Die digitale Transformation hat nahezu jeden Aspekt unseres Lebens durchdrungen, und die deutsche Unternehmenswelt bildet da keine Ausnahme. Insbesondere im Bereich der Steuerberatung und Lohnbuchhaltung sind effiziente und sichere digitale Lösungen unerlässlich. DATEV, als einer der führenden Anbieter von IT-Lösungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und deren Mandanten in Deutschland, spielt hierbei eine zentrale Rolle. Ein entscheidender Bestandteil dieser digitalen Infrastruktur ist die sichere Authentifizierung, die oft über das “Www Datev Smartlogin” bzw. die DATEV SmartLogin-App gewährleistet wird.
Diese neue Integration von Factorial mit DATEV ermöglicht es Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung nahtlos mit dem DATEV-System zu verknüpfen. Dieser Prozess erfordert eine sichere Verbindung, die durch das DATEV SmartLogin-Verfahren oder ähnliche Authentifizierungsmethoden von DATEV gewährleistet wird. Für deutsche Unternehmen, die DATEV nutzen, ist das Verständnis und die korrekte Einrichtung dieser Schnittstellen von entscheidender Bedeutung für die Effizienz und Datensicherheit ihrer Lohnbuchhaltung.
Integration von DATEV-Lohnabrechnung in Factorial
Die Integration von DATEV-Softwareprodukten wie DATEV Lodas und DATEV Lohn und Gehalt in Factorial eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten zur Automatisierung und Vereinfachung ihrer Personalprozesse. Der Prozess der Einrichtung ist in mehrere Schritte unterteilt, die sorgfältige Beachtung erfordern, um eine reibungslose Synchronisierung zu gewährleisten.
Installation der Integration im Marktplatz
Der erste Schritt zur Verbindung Ihrer Systeme ist die Installation der entsprechenden DATEV-Integration im Factorial Integration Marketplace. Suchen Sie nach den verfügbaren DATEV-Konnektoren, typischerweise unter Bezeichnungen wie “DATEV Lodas – Payroll connector” oder “DATEV Lohn und Gehalt – Payroll connector”, und klicken Sie auf “Installieren”.
Nach dem Klick auf “Integration installieren” öffnet sich die Einstellungsseite. In diesem Stadium ist es wichtig, die Konfiguration zunächst unverändert zu lassen und zu speichern. Dies dient als Platzhalter, da Sie erst nach der erfolgreichen Verbindung des DATEV-Kontos Ihres Kunden die Einstellungen finalisieren müssen.
Navigation zu den Lohnabrechnungseinstellungen
Navigieren Sie anschließend in Factorial zu den allgemeinen Einstellungen und dort zum Bereich “Lohnabrechnung” (Payroll). Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Abschnitt “Lohnabrechnungsintegrationen” finden, und klicken Sie auf “DATEV API integration settings”. Hier befindet sich der Button, um die Verbindung herzustellen.
Anmeldung bei DATEV und Eingabe der Berater- und Mandantennummer
Klicken Sie auf den Button “Bei DATEV anmelden”. Daraufhin öffnet sich ein Modal-Fenster, das Sie durch den Authentifizierungsprozess mit DATEV führt. Hier müssen Sie Ihre Beraternummer und Mandantennummer eingeben. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem Steuerberater und sind essenziell für die Identifizierung Ihres Unternehmens innerhalb des DATEV-Netzwerks. Nach der Eingabe müssen Sie die angeforderten Berechtigungen akzeptieren.
Die Korrektheit dieser Nummern ist entscheidend, um die Verbindung erfolgreich aufzubauen. Ein Fehler hierbei kann zu Verzögerungen im Einrichtungsprozess führen.
Login mit DATEV und Erteilung von Berechtigungen
Nachdem die Berater- und Mandantennummer korrekt eingegeben wurden, ist der nächste Schritt die Anmeldung bei Ihrem DATEV-Account. Hierfür werden Sie aufgefordert, Ihre Zugangsdaten zu verwenden. Nach erfolgreicher Anmeldung müssen Sie die Berechtigungen erteilen, die Factorial für den Zugriff auf Ihre Lohnabrechnungsdaten benötigt. Dieser Prozess stellt sicher, dass nur autorisierte Zugriffe auf sensible Daten erfolgen können, was ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet.
Eingabe der Lohnartennummer
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Eingabe der Lohnartennummer (Gehalt Lohnart). Diese Nummer verknüpft die Lohnarten, die Sie in Factorial definieren, mit den entsprechenden Lohnarten in Ihrem DATEV-System. Dadurch wird sichergestellt, dass die Gehaltsabrechnung korrekt mit diesem Code synchronisiert wird. Die korrekte Zuordnung ist essenziell für eine präzise Lohnabrechnung.
Rückkehr zum Marktplatz und Konfiguration der Integration
Sobald Ihr DATEV-Konto erfolgreich verbunden wurde, kehren Sie zum Marktplatz zurück. Suchen Sie erneut nach der DATEV-Integration und öffnen Sie die Einstellungsseite. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Integration detailliert zu konfigurieren, um sie optimal an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Konfiguration der Integrationseinstellungen
In der Einstellungsseite können Sie verschiedene Aspekte der Integration festlegen:
- Nächster Mitarbeitercode in DATEV: Definieren Sie hier den nächsten Mitarbeitercode, der für neu eingestellte Mitarbeiter automatisch in DATEV zugewiesen werden soll. Wenn Sie keine Angabe machen, weist DATEV automatisch den nächstverfügbaren Mitarbeitercode zu.
- Zuordnung von Zulagen (Mapping of supplements): Hier müssen Sie die DATEV-Codes für Zulagen den entsprechenden Zulagen in Factorial zuordnen. Diese korrekte Zuordnung ist entscheidend für eine erfolgreiche Synchronisierung.
- Zuordnung von Abwesenheiten (Mapping of absences): Wählen Sie für jeden in Factorial erstellten Abwesenheitstyp den entsprechenden Abwesenheitstyp in DATEV aus. Die Dropdown-Liste zeigt Ihnen die verfügbaren Abwesenheitstypen in Ihrem DATEV-Konto an.
Speichern Sie Ihre Konfigurationen, nachdem Sie diese Einstellungen vorgenommen haben.
Konfiguration bestehender Mitarbeiter
Für die Synchronisierung von Mitarbeitern, die bereits sowohl in DATEV als auch in Factorial vorhanden sind, ist eine Abgleichung mittels des DATEV-Mitarbeitercodes erforderlich. Es wird empfohlen, eine Datei aus DATEV zu exportieren, die Name, ID und Mitarbeitercode des Mitarbeiters enthält, und diese dann in Factorial zu importieren.
Navigieren Sie zur Mitarbeitertabelle in Factorial, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie “Mitarbeiter bearbeiten” (Edit employees). Laden Sie die Vorlage herunter, öffnen Sie die Tabelle und geben Sie den DATEV-Mitarbeitercode für jeden bestehenden Mitarbeiter in der Spalte “DATEV employee code” ein. Importieren Sie die ausgefüllte Datei anschließend wieder in Factorial.
Nach dem Import der Datei sind die Mitarbeitercodes der bestehenden Mitarbeiter im Abschnitt “Persönlich” hinterlegt. Dieser Code stellt sicher, dass das System den Mitarbeiter in Factorial korrekt als den entsprechenden Mitarbeiter in DATEV identifiziert.
Fazit: Digitale Effizienz durch Integration
Die erfolgreiche Integration von Factorial mit DATEV, ermöglicht durch sichere Anmeldeverfahren wie das DATEV SmartLogin, ist ein wichtiger Schritt für deutsche Unternehmen auf dem Weg zu einer effizienteren und sichereren Lohnbuchhaltung. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Gewährleistung einer präzisen Datensynchronisierung können Unternehmen wertvolle Zeit sparen und menschliche Fehler minimieren.
Die klare Strukturierung des Integrationsprozesses und die detaillierte Konfiguration der einzelnen Einstellungen gewährleisten, dass Unternehmen das volle Potenzial dieser Verbindung ausschöpfen können. Für alle, die die digitale Transformation in ihrem Unternehmen vorantreiben möchten, stellt die Verbindung von Factorial mit DATEV eine lohnende Investition in die Zukunft dar. Erkunden Sie die Möglichkeiten, die Ihnen diese Integration bietet, und optimieren Sie Ihre Personalprozesse noch heute.