In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist eine effiziente und gesetzeskonforme Kassenführung für jedes Unternehmen unerlässlich. Das Kassenbuch online aus der DATEV Unternehmen online Produktfamilie bietet hierfür eine maßgeschneiderte, browsergestützte Lösung, die speziell darauf ausgelegt ist, die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erfüllen. Dieses digitale Werkzeug revolutioniert die Art und Weise, wie Sie Ihre Barmittelbewegungen erfassen und verwalten, und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen Online Kassenbuch stets den strengen gesetzlichen Vorgaben entspricht.
Die manuelle Führung eines Kassenbuchs kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Mit DATEV Kassenbuch online hingegen erfassen Sie Ihre Kassenbelege direkt über das Internet, wobei das System Ihre Eingaben kontinuierlich auf Plausibilität prüft. Es erkennt beispielsweise automatisch eine Kassenminus-Chronologie und weist auf fehlende Angaben hin. Dies gewährleistet nicht nur die Vollständigkeit Ihrer Aufzeichnungen, sondern auch die Rechtssicherheit Ihrer Buchführung – ein Aspekt, der durch die Testierung einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestätigt wurde.
Was ist DATEV Kassenbuch online und welche Vorteile bietet es?
DATEV Kassenbuch online ist weit mehr als nur ein digitales Formular. Es ist eine integrale Komponente von DATEV Unternehmen online, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler entwickelt wurde, um die Kassenführung zu vereinfachen und zu digitalisieren. Die Lösung ist browserbasiert, was bedeutet, dass Sie von überall mit Internetzugang auf Ihr digitales Kassenbuch zugreifen können.
Nahtlose Integration in DATEV Unternehmen online
Einer der größten Vorteile ist die nahtlose Integration in die DATEV-Systemwelt. Die in Kassenbuch online erfassten Daten können direkt über das DATEV-Rechenzentrum in Ihre Finanzbuchführung übernommen werden, sei es in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Rechnungswesen. Dies minimiert Übertragungsfehler und spart wertvolle Zeit. Fehlende Angaben können in der Finanzbuchführung ergänzt und die Kontierung dank der Lerndatei weitgehend automatisiert werden. Diese Vernetzung ist entscheidend für eine effiziente und moderne Buchhaltung.
GoBD-Konformität und Sicherheit
Die Einhaltung der GoBD ist für jedes Unternehmen mit Barkasse von größter Bedeutung. DATEV Kassenbuch online ist speziell dafür konzipiert, diese Vorgaben mühelos zu erfüllen. Die integrierten Prüfmechanismen stellen sicher, dass alle Eingaben korrekt und vollständig sind, wodurch eine revisionssichere Dokumentation gewährleistet wird. Ihre Daten werden sicher im DATEV-Rechenzentrum gespeichert, einem der sichersten Datenzentren Europas, was höchste Standards in puncto Datenschutz und -sicherheit bietet.
Darüber hinaus setzen moderne Unternehmen auf eine Vielzahl digitaler Tools, um ihre täglichen Arbeitsabläufe zu optimieren. Während spezialisierte Software wie DATEV das Rückgrat der Finanzverwaltung bildet, gibt es auch Bedarf an allgemeineren Büroanwendungen. Beispielsweise suchen einige Nutzer gezielt nach Lösungen, um PowerPoint-Präsentationen unter Linux zu erstellen, was die Vielfalt der eingesetzten Softwarelandschaften in Unternehmen unterstreicht.
Effizienz durch browserbasierte Erfassung
Die browsergestützte Erfassung ermöglicht es Ihnen, Belege flexibel und zeitnah zu verbuchen. Egal ob im Büro, von unterwegs oder im Home-Office – der Zugriff auf Ihr digitales Kassenbuch ist jederzeit gewährleistet. Dies trägt maßgeblich zur Steigerung der Arbeitseffizienz bei und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.
Die einfache Einrichtung von DATEV Kassenbuch online
Bevor Sie die Vorzüge von DATEV Kassenbuch online voll ausschöpfen können, ist eine einmalige Basiseinrichtung erforderlich. Dieser Prozess ist unkompliziert, erfordert jedoch die genaue Beachtung einiger Details, um eine reibungslose Funktionsweise zu gewährleisten.
Wichtige Voraussetzungen für den Start
Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie folgende Informationen zur Hand haben:
- Beraternummer und Mandantennummer: Diese erhalten Sie von Ihrer Steuerkanzlei. Sie sind essentiell für die korrekte Zuordnung Ihrer Daten.
- Wirtschaftsjahresbeginn und -ende: Legen Sie diese sowie die Sachkontennummernlänge in den Grunddaten Rechnungswesen an, entsprechend den Angaben in Ihren DATEV Rechnungswesen-Programmen.
- Kontonummer der Kasse: Die eindeutige Kontonummer Ihrer Kasse muss eingegeben werden, um eine korrekte Verbuchung zu ermöglichen.
- Anfangsbestand und Datum des Anfangsbestands: Optional können Sie diese Werte bereits bei der Anlage der Kasse erfassen. Weitere detaillierte Informationen hierzu finden Sie im Infodokument-Nummer 1003170 von DATEV.
- Bestand für Belege online: Falls Sie Kassenbewegungen direkt von digitalen Belegbildern erfassen möchten, ist die Anlage eines Bestands für Belege online zwingend notwendig.
Sollten Sie Unterstützung bei der Einrichtung benötigen oder Fragen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Ein spezialisierter Ansprechpartner wird Sie gerne durch den Prozess führen.
DATEV Kassenbuch online in der Praxis: So arbeiten Sie effizient
Nach der erfolgreichen Einrichtung beginnt die tägliche Arbeit mit Ihrem unternehmen online kassenbuch. Das System ist intuitiv gestaltet, um Ihnen die Arbeit so einfach wie möglich zu machen.
Die Kassenübersicht: Ihr zentrales Dashboard
Die Kassenübersicht dient als Ihr zentrales Dashboard und zeigt alle angelegten Kassen des aktuell gewählten Wirtschaftsjahres in übersichtlichen Kacheln an. Jede Kachel liefert wichtige Informationen:
- Kassenname: Als Überschrift der Kachel.
- Kassenbestand: Dieser wird unterhalb des Kassennamens ausgewiesen. Für aktuelle und zukünftige Wirtschaftsjahre ist es der Bestand zum heutigen Tag; bei vergangenen Wirtschaftsjahren wird der Endbestand des jeweiligen Jahres angezeigt.
Die Seite ist logisch aufgebaut und orientiert sich am typischen Erfassungsprozess:
- Über eine spezielle Schaltfläche können Sie Belege scannen oder bereits digital vorliegende Belege mittels DATEV Dokument Upload online hochladen. Alternativ stehen Ihnen hierfür auch die DATEV-Scan-App oder DATEV-Belegtransfer zur Verfügung.
- Hier können Sie weitere Kassen für Ihr Unternehmen anlegen, falls Sie mehrere Barkassen führen.
- Eine Auswahlliste ermöglicht die einfache Wahl des Wirtschaftsjahres, in dem Sie arbeiten möchten. Ein Klick auf das Stiftsymbol daneben führt Sie in das Menü zur Bearbeitung der Wirtschaftsjahre (z.B. Jahresübernahme, Löschen), wie im Dok.-Nr. 1001120 beschrieben.
- Unter „Optionen“ finden Sie die Verwaltung der Kassenstammdaten sowie die Funktionen zum Import und Export von Kassenbewegungen. Hier können Sie jederzeit die Bezeichnung einer Kasse anpassen. Beachten Sie jedoch: Wenn bereits Kassenbewegungen erfasst wurden, können die Kontonummer, der Anfangsbestand und das Datum des Anfangsbestands nicht mehr geändert werden. In solchen Fällen ist es ratsamer, eine neue Kasse anzulegen.
Kassenbewegungen erfassen – präzise und schnell
Das Erfassen von Kassenbelegen ist ein Kernstück des digitalen Kassenbuchs. DATEV Kassenbuch online unterstützt Sie dabei, diese Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten.
Belegbilder direkt zuordnen
Sie können neue Kassenbewegungen mit oder ohne Beleg erfassen. Falls Sie Belege hochgeladen haben, können Sie diese direkt den Bewegungen zuordnen. Ein kurzes Video (im Originalartikel referenziert, hier exemplarisch erwähnt) gibt oft einen guten Einblick in die Anwendung “Kassenbuch online” und zeigt die Schritte zum Erfassen von Belegbildern.
Detaillierte Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
Die Schritte zur Erfassung sind klar definiert:
- Wählen Sie in der Kassenübersicht die gewünschte Kasse und klicken Sie auf Erfassen.
- Wählen Sie in der Belegauswahl einen Beleg oder den Eintrag Ohne Beleg erfassen.
- Definieren Sie den entsprechenden Zeitraum.
- Erfassen Sie die Kassenbewegungen detailgetreu.
- Sollte ein Beleg in mehrere Positionen aufgeteilt werden müssen, klicken Sie auf das entsprechende Icon und erfassen jede Position einzeln. Für weitere Positionen klicken Sie auf .
- Abschließend klicken Sie auf Speichern.
- Wenn eine Kassenbewegung mit Beleg erfasst und noch kein Belegablageort eingestellt ist, wählen Sie diesen unter “Belege verschieben nach” und klicken Sie auf Auswählen.
Besonders hilfreich ist die automatische Vorbelegung von Feldern: Sind zum Beleg OCR- oder ZUGFeRD-Daten gespeichert, werden Felder wie “Beleg-Nr.” und “Einnahme/Ausgabe” automatisch vorausgefüllt. Sicher erkannte Daten werden grün, unsicher erkannte orange markiert. Der Betrag wird standardmäßig als Einnahme vorgeschlagen, kann aber einfach per “Wechseln”-Funktion in eine Ausgabe umgewandelt werden.
Kassenbewegungen einsehen und verwalten
Die Seite “Kassenbewegungen” bietet eine umfassende Übersicht über alle erfassten Transaktionen im gewählten Zeitraum. 
Sie können durch Klicken auf eine Kassenbewegung oder im Erfassungsbericht weitere Details abrufen. Eine integrierte Suchleiste ermöglicht es, gezielt nach Bewegungen innerhalb eines Zeitraums zu suchen, basierend auf Kriterien wie Betrag, Belegtext, Datum, Belegnummer oder laufender Nummer.
Festschreiben und Bereitstellen für die Finanzbuchführung
Noch nicht festgeschriebene Kassenbewegungen können jederzeit geändert oder gelöscht werden. Erst durch das Klicken auf die Schaltfläche Festschreiben & Bereitstellen werden die Kassenbewegungen unveränderbar gesichert und gleichzeitig für die weitere Verarbeitung in den DATEV Rechnungswesen-Produkten bereitgestellt. Zu diesem Zeitpunkt wird auch die laufende Nummer vergeben. 
Festgeschriebene Bewegungen erscheinen grau in der Übersicht, während bearbeitbare Bewegungen schwarz dargestellt sind.
Nachträgliche Belegzuordnung
Sollten Sie vergessen haben, einen digitalen Beleg direkt zuzuordnen, können Sie dies auch nachträglich tun. Mit der entsprechenden Schaltfläche 
starten Sie diesen Vorgang. Die nachträgliche Zuordnung ist sogar nach dem Festschreiben und Bereitstellen an die Finanzbuchführung möglich. Beachten Sie jedoch, dass der Beleg nach der Abholung durch die Finanzbuchführung nicht mehr automatisch übermittelt werden kann; die Zuordnung müsste dann direkt in der Finanzbuchführung erfolgen. Für einen umfassenden Überblick über alle erfassten Kassenbewegungen steht Ihnen der Erfassungsbericht (Dok.-Nr. 1001409) zur Verfügung. Weitere hilfreiche Informationen zu diesen Arbeitsschritten finden Sie im Dok.-Nr. 1001118.
Moderne Unternehmen verwenden neben spezifischen Buchhaltungslösungen auch allgemeine Grafikprogramme für Marketingmaterialien oder interne Visualisierungen. In diesem Kontext können Nutzer, die mit vielfältigen digitalen Werkzeugen arbeiten, auch auf Software wie GIMP 2.10.8 für professionelle Bildbearbeitung zurückgreifen.
Kassenbestand zählen und Protokoll erstellen
Als abschließenden Schritt nach einem Kassensturz können Sie im unternehmen online kassenbuch ein Kassenzählprotokoll erstellen und direkt ausdrucken. Ein Kassensturz ist die physische Überprüfung, ob der tatsächlich in der Kasse befindliche Geldbetrag mit dem rechnerischen Bestand aus den Kassenaufzeichnungen übereinstimmt. Dieses Protokoll ist ein wichtiger Bestandteil der GoBD-konformen Kassenführung. Weitere Informationen zum Kassenzählprotokoll und dessen Bedeutung finden Sie im Dok.-Nr. 1001730.
Fazit: Digitalisieren Sie Ihre Kasse mit DATEV Kassenbuch online
Das DATEV Kassenbuch online ist eine unverzichtbare Lösung für jedes Unternehmen, das seine Kassenführung digitalisieren, vereinfachen und GoBD-konform gestalten möchte. Es bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, gewährleistet höchste Datensicherheit und integriert sich nahtlos in Ihre bestehende DATEV-Buchhaltung. Durch die Automatisierung von Prüfprozessen und die Reduzierung manueller Schritte sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern minimieren auch das Risiko von Fehlern und stellen die Rechtssicherheit Ihrer Aufzeichnungen sicher. Investieren Sie in eine zukunftssichere digitale Kassenbuch-Lösung und konzentrieren Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens. Wenn Sie bereit sind, Ihre Kassenführung auf das nächste Level zu heben, ist DATEV Kassenbuch online die richtige Wahl für Sie.