Fast alle Projekte, von globalen, funktionsübergreifenden Kampagnen mit langfristiger Planung bis hin zu schnell umgesetzten A/B-Tests, beginnen offiziell mit einem Kick-off-Meeting. Doch leider ist die anfängliche Euphorie, die durch eine vielversprechende Idee ausgelöst wurde, oft schon verflogen, wenn es an die Planung dieses wichtigen Termins geht. Das liegt nicht selten an dem mühsamen und zeitaufwendigen Prozess der manuellen Terminfindung.
Jeder kennt das Spielchen: Die Kalender-App öffnen, die Kalender der Kolleg:innen suchen, sie mühsam abgleichen und dann eine Art Kalender-Tetris spielen, um einen passenden gemeinsamen Termin zu finden. Dieser Prozess kann jedes Mal, wenn ein Meeting organisiert werden soll, wertvolle Minuten oder gar Stunden in Anspruch nehmen und ist eine wiederkehrende Quelle der Frustration. Dies bremst nicht nur die Produktivität, sondern kann auch die Motivation im Team beeinträchtigen, bevor ein Projekt überhaupt richtig gestartet ist.
Effiziente Terminplanung in Slack mit der Google Kalender App – Übersicht des Erstellungsfensters
Mit den nahtlos integrierten Google Kalender- und Outlook Kalender-Apps für Slack gehört dieser Stress der Vergangenheit an. Diese intelligenten Anwendungen durchsuchen automatisch die Kalender Ihrer Teamkolleg:innen nach gemeinsamen freien Zeitfenstern und bieten Ihnen die einzigartige Möglichkeit, ein Meeting direkt in einem Channel oder per Direktnachricht zu planen. Dies funktioniert sogar für externe Partner:innen, mit denen Sie über Slack Connect zusammenarbeiten, was die teamübergreifende Kollaboration erheblich vereinfacht.
Zugriff auf die Google Kalender App über das Aktionsmenü in Slack zur Initiierung der Terminplanung
Um diese Vorteile zu nutzen, installieren Sie zunächst die gewünschte Kalender-App in Slack und verknüpfen Sie Ihren persönlichen Account damit. Wenn Sie Ihr nächstes Meeting planen möchten, klicken Sie einfach auf das Aktionsmenü, wählen Sie „Event erstellen“ aus und folgen Sie diesen vier einfachen Schritten zur stressfreien Slack Terminplanung.
Vier einfache Schritte zur effizienten Meetingplanung in Slack
Die Integration der Kalender-Apps in Slack verwandelt die früher mühsame Terminfindung in einen schnellen und intuitiven Prozess. Hier sind die detaillierten Schritte:
1. Teilnehmer:innen mühelos hinzufügen
Hinzufügen von Teilnehmern zur Slack Terminplanung mit der Kalender App
Beginnen Sie, indem Sie die Namen der gewünschten Teilnehmer:innen in das Feld „Gäste“ eingeben. Die App vervollständigt Ihre Eingabe automatisch mit den Namen der Mitglieder Ihres Slack Workspace. Fügen Sie alle relevanten Teammitglieder hinzu, und das System sorgt für die korrekte Einbindung in den Planungsprozess. Diese Funktion erspart Ihnen das umständliche manuelle Suchen und Hinzufügen einzelner E-Mail-Adressen.
2. Den perfekten Zeitpunkt finden
Übersicht der Verfügbarkeiten von Teammitgliedern für die effektive Terminfindung in Slack
Nachdem Sie die Teilnehmer:innen ausgewählt haben, wählen Sie ein passendes Datum für das Meeting aus. Klicken Sie anschließend auf das Drop-down-Menü „Verfügbare Zeiten“. Nun lädt die Kalender-App Zeitfenster, die genau anzeigen, wann alle eingeladenen Personen verfügbar sind oder wann einzelne Teilnehmer:innen bereits beschäftigt sind. Dieser Schritt allein spart Ihnen erheblich Zeit, da das aufwendige Hin und Her, um einen gemeinsamen Nenner zu finden, komplett entfällt.
Hinweis: Es ist wichtig, dass alle eingeladenen Gäste ihren Slack-Account mit der Outlook- oder Google Kalender-App verknüpft haben, damit die Anzeige der möglichen Zeitfenster für das Meeting korrekt funktioniert. Dies stellt sicher, dass die Verfügbarkeitsinformationen aktuell und präzise sind.
3. Video-Konferenz-Links automatisch generieren
Automatisches Hinzufügen eines Zoom-Videokonferenz-Links zur Slack Meeting-Einladung
Um die Teilnehmer:innen direkt zu einer Video-Konferenz einzuladen, klicken Sie einfach auf das Drop-down-Menü für Video-Services und wählen den gewünschten Anbieter aus. Ein Mausklick genügt, und ein entsprechender Link wird automatisch erzeugt und der Meeting-Einladung hinzugefügt. Das manuelle Erstellen und Kopieren von Links gehört damit der Vergangenheit an, was die Vorbereitung von Online-Meetings erheblich beschleunigt.
Ist Ihr bevorzugtes Videokonferenz-Tool nicht in der Drop-down-Liste enthalten? Bitten Sie Ihre:n Administrator:in, Zoom oder Cisco Webex Meetings standardmäßig als Anruf-App für Ihren Workspace festzulegen, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten.
4. Einladung direkt teilen und Diskussionen starten
Teilen von Meeting-Details in einem spezifischen Slack-Channel für transparente Kommunikation
Nachdem Sie alle Details festgelegt haben, können Sie die Einladung in einem relevanten Channel oder per Direktnachricht teilen. Dort wird der Einladungsstatus zusammen mit einem Videoanruf-Link für jeden Gast auf einer übersichtlichen Karte angezeigt. Von hier aus können Sie mühelos einen Thread starten, um wichtige Themen wie Tagesordnungspunkte, Meeting-Notizen oder offene Fragen bereits im Vorfeld zu besprechen. Dies fördert die Transparenz und sorgt dafür, dass alle optimal vorbereitet in das Meeting gehen.
Teilen von Meeting-Details in einem spezifischen Slack-Channel für transparente Kommunikation
Best Practices für eine reibungslose Slack Terminplanung
Um das Maximum aus der Slack Terminplanung herauszuholen und die Meeting-Kultur in Ihrem Team weiter zu verbessern, sollten Sie einige Best Practices beachten:
- Tagesordnung frühzeitig teilen: Nutzen Sie den erstellten Thread, um eine vorläufige Tagesordnung zu posten. So können alle Teilnehmer:innen vorab Punkte ergänzen oder Feedback geben, was die Effizienz des Meetings steigert.
- Erinnerungen nutzen: Erinnern Sie die Teilnehmer:innen kurz vor dem Meeting im Channel. Die Kalender-Apps können hierbei ebenfalls unterstützen, indem sie automatische Benachrichtigungen senden.
- Folgethreads für Aktionen: Nach dem Meeting können Sie den gleichen Thread nutzen, um Aktionspunkte und Verantwortlichkeiten festzuhalten. Dies stellt sicher, dass Beschlüsse nicht in Vergessenheit geraten.
Fazit: Zeit sparen und Produktivität steigern
Das war es auch schon. Was früher mehrere Browser-Tabs oder das mühsame Wechseln von App zu App erforderte, kann jetzt vollständig und nahtlos in Slack erledigt werden. Und das ganz ohne den lästigen manuellen Abgleich von übervollen Terminkalendern. Die Slack Terminplanung optimiert nicht nur den Prozess der Meeting-Organisation, sondern trägt maßgeblich zu einer effizienteren und kollaborativeren Arbeitsweise bei.
Wenn Sie die Slack Kalender-Apps einmal ausprobiert und erkannt haben, wie viel Zeit und Nerven Sie dabei sparen, werden Sie es wahrscheinlich nie wieder anders machen wollen. Damit Sie sofort loslegen und die Vorteile der optimierten Meetingplanung in Slack erleben können, installieren Sie die Google Kalender- oder Outlook Kalender-Apps für Slack noch heute.
20 Slack-Tipps für einen besseren Arbeitsplatz: Sorge für mehr Integration, Flexibilität und Transparenz in deinem Team – egal, wo und wann du arbeitest.
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