Das Visio Data Visualizer Add-In für Excel, verfügbar für Microsoft 365 Work- oder School-Konten, revolutioniert die Art und Weise, wie Sie Diagramme erstellen. Mit diesem leistungsstarken Werkzeug können Sie nahtlos Flussdiagramme, Funktionsflussdiagramme und Organigramme direkt aus Ihren Excel-Daten generieren. Die Synchronisation zwischen Excel und Visio stellt sicher, dass Ihre Änderungen stets auf dem neuesten Stand sind, wodurch der Prozess der Diagrammerstellung effizienter und zugänglicher wird.
Erste Schritte mit dem Visio Data Visualizer Add-In
Das Data Visualizer Add-In ist für Excel auf PC, Mac und im Browser zugänglich, sofern Sie über ein Microsoft 365 Work- oder School-Konto verfügen. Persönliche Microsoft-Konten (wie hotmail.com, live.com, outlook.com, msn.com) bieten eingeschränkte Funktionalitäten.
Öffnen Sie Excel und erstellen Sie eine neue leere Arbeitsmappe.
Speichern Sie die Arbeitsmappe an einem OneDrive- oder SharePoint-Speicherort, um die nahtlose gemeinsame Nutzung und die optimale Benutzererfahrung zu gewährleisten. Lokales Speichern ist ebenfalls möglich.
Stellen Sie sicher, dass eine leere Zelle in der Arbeitsmappe ausgewählt ist.
Wählen Sie Start > Add-Ins abrufen oder Add-Ins. Suchen Sie im Office Add-Ins Store nach „Data Visualizer“ und wählen Sie Hinzufügen. Bestätigen Sie etwaige Sicherheitsmeldungen, indem Sie Dieses Add-In vertrauen auswählen.
Melden Sie sich an mit dem Konto, das mit Ihrem Microsoft 365 Work- oder School-Abonnement verknüpft ist, oder wählen Sie Später anmelden.
Die manuelle Anmeldung (“ADAL”) wird im Add-In nicht mehr unterstützt; Ihre Identität wird automatisch erkannt und Sie werden angemeldet. Sollte dies fehlschlagen, liegt es möglicherweise an Ihrer Excel-Version. Ein Upgrade auf Excel für Microsoft 365 oder die Nutzung von Excel im Web kann Abhilfe schaffen.
Nach der Anmeldung schalten Sie Funktionen in Visio für das Web frei, wie Drucken, Teilen und Anzeigen im Browser. Sie benötigen kein Visio-Abonnement, um dieses Add-In zu nutzen. Mit einem Visio-Abonnement sind jedoch weitere Bearbeitungsfunktionen verfügbar.
Bestätigen Sie eventuelle Berechtigungsaufforderungen mit Zulassen.
Passen Sie Ihre Diagramme durch Bearbeitung der datengebundenen Tabelle an
Wählen Sie einen Diagrammtyp und dann die gewünschte Vorlage aus. Dies fügt ein Beispiel-Diagramm und dessen datengebundene Tabelle ein. Dieser Vorgang kann einen Moment dauern. Die Vorlagen bieten verschiedene Layout- und Designoptionen, die später in Visio angepasst werden können.
Wenn Sie angemeldet sind, wird das Diagramm als Visio-Datei in Ihrem OneDrive- oder SharePoint-Speicherort gespeichert. Wenn Sie nicht angemeldet sind, ist das Diagramm Teil Ihrer Excel-Arbeitsmappe. Sie können jederzeit eine Visio-Datei erstellen, indem Sie sich anmelden.
Um Ihr eigenes Diagramm zu erstellen, bearbeiten Sie die Werte in der Datentabelle. Sie können beispielsweise den Text der Formen, die Formtypen und mehr ändern. Detaillierte Informationen finden Sie im Abschnitt Interaktion der Datentabelle mit dem Data Visualizer-Diagramm.
Fügen Sie Formen für Schritte oder Personen hinzu oder entfernen Sie diese, indem Sie Zeilen in der Datentabelle hinzufügen oder entfernen.
Verbinden Sie Formen, um die Logik Ihres Diagramms zu gestalten, indem Sie die IDs der verbundenen Formen in die entsprechende Tabellenspalte für Ihren Diagrammtyp eingeben.
Nachdem Sie die Datentabelle bearbeitet haben, wählen Sie im Diagrammbereich Aktualisieren, um Ihre Visualisierung zu aktualisieren.
Bei Problemen mit der Quelldatentabelle erscheint der Datenprüfer mit Anweisungen zur Fehlerbehebung. Nach der Bearbeitung der Tabelle wählen Sie im Datenprüfer Erneut versuchen, um zu bestätigen, dass das Problem behoben ist. Anschließend wird das aktualisierte Diagramm angezeigt.
Tipps zur Bearbeitung der Datentabelle
- Speichern Sie die Excel-Arbeitsmappe (falls Sie im Visio-Client arbeiten) und wählen Sie häufig Aktualisieren.
- Erwägen Sie, die Logik Ihres Diagramms zuerst auf Papier zu skizzieren. Dies kann die Übersetzung in die Datentabelle erleichtern.
Zeigen, drucken oder teilen Sie Ihr Visio-Diagramm
Sie können den Data Visualizer-Flussdiagramm in Visio für das Web öffnen, um Ihr Diagramm anzuzeigen, zu drucken oder mit anderen zu teilen.
- Um das Diagramm außerhalb von Visio für das Web anzuzeigen, wählen Sie die Ellipsen (…) im Diagrammbereich aus und wählen Sie Im Web öffnen.
- Nachdem die Visio-Datei erstellt wurde, wählen Sie Datei öffnen.
- Wählen Sie in Visio für das Web die Ellipsen (…) > Drucken, um Ihr Diagramm zu drucken.
- Um Ihr Diagramm zu teilen, wählen Sie die Schaltfläche Teilen aus, um einen Link zu erstellen oder die E-Mail-Adressen der Personen einzugeben, mit denen Sie teilen möchten.
Bearbeiten Sie das Diagramm mit einem Visio-Abonnement
Mit einem Visio-Abonnement stehen Ihnen erweiterte Bearbeitungsoptionen zur Verfügung. Sie können Text oder Bilder hinzufügen, Designvorlagen anwenden und weitere Anpassungen vornehmen.
Grundlegende Bearbeitung mit Visio für das Web
Nutzen Sie Visio für das Web für grundlegende Bearbeitungen im Browser, wie das Ändern von Designs, Layouts, das Formatieren von Formen und das Hinzufügen von Textfeldern.
Wählen Sie im Diagrammbereich in Excel Bearbeiten aus.
Nehmen Sie Ihre Änderungen am Diagramm in Visio für das Web vor.
Wenn Sie Formen hinzufügen oder ändern und gleichzeitig die Quelldaten synchron halten möchten, bearbeiten Sie das Diagramm mit der Visio-Desktop-App. Änderungen, die in Visio für das Web vorgenommen werden, können nicht in die Excel-Quelldatei zurücksynchronisiert werden.
Wenn Sie mit der Bearbeitung des Diagramms fertig sind, kehren Sie zur Excel-Datei zurück und wählen Sie Aktualisieren aus, um Ihre Änderungen anzuzeigen.
Erweiterte Bearbeitung mit der Visio-App
Nutzen Sie die Visio-Desktop-App für fortgeschrittene Bearbeitungen, wie das Hinzufügen neuer Formen, das Modifizieren von Verbindungen und andere strukturelle Änderungen am Diagramm. Die Visio-App unterstützt die Zwei-Wege-Synchronisation, sodass alle vorgenommenen Änderungen zurück in Ihre Excel-Arbeitsmappe synchronisiert werden können.
Hinweis: Für die Bearbeitung in der Visio-App ist ein Visio Plan 2-Abonnement erforderlich.
Wählen Sie im Diagrammbereich in Excel Bearbeiten aus.
Speichern und schließen Sie Ihre Excel-Datei.
Wählen Sie in Visio für das Web im Menüband In Desktop-App bearbeiten aus.
Wählen Sie Öffnen, um zu bestätigen. Bestätigen Sie etwaige Sicherheitswarnungen, indem Sie Ja auswählen.
Nehmen Sie Ihre Änderungen am Diagramm in der Visio-App vor.
Wenn Sie fertig sind, wählen Sie den Diagrammcontainer aus, um die Registerkarte Data Tools Design im Menüband anzuzeigen, und wählen Sie dann Quelldaten aktualisieren aus.
Wenn die Verknüpfung zu den Visio-Daten unterbrochen ist, werden Sie aufgefordert, die Verknüpfung neu herzustellen. Wählen Sie dazu den Diagrammbereich in Visio aus, wählen Sie unter der Registerkarte Data Tools Design die Option Quelldaten neu verknüpfen aus, navigieren Sie zur Visio-Arbeitsmappe mit der Quelltabelle, wählen Sie Neu verknüpfen und dann erneut Quelldaten aktualisieren.
Nachdem Ihre Daten erfolgreich in Ihre Excel-Arbeitsmappe synchronisiert wurden, speichern Sie Ihre Visio-Datei – vorzugsweise am selben Speicherort wie Ihre Excel-Datei. Schließen Sie die Visio-Datei.
Öffnen Sie die Excel-Datei und wählen Sie im Diagrammbereich Aktualisieren, um Ihre Änderungen anzuzeigen.
Bei einem Aktualisierungskonflikt können Sie das Diagramm aktualisieren. Dabei gehen von Ihnen vorgenommene Bearbeitungen verloren, Formatierungsänderungen an Formen oder Verbindern innerhalb des Containers bleiben jedoch erhalten.
Microsoft 365-Abonnenten mit Visio Plan 2 können Data Visualizer-Vorlagen für erweiterte Diagrammfunktionen nutzen, wie z. B. das Erstellen von Diagrammen mit benutzerdefinierten Schablonen, das Erstellen von Teilprozessen, das Animieren von Diagrammen mit Datengrafiken und die Zwei-Wege-Synchronisation zwischen Daten und Diagramm.
Interaktion der Datentabelle mit dem Data Visualizer-Diagramm
Jede Spalte der Tabelle identifiziert einen wichtigen Aspekt des angezeigten Flussdiagramms.
Für Flussdiagramme:
- Process Step ID: Eine eindeutige Nummer oder ein Name zur Identifizierung jeder Form im Diagramm. Diese Spalte ist erforderlich, und jeder Wert in der Excel-Tabelle muss eindeutig und darf nicht leer sein. Dieser Wert wird nicht im Flussdiagramm angezeigt.
- Shape Text: Der sichtbare Text in der Form des Diagramms, der den jeweiligen Schritt beschreibt. Es wird empfohlen, einen ähnlichen oder aussagekräftigeren Text in die Spalte “Alt-Text” aufzunehmen.
- Next Process Step ID: Die ID der nächsten Form in der Sequenz. Eine Verzweigungsform hat zwei nächste Schritte, getrennt durch Kommas (z. B. P600,P400). Mehr als zwei nächste Schritte sind möglich.
- Connector Labels: Text zur Beschriftung von Verbindungslinien bei Verzweigungen, getrennt durch ein Komma (z. B. Ja,Nein). “Ja” entspricht P600 und “Nein” entspricht P400 im Beispiel. Diese sind optional.
- Shape Type: Bestimmt den Typ der Form (z. B. Prozess oder Entscheidung). Wählen Sie aus der Liste der Formtypen.
- Function: Die Funktion (oder Swimlane), zu der jede Form gehört. Gilt nur für Funktionsflussdiagramme.
- Phase: Die Phase (oder Zeitlinie), zu der jede Form gehört. Gilt nur für Funktionsflussdiagramme.
- Alt Text: Dient Bildschirmleseprogrammen zur Unterstützung sehbehinderter Benutzer. Die Eingabe beschreibenden Alt-Textes ist empfohlen, aber nicht zwingend erforderlich.
Für Organigramme:
- Employee ID: Eine eindeutige Nummer zur Identifizierung jedes Mitarbeiters in Ihrem Organigramm. Erforderlich, muss eindeutig und darf nicht leer sein. Dieser Wert erscheint nicht im Diagramm.
- Employee Name: Der vollständige Name des Mitarbeiters, der der Mitarbeiter-ID zugeordnet ist. Dieser Text wird im Diagramm als Formtext angezeigt.
- Job Title: Zusätzliche Details zum Mitarbeiter, wie z. B. die Berufsbezeichnung oder Rolle. Dieser Text wird in den Diagrammformen unter dem Namen des Mitarbeiters angezeigt.
- Manager ID: Identifiziert den Vorgesetzten jedes Mitarbeiters. Kann leer bleiben für Personen ohne Vorgesetzten. Geben Sie die entsprechende Mitarbeiter-ID aus der ersten Spalte ein. Mehrere Vorgesetzte können durch ein Komma getrennt werden.
- Role Type: Ermöglicht die Auswahl verschiedener Rollentypen, die den Mitarbeiter am besten beschreiben. Dies ändert die Farbe der Form im Diagramm.
Unterstützte Sprachen für das Data Visualizer Add-In
Das Add-In unterstützt eine Vielzahl von Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und viele mehr. Eine vollständige Liste finden Sie in der Dokumentation.