Microsoft Excel, das führende Tabellenkalkulationsprogramm, bietet eine schier unüberschaubare Anzahl von über 300 Funktionen. Für viele mag diese Vielfalt überwältigend wirken, doch bereits mit einem Verständnis der 10 grundlegendsten Excel-Funktionen können Sie Ihren Arbeitsalltag erheblich vereinfachen und sich viel Mühe ersparen. Ob Haushaltsbuchführung, Datenanalyse oder komplexe Berechnungen – einfache, aber leistungsstarke Helfer lassen sich mit wenigen Schritten programmieren.
Dieser Artikel führt Sie durch die essenziellen Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Daten effizienter zu verwalten und auszuwerten. Lernen Sie, wann welche Funktion in Excel zum Einsatz kommt, um das Beste aus Ihren Tabellen herauszuholen.
Excel unterscheidet zwischen Formeln und Funktionen
Um das volle Potenzial von Excel auszuschöpfen, ist es entscheidend, den Unterschied zwischen Formeln und Funktionen zu verstehen. Im Programm ist eine Funktion immer einem einzelnen Wort zugeordnet, dem ein Gleichheitszeichen (=) vorangestellt wird, gefolgt von Klammern mit Argumenten für die Funktion.
Beispielsweise können Sie die Summe verschiedener Werte mit dem Befehl =SUMME(A3:A5) abfragen – Excel addiert dann die Werte in den Zellen A3 bis A5. Wenn Sie mehrere Befehle oder Operationen miteinander kombinieren, entsteht eine Formel, die auch eine oder mehrere Funktionen enthalten kann. Eine gute Kenntnis dieser Grundlagen erleichtert Ihnen den Einstieg in komplexere Anwendungen und hilft Ihnen, die richtige Excel-Formel für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Die 10 wichtigsten Excel-Funktionen im Überblick
1. Die Tabelle sortieren für mehr Übersicht
Umfangreiche Excel-Tabellen werden schnell unübersichtlich. Daher ist es äußerst praktisch, eine Funktion zu nutzen, die es Ihnen ermöglicht, die Tabelle schnell und komfortabel nach verschiedenen Gesichtspunkten zu sortieren – zum Beispiel nach Datum, Kostenfaktor oder Betrag.
Hierfür bietet Excel die Möglichkeit, Ihre Liste in eine intelligente Tabelle umzuwandeln, die Sie mit Dropdown-Menüs versehen können. Markieren Sie alle Zellen, die sortiert werden sollen (z.B. die Zeilen 3-13 und die Spalten C-F), und wählen Sie oben den Reiter „Einfügen“ aus. Auf der linken Seite finden Sie die Schaltfläche „Tabelle“ und bestätigen Ihre Feldauswahl. Jetzt erscheinen oben in den Spaltenüberschriften kleine Pfeile, mit denen Sie Ihre Tabelle genau so sortieren können, wie Sie möchten. Diese Funktion ist ein wahrer Game-Changer für die Datenorganisation.
2. SUMME: Der Klassiker für schnelle Additionen
Die Funktion =SUMME ist eine der einfachsten und wohl am häufigsten genutzten Funktionen in Excel. Wie der Name schon sagt, addiert sie einfach die ausgewählten Werte. Die neuesten Excel-Versionen bieten Ihnen diese Funktion bereits automatisch unten rechts zusammen mit dem arithmetischen Mittelwert und der Anzahl der ausgewählten Felder an, sobald Sie mehrere Zellen markieren.
Die Funktion funktioniert sowohl mit einzelnen Zellen als auch mit ganzen Bereichen. Das Ergebnis von =SUMME(A1;A2;A3) ist das gleiche wie von =SUMME(A1:A3).
Zusätzlich können Sie unter dem Menüpunkt „Start“ oben rechts die „AutoSumme“ nutzen. Wenn Sie beispielsweise in einer Spalte Werte eingegeben und die freie Zelle darunter ausgewählt haben, rechnet Excel automatisch die darüberstehenden Werte zusammen. Das ist eine ungemein praktische Abkürzung für alltägliche Berechnungen.
Screenshot der SUMME-Funktion in Excel
3. WENN: Logik in Ihre Berechnungen bringen
Die =WENN-Funktion ist eine der vielseitigsten Funktionen in Excel. Mit ihr können Sie Rechenaufgaben nur auf bestimmte Felder anwenden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Zuerst prüft Excel bei diesem Befehl, ob für einen Wert in Ihrer Tabelle die im Befehl definierten Anforderungen erfüllt sind, und wendet die Aufgabe nur dann an, wenn diese erfüllt sind. Die wenn dann sonst formel ist ein grundlegendes Werkzeug für bedingte Logik.
Zum Beispiel können Sie Excel so eine Summe errechnen lassen, wie viel Rabatt auf Rechnungsbeträge insgesamt gewährt wird, wenn nur auf Bestellungen von 100 Euro oder mehr ein Rabatt von 10 % anfällt.
Im Feld A1 definieren Sie „Rabatt“ und in A2 den Ausgabewert. Ihre Tabelle besteht aus den Feldern D3 bis D13. Der Excel-Befehl lautet: =WENN(A2>=100;A2*10%;0). Übersetzt bedeutet dies: „WENN der Wert in A2 größer oder gleich 100 ist, dann werden hiervon 10 % verrechnet, ansonsten 0 (kein Rabatt)“. Dies ist ideal, um komplexe Geschäftslogiken abzubilden.
4. SUMMEWENN: Bedingte Summenbildung leicht gemacht
Wenn Sie in einer Kostenaufstellung verschiedene Kostenfaktoren haben und automatisch die Summe eines bestimmten Kostenfaktors errechnen lassen möchten, können Sie dies mit dem Befehl =SUMMEWENN tun. Sie können beispielsweise in einer Spalte den Kostenfaktor definieren und in einer anderen Spalte die Höhe der Kosten. Beachten Sie, dass Sie hiermit nur einen Faktor auf einmal addieren können.
Suchen Sie zuerst das Feld aus, in dem Sie den errechneten Wert anzeigen lassen möchten – zum Beispiel Feld A2 – und definieren Sie Ihren Kostenfaktor in A1. Dann geben Sie in der fx-Leiste den Befehl =SUMMEWENN gefolgt von den relevanten Bereichen – der Tabelle, aus der Sie die Summen errechnen möchten.
Das könnte also C3:C13 (für die Kriterien) und D3:D13 (für die zu summierenden Werte) sein. Der genaue Befehl lautet dann =SUMMEWENN(C3:C13;A1;D3:D13). In der Funktion kann A1 auch durch das Wort für den Kostenfaktor ersetzt werden – dann ist es nur wichtig, an die Anführungszeichen zu denken (z.B. =SUMMEWENN(C3:C13;"Miete";D3:D13)).
Screenshot der SUMMEWENN-Funktion in Excel
5. ZÄHLENWENN: Häufigkeiten in Daten ermitteln
Diese Funktion ist ähnlich wie SUMMEWENN, aber anstatt Ihnen eine Summe zu präsentieren, wird Ihnen angezeigt, wie oft ein bestimmter Begriff oder Wert in einem Bereich einer Tabelle auftaucht. Wenn Sie also =ZÄHLENWENN eingeben, erhalten Sie die Häufigkeit des Kostenfaktors – nicht dessen Summe.
Sie gehen fast genauso vor wie bei SUMMEWENN. Die Funktion in Feld A2 lautet zum Beispiel =ZÄHLENWENN(C3:C13;"Hallo"). Jetzt wird Ihnen im Feld A2 angezeigt, wie oft der definierte Wert „Hallo“ im Bereich C3 bis C13 vorkommt. Diese Funktion ist hervorragend geeignet, um schnell Übersichten über Vorkommen von Daten zu erstellen, z.B. wie viele Artikel einer bestimmten Kategorie verkauft wurden.
6. MITTELWERT: Den Durchschnitt berechnen
Der arithmetische Mittelwert ist ein nützlicher Wert in der Statistik. Er ist einfach nur die Summe der Werte, dividiert durch die Anzahl der Summanden. Hierfür gibt es die Funktion =MITTELWERT.
Wie bei den Funktionen SUMME, SUMMEWENN oder ZÄHLENWENN markieren Sie das Feld, in dem Sie sich den Mittelwert anzeigen lassen möchten, und dann die Felder, aus denen Excel den Mittelwert ziehen soll. Wenn sich in Ihrer Tabelle die Kosten für Lebensmittel beispielsweise in den Feldern D5, D7, D9 und D13 befinden, lautet die Formel: =MITTELWERT(D5;D7;D9;D13). Excel kann Ihnen auch helfen, eine Excel Schätzer Formel zu entwickeln, die auf Durchschnittswerten basiert.
Screenshot der MITTELWERT-Funktion in Excel
7. RUNDEN: Präzision in Zahlen bringen
Ein einfacher, aber äußerst nützlicher Befehl ist =RUNDEN. Immer wenn es in einer Tabelle um Geld geht, können Sie mit diesem Befehl Excel mitteilen, dass kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet werden soll. Sie können natürlich auch beliebig viele andere Nachkommastellen anzeigen lassen. Die Runden Excel Funktion ist essentiell für finanzielle Genauigkeit.
Mit der Funktion =RUNDEN(D3:D13;2) können Sie alle Beträge in den Feldern D3 bis D13 auf zwei Nachkommastellen runden. Wenn Sie zum Beispiel immer auf 5 Cent runden möchten, können Sie dem Befehl auch dieses Argument hinzufügen. Jetzt hieße der Befehl =RUNDEN(D3:D13*20;0)/20 oder =VRUNDEN(D3:D13;0,05) für ein Runden auf ein Vielfaches von 0,05.
8. Kalenderfunktionen: Daten effizient verwalten
Excel rechnet nicht direkt mit dem Kalendersystem im menschlichen Sinne. Stattdessen arbeitet das Programm mit einer fortlaufenden Zahl für die Tage seit dem 1. Januar 1900, wenn es darum geht, die Anzahl von Tagen zwischen zwei oder mehr Daten zu errechnen.
- Der Befehl
=HEUTE()zeigt das heutige Datum an. - Der Befehl
=MONAT(HEUTE())erzeugt eine Zahl für den aktuellen Monat – z.B. die 11 für November. - Die Zahl, mit der Excel rechnet, können Sie auch anzeigen lassen, indem Sie den Befehl
=DATWERT("19.11.2019")ausführen – Excel rechnet hier mit dem Wert 43788. - Sie können auch für ein Datum die Kalenderwoche anzeigen lassen. In Europa beginnt die erste Kalenderwoche des Jahres in der Woche mit dem ersten Donnerstag im Januar. Excel weisen Sie an, mit diesem System zu rechnen, indem Sie den Wert 21 hinter dem Feldnamen im Befehl eingeben.
Der 19. November 2019 liegt beispielsweise in der Kalenderwoche 47. Die entsprechende Woche können Sie mit =KALENDERWOCHE(E3;21) anzeigen lassen. Um den Befehl auf mehrere Tage anzuwenden, können Sie die Funktion auf ein Datum anwenden, das Ergebnis markieren und den Füllpunkt ziehen, um die Funktion auf weitere Zellen zu übertragen, in denen Sie die Kalenderwoche sehen möchten.
Screenshot der Kalenderwochen-Funktion in Excel
9. Diagramme erstellen: Daten visuell ansprechend aufbereiten
Wenn Sie die Daten aus Ihrer Excel-Liste in einem Diagramm darstellen möchten, ist das mit wenigen Schritten getan. Um zum Beispiel ein Kreisdiagramm zu erstellen, wählen Sie den Reiter „Einfügen“ aus. Im Bereich „Diagramme“ finden Sie den kleinen Button „Kreisdiagramm“.
Hier können Sie eine Fläche erstellen, auf der Sie das Diagramm platzieren möchten. Mit einem Rechtsklick auf die Fläche und dem Punkt „Daten auswählen“ können Sie die Daten für das Diagramm festlegen. In dem Fenster, das sich jetzt öffnet, können Sie oben die entsprechenden Felder dem Diagrammdatenbereich hinzufügen.
Den Namen des Diagramms können Sie ändern, indem Sie den Diagrammtitel markieren und einen Titel Ihrer Wahl eingeben. Eine visuelle Aufbereitung Ihrer Daten macht komplexe Zusammenhänge sofort verständlich.
Screenshot der Diagramm-Erstellung in Excel
10. Transponieren: Daten von Zeilen in Spalten und umgekehrt
Wenn Sie Ihre Daten in Ihre Liste übertragen haben und Ihnen auffällt, dass Sie die Daten nicht in Spalten, sondern in Zeilen und umgekehrt benötigen, müssen Sie nicht mit der Arbeit von vorn beginnen. Diese oft unterschätzte Funktion ist ein echter Zeitsparer. Sie müssen einfach nur die Daten markieren, kopieren (STRG+C) und woanders neu einfügen. Aber anstatt am neuen Ort nur einzufügen (STRG+V), machen Sie einen Rechtsklick und wählen als Einfügeoption „Transponieren“ aus – Fertig! Ihre Daten werden automatisch von Zeilen in Spalten oder von Spalten in Zeilen umgewandelt.
Fazit: Excel-Funktionen als Schlüssel zur Effizienz
Die Beherrschung dieser 10 grundlegenden Excel-Funktionen kann Ihren Umgang mit dem Programm grundlegend verändern. Von der einfachen Summenbildung über komplexe Wenn-Dann-Beziehungen bis hin zur visuellen Aufbereitung von Daten und dem effizienten Umorganisieren von Tabellen – diese Funktionen sind die Bausteine für einen produktiveren Arbeitsalltag. Nehmen Sie sich die Zeit, sie zu üben und in Ihre täglichen Aufgaben zu integrieren. Sie werden schnell feststellen, wie viel Zeit und Mühe Sie sparen können, wenn Sie die Macht von Excel voll ausschöpfen. Beginnen Sie noch heute, diese Funktionen anzuwenden und erleben Sie, wie Ihre Datenverwaltung ein neues Niveau erreicht.