Zustimmung deiner Empfänger:innen (Opt-in). Diese einzuholen, ist jedoch kein Hexenwerk: Mit Brevo kannst du ganz leicht ein Double-Opt-In einrichten. Das heißt, dein Kontakt erhält eine E-Mail mit Bitte um Bestätigung seiner Newsletter-Anmeldung, nachdem er seine Adresse in deinem Anmeldeformular angegeben hat. Auch attraktive und DSGVO-konforme Anmeldeformulare lassen sich mit Brevo ganz einfach erstellen und auf deiner Webseite einbinden.
Schritt 3: Erstelle deine personalisierte Serienmail im Handumdrehen
Anschließend kannst du auch schon deine E-Mail formulieren und gestalten. So versendest du deine erste Serienmail mit Brevo:
- Klicke in deinem Brevo-Dashboard oben im Menü auf „Kampagnen“ und dann auf „Eine E-Mail-Kampagne erstellen“.
- Gib nun deiner Kampagne einen aussagekräftigen Namen und klicke anschließend auf „Kampagne erstellen”. Fülle dann die grundlegenden Informationen zu deiner Kampagne aus (Absenderinformationen, Empfänger:innen, Betreff).
- Gestalte deine E-Mail mit einem Klick auf „E-Mail gestalten”. Besonders schnell und professionell geht das, wenn du dir eine Vorlage aus unserer umfangreichen Vorlagengalerie aussuchst. Diese sind bereits responsive und für alle E-Mail-Clients optimiert. Tipp: Mit einem Klick auf „Personalisierung hinzufügen” kannst du deiner Mail ganz einfach eine personalisierte Anrede hinzufügen, wie “Liebe/r [Vorname]” oder “Sehr geehrte/r [Nachname]”.
Du willst deine Newsletter personalisieren? Nichts leichter als das! Erfahre hier, wie das geht und welche Möglichkeiten es gibt, um eine individuelle Ansprache zu gewährleisten.
Screenshot: E-Mail-Gestaltung und Personalisierungsoptionen in Brevo für Serienmails.
Schritt 4: Empfänger:innen auswählen und Versand planen
Falls du dies noch nicht in Schritt 3 erledigt hast, musst du abschließend noch entscheiden, an welche Kontaktliste oder welches Segment du deine Massenmail versenden willst. Wenn du möchtest, kannst du dir selbst eine Test-Mail schicken, um zu sehen, wie deine Serienmail bei deinen Empfänger:innen ankommt und ob alle Links korrekt funktionieren. Wenn du zufrieden bist, musst du nur noch auf „Versand planen” klicken und dich für einen Versandzeitpunkt entscheiden (sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt). Das war’s schon – deine professionelle Serienmail ist auf dem Weg!
Unser Tipp für den Erfolg im E-Mail-Marketing
Du willst wissen, wie andere Unternehmen Newsletter nutzen, um starke Kundenbeziehungen aufzubauen und ihre Geschäftsziele zu erreichen? Wir haben für dich zahlreiche Case Studies zusammengestellt, die zeigen, wie es geht. In einer davon verrät beispielsweise Trusted Shops, wie Newsletter dem Unternehmen dabei halfen, 21% seiner inaktiven Kontakte zu reaktivieren und somit messbaren Erfolg zu erzielen. Lass dich inspirieren!
Fazit: Serienmails mit Outlook verschicken – Wann es Sinn macht und wann nicht
Prinzipiell spricht nichts dagegen, Massenmails oder einfache Serienbriefe mit Outlook zu versenden, insbesondere für private Zwecke oder die interne Kommunikation in sehr kleinen Teams. Wenn du bereits Outlook nutzt, scheint das auf den ersten Blick die günstigste und unkomplizierteste Option zu sein.
Doch der Schein trügt: Für professionelles E-Mail-Marketing und den Aufbau nachhaltiger Kundenbeziehungen stoßen die Outlook-Funktionen schnell an ihre Grenzen. Mit einer professionellen Newsletter-Software wie Brevo lassen sich personalisierte Serienmails erstellen, die optisch ansprechender sind, eine höhere Zustellbarkeit aufweisen und im wahrsten Sinne des Wortes besser ankommen. Diese Tools sind nicht nur DSGVO-konform, sondern bieten auch unverzichtbare Analysefunktionen, die dir helfen, den Erfolg deiner Kampagnen zu messen und zu optimieren.
Viele dieser spezialisierten Tools sind kostenlos in ihren Grundfunktionen und auch für Laien einfach zu bedienen – oftmals sogar einfacher als der manuelle Seriendruck in Outlook und Word! Egal, ob du seriöses E-Mail-Marketing betreiben oder einfach nur ansprechende Einladungen an Freund:innen verschicken möchtest: Der Massenversand von E-Mails geht mit einem professionellen Tool einfach leichter und effizienter von der Hand. Wie wäre es zum Beispiel mit einem kostenlosen Brevo-Account, um die vielen Vorteile selbst zu entdecken?
Du willst eine professionelle E-Mail-Software ausprobieren, aber weißt noch nicht genau, welche am besten zu dir passt? Vielleicht helfen dir folgende Blog-Artikel bei der Entscheidungsfindung, indem sie verschiedene Anbieter und ihre Funktionen vergleichen.