Hausverwaltungsprogramme haben sich als unverzichtbare Werkzeuge für private Vermieter, Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) und professionelle Immobilienverwalter etabliert. Sie vereinfachen und automatisieren komplexe Verwaltungsprozesse, die von der Erstellung rechtssicherer Nebenkosten- und Heizkostenabrechnungen bis hin zur effizienten Kommunikation mit Mietern und Eigentümern reichen. In einer Zeit, in der digitale Lösungen den Alltag dominieren, ist der Umstieg von manuellen Methoden wie microsoft excel 2021 mac zu einer spezialisierten Software oft ein entscheidender Schritt zur Steigerung der Effizienz und zur Vermeidung von Fehlern.
Professionelle Immobilienverwaltungssoftware stellt sicher, dass alle Abrechnungen präzise und gesetzeskonform durchgeführt werden. Sie erleichtert die Kommunikation mit allen beteiligten Parteien, dokumentiert wichtige Vorgänge und reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Im Folgenden präsentieren wir eine Auswahl an Software-Lösungen, die darauf abzielen, fehlerhafte Abrechnungen und frustrierte Mieter zu verhindern, indem sie Verwaltern helfen, ihre Aufgaben effektiver und strukturierter zu bewältigen.
Immobilienverwaltung digital: Aufgaben, Anforderungen und Vorteile
Die Verwaltung von Immobilien ist mit einer Vielzahl von Aufgaben verbunden, die von der Kommunikation mit Mietern bis zur Kontrolle von Zählerständen reichen. Ein leistungsstarkes Hausverwaltungsprogramm sollte eine breite Palette dieser Aufgaben abdecken. Zu den Kernfunktionen gehören die Erstellung aller Arten von Abrechnungen, insbesondere die Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung, einschließlich der korrekten Verteilung der Nebenkosten auf die Mieter nach einem festgelegten Verteilungsschlüssel.
Ein integraler Bestandteil einer modernen Immobilienverwaltungssoftware ist die Möglichkeit zur elektronischen Erfassung und Verwaltung von Dokumenten. Dies umfasst Übergabeprotokolle, Mitteilungen über Mieterhöhungen und sämtlichen Schriftverkehr. Die automatisierte Abrechnung von Kautionen und die Anpassung von Vorauszahlungen sollten ebenfalls zum Standardumfang einer guten Softwarelösung gehören, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren und eine hohe Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Worauf Sie bei der Auswahl eines Hausverwaltungsprogramms achten sollten
Die Wahl der geeigneten Software hängt stark von der Art und Größe des zu verwaltenden Immobilienbestandes ab. Während alle hier vorgestellten Programme Werkzeuge zur Verwaltung von Mietwohnungen bieten, sind nicht alle gleichermaßen für die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) geeignet. Es ist daher entscheidend, die eigenen Bedürfnisse genau zu definieren.
Für eine nahtlose Integration in die Steuerprozesse und zur Erleichterung der Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro sollten Sie darauf achten, ob das gewählte Hausverwaltungsprogramm eine DATEV-Schnittstelle besitzt. Eine solche Schnittstelle kann die Zusammenstellung aller relevanten Informationen für die Steueranlage V (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) erheblich automatisieren. Wenn Ihr Leistungsumfang auch die Neuvermietung leer stehender Objekte umfasst, ist eine Software mit Funktionen für das Wohnungsinseratemanagement und einem Mietbewerbermanagement von großem Vorteil. Solche Tools ermöglichen es, Anzeigen zu schalten, Bewerbungen zu verwalten und den gesamten Vermietungsprozess effizienter zu gestalten, anstatt auf fragmentierte Tools wie word i excel angewiesen zu sein.
Weitere nützliche Funktionen sind ein umfassendes Dokumenten-Management-System (DMS) und eine detaillierte Notizfunktion. Diese ermöglichen es, die gesamte Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Behörden und Handwerkern chronologisch und übersichtlich einzusehen und nachzuvollziehen. Für Teams, die gemeinsam Wohneinheiten verwalten, ist eine Cloud- oder On-Premises-Lösung mit einem passenden Rollen- und Rechtemanagement unerlässlich.
| 💡 Cloud vs. On-Premises |
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| Bei einem Cloud-Dienst stellt der Anbieter nicht nur die Software selbst bereit, sondern auch die Server, die zum Betrieb der Software und zur Speicherung der Daten nötig sind. Der Einführungs- und Wartungsaufwand einer solchen Lösung ist minimal. Datensparsamer ist jedoch, die Software auf einem selbst betriebenen Server auszuführen (On-Premises). So verlassen die Daten das eigene Unternehmen gar nicht erst. Auch lassen sich Daten jederzeit rückstandslos löschen, was bei Cloud-Diensten meist nicht oder nur sehr umständlich möglich ist. Nachteil einer On-Premises-Lösung ist der höhere Administrationsaufwand. |
Kostenlose Hausverwaltungsprogramme: Eine realistische Einschätzung
Kostenlose Hausverwaltungsprogramme oder Freemium-Versionen mit eingeschränktem Funktionsumfang sind eher die Ausnahme. Während einige kommerzielle Lösungen kostenfreie Basis-Versionen oder Testphasen anbieten, sind diese oft nur für sehr kleine Immobilienbestände oder als erste Testphase geeignet. Für Vermieter und Hausverwaltungen, die eine professionelle und umfassende Lösung suchen, führt meist kein Weg an einer kostenpflichtigen Immobilienverwaltungssoftware vorbei. Es ist jedoch ratsam, die angebotenen Testversionen ausgiebig zu nutzen, um die Kompatibilität mit den eigenen Anforderungen zu prüfen.
Vergleich: Die besten Hausverwaltungsprogramme für Vermieter, WEG und Unternehmen
Im Folgenden stellen wir detailliert verschiedene Hausverwaltungsprogramme vor, die von deutschen, österreichischen und schweizerischen Unternehmen stammen. Dabei legen wir Wert auf Anbieter aus dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), um die DSGVO-Konformität zu gewährleisten.
objego: Einfache Immobilienverwaltung und -vermietung für private Vermieter
objego ist eine Cloud-Immobilienverwaltung, die sich primär an private Vermieter richtet. Das Unternehmen aus Essen bietet ein kostenloses Starter-Paket an, das dauerhaft genutzt werden kann, jedoch eher für den Einstieg oder Testzwecke gedacht ist. Es umfasst Funktionen wie das Testen der Nebenkostenabrechnung (ohne Download), den Import von Einnahmen & Ausgaben, Mieteingangskontrolle, Dokumentenmanagement und Zählerstandserfassung.
Die kostenpflichtigen Editionen Basic (7,95 Euro/Monat) und Premium (12,95 Euro/Monat) bieten einen deutlich erweiterten Funktionsumfang. Basic ermöglicht PDF-Downloads von Nebenkostenabrechnungen für Wohneinheiten, individualisierbare Abrechnungen, Plausibilitäts-Checks, die Vorbereitung der Anlage V für Mehrfamilienhäuser, einen Mietpreisrechner, den Export von Finanzdaten, individuelle Aufteilung von Einnahmen/Ausgaben, Vertragsvorlagen und telefonischen Kundenservice. Premium erweitert dies um Nebenkostenabrechnungen für Gewerbeeinheiten, automatische Texterkennung von Rechnungen, werbefreie Dokumente, vorausgefüllte Vorlagen, unbegrenzten Dokumentspeicher und einen kostenlosen Energieausweis.
Die Anzahl der Objekte und Wohnungen ist bei objego unbegrenzt, die Plattform ist für Mehrfamilienhäuser, Eigentumswohnungen, Gewerbe- und Mischimmobilien sowie Einfamilienhäuser konzipiert. Der Anbieter empfiehlt jedoch eine maximale Nutzung von 70 Nutzeinheiten für private Vermieter.
objego überzeugt durch eine intuitive Bedienung und eine klare Übersicht über alle Verwaltungsvorgänge. Besonders hervorzuheben sind die Mieter- und Objektverwaltung sowie die einfache Erstellung von Nebenkostenabrechnungen. Einnahmen und Ausgaben können automatisiert verbucht und alle wichtigen Dokumente wie Mietverträge und Handwerkerrechnungen digital archiviert werden. Auch die Aufbereitung steuerrelevanter Daten für die Anlage V ist sehr gut gelöst.
immocloud: Der Assistent für Objektverwaltung und Mietermanagement
immocloud, eine Online-Lösung aus Düsseldorf, bietet eine exzellente Übersicht für Objekt- und Mietermanagement. Je nach Anzahl der zu verwaltenden Wohneinheiten stehen fünf Tarifoptionen zur Auswahl: Starter, Manager, Manager Pro, Investor und Tycoon.
immocloud Starter verwaltet bis zu fünf Einheiten für 4,99 Euro monatlich und bietet Basisfunktionen wie Objekt- und Kontaktverwaltung, Mieteingangsmanagement, Finanz- und Dokumentenverwaltung, Betriebskostenabrechnungen, digitalen Postversand und digitale Mietverträge.
Die Manager-Version (13,99 Euro/Monat für bis zu 15 Einheiten) ergänzt ein Mieter- und Vermieterportal, Direktnachrichten per SMS und E-Mail-Benachrichtigungen bei Dokumenteneingang. Manager Pro (25,99 Euro/Monat für bis zu 30 Einheiten) richtet sich an größere Bestände. Immocloud Investor (39,99 Euro/Monat für bis zu 50 Einheiten) ermöglicht die Nutzung durch mehrere Benutzer. Für mehr als 50 Einheiten gibt es das Tycoon-Paket, dessen Preis individuell angefragt werden muss.
immocloud vereinfacht die digitale Zusammenarbeit mit Mietern, Banken und Steuerberatern. Besonders gelungen sind das übersichtliche Mietzahlungseingangsmanagement inklusive Zahlungserinnerungen und das Dokumentenmanagement für Verträge und Rechnungen. Eine 45-tägige Testversion ermöglicht es, alle Funktionen ausgiebig zu prüfen. Eine spezialisierte Software wie diese ist deutlich leistungsfähiger als generische Tools für Tabellenkalkulationen, die man beispielsweise nach einem windows excel kaufen erhält.
Vermietet.de: Die Verwaltungsplattform von ImmoScout24 für private Immobilien
Vermietet.de ist die digitale Plattform von ImmoScout24 für die Verwaltung privater Immobilien. Die Online-Plattform aus Berlin wurde 2021 von Scout24 übernommen und bietet eine direkte Schnittstelle für Inserate auf ImmoScout24.
Die Cloud-basierte Software VermietenPlus bietet privaten Vermietern dauerhaften Zugriff auf alle Funktionen und kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Danach fallen monatlich 9,90 Euro Grundpreis an, jede weitere Wohneinheit kostet 0,99 Euro zusätzlich pro Monat.
Die Software umfasst Objekt- und Mieterverwaltung sowie ein Dokumentenmanagement. Einmalige und wiederkehrende Kosten können automatisiert erfasst, Steuerunterlagen für die Anlage V zusammengestellt und Nebenkostenabrechnungen erstellt werden. Zudem können Nutzer den aktuellen Marktwert ihrer Immobilien ermitteln und Eigen- und Gesamtkapitalrendite bestimmen.
Weitere Funktionen sind ein Rechnungsupload mit automatischer Texterkennung und die Organisation der Instandhaltung. Für Neuvermietungen kann der gesamte Prozess über die Plattform gesteuert werden, inklusive eines dreimonatlich nutzbaren 14-Tage-Basisinserats bei ImmoScout24.
DOMUS 1000: Der Profi für WEG-Verwaltung und Nebenkostenabrechnungen
DOMUS aus Hohenbrunn bei München ist seit den 70er-Jahren auf Buchhaltungs- und Hausverwaltungssoftware spezialisiert und bietet Lösungen für gewerbliche Immobilienverwalter mit großen Wohneinheitenbeständen.
DOMUS 1000 ist eine Windows-basierte Software für Buchhaltung, Mahnwesen und Abrechnungen in Hausverwaltungen mit bis zu 500 Verwaltungseinheiten. Es unterstützt sowohl WEG-Verwaltungen mit Sondereigentum als auch Mietverwaltungen für Wohnungen, Gewerbe- und Garageneinheiten. Ein Dokumenten-Management-System ist integriert.
Zu den Funktionen gehören WEG-Verwaltung, Nebenkosten- und Heizkostenabrechnungen, zentrales Adressmanagement, automatische Berechnung von Verwaltergebühren und individuell anpassbare Serienbriefe.
Die Software ist modular erweiterbar, beispielsweise um eine Cloud-Verwaltung als Zusatzmodul. Eine 70-tägige Testversion kann beim Hersteller angefordert werden. Neben DOMUS 1000 bietet der Anbieter auch DOMUS ERP (für Immobilienverwaltungen ab 500 Einheiten) und NAVILITY CRM TO GO für mobile Zugriffe auf Verwaltungsdaten.
WISO Vermieter 365 und WISO Hausverwalter 365 Plus: Für private und gewerbliche Anwender
Buhl Data Service bietet unter der Marke WISO zwei Windows-Lösungen an: WISO Vermieter 365 und WISO Hausverwalter 365 Plus.
WISO Vermieter 365 erstellt Mietneben- und Heizkostenabrechnungen für privat vermietete Wohnungen und verteilt die umlagefähigen Kosten. Die Jahreslizenz kostet 34,99 Euro und ermöglicht die Verwaltung von bis zu fünf Wohneinheiten, erweiterbar durch zusätzliche Module.
WISO Hausverwalter 365 Plus (95,99 Euro/Jahr) ist für private Vermieter, WEG-Verwalter und gewerbliche Hausverwalter konzipiert und verwaltet Betriebskostenabrechnungen für bis zu 25 Wohn- und Gewerbeeinheiten, erweiterbar auf bis zu 400 Einheiten. Die Software vereinfacht die Erstellung von Hausgeldabrechnungen und die Verwaltung von Rücklagen, berechnet Zählerstände und Verteilungsschlüssel tagesgenau und berücksichtigt Mieterwechsel automatisch.
INtex Hausverwaltung: Cloud-Lösung in vier Lizenzstufen
INtex Hausverwaltung ist eine Cloud-Software für die Abrechnung von Betriebskosten und Heizkosten in Mietwohnungen, WEG und Gewerberäumen. Sie unterstützt die Erstellung von Hausgeldabrechnungen mit Rücklagenausweis und Wirtschaftsplänen und deckt alle Arbeitsbereiche einer Hausverwaltung ab, von der Kostenbuchung bis zur Kautionsverwaltung. Automatisierungen reduzieren den Arbeitsaufwand erheblich.
Die Cloud-Lösung ist in vier Lizenzstufen verfügbar: Standard (99 Euro), XTended (299 Euro), Premium (399 Euro) und Team (799 Euro), jeweils für 365 Tage. Standard, XTended und Premium sind für einen Nutzer, während Team bis zu drei Nutzer unterstützt. Eine On-Premises-Version ist ebenfalls erhältlich (einmalig 2.499 Euro für drei Anwender und einen Admin).
Die Standard-Version ist für private Vermieter und kleinere Verwaltungen bis 100 Einheiten geeignet. XTended bietet zusätzlich doppelte Buchführung und erweiterte WEG-Funktionen für größere Bestände und professionelle Verwaltungen bis 200 Einheiten. Premium (bis 300 Einheiten) und Team (unbegrenzte Einheiten) richten sich an professionelle Dienstleister und bieten erweiterte Features wie Mandantenfähigkeit, Bilanzierung und spezielle Office-Vorlagen. Bei der Wahl eines solchen Systems ist die Nutzung einer kostenlosen Alternative wie openoffice kostenlos chip keine ernsthafte Option für professionelle Anwendungen.
etg24: Mobile Immobilienverwaltung via Smartphone oder Tablet
etg24 ist seit 2010 als Online-Kundenportal für Immobilienverwaltung im Einsatz und gilt als Pionier. Die browserbasierte Cloud-Software mit modernem Layout ist sowohl für kleinere Wohnungsbestände als auch für WEG-Verwaltungen konzipiert und unterstützt auch große Immobilienbestände. Apps für mobile Nutzung sind verfügbar.
etg24 Basis bietet Einsteigerverwaltern und Mehrfamilienhausbesitzern grundlegende Portalfunktionen für ein Jahr kostenlos. Danach fallen für Profi-Verwalter 75 Euro und für Selbstverwalter 25 Euro monatlich an. Erweiterte Versionen für Selbstverwalter sind etg24Plus (59 Euro/Monat) und etg24Max (99 Euro/Monat). Pro-Versionen für Profiverwalter, etg24Pro (175,50 Euro/Monat) und etg24Enterprise (378,25 Euro/Monat), bieten zusätzliche Funktionen wie Vorgangsbearbeitung, Ticketsystem, Aufgaben, Termine, Versammlungen und E-Mail-Inbox.
Win-CASA: Der Klassiker unter den Immobilienverwaltern
Software24.com aus Stephanskirchen entwickelt und vertreibt seit 1998 Windows-Software für die Immobilienwirtschaft unter dem Namen Win-CASA. Das modulare System ist für Hausverwaltungen beliebiger Größe, WEG, gewerbliche Immobilienverwalter sowie Bauträger konzipiert. Kunden können zwischen Win-CASA Starter, Professional und Premium wählen.
Win-CASA Starter bietet für einen Nutzer eine Miet- oder WEG-Verwaltung mit Basisfunktionen wie Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen.
Win-CASA WEG Professional ermöglicht mehreren Anwendern die gleichzeitige Miet- und WEG-Verwaltung mit zeitsparenden Zusatzfunktionen wie Bankkontenabgleich. Es deckt alle relevanten Funktionen für WEG-Abrechnungen ab, inklusive Hausgeldabrechnung, Rücklagenverwaltung und WEG-Versammlungen.
Win-CASA Premium umfasst erweiterte Kommunikationsfunktionen, Schnittstellen und Automatisierungen, darunter CRM/Vorgangsverwaltung und Datenaustausch mit Messdienstleistern für die Heizkostenabrechnung. Win-CASA Starter kostet 29 Euro/Monat (bis 100 Einheiten), Professional 49 Euro/Monat und Premium 59 Euro/Monat.
hausify: Portallösung mit Ticketsystem und digitalen Aushängen
hausify, ein Hausverwaltungsprogramm aus Berlin, konzentriert sich auf eine schlichte und zielgerichtete Kommunikation zwischen Bewohnern, Hausverwaltungen und Dienstleistern. Die digitale Immobilienverwaltung ist bewusst einfach gehalten, um transparente Kommunikation im Wohnumfeld zu fördern. Der Zugang zu Dokumenten erfolgt über vergebene Rechte und Rollen.
hausify bietet via Desktop und als iOS-/Android-App ein Ticketsystem, digitale Aushänge und ein effizientes Dokumentenmanagement. Das Drag-and-Drop-Ticketsystem dient als Kommunikationszentrale für öffentliche/private Mitteilungen, Schadensmeldungen und Dienstleisterbeauftragungen. Mieter und Eigentümer können aktuelle Aushänge, wichtige Dokumente und Protokolle einsehen. Eine Kommentarfunktion wurde bewusst weggelassen, um Gruppenchats zu vermeiden.
Vier Varianten stehen zur Verfügung: Free (bis 10 Wohneinheiten, ein Verwalterkonto, keine funktionellen Einschränkungen, ohne Zeitlimit), Basis (19 Euro/Monat, bis 100 Wohneinheiten, zwei Verwalterkonten), Pro (49 Euro/Monat, beliebig viele Wohneinheiten, maximal drei Verwalterkonten, eigenes Design/Logo, Unterstützung beim Datenimport) und Top (79 Euro/Monat, individuelle Farben/Schriftarten und Corporate Design).
dataPad: Die App für die digitale Wohnungsübergabe
dataPad ist eine mobile und benutzerfreundliche Formular-Software zur Digitalisierung analoger Arbeitsschritte in der Haus- und Immobilienverwaltung, auch für kleinere Unternehmen. Die cloudbasierte Backend- und App-Lösung stammt aus Klosterneuburg, Österreich.
Mit der dataPad-App können Wohnungsübergaben und -rücknahmen sowie Objektsicherheitsbegehungen direkt vor Ort digital dokumentiert werden. Mitarbeiter haben alle wichtigen Formulare stets dabei, z.B. Übergabeprotokolle, Zählerstandserfassungen oder Schlüsselübergabebestätigungen. Das dataPad-Backend dient der Datenarchivierung und als Schnittstelle zu bestehenden Verwaltungsprogrammen.
dataPad lässt sich mit jeder Hausverwaltungssoftware verknüpfen, um Stammdaten direkt zu übernehmen. Zustandserfassung mit Bilddokumentation, Eintragung von Zählerständen und Verwaltung von Schlüsselübergaben sind komfortabel möglich. Mieter können direkt am Tablet unterschreiben und erhalten Dokumente verschlüsselt per E-Mail. Die App ist besonders nützlich bei Objektbegehungen, Mängelerfassung und Mieter- oder Energieanbieterwechseln. dataPad kann auch als eigenständige Plattform für Datenerfassung und Formularverwaltung genutzt werden.
Übersicht: Weitere Anbieter von Hausverwaltungsprogrammen
Der Markt für Hausverwaltungsprogramme ist sehr umfangreich. Eine vollständige, detaillierte Vorstellung aller Anbieter würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Daher haben wir die folgende Liste um weitere potenziell interessante Software ergänzt, die Ihnen bei Ihrer Recherche helfen kann.
Hausverwaltungsprogramme aus Deutschland:
- Aareon Wodis Sigma
- casavi
- flowfact
- ImmobilienScout24 (mit Vermietet.de)
- iX-Haus
- Lagler.Software
- Lovion
- RIMO
- SAP for Real Estate
Hausverwaltungsprogramme aus Österreich und der Schweiz:
- Immonet (CH)
- REAL Solutions (AT)
Fazit
Viele Vermieter und Hausverwalter setzen immer noch auf komplizierte manuelle Abrechnungen, oft mit office für windows 11 kostenlos oder anderen Office-Suiten. Dabei könnten sie durch den Einsatz einer professionellen Hausverwaltungslösung erheblich Zeit und Arbeitsaufwand sparen.
Unser Vergleich zeigt, dass es kein “bestes” Hausverwaltungsprogramm gibt, das für jeden gleichermaßen geeignet ist. Die entscheidenden Kriterien für die Wahl der passenden Software sind die individuell benötigten Funktionen sowie die Anzahl und Art der zu verwaltenden Wohneinheiten. Ein Eigentümer, der zwei oder drei Wohnungen vermietet, benötigt andere Funktionen als ein professioneller Verwalter, der zusätzlich Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) oder Sondereigentum betreuen muss.
Neben dem Funktionsumfang spielt natürlich auch der Preis eine wichtige Rolle. Vermietet.de ist eine der kostengünstigsten Lösungen für den Vermieteralltag. Die Cloud-basierte Software objego überzeugt durch Handhabung und Übersichtlichkeit, ebenso wie die Online-Lösung immocloud.
hausify richtet sich an kleine und mittlere Hausverwaltungen, die eine effiziente und zielgerichtete Kommunikation mit Mietern und Eigentümern über digitale Aushänge und ein Ticketsystem suchen. Für nicht allzu große Immobilienbestände eignen sich auch INtex Hausverwaltung und WISO Hausverwalter 365 Plus. Große Verwaltungsunternehmen greifen eher auf die Dienste von DOMUS 1000, Win-CASA und etg24 zurück. Die Formular-Software dataPad schließlich verhindert zeitraubende “Zettelwirtschaft” bei Objektbegehungen, Mieter- oder Energieanbieterwechseln, Wohnungsübergaben und in der Immobilienvermittlung, indem sie die Digitalisierung dieser Prozesse ermöglicht.
Die Investition in ein spezialisiertes Hausverwaltungsprogramm zahlt sich in der Regel schnell aus, indem es die Effizienz steigert, Fehler reduziert und die Zufriedenheit aller Beteiligten erhöht. Nehmen Sie sich die Zeit, die verschiedenen Testversionen auszuprobieren und die für Sie passende Lösung zu finden.