Viele Computernutzer kennen das Problem: Eine E-Mail trifft ein, die einen Anhang namens WINMAIL.DAT enthält, der sich nicht öffnen lässt. Oft bleibt unklar, ob die ursprüngliche Nachricht überhaupt einen Anhang hatte oder ob dieser lediglich in einem unlesbaren Format vorliegt. Diese WINMAIL.DAT-Dateien sind ein deutliches Zeichen dafür, dass die Nachricht mit einem im TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format) kodierten Anhang versendet wurde. Glücklicherweise gibt es verschiedene Schritte, die der Absender unternehmen kann, um den Versand von Nachrichten mit TNEF-Anhängen zu verhindern und somit die Kompatibilität zu gewährleisten.
Was ist TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format)?
TNEF ist ein proprietäres Format, das hauptsächlich von Microsoft Outlook und Microsoft Exchange für den Versand von E-Mail-Anhängen verwendet wird. TNEF-kodierte Anhänge tragen typischerweise den Namen WINMAIL.DAT oder manchmal auch WIN.DAT. Die TNEF-Kodierung wird während der Erstellung der Nachricht vorgenommen, wobei die verwendete Software entscheidet, ob Anhänge mit TNEF kodiert werden sollen oder nicht. Outlook und Exchange bieten eine Nachrichtenformatierungsoption namens “Rich Text” (oder RTF – Rich Text Format). Wenn eine Nachricht als Rich Text formatiert ist, werden die Anhänge mit TNEF formatiert, weshalb die Begriffe manchmal synonym verwendet werden. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass RTF sich auf das Nachrichtenformat und TNEF auf das Anhangsformat bezieht. Dieses Format kann an mehreren Stellen ausgewählt und gesteuert werden. Die Wahl des richtigen Formats ist entscheidend, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden, ähnlich wie bei der Arbeit mit verschiedenen Dokumentenformaten in unterschiedlichen Software-Suites, beispielsweise libre office 7.4 3.2 und Microsoft Office.
WINMAIL.DAT vermeiden: Einstellungen im Microsoft Outlook Client
Der erste Schritt zur Vermeidung von WINMAIL.DAT-Anhängen beginnt direkt im E-Mail-Client des Absenders, Microsoft Outlook. Hier können Sie die Standardformatierung für Nachrichten anpassen:
- Öffnen Sie in Microsoft Outlook den Menüpunkt Datei > Optionen > E-Mail.
- Stellen Sie im Abschnitt Nachrichten verfassen sicher, dass die Option Nachrichten in diesem Format verfassen: auf HTML oder Nur-Text eingestellt ist (nicht Rich-Text).
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Nachrichtenformat (fast ganz unten).
- Stellen Sie sicher, dass Beim Senden von Nachrichten im Rich-Text-Format an Internet-Empfänger: auf In HTML-Format konvertieren oder In Nur-Text-Format konvertieren eingestellt ist (wählen Sie NICHT Mit Outlook Rich-Text-Format senden).
Es ist wichtig zu verstehen, dass diese clientseitigen Einstellungen möglicherweise nicht ausreichen, um TNEF vollständig zu verhindern. Microsoft Exchange-Server können bestimmte Empfängerdomänen als Remotedomänen und einzelne Empfänger als externe Kontakte definieren. Exchange kann so konfiguriert werden, dass es bei der Übermittlung an diese Domänen oder Kontakte das Rich-Text-Format verwendet, selbst wenn der Outlook-Client andere Formate ausgewählt hat. Daher ist es notwendig, auch die serverseitigen Konfigurationen zu überprüfen und anzupassen.
Serverseitige Konfiguration: WINMAIL.DAT auf Microsoft Exchange verhindern
Um WINMAIL.DAT-Anhänge zuverlässig zu unterbinden, müssen oft auch Einstellungen auf dem Microsoft Exchange Server vorgenommen werden. Dies ist besonders wichtig, da serverseitige Regeln die clientseitigen Einstellungen überschreiben können.
Für Exchange 2013, Exchange 2016 und Exchange 2019 (einschließlich Office 365): Remote Domains konfigurieren
Konfigurieren Sie Remotedomänen so, dass sie niemals das Rich-Text-Format verwenden:
- Melden Sie sich an der Exchange Admin Console an.
- Navigieren Sie zu Nachrichtenfluss > Remotedomänen.
- Stellen Sie sicher, dass für jede Domäne in der Liste (einschließlich Standard) die Option Rich-Text-Format verwenden auf Nie eingestellt ist.
- Klicken Sie auf Speichern.
Für Exchange 2013, Exchange 2016 und Exchange 2019 (einschließlich Office 365): Externe Kontakte konfigurieren
Diese Konfiguration muss mithilfe von PowerShell vorgenommen werden, da sie nicht über die Admin Console durchgeführt werden kann:
Führen Sie die folgenden Befehle in Windows PowerShell aus:
Set-MailContact <Name des Kontakts> -UseMapiRichTextFormat NeverSet-MailContact -Identity <Name des Kontakts> -UsePreferMessageFormat $TrueErsetzen Sie
<Name des Kontakts>durch den tatsächlichen Namen oder die E-Mail-Adresse des externen Kontakts.
Für Exchange 2007 und Exchange 2010
- Navigieren Sie in der Exchange Management Console zu Organisationskonfiguration > Hub-Transport.
- Klicken Sie auf Remotedomänen.
- Bearbeiten Sie die Eigenschaften der Domäne Standard (und aller anderen gelisteten Domänen).
- Wählen Sie im Dialogfeld Eigenschaften die Registerkarte Nachrichtenformat aus.
- Setzen Sie Exchange Rich-Text-Format: auf Nie verwenden.
- Klicken Sie auf OK.
Fazit
WINMAIL.DAT-Anhänge sind ein Ärgernis, das jedoch durch die richtige Konfiguration von Microsoft Outlook und Exchange Server effektiv verhindert werden kann. Die Beachtung sowohl der clientseitigen Einstellungen im Outlook-Client als auch der serverseitigen Konfigurationen für Remotedomänen und externe Kontakte in Exchange ist entscheidend. Indem Sie die in dieser Anleitung beschriebenen Schritte befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails und deren Anhänge im erwarteten Format bei den Empfängern ankommen, was die Kommunikation reibungsloser und professioneller gestaltet. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Einstellungen zu überprüfen und anzupassen, um Kompatibilitätsprobleme zu eliminieren und eine effizientere E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten.