Fotografie ist eine Leidenschaft, doch ein erfolgreiches Fotobusiness zu führen, ist weit mehr als nur das Drücken des Auslösers. Ob Sie am Beginn Ihres kreativen Weges stehen oder bereits ein erfahrener Vollzeit-Fotograf oder Videofilmer sind – die Vielzahl an Aufgaben kann schnell überwältigend wirken. Eine effektive Verwaltungssoftware Für Fotografen ist entscheidend, um den Überblick zu behalten und wertvolle Zeit für kreative Arbeit zu gewinnen.
Typische administrative Herausforderungen umfassen das Schreiben und Sortieren von E-Mails, die Terminplanung, das Erstellen und Verfolgen von Rechnungen, das Aufsetzen von Verträgen und die Finanzübersicht für die Steuer. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens nehmen auch diese Aufgaben stetig zu. Klebezettel, generische To-Do-Apps oder handschriftliche Notizen reichen dann oft nicht mehr aus.
Die Lösung für diese Herausforderungen ist eine sogenannte CRM-Software für Fotografen (Customer Relationship Management). Sie kann einen Großteil Ihrer administrativen Aufgaben automatisieren und Ihren Arbeitsablauf erheblich vereinfachen. Das spart nicht nur zahlreiche Arbeitsstunden, sondern ermöglicht es Ihnen, sich wieder verstärkt auf Ihre kreativen Kernkompetenzen zu konzentrieren.
Im Folgenden werfen wir einen detaillierten Blick auf die besten Verwaltungssoftwares für Fotografen auf dem Markt. Wir verraten Ihnen, welcher Anbieter im deutschsprachigen Raum besonders hervorsticht und wie Sie diese Tools optimal für Ihr Business nutzen können.
Arbeitsplatz eines Fotografen mit Kamera und Laptop.
Was bedeutet CRM für Fotografen?
Der Begriff “CRM” steht für Customer Relationship Management, was übersetzt so viel wie Kundenbeziehungsmanagement oder Kundenverwaltungssoftware bedeutet. Im Wesentlichen ist es ein System, das Ihnen dabei hilft, den Überblick über Ihre Kundenkontakte, anstehenden Aufgaben und Termine zentral zu verwalten.
Ein entscheidender Vorteil von CRM-Software ist die zentrale Organisation all Ihrer Daten. Dies kann maßgeblich zu Ihrem geschäftlichen Erfolg beitragen, da Sie stets alle relevanten Informationen griffbereit haben. Es ist ein mächtiges Tool, das weit über die reine Kontaktverwaltung hinausgeht und Ihnen zahlreiche weitere Vorteile bietet, die wir im nächsten Abschnitt genauer beleuchten werden.
Warum Sie als Fotograf eine CRM-Verwaltungssoftware nutzen sollten
Jedes Fotoshooting, selbst das kleinste, erfordert eine Menge Planung und Koordination. Von der ersten Kundenanfrage an müssen Sie den Kontakt aufrechterhalten, Absprachen pünktlich treffen und sicherstellen, dass keine wichtigen Fristen verpasst werden. Als Fotograf ist es eine echte Herausforderung, den Überblick über diese vielfältigen Aufgaben zu behalten.
Viele Fotografen greifen auf To-Do-Listen, Kalender oder Excel-Tabellen zurück. Das Problem dabei ist, dass diese Daten oft fragmentiert an verschiedenen Orten gespeichert sind. Sie haben beispielsweise keinen direkten Zugriff auf E-Mails aus Ihrer To-Do-Liste, und das manuelle Übertragen von Daten zwischen verschiedenen Systemen birgt immer das Risiko, wichtige Details zu übersehen oder zu vergessen.
Eine CRM-Software ermöglicht es Ihnen, alle Kundeninformationen und deren Kontaktdaten an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten. Diese Fotografen Management Software hilft Ihnen dabei, organisiert und effizient zu bleiben, selbst wenn Sie gleichzeitig mit mehreren Kundenprojekten arbeiten.
Typische Aufgaben, die ein CRM für Sie automatisieren oder vereinfachen kann, sind:
- Vorgefertigte To-Do-Listen: Sorgen Sie dafür, dass Sie keinen wichtigen Schritt vergessen.
- E-Mails schneller schreiben: Nutzen Sie Vorlagen, um die Kommunikation zu beschleunigen.
- Automatische Terminüberschneidungsprüfung: Vermeiden Sie Doppelbuchungen zuverlässig.
- Erstellung von Rechnungen: Vereinfachen und beschleunigen Sie den Abrechnungsprozess.
- Vertragsversand und digitale Unterschrift: Rationalisieren Sie den Vertragsabschluss.
- Steuerschätzung: Erhalten Sie einen Überblick über Ihre geschätzten Steuerverbindlichkeiten.
- Workflow-Management: Verwalten Sie Ihren gesamten Arbeitsablauf und erhalten Sie wichtige Erinnerungen.
Wie funktioniert die Arbeit mit CRM als Fotografen Management Software?
Der erste Schritt bei der Nutzung einer CRM-Software ist die einmalige Einrichtung Ihres typischen Arbeitsablaufs innerhalb des Programms. Dieser Workflow ist individuell und kann je nach Fotograf und Art der Aufträge variieren.
Um beispielsweise E-Mails direkt aus der Fotografen Management Software versenden zu können, erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, die Sie mit Platzhaltern versehen. Das Programm füllt diese Platzhalter beim Versand automatisch mit den passenden Kundendaten (z. B. dem Vornamen) auf. So können Sie in Sekundenschnelle personalisierte E-Mails versenden.
Einmalig Arbeitsschritte übertragen und täglich von der Automatisierung profitieren
Sie können auch To-Do-Listen und flexible Terminerinnerungen speichern. Diese Erinnerungen lassen sich so konfigurieren, dass sie beispielsweise 14 Tage oder 4 Wochen vor oder nach einem bestimmten Datum ausgelöst werden. Solche flexiblen Erinnerungen sind ideal, um immer gleiche Abläufe effizient zu organisieren.
Als Hochzeitsfotograf möchten Sie beispielsweise in der Woche vor der Hochzeit noch einmal Kontakt mit dem Brautpaar aufnehmen. Am Tag nach der Hochzeit müssen die Bilder gesichert und innerhalb der ersten zwei Wochen eine kleine Vorschau versendet werden. Für all diese Aufgaben können Sie flexible Erinnerungen einrichten, die sich automatisch am jeweiligen Hochzeitsdatum orientieren.
Verbinden Sie alle genutzten Systeme mit dem CRM
Der größte Vorteil eines CRM liegt darin, dass Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen wechseln müssen. Ihr Kalender, Ihre E-Mails und To-Do-Listen sind alle von einem zentralen Ort aus einsehbar und bearbeitbar.
Dank dieser All-in-one-Lösung kann das Programm automatisch Termine von Ihrer To-Do-Liste in Ihren Kalender übertragen, bei neuen Anfragen direkt Ihre Verfügbarkeit prüfen oder fehlende Daten in vorformulierte E-Mails automatisch einfügen.
Mehr Zeit und größere Sicherheit durch CRM
Es liegt auf der Hand, dass dies enorm viel Zeit sparen wird. Anstatt repetitive Aufgaben immer wieder manuell zu erledigen, können Sie einen Großteil der Verwaltung an das Programm delegieren. Diese gewonnene Zeit steht Ihnen dann wieder für kreative Aufgaben oder zur Erholung zur Verfügung.
Ein weiterer großer Vorteil ist die erhöhte Sicherheit. Alle Daten sind auf einen Blick und an einem zentralen Ort zugänglich. Zudem arbeitet das Programm im Hintergrund und prüft kontinuierlich, ob Sie wichtige Aufgaben übersehen haben, was die Fehlerrate minimiert.
Die ersten Schritte mit einer Verwaltungssoftware für Fotografen
Damit die Verwaltungssoftware für Fotografen Sie optimal unterstützen kann, sind folgende erste Schritte essenziell:
1. Verbinden Sie Ihre genutzten Programme mit der neuen Verwaltungssoftware
Um E-Mails versenden zu können, Anfragedaten zu erhalten und Einblick in Ihren Kalender zu haben, sollten Sie zunächst folgende Programme mit dem CRM synchronisieren: Ihr E-Mail-Postfach, das Kontaktformular auf Ihrer Website, Ihren Kalender und idealerweise Ihr Bankkonto (für den Abgleich von Zahlungseingängen). Auch Ihre Vertragsvorlagen können Sie direkt in das CRM übertragen.
2. Speichern Sie Ihren typischen Arbeitsablauf
Im zweiten Schritt legen Sie Ihren individuellen Arbeitsablauf im CRM an. Hier ist es wichtig, jeden noch so kleinen, sich wiederholenden Schritt zu erfassen. Am einfachsten ist es, wenn Sie bei den nächsten Kundenanfragen genau notieren, welche Schritte Sie in welcher Reihenfolge abarbeiten. Diese übertragen Sie dann in das Programm, um von den Automatisierungen profitieren zu können.
3. Nutzen Sie Automatisierungen und genießen Sie die gewonnene Zeit
Dank der Automatisierungen werden Sie keine Aufgabe mehr vergessen und alles schneller erledigen können. Sie müssen Rechnungen nicht mehr manuell in Word erstellen, tippen nicht jede E-Mail neu und werden zuverlässig an Termine erinnert. Es klingt fast zu schön, um wahr zu sein, ist aber wirklich möglich!
Nun stellt sich die Frage: Was ist die beste Verwaltungssoftware für Fotografen?
Fotografen Management und CRM für Fotografen im Vergleich
Wir haben die beliebtesten und relevantesten CRM-Lösungen für Fotografen im deutschsprachigen Raum miteinander verglichen.
bookitup
Screenshot der Benutzeroberfläche von bookitup Software.
Was uns an bookitup gefällt
Obwohl der Name englisch klingt, steckt hinter bookitup Sebastian aus Köln und sein Team. Er entwickelte die Software ursprünglich für seine eigenen Bedürfnisse, da kein vorhandenes Programm all seine Anforderungen erfüllte. Heute bietet bookitup nicht nur die grundlegenden CRM-Funktionen, sondern begeistert auch mit innovativen Features, die perfekt auf den deutschen Markt zugeschnitten sind.
bookitup ist vollständig auf Deutsch verfügbar, entspricht der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und bietet alle essenziellen Funktionen. Dazu gehören die Automatisierung der E-Mail-Kommunikation mit Vorlagen und die Möglichkeit, Nachrichten automatisch in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren zu versenden (z. B. wenn ein Kunde sich nach drei Tagen nicht meldet oder zwei Wochen vor einem Termin). Die nahtlose Integration von Verträgen, Fragebögen und Rechnungen macht es zu einer umfassenden All-in-one-Lösung.
Besonders hervorzuheben ist die mobile Zugänglichkeit: Sie können alle Einstellungen und Daten bequem über Ihr Handy einsehen und ändern. Diese Funktion spart unterwegs wertvolle Zeit, da Sie nicht extra auf Ihren PC angewiesen sind. Eine weitere sehr praktische Funktion ist die automatische Synchronisierung der Kontaktdaten Ihrer Kunden aus dem CRM mit den Kontakten auf Ihrem Handy. Nach einer neuen Anfrage können Sie so sofort per WhatsApp antworten und sehen den Namen des Kunden direkt auf dem Display, falls dieser Sie anruft.
Was macht bookitup besser als andere CRMs?
Neben den wichtigen Grundfunktionen bietet bookitup zahlreiche Extras, die Ihnen das Leben erleichtern und Ihre Kunden begeistern werden.
Ein herausragendes Feature ist das Kundenportal, das Sie für Ihre Kunden erstellen können. Hier stellen Sie Verträge, Fragebögen und Rechnungen übersichtlich bereit. Ihre Kunden finden alle wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort, sodass Sie diese nie wieder erneut zusenden müssen.
Das Dienstleisternetzwerk ist eine geniale Idee, um mit nur einem Klick Aufträge weiterzuleiten oder zu erhalten. Wenn Sie bereits ausgebucht sind, können Sie Anfragen einfach an andere Fotografen weiterleiten. Ebenso können Sie andere Dienstleister (z. B. DJs oder Make-up Artists) für Hochzeiten empfehlen und direkt sehen, ob diese für den gewünschten Termin noch verfügbar sind.
Für die Buchhaltung mit Lexoffice gibt es eine weitere gute Nachricht: bookitup ist offizieller Lexoffice Integrations-Partner. Während andere Anbieter oft den teuersten Lexoffice-Tarif für den Datenimport voraussetzen, ist dies bei bookitup als exklusivem Partner nicht notwendig.
Die Ressourcen-Funktion ist für einige Fotografen sehr wertvoll. Sie ermöglicht die einfache Verwaltung von Gegenständen wie Fotoboxen. Im Gegensatz zu vielen anderen CRMs, die solche Gegenstände nicht einzeln Aufträgen zuweisen können, sehen Sie bei bookitup direkt, welche Ressource wann gebucht ist und welche für ein angefragtes Datum noch zur Verfügung steht.
Zudem bietet bookitup einen Import Ihrer Daten von Kreativ.Management an, was einen Wechsel unkompliziert macht. Das Team steht Ihnen jederzeit zur Seite und beantwortet gerne Ihre Fragen.
bookitup Preise & Tarife
bookitup bietet drei Tarife: Starter, Essentials und Standard. Der Standard-Tarif gewährt Ihnen Zugriff auf alle Funktionen ab 25 Euro (netto) pro Monat.
Grafische Darstellung der Tarifoptionen von bookitup.
Teste bookitup bis zu 100 Tage kostenlos
Nutzen Sie zur Erstellung Ihres Kontos unseren Link*, um bookitup bis zu 100 Tage unverbindlich und kostenlos zu testen! Klicken Sie hier*, um den Gutschein zu aktivieren.
Im kostenlosen Starter-Tarif erhalten Sie Zugang zur Buchungsübersicht und können Ihre Website verknüpfen. So verwalten Sie Anfragen von überall und leiten Doppelanfragen über das Dienstleisternetzwerk weiter. Zudem können Sie unbegrenzt Angebote & Rechnungen schreiben, E-Mail-Vorlagen nutzen und Ihren Kalender synchronisieren. Die wichtigsten Funktionen eines CRMs werden jedoch erst mit dem Essentials-Tarif freigeschaltet.
Der Essentials-Tarif beginnt bei 13 Euro pro Monat. Hier haben Sie die Möglichkeit, Verträge zu nutzen, Fragebögen zu versenden, Anzahlungsrechnungen zu erstellen und Aufgaben zu verwalten. Wichtig ist auch die Lexoffice-Anbindung, die ab diesem Tarif verfügbar ist.
Viele fortschrittliche Funktionen erhalten Sie mit dem Standard-Tarif, der bei 25 Euro pro Monat beginnt. Dieser ist günstiger als viele andere CRMs und bietet Funktionen, die Sie bei der Konkurrenz oft nicht finden:
- Erstellen Sie ein Kunden-Portal zum Teilen von Verträgen, Rechnungen und Fragebögen.
- Nutzen Sie Automationen, um Aufgaben schneller zu erledigen.
- Verbinden Sie mehrere Kalender zur umfassenden Verfügbarkeitsprüfung.
- Synchronisieren Sie neue Kundendaten automatisch mit Ihren Google Kontakten.
- Erstellen Sie separate Zugänge für Teammitglieder.
Die Investition in den Standard-Tarif rentiert sich schnell. Angenommen, Sie sparen durch automatisierte Anfragen, E-Mail-Vorlagen, schnelles Rechnungsschreiben oder digitale Vertragsunterzeichnung nur 5 Stunden Büroarbeit pro Monat (oft sind es sogar 5 Stunden pro Woche), dann wären das bei 25 Euro monatlich nur 5 Euro pro gesparter Stunde! Sie kaufen sich damit echte Lebenszeit zurück, die Sie für kreative Arbeit oder Entspannung nutzen können. Zudem können Sie die Kosten von der Steuer absetzen.
Für alle Tarife gibt es auch eine monatliche Zahlweise, die etwas teurer ist. Um bookitup zu testen, nutzen Sie am besten unseren Link, um es 100 Tage lang kostenlos und unverbindlich auszuprobieren.
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bookitup Pro & Contra
Vorteile von bookitup:
- Alle wichtigen Funktionen: Verträge, Rechnungen und Fragebögen integriert.
- Stärkung der Zusammenarbeit mit Kollegen durch das Dienstleisternetzwerk.
- Automatisiertes E-Mail-Versenden und Nutzung von E-Mail-Vorlagen.
- Kundenportal für vereinfachte Kommunikation und Dokumentenmanagement.
- Automatische Synchronisierung der Kontakte mit Ihrem Handy.
- Vollständiger Zugriff auf alle Funktionen vom Handy aus.
- 100 Tage kostenlos testen* und faire Preisgestaltung.
- Import-Service von Kreativ.Management.
- Offizieller Lexoffice Integrations-Partner.
Nachteile von bookitup:
- Jede Anfrage benötigt ein Datum (dies kann jedoch jederzeit angepasst werden).
- Die fortschrittlicheren Funktionen sind nur im größten Paket verfügbar (zu einem fairen Preis).
bookitup Gutschein
Wir haben mit Sebastian, dem Gründer von bookitup, gesprochen und er hat uns einen Gutscheincode zur Verfügung gestellt.
Wenn Sie über diesen Link bei bookitup starten, können Sie es 100 Tage kostenlos testen (das spart Ihnen 90 Euro)!
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Dies ist ein ausgezeichnetes Angebot, da Sie normalerweise nach 30 Tagen in einen der kostenpflichtigen Tarife wechseln müssten. Über den Link können Sie jedoch alles bis zu 100 Tage lang testen, bevor eine Zahlung fällig wird. Wenn Sie die vollen 100 Tage nutzen, sparen Sie 90 Euro.
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bookitup Erfahrungen anderer Dienstleister
Wir vom Hochzeitsfotografie Collective sind zu bookitup gewechselt, da es für uns die beste Verwaltungssoftware für Fotografen im deutschsprachigen Raum ist. Der Funktionsumfang, die Zuverlässigkeit und der Preis sind hervorragend. Auch andere Nutzer sind begeistert. Viele DJs nutzen bookitup, da Sebastian, der Gründer, selbst DJ ist und in der Anfangszeit viele Kontakte aus dieser Branche gewonnen hat.
Christian Bohn, ein DJ, nutzt bookitup bereits länger: „Ich habe als hauptberuflicher Event DJ schon einige Prozesse optimiert, aber hier geht mein Organisations-Herz grad auf. Vielen Dank!“
Sven Klein, ebenfalls DJ, beschreibt seine Erfahrungen so: „Mit bookitup bearbeite ich meine Kundenaufträge von der Anfrage bis hin zum Vertrag und der Planung. Durch die ganzen Möglichkeiten und Vorlagen spare ich mir so wertvolle Zeit im Büro, die ich damit verbringen kann, ein besserer DJ zu werden oder Zeit mit meinen Freunden zu verbringen. Die Jungs von bookitup haben einen tollen Support, der bei Fragen stets zu Rate steht und die Weiterentwicklungen sind auch immer sehr gut. Die Software läuft stabil und Fehlerfrei, was mir auch sehr wichtig ist.“
Kreativ.Management
Homepage Ansicht der Kreativ.Management Software.
Was uns an Kreativ.Management gefällt
Im deutschsprachigen Raum zählt Kreativ.Management* zu den bekanntesten Programmen für Fotografen. Es bietet eine umfassende Lösung, die zuverlässig funktioniert und sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden komplett auf Deutsch gestaltet ist.
Selbstverständlich erfüllt Kreativ.Management alle aktuellen Anforderungen an den Datenschutz – ein Bereich, in dem englischsprachige Konkurrenzprodukte oft Defizite aufweisen.
Wobei genau hilft Ihnen die Software von Kreativ.Management*? Einer der größten Vorteile ist die einfache Automatisierung Ihrer E-Mail-Kommunikation mithilfe von E-Mail-Vorlagen. Zudem wird die Auftragsverwaltung durch flexible Erinnerungen und To-Do-Listen erheblich vereinfacht.