In der dynamischen Welt der Unternehmensführung ist eine präzise und effiziente Buchhaltung unerlässlich. Besonders für Unternehmen, die auf das Zusammenspiel von ERP-Systemen wie weclapp und der bewährten Finanzsoftware DATEV setzen, stellt der reibungslose Datenaustausch eine zentrale Herausforderung dar. Dieser Artikel beleuchtet die verschiedenen Exportmöglichkeiten von weclapp zu DATEV und anderen Systemen, um Ihnen und Ihrem Steuerberater die Arbeit zu erleichtern und die digitale Zusammenarbeit zu optimieren.
Die Wahl der richtigen Exportmethode aus weclapp ist entscheidend für den Automatisierungsgrad der nachgelagerten Buchhaltungsprozesse. Je präziser die Daten übermittelt werden, desto weniger manueller Aufwand ist für die weitere Verarbeitung in DATEV notwendig. Verstehen Sie die Unterschiede, um die für Ihr Unternehmen optimale Lösung zu finden und die Effizienz Ihrer Finanzprozesse zu maximieren.
In der heutigen Geschäftswelt ist die nahtlose Integration von Softwaresystemen entscheidend. Während weclapp und DATEV eine Kernintegration für die Finanzbuchhaltung bilden, sind auch andere Verknüpfungen von Bedeutung, wie beispielsweise die DATEV Shopify Integration für E-Commerce-Unternehmen, die ihre Online-Verkaufsdaten effizient verarbeiten möchten.
Überblick über die Exportoptionen für Buchhaltungsdaten in weclapp
weclapp bietet eine Reihe von Formaten und Schnittstellen, um Ihre buchhaltungsrelevanten Daten zu exportieren. Die Hauptanlaufstelle hierfür finden Sie unter Buchhaltung > Export. Bevor Sie jedoch den ersten DATEV-Export durchführen können, müssen in weclapp die entsprechenden DATEV-Grundeinstellungen vorgenommen werden. Diese finden Sie unter Einstellungen > Buchhaltung > Export.
Für den Zugriff auf diese Einstellungen und die Durchführung von Exporten ist die Berechtigung Buchhaltung Administrator erforderlich. Sollte der Menüpunkt “Buchhaltung” in Ihrer Hauptnavigation nicht sichtbar sein, wenden Sie sich bitte an einen Administrator Ihres weclapp-Systems, um die entsprechenden Berechtigungen prüfen und einstellen zu lassen.
Im Folgenden werden die einzelnen Exportvarianten detailliert vorgestellt:
DATEV-Formate für maximale Kompatibilität
DATEV-Formate sind in Deutschland der Goldstandard für den Austausch von Buchhaltungsdaten mit Steuerberatern. weclapp bietet hierfür spezialisierte Lösungen an.
DATEV-Format basierend auf Journal (Höchste Flexibilität)
Dieses Exportformat bietet die höchste Flexibilität und Detailtiefe. Es ermöglicht den Export aller Buchungsdaten, die im Journal von weclapp erfasst wurden. Dazu gehören nicht nur die in weclapp generierten Belege wie Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften, sondern auch manuell über die Stapelbuchung erfasste Geschäftsvorfälle (z.B. Mietzahlungen, Tankquittungen oder sonstige Kassenbelege).
Voraussetzung für den Export der in weclapp erzeugten Belege in diesem Format ist deren vorherige Buchung. Eine Rechnung können Sie buchen, indem Sie innerhalb des Rechnungsdokuments auf den Aktionsbutton Buchhaltung > Rechnung buchen klicken. Dadurch werden die Journalbuchungen zunächst als Entwurf angelegt und müssen anschließend im Bereich Buchhaltung > Journal einzeln oder per Massenaktion festgeschrieben werden.
Die Exportdatei im DATEV-Format basierend auf Journal enthält typischerweise drei separate Dateien:
- Buchungsjournal: Eine umfassende Liste aller enthaltenen Buchungssätze.
- Sachkontenstammdaten: Die Stammdaten der bei diesem Export genutzten Sachkonten aus Ihrem Kontenplan.
- Debitoren- und Kreditorenstammdaten: Eine Datei mit den Stammdaten Ihrer Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren), die im Exportzeitraum relevant waren.
DATEV-Format basierend auf Belegen (Einfache Übertragung)
Dieses Format ist ideal für Unternehmen, die keine weiteren Buchungen (wie Mieten, Quittungen etc.) direkt in weclapp erfassen, sondern sich auf die von weclapp erzeugten Belege konzentrieren. Der Vorteil dieses Exports ist, dass die Rechnungen nicht vorab gebucht werden müssen. Sie können direkt alle Belege des ausgewählten Zeitraums im DATEV-Format exportieren.
weclapp nutzt hierfür die hinterlegten Standardkonten (Globale Einstellungen > Finanzen > Kontenzuordnung). Das Gegenkonto bildet dabei das Personenkonto des Kunden/Lieferanten oder, falls nicht vorhanden, deren Kunden- bzw. Lieferantennummer. Die Exportdatei enthält hierbei eine einzige Datei:
- Buchungsjournal: Alle Buchungen basierend auf den Belegen.
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (Integration für DATEV Unternehmen online)
Der DATEV Rechnungsdatenservice ermöglicht eine bequeme Übertragung von Verkaufs- und Einkaufsrechnungen sowie Kassentransaktionen aus weclapp direkt in DATEV Unternehmen online. Das Besondere hierbei ist, dass nicht nur die reinen Daten, sondern auch die entsprechenden Belegbilder inklusive des von weclapp erzeugten Buchungsvorschlags übergeben werden. Dies steigert den Automatisierungsgrad in der Buchhaltung erheblich und minimiert manuelle Eingaben beim Steuerberater.
DATEV Buchungsdatenservice (Direkte Übertragung von Buchungssätzen)
Mit dem DATEV Buchungsdatenservice können sämtliche Datensätze – von Verkaufsrechnungen über Banktransaktionen bis hin zu Sachbuchungen – und deren zugehörige Buchungssätze aus weclapp direkt an das nachgelagerte DATEV-Buchhaltungsprogramm übertragen werden. Ähnlich dem Rechnungsdatenservice werden auch hier die entsprechenden Belegbilder inklusive des vollständigen Buchungssatzes übermittelt, was eine hochautomatisierte Verarbeitung in DATEV ermöglicht.
Weitere Exportmöglichkeiten für Belegdaten
Neben den spezialisierten DATEV-Formaten bietet weclapp auch allgemeinere Exportoptionen für den Datenaustausch.
Beleg-Export (CSV-Datei)
Dieses Format exportiert Ihre Belegdaten in einer CSV-Datei. Da es sich hierbei nicht um ein standardisiertes DATEV-Format handelt, muss das empfangende System gegebenenfalls angepasst oder konfiguriert werden, um diese Daten korrekt importieren zu können. Dieser Export dient dazu, Belegdaten strukturierter als reine PDF-Dateien bereitzustellen. Es ist eine gute Wahl, wenn das Zielsystem keinen DATEV-Import durchführen kann oder Ihr Steuerberater nicht mit DATEV arbeitet. Auch für Kunden in Österreich und der Schweiz, die in der Regel mit dem DATEV-Format arbeiten können, kann dies eine alternative Lösung sein, falls spezifische Anpassungen erforderlich sind.
Herunterladen der Belege als PDF-Dokumente
Eine grundlegende Methode zum Austausch von Belegen mit Ihrem Steuerberater ist der PDF-Export. Unter Auftragsverwaltung/Rechnungen/Gutschriften können Sie einen spezifischen Zeitraum auswählen, alle relevanten Rechnungen/Gutschriften markieren und diese dann über die Massenaktion Rechnungsdokumente exportieren herunterladen. weclapp fasst die PDF-Dokumente der ausgewählten Belege in einer ZIP-Datei zusammen.
Screenshot der weclapp Benutzeroberfläche beim Export von Rechnungsdokumenten als PDF via Massenaktion
Diese Variante weist den niedrigsten Automatisierungsgrad auf, da Ihr Steuerberater die Belege manuell in das Buchhaltungssystem einbuchen muss. Sie ist daher eher für kleinere Mengen oder als Notlösung geeignet, wenn keine der automatisierten Schnittstellen genutzt werden kann.
Häufige Fragen und weiterführende Hinweise
Mein Steuerberater kann die Datei nicht verarbeiten:
Die DATEV-Formate in weclapp erzeugen stets eine .ZIP-Datei. Es ist wichtig zu beachten, dass diese .ZIP-Datei nicht direkt in DATEV importiert werden kann. Ihr Steuerberater muss die .ZIP-Datei zunächst entpacken. Darin befinden sich .CSV-Dateien (z.B. das Buchungsjournal), die dann in das DATEV-System importiert werden können. Stellen Sie sicher, dass Ihr Steuerberater über diesen Ablauf informiert ist. Das Buchungsjournal ist dabei die wichtigste Datei, die alle relevanten Buchungen enthält.
Abstimmung mit dem Steuerberater:
Eine enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit Ihrem Steuerberater ist entscheidend. Besprechen Sie frühzeitig, welches Exportformat am besten zu dessen DATEV-System und Arbeitsweise passt, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten und den manuellen Aufwand auf beiden Seiten zu minimieren.
Initialisierung und Einrichtung der Buchhaltung:
Die korrekte Einrichtung der Buchhaltung in weclapp und die Festlegung der DATEV-Grundeinstellungen sind grundlegende Schritte für einen erfolgreichen Datenexport. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Einstellungen sorgfältig vorzunehmen oder konsultieren Sie die weclapp-Dokumentation für detaillierte Anleitungen.
Fazit: Optimierter Datenaustausch für Ihre Buchhaltung
Die Integration von weclapp und DATEV durch effektive Exportmechanismen ist ein Eckpfeiler moderner und effizienter Unternehmensfinanzen. Durch die Auswahl des passenden Exportformats – sei es über die flexiblen Journal- und Belegformate, die hochautomatisierten DATEV-Datenservices oder die manuelleren CSV- und PDF-Exporte – können Unternehmen den Datenaustausch mit ihrem Steuerberater erheblich optimieren. Eine präzise Einrichtung und kontinuierliche Abstimmung sichern nicht nur die Einhaltung steuerlicher Vorgaben, sondern schaffen auch Freiraum für strategischere Aufgaben.
Entdecken Sie die Möglichkeiten, die weclapp Ihnen bietet, um Ihre Finanzbuchhaltung zu vereinfachen und die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater auf ein neues Niveau zu heben. Nutzen Sie die verschiedenen Exportoptionen, um Ihre Geschäftsprozesse zu beschleunigen und wertvolle Zeit zu sparen.