Die Verwaltung öffentlicher Gelder ist eine Aufgabe von großer Verantwortung. In Deutschland bildet der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit das Fundament für ein effizientes und bürgernahes Handeln der Landesverwaltung. Dieser essenzielle Leitgedanke ist fest in der Landeshaushaltsordnung (LHO) verankert, insbesondere in § 7, und stellt sicher, dass Steuergelder verantwortungsvoll und zum größtmöglichen Nutzen eingesetzt werden. Er dient nicht nur der finanziellen Disziplin, sondern fördert auch innovative Ansätze im Verwaltungsbereich.
In einer Zeit, in der die Anforderungen an den Staat stetig wachsen, ist es unerlässlich, dass alle finanzwirksamen Maßnahmen auf ihre Effizienz und Notwendigkeit hin überprüft werden. Dies reicht von der einfachen Beschaffung bis hin zu komplexen Investitionsprojekten und sogar Gesetzgebungsvorhaben. Die konsequente Beachtung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit garantiert nicht nur die Erhaltung der finanziellen Stabilität, sondern auch das Vertrauen der Bürger in die staatlichen Institutionen. Ähnlich wie im privaten Bereich eine kluge Lebensversicherung zur Absicherung der Zukunft beiträgt, sorgen diese Prinzipien im öffentlichen Sektor für eine nachhaltige Finanzplanung und Ressourcennutzung.
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit: Fundament guten Verwaltungshandelns
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist die Maxime, die sicherstellt, dass die bestmögliche Nutzung der vorhandenen Ressourcen erfolgt. Er erfordert eine ständige Prüfung, ob eine Aufgabe überhaupt erfüllt werden muss und ob sie zwingend durch eine staatliche Stelle durchgeführt werden sollte. Im Kern strebt das Wirtschaftlichkeitsprinzip die optimale Relation zwischen dem angestrebten Zweck und den dafür eingesetzten Mitteln an. Es gliedert sich in zwei eng miteinander verbundene Teilprinzipien:
Das Sparsamkeitsprinzip (Minimalprinzip) besagt, dass ein vorgegebenes Ergebnis mit dem geringstmöglichen Einsatz von Mitteln erzielt werden muss. Es fokussiert auf die Minimierung des Inputs bei konstantem Output. Im Kontext des bereits formulierten Haushaltsplans, der die Aufgaben und Ziele vorgibt, steht dieses Prinzip oft im Vordergrund.
Das Ergiebigkeitsprinzip (Maximalprinzip) hingegen verlangt, mit einem gegebenen Mitteleinsatz das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Hierbei wird der Output bei konstantem Input maximiert.
Die Anwendung dieser Prinzipien erstreckt sich auf sämtliche Maßnahmen des Landes, die den Haushalt direkt oder indirekt beeinflussen. Dies umfasst sowohl Maßnahmen, die nach einzelwirtschaftlichen Kriterien (z. B. interne Organisationsänderungen) als auch nach gesamtwirtschaftlichen Kriterien (z. B. Subventionen oder verkehrspolitische Investitionen) zu beurteilen sind. Selbst Gesetzgebungsvorhaben unterliegen dieser wirtschaftlichen Betrachtung, um deren finanzielle Auswirkungen vorab zu evaluieren.
Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen: Instrumente für Transparenz und Effizienz
Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen (WUs) sind unverzichtbare Instrumente, um den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit systematisch umzusetzen. Sie ermöglichen eine fundierte Bewertung und Entscheidungsfindung bei der Verwendung öffentlicher Mittel. Grundsätzlich lassen sich einzel- und gesamtwirtschaftliche WUs unterscheiden, je nachdem, ob die Auswirkungen primär den eigenen Verwaltungsbereich oder die Gesamtwirtschaft betreffen.
Diese Untersuchungen müssen bei allen Maßnahmen zu verschiedenen Zeitpunkten durchgeführt werden:
- In der Planungsphase: Vor Beginn einer Maßnahme, auch bei Änderungen bestehender Projekte.
- Während der Durchführung: Im Rahmen einer begleitenden Erfolgskontrolle.
- Nach Abschluss der Maßnahme: Als abschließende Erfolgskontrolle.
Planungsinstrument: Die Basis für fundierte Entscheidungen
Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen in der Planungsphase legen den Grundstein für alle weiteren Kontrollmechanismen. Sie sind entscheidend, um die Sinnhaftigkeit und Umsetzbarkeit einer Maßnahme vorab zu beurteilen. Eine umfassende WU muss dabei folgende Aspekte beleuchten:
- Analyse der Ausgangslage und des Handlungsbedarfs: Warum ist die Maßnahme notwendig?
- Ziele, Prioritäten und mögliche Zielkonflikte: Was soll erreicht werden und welche Prioritäten gibt es?
- Lösungsmöglichkeiten, deren Nutzen und Kosten: Welche Alternativen gibt es, und welche Vor- und Nachteile (finanziell und nicht-finanziell) sind damit verbunden?
- Finanzielle Auswirkungen auf den Haushalt: Welche direkten und indirekten Kosten entstehen, einschließlich Folgekosten?
- Eignung der Lösungsmöglichkeiten: Wie gut tragen die Alternativen zur Zielerreichung bei, unter Berücksichtigung rechtlicher, organisatorischer und personeller Rahmenbedingungen?
- Zeitplan: Wann soll die Maßnahme durchgeführt werden?
- Kriterien und Verfahren für Erfolgskontrollen: Wie wird der Erfolg später gemessen?
Sollte sich zeigen, dass ein angestrebtes Ziel aus finanziellen oder anderen Gründen nur eingeschränkt erreichbar ist, muss geprüft werden, ob das Teilziel den Mitteleinsatz rechtfertigt oder ob eine Verschiebung der Maßnahme sinnvoll wäre. Besonders bei der Wahl zwischen Kauf, Miete, Leasing oder Mietkauf von Vermögensgegenständen ist eine detaillierte Prüfung der wirtschaftlichsten Vertragsart zwingend. Ein bloßer Mangel an Haushaltsmitteln für einen Kauf ist kein ausreichender Grund für die Begründung von Dauerschuldverhältnissen, insbesondere Leasingverträge bedürfen einer besonders eingehenden Überprüfung ihrer Zinserhöhung bei Lebensversicherungen kann im privaten Bereich ein Kriterium für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit sein.
Erfolgskontrollen: Messung von Zielerreichung und Wirkung
Die Erfolgskontrolle ist ein systematisches Prüfverfahren, das während (begleitend) und nach (abschließend) einer Maßnahme durchgeführt wird, um festzustellen, in welchem Umfang die Ziele erreicht wurden, ob die Maßnahme ursächlich für die Zielerreichung war und ob sie wirtschaftlich durchgeführt wurde.
Begleitende Erfolgskontrollen sind bei längerfristigen Maßnahmen oder in geeigneten Fällen zu festen Zeitpunkten durchzuführen, um Informationen für die Fortführung oder Anpassung der Maßnahme zu gewinnen. Sie unterscheiden sich von der ständigen Beobachtung, die eine fortlaufende Sammlung und Auswertung von Hinweisen darstellt.
Abschließende Erfolgskontrollen erfolgen nach Beendigung jeder Maßnahme, um das erreichte Gesamtergebnis zu überprüfen. Methodisch sind beide Formen identisch und umfassen:
- Zielerreichungskontrolle: Vergleich von geplanten Zielen mit tatsächlich erreichten Ergebnissen (Soll-Ist-Vergleich).
- Wirkungskontrolle: Ermittlung, ob die Maßnahme zur Zielerreichung geeignet und ursächlich war, und Erfassung aller beabsichtigten und unbeabsichtigten Auswirkungen.
- Wirtschaftlichkeitskontrolle: Untersuchung der Effizienz des Mitteleinsatzes während der Durchführung (Vollzugswirtschaftlichkeit) und der gesamten Maßnahme im Hinblick auf übergeordnete Ziele (Maßnahmenwirtschaftlichkeit).
Diese Kontrollen sind selbst dann durchzuführen, wenn die Dokumentation in der Planungsphase unzureichend war, wobei die benötigten Informationen nachträglich beschafft werden müssen.
Methoden der Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen: Auswahl des richtigen Ansatzes
Die Wahl der Methode für eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung hängt stark von den Erfordernissen des Einzelfalls ab. Es gilt das Prinzip, die einfachste und wirtschaftlichste Methode anzuwenden.
- Einzelwirtschaftliche Verfahren: Diese eignen sich für Maßnahmen mit geringen gesamtwirtschaftlichen Auswirkungen, die sich primär auf den betrachteten Verwaltungsbereich beziehen (z. B. ein Ministerium oder eine Behörde). Hier kommen oft finanzmathematische Methoden der Investitionsrechnung (wie die Kapitalwertmethode) oder vereinfachte Hilfsverfahren wie Kostenvergleichsrechnungen und Angebotsvergleiche zum Einsatz. Ob eine fondsgebundene Lebensversicherung sinnvoll ist, mag eine individuelle wirtschaftliche Frage sein, hier geht es um die Verwaltung als Einheit.
- Gesamtwirtschaftliche Verfahren: Diese sind für Maßnahmen mit erheblichen gesamtwirtschaftlichen Auswirkungen vorgeschrieben, um die breiteren Effekte auf Gesellschaft und Wirtschaft zu erfassen.
Verfahrensvorschriften und Zuständigkeiten
Die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen obliegt grundsätzlich der Organisationseinheit, die direkt mit der Maßnahme befasst ist. Die Ergebnisse müssen dokumentiert und zu den Akten genommen werden, es sei denn, die finanzielle Bedeutung der Maßnahme ist gering. Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind zudem Teil der Unterlagen nach § 24 LHO.
Eine Schlüsselrolle spielt der Beauftragte für den Haushalt. Er entscheidet, über welche WUs er informiert werden muss, kann sich aktiv beteiligen und die Berücksichtigung einer Maßnahme im Haushaltsplan von der Vorlage entsprechender Untersuchungen abhängig machen. Für die konkrete Durchführung von WUs existieren spezifische Arbeitsanleitungen, wie die “Arbeitsanleitung Einführung in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen” und der “Leitfaden – Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei PPP-Projekten” (Public Private Partnership).
Interessenbekundungsverfahren: Öffnung für private Alternativen
Ein weiteres Instrument zur Förderung der Wirtschaftlichkeit ist das Interessenbekundungsverfahren. Es ermöglicht privaten Anbietern darzulegen, inwieweit sie staatliche Aufgaben oder öffentlichen Zwecken dienende wirtschaftliche Tätigkeiten ebenso gut oder sogar besser erbringen können als die öffentliche Hand.
Dieses Verfahren kommt bei der Planung neuer oder der Überprüfung bestehender Maßnahmen und Einrichtungen zum Tragen. Es erfordert eine Markterkundung nach wettbewerblichen Grundsätzen, deren Ergebnis mit den staatlichen Lösungsmöglichkeiten verglichen wird, um eine umfassende wirtschaftliche Bewertung zu gewährleisten. Dabei ist wichtig zu betonen, dass ein Interessenbekundungsverfahren nicht das förmliche Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge ersetzt. Ergibt die Markterkundung eine voraussichtlich wirtschaftliche private Lösung, ist dennoch ein ordnungsgemäßes Vergabeverfahren durchzuführen. Diese Prinzipien unterstützen die Flexibilität und Effizienz im öffentlichen Sektor, ähnlich wie sich im privaten Bereich die Frage stellt, ob eine Kapitallebensversicherung sinnvoll ist oder ob es effizientere Anlageformen gibt.
Das Rundschreiben des Bundesministeriums der