Als SEO-Experte und Redakteur für Shock Naue, einer führenden Informationsquelle zum Thema Deutschland, konzentrieren wir uns heute auf ein essenzielles Thema für viele Selbstständige und Kleinunternehmer: die Steuererklärung mit LexOffice. In Zeiten steigender Kosten und digitaler Transformation suchen immer mehr Menschen nach effizienten Lösungen, um ihre Buchhaltung und Steuerangelegenheiten selbst in die Hand zu nehmen. Besonders die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), die Verwaltung von Anlagevermögen und die Umsatzsteuervoranmeldung stellen hierbei oft eine Herausforderung dar. Nach meinen persönlichen Erfahrungen und einem intensiven Test von LexOffice teile ich hier meine Erkenntnisse, um Ihnen einen umfassenden Einblick zu geben, wie diese Online-Lösung Sie bei Ihrer Steuererklärung unterstützen kann.
Wichtiger Hinweis: Ich bin kein Steuerberater. Die hier dargelegten Informationen und Erfahrungen dienen ausschließlich zu Informationszwecken und stellen keine steuerliche Beratung dar. Bei spezifischen Fragen zu Ihrer Buchführung oder Steuererklärung konsultieren Sie bitte einen qualifizierten Steuerberater oder das Finanzamt.
Warum LexOffice als Alternative zum Steuerberater?
Meine persönliche Suche nach einer alternativen Lösung begann aus mehreren Gründen: Ich bin angestellt und selbstständig, benötige eine detaillierte EÜR, habe über Jahre abzuschreibende Anlagen und muss regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen einreichen. Auch meine Frau, die ein umsatzsteuerbefreites Kleingewerbe betreibt, benötigt eine übersichtliche Erfassung ihrer Einnahmen und Ausgaben. Die Kosten für eine externe Steuerberatung, die im Wesentlichen meine Belege sichtet, verbucht und Formulare ausfüllt, beliefen sich zuletzt auf über 800 Euro pro Jahresabschluss. Angesichts der Tatsache, dass ich über Grundlagen des Rechnungswesens verfüge und alle Belege digital archiviere sowie Einnahmen- und Ausgabentabellen führe, schien die Zeit reif für eine eigenverantwortlichere Lösung. Nach einem Blick auf WISO-Programme war nun eine reine Online-Lösung an der Reihe, und LexOffice rückte in den Fokus. Wer sich mit den Grundlagen der digitalen Prozesse auseinandersetzen möchte, findet möglicherweise auch in einem sap schulungskatalog wertvolle Informationen zu komplexeren Systemen.
LexOffice: Mehr als nur Buchhaltung
LexOffice präsentiert sich als umfassende Online-Lösung, die direkt im Web-Browser läuft und zudem eine mobile App für die Erfassung und Einsicht von Daten bietet. Mein Test konzentrierte sich primär auf die Funktionen zur Unterstützung der Steuererklärung, doch LexOffice ist konzipiert als kleines Büro-Programm. Es ermöglicht die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, sowie die Verknüpfung von Bankkonten zur automatischen Zuordnung von Zahlungseingängen. Diese erweiterten Funktionen habe ich in meinem Test nicht explizit genutzt, sie bieten jedoch einen Mehrwert für diejenigen, die eine All-in-One-Lösung suchen.
Die Steuererklärung selbst – Ein Fall für Partnerlösungen
Es ist wichtig zu verstehen, dass LexOffice selbst keine vollständige Steuererklärung erstellt. Für diesen Schritt bietet das Unternehmen eine Partnerschaft mit der Online-Lösung Smartsteuer an. Über Smartsteuer können die in LexOffice erfassten EÜR-Daten übertragen werden, um die eigentlichen Steuerformulare auszufüllen und direkt an das Finanzamt zu übermitteln. Smartsteuer fungiert hierbei ähnlich wie WISO Steuer und bietet Hilfestellungen und Tipps während des Ausfüllprozesses. Meine Erfahrungen mit Smartsteuer selbst sind bisher noch ausstehend.
Kostenübersicht für LexOffice
LexOffice wird ausschließlich im Abo-Modell angeboten, mit monatlicher Zahlweise und Kündigungsoption. Die Preise sind netto angegeben und wurden von mir gerundet. Es gibt vier Pakete:
- S: ca. 7 €/Monat
- M: ca. 12 €/Monat
- L: ca. 20 €/Monat
- XL: ca. 30 €/Monat
Für meine Anforderungen, insbesondere die Erzeugung einer EÜR und die Verwaltung des Anlagevermögens, kommt das Paket L infrage, was regulär etwa 240 € pro Jahr (netto) bedeutet. Zum Zeitpunkt meines Beitrags (Anfang März 2024) gab es eine 50%-Aktion, die den Preis auf etwa 120 €/Jahr reduzierte – ein durchaus verlockendes Angebot. Unter Berücksichtigung der Mehrwertsteuer liegt das Paket L regulär bei ca. 285 €/Jahr bzw. 143 €/Jahr mit der aktuellen Aktion.
Dieser Preisvergleich ist nicht ganz einfach, da LexOffice im Paket L weit mehr als nur eine Alternative zu WISO EÜR bietet, wie das Schreiben von Rechnungen und die automatische Zuordnung von Zahlungseingängen. Für die eigentliche Steuererklärung fallen gegebenenfalls zusätzlich Kosten für Smartsteuer an, typischerweise rund 40 €/Jahr.
LexOffice – Ihre Unterstützung bei der Steuererklärung
Die Kernfunktion von LexOffice liegt in der Zuarbeit für Ihre Steuererklärung, insbesondere durch die systematische Erfassung und Verbuchung von Belegen.
Belege erfassen: Halbautomatisch und interaktiv
Das Erfassen von Belegen ist ein zentraler Bestandteil der EÜR. LexOffice bietet hier zwei Wege: die manuelle Eingabe, ähnlich wie bei WISO EÜR, oder eine halbautomatische Erfassung per PDF-Upload. Im Dashboard ermöglicht ein Button das Erfassen neuer Belege. Per Drag & Drop kann ein PDF-Dokument hochgeladen werden, woraufhin LexOffice versucht, Kreditoren/Debitoren, Belegdatum und Betrag automatisch zu erkennen und vorzubelegen.
Meine Tests zeigten, dass diese automatische Erkennung gut, aber nicht fehlerfrei ist. Bei acht hochgeladenen Belegen musste ich bei jedem manuell Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen, sei es beim Absender, Belegdatum oder dem korrekten Betrag. Es bleibt offen, ob das System im Laufe der Zeit durch maschinelles Lernen besser wird. Eine praktische Funktion ist das Auswahlwerkzeug, mit dem man Textbereiche auf dem Dokument markieren und diese dann als Belegdatum oder Betrag zuweisen kann. Obwohl ich für einfache Daten oder Beträge das manuelle Tippen oft schneller fand, ist diese Funktion bei komplexeren Belegnummern oder zur Kontrolle durchaus nützlich.
Die Möglichkeit, mehrere Belege gleichzeitig hochzuladen, ist ein großer Vorteil, besonders wenn man die Buchhaltung nur einmal wöchentlich oder monatlich erledigt. Hierfür kann man einfach in die Beleg-Übersicht wechseln und mehrere PDF-Dateien gleichzeitig hochladen, um sie dann nacheinander abzuarbeiten.
Konten wählen: Benutzerfreundlichkeit versus Detailtiefe
LexOffice versucht, den Buchungsprozess durch die Bezeichnung “Kategorie” für das Eingabefeld des Kontos zu vereinfachen, um weniger buchhaltungserfahrenen Nutzern den Einstieg zu erleichtern. Durch Eingabe von Text kann eine Suche nach dem passenden Konto ausgelöst werden.
LexOffice: Erweiterte Suche nach Kategorien. Ein Klick auf die Lupe ermöglicht die Suche und Auswahl des passenden Kontos.
Allerdings zeigte sich, dass die Suche nicht immer intuitiv ist. Eine Suche nach “Foto” oder “Kamera” führte nicht direkt zum Ziel; man musste schon Begriffe wie “Sonstige Anschaffung” oder “Betriebs- und Geschäftsausstattung” kennen oder erahnen. Die direkte Eingabe der Kontonummer, z.B. “6850”, lieferte jedoch sofort das korrekte Ergebnis. Nach der Auswahl eines Kontos wird im Feld nur die Bezeichnung angezeigt, nicht die Kontonummer. Dies kann die Lernphase für häufig genutzte Konten etwas verlängern.
LexOffice: Erweiterte Suche nach Kategorien: Einzelne Gruppen lassen sich aufklappen; zu jedem Konto steht eine kurze Erklärung und ein Beispiel.
Die erweiterte Suche bietet ein Popup mit einer gruppierten Liste aller Konten, in der man entweder Volltext suchen oder durch Kategorien navigieren kann. Hierbei wird jedoch nur die Kontonummer und die Bezeichnung durchsucht, nicht der hilfreiche Hinweistext mit Beispielen, was eine kleine Einschränkung darstellt.
LexOffice: Erweiterte Suche nach Kategorien. Eine Suche filtert passende Konten, durchsucht aber nur Nummer und Bezeichnung, nicht den Hilfetext.
LexOffice verwendet standardmäßig den Kontenrahmen SKR 04, der für viele Selbstständige ausreichend ist. Es ist lobenswert, dass man den gewünschten Kontenrahmen in den Einstellungen festlegen kann.
Beleg aufteilen: Herausforderungen bei Anlagegütern
Rechnungen, die mehrere Artikel oder Leistungen umfassen, müssen oft auf verschiedene Konten gebucht werden. LexOffice bietet in der Beleg-Erfassungsmaske die Möglichkeit, Beträge aufzuteilen. Ein Overlay-Fenster erscheint, in dem für jede Position Konto, Betrag und Steuersatz erfasst werden können. Das Eintragen einer spezifischen Bezeichnung pro Position war in meinem Test jedoch nicht möglich.
Besonders interessant wurde dies bei der Buchung meiner Kamera, eines Objektivs und eines Adapters auf einer Rechnung. Kamera und Objektiv sind Anlagevermögen und müssen über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Beim Versuch, beide Positionen dem Konto 690 Betriebsanschaffung zuzuordnen, erhielt ich den Hinweis, dass dies nicht möglich sei und ich separate Belege erfassen müsse. Dies liegt daran, dass aus einer Buchung mit einem Anlagen-Konto automatisch Einträge im Anlagenverzeichnis erzeugt werden können, was LexOffice pro Beleg nur einmal ermöglicht. Für komplexere Datenstrukturen oder spezifische Programmierungen wie bei sap c# sind oft detailliertere Anpassungen erforderlich.
Bezahlstatus und Währungen
Beim Erfassen einer Buchung kann der Beleg direkt als bezahlt markiert werden, indem man den Status “wurde bereits privat bezahlt” wählt und ein Datum einträgt. Alternativ ist eine Verknüpfung mit dem eigenen Bankkonto möglich, um Zahlungseingänge automatisch zuzuordnen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen mit vielen Ausgangsrechnungen.
Ein kleiner Wermutstropfen: In der Erfassungsmaske stand mir ausschließlich Euro als Währung zur Verfügung. Für meine monatlichen Rechnungen aus den USA in Dollar musste ich den Euro-Betrag aus meinem Kontoauszug manuell eintragen und die USD-Beträge auf dem Beleg ignorieren. Dies ist ein Punkt, der bei häufigen Fremdwährungsgeschäften beachtet werden sollte.
Interaktive Übersicht und Kontrolle der EÜR
Im Gegensatz zu WISO EÜR ist die EÜR bei LexOffice interaktiv gestaltet. Über das Menü gelangt man zu einer übersichtlichen Seite, die links die Gesamt-EÜR mit Einnahmen und Ausgaben anzeigt, jeweils aufgeklappt nach Kategorien. Das Besondere: Man kann beispielsweise die Rubrik “Sonstige Ausgaben” aufklappen, um die Ausgaben nach Mehrwertsteuer gruppiert zu sehen. Ein weiterer Klick auf die 19%-Rubrik zeigte mir rechts detailliert die zugehörigen Buchungen.
Jede Buchung wird mit Absender, Belegnummer, der eingegebenen Bezeichnung, Datum und Betrag angezeigt. Über ein Aktionsmenü kann die Kategorie geändert oder der Beleg direkt geöffnet werden, was die Kontrolle und Übersicht erheblich erleichtert.
Anlagen erfassen und verwalten
Der Bereich Buchhaltung – Anlagen ermöglicht die Erfassung und Verwaltung des Anlagevermögens, wie Kameras und Objektive, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen. Dieser Bereich wirkt wie ein eigenständiges Modul. Die Erfassung ist relativ einfach: Kaufpreis, Datum, Kategorie und gegebenenfalls die Nutzungsdauer können manuell angepasst werden. Die genauen Regeln zur Nutzungsdauer sollten stets mit einem Steuerberater oder dem Finanzamt geklärt werden, da diese mitunter praxisfern sein können (z.B. Kameras über 7 Jahre).
Eine Einschränkung, die mir auffiel, war die Schwierigkeit, ältere Geräte (älter als 10 Jahre) zu erfassen, da in diesen Fällen keine Kategorie ausgewählt werden konnte und das Speichern fehlschlug. Dies wirft Fragen auf, wie man solche 1-Euro-Geräte korrekt im Anlagenverzeichnis führt. Möglicherweise müssten diese über den Originalbeleg mit ursprünglichem Datum erfasst werden, was ich jedoch nicht testen konnte.
Automatische Übernahme von Anlagen aus Belegen
Ein wichtiger Aspekt, der mir zu Beginn nicht sofort klar war, ist die Verknüpfung von Belegen mit dem Anlagenverzeichnis. Ohne eine solche Verknüpfung würden Anschaffungen direkt als Ausgabe in die EÜR eingehen, was bei Anlagevermögen nicht korrekt wäre, da diese über Jahre abgeschrieben werden.
LexOffice bietet hier eine bequeme Lösung: Bei der Belegerfassung muss eine Anlage-Kategorie gewählt werden, z.B. “690 Betriebs- und Geschäftsausstattung”. Wird eine solche Kategorie gewählt, erscheint beim Speichern des Belegs ein Dialog, der fragt, ob diese Buchung direkt in das Anlagenverzeichnis übernommen werden soll. Nach Bestätigung können Bezeichnung und Nutzungsdauer angepasst werden. Die Anschaffung erscheint dann nicht zu 100% in der EÜR als Ausgabe, sondern im Bereich Abschreibung – sehr effizient.
Es ist zu beachten, dass die EÜR fortlaufend dargestellt wird. Bei meinem Test tauchte eine Anschaffung vom 11. März 2024 nicht sofort in der EÜR für 2024 auf, da nur Beträge bis zum aktuellen Monat angezeigt werden. Nach Änderung des Datums auf den 1.1.2024 erschien die Anschaffung als Abschreibung für zwei Monate in der EÜR. Um einen reibungslosen Datenfluss zwischen verschiedenen Systemen zu gewährleisten, sind oft standardisierte Schnittstellen wie sap odata v4 essenziell.
Mein konkretes Beispiel: Beleg mit mehreren Anlagen-Positionen und einem Rabatt
Die Herausforderung, einen Beleg mit mehreren Anlagegütern (z.B. Kamera, Objektiv) und weiteren Posten sowie einem Rabatt zu verbuchen, verdeutlicht die Notwendigkeit, die Funktionsweise von LexOffice genau zu kennen. Da LexOffice pro Beleg nur eine Anlage erzeugen kann, und eine Aufteilung in der Erfassungsmaske mit mehreren Anlagegütern nicht vorgesehen ist, musste ich wie folgt vorgehen (nach Rücksprache mit dem Support):
- Beleg mehrfach hochladen/duplizieren:
- Einmal für die Kamera: Anlage-Kategorie wählen, Bruttobetrag eintragen, Anlage mit Nutzungsdauer beim Speichern erfassen.
- Einmal für das Objektiv: Analog vorgehen.
- Einmal für den Adapter: Als normale Ausgabe buchen.
- Rabatt als “Ausgabenminderung” erfassen:
- Den Originalbeleg duplizieren.
- Den Belegtyp auf Ausgabenminderung umstellen.
- Den Rabatt als positiven Wert erfassen.
- Ganz unten auswählen, dass der Betrag bereits erstattet wurde.
Die Umsatzsteuervoranmeldung zeigte danach korrekterweise die Vorsteuerbeträge für Objektiv und Kamera in voller Höhe, sowie die negative Vorsteuer für die Ausgabenminderung, sodass die Summe der Vorsteuer auf dem Beleg entsprach. Dies verdeutlicht, dass selbst bei komplexen Sachverhalten Lösungen gefunden werden können, auch wenn diese zunächst nicht intuitiv erscheinen.
Visualisierung der Umsatzsteuervoranmeldung mit gesplitteten Belegen für Anlagen und Rabatte, was die korrekte Berücksichtigung der Vorsteuer ermöglicht.
Das Anlagenverzeichnis und der Umgang mit Ausbuchungen
Im Bereich Buchhaltung – Anlagen kann mit einem Klick ein PDF-Dokument des Anlagenverzeichnisses erzeugt werden, was sehr praktisch ist und den Anforderungen des Finanzamtes entspricht.
Das Ausbuchen von Anlagen ist ebenfalls intuitiv gelöst: Bei Klick auf eine Anlage kann über “Weitere Aktionen” die Abschreibung beendet werden, indem ein Datum und ein Grund eingetragen werden. Dies ist der einfache Fall, wenn ein über 1 Euro abgeschriebenes Gerät entsorgt wird. Beim Verkauf von Anlagegütern muss der Erlös als Einnahme gebucht werden, und die Abschreibung ist bis zum Verkaufsdatum zu beenden. Solche komplexeren Vorgänge erfordern oft detaillierte Kenntnisse, die mitunter auch in spezialisierten Umgebungen wie einem sap hana studio für tiefergehende Analysen verwaltet werden. In diesen Fällen ist eine Rückfrage beim Steuerberater oder Finanzamt ratsam.
Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) mit Elster
Ein weiterer Pluspunkt von LexOffice ist die direkte Online-Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung an Elster. Im Gegensatz zu meinen Erfahrungen mit WISO EÜR wurden mir bei LexOffice sofort die korrekten Werte angezeigt. Über das Menü Buchhaltung und den Punkt Elster können Monat oder Quartal gewählt werden, woraufhin die Umsatzsteuer- und Vorsteuerwerte für die Voranmeldung übersichtlich dargestellt werden.
Besonders hilfreich ist hierbei die Möglichkeit, die Summen aufzuklappen, um die genaueren Kategorien und die jeweils berücksichtigten Belege einzusehen. Diese Transparenz macht die Kontrolle der UStVA sehr einfach und nachvollziehbar. Die Handhabung von interaktiven Formularen, wie sie beispielsweise auch bei sap interactive forms by adobe Anwendung finden, ist für die digitale Kommunikation mit Behörden unverzichtbar.
Support: Schnelle Hilfe mit menschlichem und künstlichem Verstand
Meine Erfahrungen mit dem Support von LexOffice waren überwiegend positiv. Der telefonische Support war schnell erreichbar und lieferte kompetente Antworten auf meine Fragen, sei es zu grundlegenden Partnerschaften (LexOffice und Smartsteuer) oder zu komplexeren Buchungsfällen wie dem Beleg mit mehreren Anlagen und Rabatten.
Besonders überraschend war die Effektivität des Chatbots. Mehrere meiner Fragen konnten vom Chatbot beantwortet werden, beispielsweise bezüglich der automatischen Übernahme von Belegen in das Anlagenverzeichnis oder dem Entfernen von Anlagen aus dem Verzeichnis. Für kompliziertere Anfragen oder wenn es um die eigentliche Buchung ging, wurde ich jedoch an menschliche Support-Mitarbeiter weitergeleitet. Eine schriftliche Anfrage blieb allerdings über einen Tag unbeantwortet, was die Präferenz für den telefonischen Kontakt unterstreicht.
Vorläufiges Fazit zur Steuererklärung mit LexOffice
Mein Fazit zu LexOffice ist tendenziell sehr positiv, auch wenn noch einige Punkte offen sind. Die Software bietet eine robuste und benutzerfreundliche Lösung für die Buchhaltung von Selbstständigen und Kleinunternehmern.
PRO:
- Einfache Beleg-Erfassung: Relativ intuitiv und übersichtlich.
- Lernfreundliche Kontenwahl: Kontonummern werden nicht immer direkt angezeigt, aber ein Info-Panel und die erweiterte Suche erleichtern das Erlernen der häufig genutzten Konten.
- Effiziente Belegsuche: Ein simples Suchfeld ermöglicht das schnelle Auffinden von Belegen nach Lieferant oder Bezeichnung.
- Robuste Anlagenverwaltung: Anlagen können über Belege erfasst und automatisch in die Abschreibung überführt werden; manuelle Erfassung älterer Geräte ist möglich, wenn auch mit kleinen Einschränkungen bei sehr alten Positionen. Das Anlagenverzeichnis ist mit einem Klick erzeugbar.
- Interaktive EÜR-Übersicht: Auf- und zuklappbare Ansichten mit detaillierten Informationen zu den einzelnen Buchungen machen die Kontrolle transparent und nachvollziehbar.
- Präzise Umsatzsteuervoranmeldung: Korrekte Werte und eine transparente Aufschlüsselung der berücksichtigten Belege erleichtern die UStVA erheblich.
- Reaktionsschneller Support: Telefonischer Support liefert schnelle und kompetente Hilfe, der Chatbot ist eine effektive erste Anlaufstelle.
NEUTRAL:
- Belegerkennung: Die automatische Belegerkennung ist praktisch, aber in meinen Tests nicht immer 100% zuverlässig, erfordert oft manuelle Korrekturen. Hier wäre ein Langzeittest mit vielen Belegen aufschlussreicher.
- Aufteilung von Belegen mit Anlagegütern: Die Notwendigkeit, Belege mit mehreren Anlagegütern mehrfach zu erfassen, ist zwar handhabbar, aber nicht optimal gelöst. Dies ist jedoch ein seltenerer Anwendungsfall.
CONTRA:
- Fremdwährungen: Die fehlende Unterstützung für Fremdwährungen, außer Euro, ist ein Nachteil für Unternehmen mit internationalen Geschäften. Die manuelle Umrechnung und Erfassung macht die Nachvollziehbarkeit schwieriger.
Trotz der kleinen Einschränkungen bin ich geneigt, LexOffice für ein Jahr auszuprobieren. Die fehlende Fremdwährungsfunktion ist ein Kompromiss, mit dem ich leben könnte, und die Klärung der Erfassung sehr alter 1-Euro-Geräte mit dem Support könnte die letzten Zweifel beseitigen. Bevor ich mich endgültig entscheide, werde ich jedoch auch noch SevDesk genauer unter die Lupe nehmen.
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