Das IHK-Serviceportal Bildung bietet eine moderne und effiziente Möglichkeit, das Berichtsheft digital zu führen. Diese Online-Anwendung ist jedoch nicht verpflichtend für Ausbildungsbetriebe. Selbstverständlich können auch andere Anbieter genutzt werden, solange diese den Empfehlungen zum Führen von Ausbildungsnachweisen entsprechen.
Die Vorteile des Online-Berichtshefts im IHK-Serviceportal Bildung (IHK-SPB)
Die digitale Führung des Ausbildungsnachweises bietet zahlreiche Vorteile:
- Flexibilität: Berichtshefte schreiben, wo und wann immer Sie möchten – eine Softwareinstallation ist nicht erforderlich.
- Effektive Kommunikation: Stetiger Austausch zwischen Ausbilder, Auszubildenden und ggf. Ausbildungsbeauftragten.
- Papierlos: Kein Ausdrucken der Nachweise mehr notwendig.
Das IHK-Serviceportal Bildung bietet folgende Funktionen:
- Eintragungen auf Tages- oder Wochenbasis (je nach Berufsbild und Einstellung).
- Online-Einreichung zur Durchsicht und Freigabe durch den Ausbilder.
- Integrierte Dialogfunktionen zwischen Ausbilder und Auszubildenden.
- Hinzufügen digitaler Anhänge (Screenshots, Fotos usw.) und Kommentare.
- Optionale Einbindung des betrieblichen Rahmenplans für grafisches Fortschrittstracking.
- Einfaches Exportieren der Ausbildungsnachweise als PDF zur Übermittlung an die IHK im Rahmen der Prüfungsanmeldung.
Kurzvorstellung IHK-Serviceportal Bildung (IHK-SPB)
Kurzvorstellung IHK-Serviceportal Bildung (IHK-SPB)
Beispielwochen eines Berichtsheft-Exports (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 139 KB)
Wichtiger Hinweis: Für die Registrierung und die Nutzung des Online-Berichtshefts werden zwei unterschiedliche URLs benötigt. Speichern Sie diese am besten als Favoriten in Ihrem Browser.
| URL-Adresse | Funktionen |
|---|---|
| https://login-ssp.gfi.ihk.de/welcome | Zugangsportal zur LUX-BS Nutzerverwaltung – nur für Benutzerkonten mit der Berechtigung “Unternehmensadministrator” zum Anlegen und Verwalten weiterer Nutzerkonten und zur Vergabe von Nutzerberechtigungen wie z.B. Ausbilder, Auszubildende. |
| https://meineihk.service.ihk.de/ | Zugangsportal zum Schreiben, Sichten, Kommentieren und Genehmigen von Ausbildungsnachweisen – Diese Anmeldeadresse benötigen in erster Linie die Auszubildende, IHK-registrierte Ausbilder und ggf. zusätzliche Ausbildungsbeauftragte.- Azubi-Verwaltung und Ausbilderzuordnungen (für Nutzerkonten mit der Berechtigung Ausbildungsadministrator oder als einzelner Ausbilder)- Einstellungen von Programm-Zusatzfunktionen (nur mit der Berechtigung Unternehmensadministrator sichtbar) |
Registrierung und Einrichtung im IHK-Serviceportal Bildung
Schritt 1: Zentrales Benutzerkonto erstellen
Legen Sie unter https://login.gfi.ihk.de/OpenIDService/registration ein zentrales Benutzerkonto mit Ihrer Firmen-E-Mail-Adresse und einem selbstgewählten Passwort an. Sollten Sie noch keinen Registrierungscode von der IHK erhalten haben, wählen Sie “Nein” und klicken Sie auf “Weiter”.
Ihr Passwort muss folgende Richtlinien erfüllen:
- Mindestlänge: 12 Zeichen
- Mindestens ein Groß- und ein Kleinbuchstabe
- Mindestens eine Ziffer
- Mindestens ein Sonderzeichen: ! § % & / ( ) = ? # – _ + * |
- Maximal drei Zeichenwiederholungen
Schritt 2: Unternehmen registrieren
Wichtig: Die Unternehmensregistrierung sollte von einer vertretungsberechtigten Person (z.B. Inhaber, Geschäftsführer, Personalleiter, Ausbildungsleiter) durchgeführt werden, da diese Person automatisch die Funktion des Unternehmensadministrators erhält.
- Melden Sie sich mit Ihrem in Schritt 1 angelegten Benutzerkonto unter https://login-ssp.gfi.ihk.de/ an.
- Klicken Sie auf “Unternehmen registrieren”.
- Bestätigen Sie den Datenschutzhinweis.
- Klicken Sie auf “Zertifikat prüfen”, um zum Elster-Portal weitergeleitet zu werden. Sie benötigen das Elster-Unternehmenszertifikat Ihrer Betriebsstätte.
Sollte Ihr Unternehmen noch kein Elster-Zertifikat besitzen, können Sie dieses unter https://www.elster.de/ beantragen.
- Nach erfolgreicher Bestätigung Ihres Zertifikats erscheint ein vorausgefülltes Antragsformular zur Registrierung Ihrer Betriebs- und Ausbildungsstätte. Ergänzen Sie die Pflichtfelder:
- IHK-Identnummer Ihres Unternehmens (z.B. auf der IHK-Eintragungsbestätigung)
- Ihre Telefonnummer
- Ihre Position im Unternehmen
- Optional: Ihre Personen-Identnummer bei der IHK (sofern bekannt)
- Überprüfen Sie die Daten und klicken Sie auf “Antrag senden”. Ihr Antrag wird nun von der IHK bearbeitet. Sie erhalten eine E-Mail über die Genehmigung oder Ablehnung.
Nutzerkonten verwalten und Berechtigungen vergeben
Nach der Aktivierung Ihres Unternehmens können Sie als Unternehmensadministrator weitere Nutzerkonten anlegen und die entsprechenden Rollen vergeben.
Technischer Hinweis: Seit dem Service-Release vom 12.09.2024 ist für Unternehmensadministratoren eine Mehrfachauthentifizierung erforderlich. Richten Sie diese über eine Authenticator-App (Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder Free OTP) auf Ihrem Smartphone ein.
Merken Sie sich die generierten Wiederherstellungscodes gut, da diese im Falle eines Verlusts des OTP-Endgerätes benötigt werden.
Nutzerberechtigungen im IHK-Serviceportal Bildung
- Unternehmensadministratoren: Initiieren die Unternehmensregistrierung, verwalten Teilnehmer und Nutzerzuordnungen. Es wird empfohlen, mindestens zwei Administratoren einzurichten.
- Ausbildungsadministratoren: Koordinieren Ausbilder und Auszubildende, weisen Auszubildende den Ausbildern zu.
- Auszubildende: Erstellen online ihre Ausbildungsnachweise und geben diese zur Freigabe an Ausbilder. Sie können die Nachweise als PDF exportieren.
- Ausbilder: Sichten die Ausbildungsnachweise der zugeordneten Auszubildenden und geben diese frei oder weisen sie zur Verbesserung zurück.
- Ausbildungsbeauftragte: Werden vom Ausbilder zur Ausbildung von Teilbereichen eingesetzt und sichten die Ausbildungsnachweise zusätzlich. Eine IHK-Anerkennung ist nicht erforderlich.
Technischer Hinweis: Seit dem Service-Release vom 12.09.2024 ist für Unternehmensadministratoren eine Mehrfachauthentifizierung erforderlich.
Login zur Nutzerverwaltung: https://login-ssp.gfi.ihk.de/welcome
Sichtvermerk bei minderjährigen Auszubildenden
Für minderjährige Auszubildende ist aus rechtlichen Gründen (JArbSchG) zusätzlich ein Sichtvermerk der gesetzlichen Vertreter erforderlich.
Hier herunterladen > Sichtvermerk-Formblatt für die gesetzlichen Vertreter
Die gesetzlichen Vertreter bestätigen damit in regelmäßigen Abständen die Kenntnisnahme der Ausbildungsinhalte und die Kontrolle der Ausbildungsnachweise. Der Auszubildende zeigt den Eltern seine Online-Ausbildungsnachweise und lässt den Sichtvermerk unterschreiben, welcher dann dem Ausbilder zurückgegeben wird.
Online-Anwendung starten
Registrierte Nutzer können sich unter https://bildung.ihk.de anmelden.
Beim ersten Zugang benötigen:
- Auszubildende: die Azubi-Identnummer aus der IHK-Eintragungsbestätigung
- IHK-registrierte Ausbilder: die Ausbilder-Identnummer aus der IHK-Anerkennungsbestätigung
- Ausbildungsbeauftragte benötigen keine Identnummer
Wichtige Einstellungen vor der ersten Nutzung:
Nach der Anmeldung gelangen Sie auf das Dashboard und können die zugewiesenen Programme nutzen.
Einstellungen durch den Auszubildenden:
- Einträge auf Tagesbasis: Für gewerblich-technische Ausbildungsberufe
- Einträge auf Wochenbasis: Für kaufmännische Ausbildungsberufe
Bei der Einstellung auf Wochenbasis kann das Formblatt um die Position “Unterweisung” erweitert werden.
Weitere Hinweise finden Sie im Nutzerhandbuch.
Einstellungen für Ausbildungsadministratoren:
Der Ausbildungsadministrator koordiniert Ausbilder, Ausbildungsbeauftragte und Auszubildende. Über die Schaltfläche “Azubi-Verwaltung” können Sie die Auszubildenden den jeweiligen Ausbildern zuordnen. Ausbilder benötigen eine Berechtigung für dasselbe Berufsbild und müssen von der IHK als Ausbilder anerkannt und registriert sein.
Nutzerhandbücher / FAQs
Für welche Ausbildungsberufe ist das Serviceportal Bildung geeignet?
Das digitale Berichtsheft ist für alle IHK-Ausbildungsberufe geeignet und wird fortlaufend aktualisiert.
Wie lange werden die Berichtsheftdaten gespeichert?
Die Berichte werden während der Ausbildungsdauer und 90 Tage darüber hinaus DSGVO-konform gespeichert. Auszubildende können ihre Ausbildungsnachweise jederzeit exportieren.
Auf welchen Geräten und Betriebssystemen ist das digitale Berichtsheft einsetzbar?
Das digitale Berichtsheft ist auf allen gängigen Endgeräten mit den bekannten Browsern verwendbar und für die mobile Ansicht optimiert.
Was kostet die Nutzung des Serviceportals Bildung?
Die Nutzung des Serviceportals Bildung ist für IHK-Mitgliedsunternehmen kostenfrei.
Wie sind meine Daten gesichert?
Ihre Daten sind auf mehreren Ebenen gegen Angriffe geschützt. Nutzer- und Unternehmenskonten werden individuell verschlüsselt. Zudem werden Firewalls und getrennte Anwendungsumgebungen sowie Datenbanken eingesetzt.
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